IMPLEMENTASI PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL

DALAM MENDUKUNG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

DAERAH

SITI NUR AENI

KEPALA BIDANG AKREDITASI PUSAT
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
SKN

3
PENGELOLAAN ARSIP
2 PENDANAAN
PEMBINAAN KEARSIPAN
1 SARPRAS KEARSIPAN
KEBIJAKAN KEARSIPAN

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ORGANISASI KEARSIPAN

SDM KEARSIPAN

PENYELENGGARAAN keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan

KEARSIPAN pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya.
 PENGAWASAN KEARSIPAN

Menilai kepatuhan penyelenggara pemerintahan daerah dalam melaksanakan pengelolaan

arsip yang didukung oleh sumber daya kearsipan.

1. Ketaatan Peraturan Perundang- 4 Pilar

undangan Pedoman Penyusutan Arsip
Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif
Pedoman Pengelolaan Arsip Vital
2. Program Kearsipan Pendanaan, Pembinaan Kearsipan
ASPEK
3. Pengolahan arsip Inaktif dengan Retensi Penggunaan, Pemeliharaan (penataan dan
PENILAIAN Sekurang-kurangnya 10 Tahun penyimpanan)
4. Penyusutan Arsip Pemindahan, Pemusnahan dan Penyerahan

5. Pengelolaan Arsip Statis Akuisisi, Pengolahan, Preservasi, Akses, DPA,

SIKN dan JIKN
6. SDM Kearsipan Struktural, Arsiparis, Pengelola Arsip

7. Kelembagaan Pembentukan, Tugas dan Fungsi

8. Prasarana dan Sarana Kearsipan Gedung, Ruangan dan Peralatan Kearsipan

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
KEBIJAKAN NASIONAL

Pembinaan Kearsipan Pengelolaan Arsip

arah, tujuan, dan sasaran, sistem pengelolaan arsip
kewenangan, aspek dan dinamis dan pengelolaan
jenis, metode dan tata cara arsip statis.
pembinaan kearsipan.

Pembangunan SIKN Organisasi Kearsipan

dan Pembentukan JIKN standar fungsi, penjaminan
ketentuan fungsional, mutu, peningkatan kapasitas
persyaratan pembentukan unit kearsipan dan
SIKN dan JIKN, pengaturan, lembaga kearsipan.
penyediaan, dan Prasarana dan Sarana
penggunaan informasi
kearsipan dalam satu standar fungsi, penjaminan
kesatuan sistem nasional. mutu, peningkatan kapasitas
unit kearsipan dan lembaga
Pengembangan kearsipan.
Sumber Daya Sosialisasi Kearsipan
Manusia strategi dan diseminasi
kompetensi, pendidikan dan pencapaian visi dan misi
pelatihan, pembinaan, serta penyelenggaraan kearsipan.
penjaminan mutu sumber
daya manusia kearsipan. Kerja sama
Pelindungan dan prinsip dan ruang lingkup
kerja sama kearsipan.
Penyelamatan Arsip
kriteria, tanggung jawab, dan Pendanaan
strategi pelindungan dan program dan pendanaan
penyelamatan arsip. penyelenggaraan kearsipan.
 KEBIJAKAN PENCIPTA ARSIP

Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip

amanat Pasal 32 ayat (3) amanat Pasal 32 ayat (3)
PP 28/2012. PP 28/2012.
Jadwal Retensi Arsip
Sistem Klasifikasi amanat Pasal 53, 54, dan 55
Keamanan dan Akses PP 28/2012.
Arsip Dinamis Susunan Organisasi,
amanat Pasal 32 ayat (3) Fungsi, dan Tugas
PP 28/2012.
Unit Kearsipan pada
Lembaga Negara
Program Arsip Vital
amanat Pasal 130 (4)
amanat Pasal 50 ayat (4)
PP 28/2012
PP 28/2012.
Fungsi Lembaga
Susunan Organisasi, Kearsipan Daerah
Fungsi, Tugas dan Provinsi, Daerah
Tanggung Jawab Unit Kabupaten/Kota,
Kearsipan pada Perguruan Tinggi
Pemerintahan Daerah amanat Pasal 146
PP 28/2012.
Provinsi,
Alih Media Arsip
Pemerintahan Daerah
amanat Pasal 49 ayat (2)
Kabupaten/Kota,
PP 28/2012.
Perguruan Tinggi,
Pemindahan Arsip
BUMN dan BUMD Inaktif di Lingkungan
amanat Pasal 137 BUMN dan BUMD
PP 28/2012.
amanat Pasal. 64 PP 28/2012.
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
PEMBINAAN

● Pencipta Arsip Tingkat Pusat dan Tingkat Daerah

● LKD Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota
● LKPT

ANRI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota

LKD PROVINSI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Kabupaten/Kota

LKD KAB./KOTA ● Satuan Kerja pada Rektorat

● Fakultas
● Civitas Akademika, dan/atau
● Unit kerja dengan sebutan lain di Lingkungan Perguruan Tinggi

LK PERGURUAN TINGGI
PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PEMBINAAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
PROV/KAB/KO/PTN

koordinasi penyelenggaraan kearsipan;

penyusunan pedoman kearsipan;

pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi

pelaksanaan kearsipan;

sosialisasi kearsipan;

pendidikan dan pelatihan kearsipan;

perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.

 PENGELOLAAN ARSIP

AKUISISI
PENCIPTAAN 1. Perka ANRI 31/2011
2. Perka ANRI 29/2011
1. Tata Naskah Dinas Perka ANRI 2/2014
3. Perka ANRI 18/2012
2. Klasifikasi Arsip Perka ANRI 19/2012 4. Perka ANRI 17/2012

PENGGUNAAN PENGOLAHAN
1. Klasifikasi Arsip 1. Perka ANRI 27/2011
2. Sistem Klasifikasi 2. Perka ANRI 16/2012
Keamanan dan
Akses Arsip ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
Dinamis
PEMELIHARAAN PRESERVASI
1. Klasifikasi Arsip Perka ANRI 23/2011
2. Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
Dinamis Perka ANRI 17/2011
AKSES
PENYUSUTAN
1. Perka ANRI 28/2011
Jadwal Retensi Arsip Perka ANRI 22/2015 2. Perka ANRI 21/2011
dan 3. Perka ANRI 22/2011
Perka ANRI tt Pedoman Retensi Arsip (sesuai urusan)
I. PENCIPTAAN

PEMBUATAN

Registrasi Distribusi Pengendalian

PENERIMAAN

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
II. PENGGUNAAN

PENGGUNA
INTERNAL

SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN

AKSES ARSIP DINAMIS

PENGGUNA
EKSTERNAL

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
III. PEMELIHARAAN

ALIH MEDIA
ARSIP

PENYIMPANAN ARSIP

PENATAAN
ARSIP INAKTIF

PEMBERKASAN ARSIP
AKTIF

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
DAFTAR ARSIP AKTIF

DAFTAR ARSIP AKTIF TERDIRI DARI DAFTAR BERKAS DAN DAFTAR ISI BERKAS

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
PENYIMPANAN ARSIP AKTIF DI CENTRAL FILE (UNIT KERJA)

FOLDER

FILLING CABINET

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
 DAFTAR ARSIP INAKTIF

Contoh Daftar Arsip Inaktif

PEMERINTAH DAERAH PROVINSI …..

DINAS …..
DAFTAR ARSIP INAKTIF
UNIT PENGOLAH: ……

Nomor Kode Uraian Informasi Kurun Jumlah Keterangan Nomor Lokasi Kategori
Klasifikasi Arsip Waktu Boks Simpan Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF DI RECORD CENTRE (UNIT KEARSIPAN)

FOLDER

BOKS ARSIP

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN

Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
RAK STATIS
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

PENYUSUTAN ARSIP

① ARSIP INAKTIF
PEMINDAHAN Dilaksanakan oleh unit pengolah (bidang-bidang) ke unit
ARSIP INAKTIF kearsipan II (sekretariat OPD)
② ARSIP INAKTIF DENGAN RETENSI SEKURANG-KURANGNYA
10 TAHUN
Dilaksanakan oleh unit unit kearsipan II (sekretariat OPD)
ke Unit Kearsipan I (Lembaga Kearsipan Daerah)

① Retensi dibawah 10 Tahun Menjadi tanggungjawab

PEMUSNAHAN Unit Kearsipan pada OPD (UK II)
ARSIP ② Retensi Sekurang-kurangnya 10 Tahun Menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan pada LKD (UK I)

DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN PADA OPD (UK II)

PENYERAHAN KE LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH (DINAS KEARSIPAN)
ARSIP STATIS
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PEMINDAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

Penataan Arsip Penyusunan Daftar

Seleksi arsip inaktif
Inaktif Arsip Inaktif

Berdasar JRA Pengaturan Fisik Daftar Arsip Inaktif yang

Arsip dipindahkan meliputi
daftar berkas dan daftar
isi berkas

• Pemindahan Arsip Inaktif menjadi tanggungjawab Unit Pengolah

• Disertai Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif dan Lampiran
berupa Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PEMUSNAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

• Pemusnahan Arsip dengan Retensi dibawah 10 Tahun menjadi

tanggungjawab Unit Kearsipan II (sekretariat OPD)
• Pemusnahan Arsip dengan retensi sekurang-kurangnya 10 Tahun menjadi
tanggungjawab Unit Kearsipan I (Lembaga Kearsipan Daerah)
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PROSEDUR PEMUSNAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

1 Pembentukan
Panitia Penilai Arsip

a. ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip

b. bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan
c. berjumlah ganjil
d. memenuhi unsur panitia penilai
1) Retensi dibawah 10 Tahun (Pimpinan UK pada Perangkat sebagai
ketua merangkap anggota, pimpinan unit pengolah yang arsipnya
akan dimusnahkan dan arsiparis)
2) Retensi sekurang-kurangnya 10 Tahun (Pimpinan LKD sebagai
Ketua merangkap anggota, pimpinan perangkat daerah yang
arsipnya akan dimusnahkan dan arsiparis)
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PROSEDUR PEMUSNAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

2
Penyeleksian Arsip

a. dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA

b. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada
kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat
dikategorikan sebagai arsip usul musnah
c. Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan
pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip
dan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PROSEDUR PEMUSNAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

3 Pembuatan Daftar
Arsip Usul Musnah

a. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah

b. Daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis
arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan

Contoh Format:

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

TINGKAT
NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH KETERANGAN
PERKEMBANGAN
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PROSEDUR PEMUSNAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

Contoh Format:

4
Penilaian Arsip

a. penilaian terhadap daftar

arsip usul musnah dengan
melakukan verifikasi secara
langsung terhadap fisik
arsip
b. Hasil penilaian dituangkan
dalam pertimbangan
tertulis oleh panitia penilai
arsip

PROSEDUR PEMUSNAHAN
5 Permintaan
Persetujuan
a. Pemusnahan arsip di lingkungan
pemerintahan daerah provinsi yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun harus mendapatkan
persetujuan tertulis dari Kepala ANRI
b. Pemusnahan arsip di lingkungan
pemerintahan daerah provinsi yang
memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh)
tahun harus mendapatkan persetujuan
tertulis dari gubernur
c. Dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA
harus mendapatkan persetujuan dari
Kepala ANRI tanpa membedakan
retensinya.
PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
Proses permohonan persetujuan/pertimbangan
pemusnahan arsip harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
1. menyampaikan surat permohonan
persetujuan/pertimbangan dari pimpinan
Pencipta Arsip Kepala ANRI/gubernur sesuai
wilayah kewenangannya.
2. menyampaikan daftar arsip usul musnah
berupa salinan cetak dan salinan elektronik;
dan
3. menyampaikan surat pertimbangan oleh
panitia penilai arsip
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PROSEDUR PEMUSNAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

Contoh SK:
6 Penetapan Arsip yang
akan dimusnahkan

Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan

penetapan terhadap arsip yang akan
dimusnahkan dengan mengacu pada
persetujuan tertulis dari Kepala
ANRI/gubernur sesuai wilayah
kewenangannya dan pertimbangan tertulis
dari panitia penilai arsip
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PROSEDUR PEMUSNAHAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

7 Pelaksanaan
Pemusnahan Arsip

a. Memeperhatikan ketentuan:
1) dilakukan secara total sehingga fisik dan
informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali
2) disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua)
pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau
unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta
Arsip yang bersangkutan; dan
3) disertai penandatanganan berita acara yang
memuat daftar arsip yang dimusnahkan
b. Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul
Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua)
c. Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan
Unit Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang
arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan
sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum
dan unit kerja bidang pengawasan
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut:

1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah;
2. Penilaian;
3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis;
4. Verifikasi dan Persetujuan.
5. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan; dan
6. Pelaksanaaan Serah Terima Arsip Statis.

• Penyerahan Arsip Statis menjadi tanggungjawab Pimpinan OPD

 PAS
STATIS

• VERIFIKASI LANGSUNG • PREVENTIF

• VER. TIDAK LANGSUNG • KURATIF

AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI AKSES

• DAFTAR ARSIP STATIS

• INVENTARIS ARSIP STATIS • LANGSUNG
• GUIDE ARSIP STATIS • TIDAK LANGSUNG
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

AKUISISI

SKPD/OPD, Desa, BUMD, Perusahaan Swasta, Ormas/Orpol dan

Pencipta Arsip Tokoh/Perseorangan
1. Melaksanakan monitoring terhadap fisik arsip dan daftar
PROSEDUR arsip statis
2. Melakukan verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LKD
3. Menetapkan status arsip statis oleh LKD
4. Persetujuan untuk menyerahkan oleh pencipta arsip
5. Penetapan arsip statis yang diserahkan oleh pimpinan
pencipta arsip (khusus untuk arsip yang berasal dari
pemerintahan daerah ditetapkan oleh Bupati/Walikota)
6. Diserta berita acara serah terima arsip statis yang
ditandatangani oleh pimpinan pencipta arsip dan kepala LKD
7. Disertai Daftar Arsip Statis yang diserahkan
8. Terdapat Riwayat Sejarah Administrasi (memuat informasi singkat
mengenai pencipta arsip termasuk pembentukan dan perkembangan organisasi, pihak atau
pimpinan/pejabat yang terlibat, serta program-programnya sehingga mampu menceritakan
informasi arsip tersebut)
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

PENGOLAHAN

SARANA TEMU BALIK

1. DAFTAR ARSIP
2. INVENTARIS
3. GUIDE

Disusun berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2011 tentang
Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali
Arsip Statis
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

PRESERVASI

PREVENTIF KURATIF

1. Penyimpanan Dilaksanakan sesuai prosedur

2. Pengendalian Hama Terpadu
(PHT)
3. Reproduksi Arsip
4. Perencanaan Menghadapi
Bencana (Disaster Planning)
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

AKSES

PRINSIP LAYANAN MEKANISME

1. Ketersediaan Finding Aids 1. Langsung

2. Kondisi fisik arsip baik 2. Tidak Langsung
3. Wajar
4. Prosedur Yang Jelas
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

DPA

TATA CARA

1. pembentukan tim pembuatan dan pengumuman DPA

2. analisis konteks pengelolaan arsip
3. verifikasi arsip yang dicari
4. konfirmasi LKD Kabupaten/Kota kepada pencipta arsip
5. pembuatan DPA
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
SDMK

STRUKTURAL ARSIPARIS PENGELOLA ARSIP

KEDUDUKAN SEBAGAI MEMPUNYAI MEMPUNYAI FUNGSI,

TENAGA MANAJERIAL KEDUDUKAN HUKUM TUGAS, DAN
YANG MEMPUNYAI SEBAGAI TENAGA TANGGUNG JAWAB
FUNGSI, TUGAS, DAN PROFESIONAL YANG MELAKSANAKAN
TANGGUNG JAWAB MEMILIKI KEGIATAN
MELAKSANAKAN KEMANDIRIAN DAN KEARSIPAN
KEGIATAN INDEPENDEN DALAM
MANAJEMEN MELAKSANAKAN
KEARSIPAN FUNGSI DAN
TUGASNYA
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
ORGANISASI

Satuan Kerja pada Lembaga Negara

Rektorat UK UK BUMN
UK
Fakultas UK Swasta Nasional
UK
Civitas Akademika
UK Ormas Nasional
Unit dengan sebutan UK
lain di lingkungan UK Orpol Nasional
UK
Perguruan Tinggi

UK UK
Perangkat Daerah/ Perangkat Daerah/
Peny. Pemda Kab/Ko UK Penyelenggara Pemda Prov
UK
Desa/sebutan lain BUMD/Swasta Prov
BUMD/Swasta Kab/Ko UK UK
Ormas Prov
UK UK
Ormas Kab/Ko UK UK Orpol Prov
Orpol Kab/Ko Lembaga Negara di daerah
Prov dan Kab/Ko
sepanjang instansi
induknya tidak menentukan
lain
PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi PENGORGANISASIAN

LEMBAGA
KEARSIPAN
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi PRASARANA DAN SARANA

1
GEDUNG

2
RUANG

3
PERALATAN

CENTRAL FILE UP

RECORD CENTRE UK

DEPOT LK