KEBIJAKAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

22 DES 2021
 DEFINITION

proses kegiatan dalam menilai kesesuaian

PENGAWASAN prinsip, kaidah, dan standar kearsipan
KEARSIPAN dengan Penyelenggaraan Kearsipan.
(Akuntabilitas Penyelenggaraan Kearsipan)

 Kebijakan
 Pembinaan
ASPEK  PAI
 PAS
 Sumber Daya Kearsipan
Kelembagaan, SDM, Prasarana dan Sarana,
Pendanaan

Pasal 1 angka 1 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
PENGAWASAN KEARSIPAN

 Peraturan ANRI No 6 Tahun 2019

 Kebijakan, Arah, dan Tujuan

 Pengawasan Kearsipan 2020-2024

KEY  Tata Cara Pengawasan Kearsipan

WORD

Pasal 65 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.
 Kedaulatan Perbatasan, kewilayahan,
negara budaya, perjanjian internasional
(pertahanan non militer)

Tata Kelola
pemerintahan Bukti akuntabilitas kinerja, alat
yang baik bukti yang sah, tulang punggung
Penyelenggaraan manajemen, akar budaya dari
Kearsipan segala dimensi
Nasional
Pelindungan
hak-hak
keperdataan Bukti hak dan status
kependudukan, kewilayahan

keselamatan
aset nasional ekonomi, sosial, politik, budaya
, pertahanan, serta keamanan

5
 Penyelenggaraan Kearsipan Nasional

Memberikan manfaat:

Mempertahankan NKRI
Melindungi hak-hak keperdataan rakyat
Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan
yang Baik dan Bersih
Menyelamatkan aset nasional
( bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan,
serta keamanan) sebagai identitas dan jati diri bangsa
 RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

01 PENETAPAN KEBIJAKAN

02 PEMBINAAN KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

03 DAN ARSIP STATIS

04 SUMBER DAYA KEARSIPAN

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana,
 PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi

PENGAWASAN KEARSIPAN
Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019
 MATERI MUATAN
PERATURAN PENGAWASAN KEARSIPAN

01 KETENTUAN UMUM
PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN P 02
ENYELENGGARAAN KEARSIPAN
PENGAWASAN ATAS PENEGAKAN
03 PERATURAN PERUNDANG-
UNDANGAN KEARSIPAN

PEMBENTUKAN TIM PENGAWAS

KEARSIPAN 04
PROSEDUR PENGAWASAN
05 KEARSIPAN

KETENTUAN PERALIHAN 06
07 KETENTUAN PENUTUP
 RUANG LINGKUP PENGAWASAN KEARSIPAN

Pengawasan atas
Pelaksanaan Prosedur
Penyelenggaraan Pengawasan
Kearsipan
Kearsipan

Pengawasan atas Pembentukan

Penegakan Peraturan Tim Pengawas
Perundang-undangan Kearsipan
Kearsipan
 PENGAWASAN ATAS
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
 SISTEM
KEARSIPAN
EKSTERNAL
PENYELAMATAN
ARSIP STATIS

PENGAWASAN ATAS
PELAKSANAAN SISTEM
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
KEARSIPAN

PENGELOLAAN
INTERNAL
ARSIP AKTIF

PENYELAMATAN
ARSIP STATIS
 KRITERIA PENGAWASAN
PENGAWASAN KEARSIPAN
EKSTERNAL PADA K/L
PENGAWASAN INTERNAL
ANRI Pemda
Tanggung Dilaksanakan oleh Unit Kearsipan I
Jawab
Obyek Pemda Performance Seluruh Unit Pengolah
Pengawasan Performance Unit Kearsipan I (setingkat unit eselon II Pusat) dan Unit Kear
sipan II

a. Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal; dan a. Pengawasan Sistem Kearsipan Internal;

Jenis b. Pengawasan Penyelamatan Arsip Statis Eksternal b. Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif
Pengawasan

A. Sistem Kearsipan A. Sistem Kearsipan

Aspek a. Kebijakan a. Pengelolaan Arsip Dinamis
Penilaian b. Pembinaan b. Sumber Daya Kearsipan
c. Pengelolaan Arsip Dinamis
d. Sumber Daya Kearsipan
B. Penyelamatan Arsip Statis B. Pengelolaan Arsip Aktif
Pengelolaan Arsip Dinamis berketerangan Per a. Pemberkasan Arsip Aktif
manen berdasarkan JRA b. Penyimpanan
Pelaksana Tim Pengawas Kearsipan Pusat Tim Pengawas Kearsipan Internal
(ANRI) Ditetapkan oleh Pimpinan Pemda
 PENGAWASAN KEARSIPAN PADA K/L

NO PENGAWASAN EKSTERNAL PENGAWASAN INTERNAL

Verifikasi dan ANRI ANRI memverifikasi
Penilaian hasil penilaian oleh Pemda
Bobot 60% Bobot 40%

Penetapan ANRI Pimpinan Pemda setelah

Nilai nilai diverifikasi
Pengawasan

Pelaporan Ditandatangani Kepala ANRI Ditandatangani Pimpinan Pemda

Laporan diterima paling lambat
31 Agustus
 ASPEK PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

SISTEM KEARSIPAN INTERNAL

1. PENGELOLAAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

ARSIP DINAMIS
 Penciptaan
1 1. PEMBERKASAN
 Penggunaan
 Pemeliharaan
2 2. PENYIMPANAN

disesuaikan dengan
 Penyusutan
DIPA, DPA, atau sebutan lain
2. SUMBER DAYA
KEARSIPAN ASPEK
 SDM
 Prasarana dan
Sarana
 PENGAWASAN ATAS
PENEGAKAN PERATURAN PERUNDANG
-UNDANGAN KEARSIPAN
 Kewajiban dalam pengelolaan arsip ,
apabila tidak dipenuhi berakibat pada
pengenaan sanksi administratif dan sanksi pidana

ASPEK ADMINISTRATIF ASPEK PIDANA

 ADMINISTRATIF
(1) Aspek administratif merupakan pengawasan
terhadap potensi pelanggaran ketentuan
dalam Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4),
Pasal 24 ayat (4), Pasal 27 ayat (4), Pasal 48
ayat (1), Pasal 60 ayat (3), Pasal 56 ayat (1),
Pasal 64 ayat (1), Pasal 40 ayat (4), Pasal 42
ayat (1), Pasal 43 ayat (1), Pasal 43 ayat (2),
atau Pasal 43 ayat (3) Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
(2) Pelaksanaan kegiatan penegakan peraturan
perundang-undangan kearsipan pada aspek
administratif dilaksanakan bersamaan dengan
pelaksanaan pengawasan sistem kearsipan
eksternal atau pengawasan sistem kearsipan
internal.
PIDANA
(1) Aspek pidana merupakan pengawasan
terhadap potensi pelanggaran Pasal 81
sampai dengan Pasal 88 Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
(2) Pelaksanaan kegiatan penegakan peraturan
perundang-undangan kearsipan pada aspek
pidana dilaksanakan bersamaan dengan
pelaksanaan pengawasan penyelamatan
arsip statis atau pengawasan pengawasan
pengelolaan arsip aktif.
 KETENTUAN
1. Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4), Pasal 24
ayat (4), Pasal 27 ayat (4)
Lembaga Kearsipan wajib mengelola arsip
statis yang berasal dari lembaga pusat/
SKPD, BUMN/BUMD, Orpol, Ormas,
perseorangan
2. Pasal 48 ayat (1): wajib memiliki JRA
3. Pasal 60 ayat (3): apabila memiliki dan
menyimpan arsip statis (pada DPA) wajib
diserahkan ke lembaga kearsipan
4. Pasal 56 ayat (1): wajib membuat program
arsip vital
5. Pasal 64 ayat (1): wajib menjamin
kemudahan akses
6. Pasal 40 ayat (4): membuat TND, KA, SKKAD
, JRA
7. Pasal 42 ayat (1): menyediakan arsip
dinamis
8. Pasal 43 ayat (1 s,d 3): memberkaskan,
melaporkan, menyerahkan arsip terjaga
KETENTUAN
1. Pasal 81: menguasai dan/atau memiliki
arsip milik negara (Ps 33)
2. Pasal 82: menyediakan arsip dinamis
kepada pengguna yang tidak berhak
(Ps 42 ayat (1
3. Pasal 83:tidak menjaga keutuhan, keamanan
dan keselamatan arsip negara yang terjaga
untuk kepentingan negara
4. Pasal 84: tidak melaksanakan pemberkasan
dan pelaporan arsip terjaga
5. Pasal 85: tidak menjaga kerahasiaan arsip
tertutup
6. Pasal 86: dengan sengaja memusnahkan
arsip di luar prosedur yang benar
7. Pasal 87:memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang
telah ditentukan
8. Pasal 88:tidak menyerahkan arsip yang
tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan
anggaran negara
Pembentukan Tim Pengawas Kearsipan
 TIM PENGAWAS KEARSIPAN PUSAT EKSTERNAL

1.Kepala ANRI
PENGARAH
2.Sekretaris Utama; atau
3.Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang menyelenggarakan fungsi
Pengawasan Kearsipan

Pejabat administrator yang menyelenggarakan fungsi PENANGGUNG

Pengawasan Kearsipan JAWAB

Pejabat fungsional Arsiparis Ahli Muda KETUA

Pejabat fungsional Arsiparis, Pejabat fungsional Auditor

pada objek pengawasan, Pejabat fungsional tertentu lainnya ANGGOTA
yang setara dan/atau Pejabat Pengawas bidang pengawasan
 TIM PENGAWAS KEARSIPAN INTERNA
L
K/L

Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama;

PENGARAH

Kepala Biro Kementerian, Lembaga, Badan atau Komisi yang PENANGGUNG

membidangi urusan kearsipan; JAWAB

1.Pejabat administrator yang menyelenggarakan urusan kearsipan;

2.Kepala Unit Kearsipan; atau KETUA
3.Pejabat fungsional Arsiparis

Pejabat fungsional Arsiparis, Pejabat fungsional Auditor,

Pejabat fungsional tertentu lainnya yang setara dan/atau ANGGOTA
Pejabat Pengawas bidang pengawasan.
PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN
 PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN

PERENCANAAN PROGRAM
01

02 PELAKSANAAN

PELAPORAN
03
  ARAH DAN TUJUAN
PENGAWASAN KEARSIPAN
 Dasar Pelaksanaan
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6

Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2

Tahun 2020 tentang Rencana Strategis ANRI 2020-2024

4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 160

Tahun 2020 tentang Instrumen Kearsipan Atas Pelaksanaan
Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara Penilaian Pengawasan
Kearsipan
PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
ARSIP MILIK NEGARA
“Arsip yang tercipta dari kegiatan
lembaga negara (K/L/D/BUMN) dan ke
giatan yang menggunakan sumber
dana negara dinyatakan sebagai
arsip milik negara”
(Pasal 33 UU No 43 Tahun 2009)

“ arsip sebagai identitas dan jati diri

bangsa, serta sebagai memori, acuan,
dan bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan
diselamatkan oleh negara”
“Perlu dilakukan
Pengawasan Kearsipan”
 Urgensi Pengawasan Kearsipan

Kepatuhan
Terhadap Kepastian
Kebijakan Hukum dalam
kearsipan Pengelolaan
Arsip

Menjaga
“Trust” Reformasi
Publik Birokrasi
 Kepatuhan

 Pemikiran filosof (John Locke ,Montesquieu )

 Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang penting dalam penyelenggaraan

pemerintahan untuk mencegah penyimpangan atau untuk menegakkan kebijakan
agar terlaksana sesuai aturan.

 Pengawasan pada prinsipnya adalah kontrol untuk memastikan terwujud kepatuhan

terhadap kebijakan.

 Melalui pengawasan dapat diketahui apakah suatu instansi pemerintah telah melaks
anakan kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien, serta
sesuai dengan rencana, kebijakan yang telah ditetapkan, dan ketentuan peraturan
per-uu-an.
 Kepastian Hukum
 Konsideran UU No 43 Th 2009
 Arsip harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;
sebagai Identitas dan jati diri bangsa, memori, acuan, dan bahan pertanggung-
jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara
 diperlukan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;
yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip yang aut
entik, utuh, dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan
negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan.
 Pasal 33
Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan
sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara.
 Pasal 4
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan: a. Kepastian Hukum (penyelenggaraan kearsipa
n dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan
peraturan perundangundangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan
penyelenggara negara.)

 Pasal 10 (Pengawasan/pembinaan), Pasal 16 (koordinasi oleh unit pengawasan) PP No 28 Tahun 2012,

Peraturan ANRI No 6 Tahun 2019
 Membangun Trust
 Eksistensi lembaga/unit dirasakan manfaatnya oleh publik (pelanggan dan masyarakat)
melalui kinerjanya. Kebutuhan atas “kepercayaan/trust” publik terhadap akuntabilitas
kinerja penyelenggaraan pemerintahan oleh lembaga/unit ini diwujudkan dengan
tersedianya bukti akuntabilitas kinerja.

Bahan akuntabilitas kinerja tersebut adalah Arsip yang dapat dipelajari sebagai
bahan pengambilan keputusan maupun memori bangsa/ sejarah.

 Lembaga/unit menjadi “berkelas” apabila kinerjanya diakui oleh pihak lain/eksternal

 Pengawasan diperlukan untuk mendorong terwujudnya good governance dan clean

government,
Tata Kelola Pemerintahan yang Baik dan Bersih melalui Reformasi
Birokrasi.
.
 Reformasi Birokrasi

 Pengawasan kearsipan memberikan dampak pada pelaksanaan

Reformasi Birokrasi (RB) karena menjadi salah satu indeks RB
yaitu pada area perubahan Tata laksana dengan ukuran pencapaian
pada Aspek Hasil Antara dengan indikator:

Kualitas Pengelolaan Arsip, diukur dengan Nilai Hasil Pengawasan

Kearsipan dari ANRI. (sebagai leading sektor /Meso).

 Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan menjadi acuan dalam

menentukan Indeks Kinerja penyelenggaraan kearsipan
pada obyek pengawasan.
Arah dan Tujuan Pengawasan kearsipan 2020-2024

Terwujudnya
memori kolektif
bangsa

Terwujudnya
Akuntabilitas kinerja
Ketersediaan
dan kemanfaatan
Pengawasan arsip
Kearsipan
 Pengawasan Kearsipan: Potret Mutu Penyelenggaraan Kearsipan pada K/L/D

PEMBINAAN KEARSIPAN
• Peningkatan Kapabilitas Penyelenggara
1 2 Kearsipan melalui implementasi kebijakan

KEBIJAKAN KEARSIPAN 3 SUMBER DAYA KEARSIPAN

• Peningkatan Kualitas Kebijakan
Kearsipan sebagai standar • SDM (struktural dan Arsiparis)
• Organisasi
mutu pengelolaan arsip
• Sarana Dan Prasarana
• Pendanaan
4
Goal

PENGELOLAAN ARSIP
AUTENTIK, UTUH, TERPERCAYA
Ketersediaan Arsip Dinamis Pemanfaatan arsip untuk
Keselamatan Arsip Statis Kepentingan negara dan bangsa
melalui penyelenggaraan kearsipan
yang komprehensif dan terpadu.
 Kinerja Kearsipan
Pengelolaan arsip dinamis (bahan akuntabilitas kinerja) : menjamin ketersediaan arsip yang autentik,
utuh, dan terpercaya sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Akuntabilitas kinerja
Akuntabilitas jabatan
(pejabat struktural) Arsiparis

Memori organisasi
36

Pengelolaan arsip statis (identitas/memori organisasi): menjamin keselamatan arsip yang autentik, utuh,
dan terpercaya sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dalam kehidupan bermasyaratakat,
berbangsa, dan bernegara.
 KEBIJAKAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Pengawasan kearsipan bertujuan untuk memastikan kepatuhan K/L/D/BUMN/BUMD

terhadap peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan

Aspek Penilaian (Kepatuhan) meliputi Kebijakan, Pembinaan, Pengelolaan Arsip,

Sumber Daya Kearsipan (SDM, kelembagaan, Prasarana dan Sarana, Pendanaan)

Dilaksanakan secara komprehensif meliputi Pengawasan Eksternal (ANRI)

dan Pengawasan Internal (K/L/D/BUMN/BUMD)

Hasil Pengawasan Kearsipan menjadi perbaikan berkelanjutan untuk

menwujudkan kesuksesan dan keberhasilan kinerja K/L/D (ekspektasi outcome)

Nilai Hasil Pengawasan kearsipan merupakan indeks kinerja penyelenggaraan

kearsipan K/L/D yang berdampak pada Evaluasi Reformasi Birokrasi oleh MENPAN

Pengawasan Kearsipan dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan yang memiliki

kompetensi
  Implementasi
Pengawasan Kearsipan Internal
Pasal 14 s.d Pasal 24
Peraturan ANRI No 6 Tahun 2019
 Pasal 24
(1) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan merupakan akumulasi nilai
Pengawasan Kearsipan eksternal dan nilai Pengawasan Kearsipan
internal.

(2) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. nilai Pengawasan Kearsipan eksternal memiliki bobot 60%
(enam puluh persen).
b. nilai Pengawasan Kearsipan internal memiliki bobot 40%
(empat puluh persen); dan

(3) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan menjadi acuan dalam

menentukan indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan pada
Objek Pengawasan.
 INDEKS KINERJA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
OBJEK PENGAWASAN

NILAI PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL
TERVERIFIKASI
NILAI PENGAWASAN
EKSTERNAL
40%
60%
  Ketersediaan Arsip Aktif pada
UP meliputi seluruh program
dan kegiatan berdasarkan
pelaksanaan fungsi dan
anggaran pada setiap tahun
 Ketersediaan Arsip Inaktif
pada UK II

Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber Daya Kearsipan

• Penciptaan, penggunaan, • SDM

pemeliharaan, penyusutan • Sarana dan Prasarana
• Pemberkasan arsip aktif
• Penyimpanan arsip
 Kunci sukses
Pengawasan Kearsipan Internal

 Pemahaman yang mendalam tentang Aspek (substansi) yang diawasi/ diaudit:

 Memastikan Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan per-UU-an terkait:
 Penciptaan, ( memastikan pembuatan dan penerimaan arsip terkendali)
 Penggunaan (memastikan ketersediaan arsip, prosedur, penyajian arsip
pada UP dan/atau UK )
 Pemeliharaan, (memastikan pemberkasan, penataan, penyimpanan, dan
alih media, pemeliharaan arsip vital, pemberkasan dan pelaporan arsip
terjaga)
 Penyusutan Arsip (memastikan pemindahan secara rutin (UP),
pemusnahan, penyerahan)
 Pengelolaan Sumber Daya Kearsipan
 SDM (pejabat struktural, Arsiparis, Pengelola Arsip kompeten melalui
pendidikan kearsipan atau diklat)
 Prasarana dan Sarana (memastikan gedung, ruangan, peralatan kearsipan
 Kunci sukses
Pengawasan Kearsipan Internal

 Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif

 Pemberkasan (memastikan arsip aktif yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan
dalam POK diberkaskan dan dibuat dalam daftar berkas dan daftar isi berkas)

 Penyimpanan Arsip Aktif (memastikan arsip aktif disimpan di sentral file,

memastikan ketersediaan arsip aktif yang seharusnya tercipta berdasarkan
dokumen anggaran dan pelaksanaan fungsi unit pengolah)
Disesuaikan dengan DIPA, POK, fungsi unit pengolah.
 Pinsip Dasar Pengawasan Kearsipan

a. Pimpinan unit pengolah berkomitmen untuk menindaklanjuti

rekomendasi hasil pengawasan

b. Menyediakan bukti dukung dan sampel yang sah dan akuntabel

c. Memberikan akses kepada Tim Pengawas untuk memastikan

observasi/verifikasi lapangan dilaksanakan dengan tuntas

d. Menjaga audit dilaksanakan dengan transparan dan obyektif

44
 Siapa dan berapa jumlah obyek pengawasan
Internal

Unit Kearsipan II
Metode Slovin
Unit Kearsipan I
Pada Pemda, Apabila terdapat
terhadap seluruh: pada Pemda, terhadap: Keterbatasan UP sampel
a.Unit kerja setingkat Unit Kearsipan III dan Sumber Daya, 7 7
Eselon II; jenjang berikutnya menggunakan
a.Unit Kearsipan II sesuai wilayah 10 9
metode sampel
(jika memiliki Unit kewenangannya. 20 17
(Metode Slovin)
Kearsipan berjenjang) . 30 23
. 40 29
50 33
 Formula SLOVIN
Dalam Penentuan Sampel Pengawasan Kearsipan Internal
JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH
UNIT SAMPEL UNIT SAMPEL UNIT SAMPEL UNIT SAMPEL
KERJA KERJA KERJA KERJA
1 1 226 69 451 82 676 87
2 2 227 69 452 82 677 87
3 3 228 70 453 82 678 87
4 4 229 70 454 82 679 87
5 5 230 70 455 82 680 87
6 6 231 70 456 82 681 87
7 7 232 70 457 82 682 87
8 7 233 70 458 82 683 87
9 8 234 70 459 82 684 87
10 9 235 70 460 82 685 87
11 10 236 70 461 82 686 87
12 11 237 70 462 82 687 87
13 12 238 70 463 82 688 87
14 12 239 71 464 82 689 87
15 13 240 71 465 82 690 87
16 14 241 71 466 82 691 87
17 15 242 71 467 82 692 87
18 15 243 71 468 82 693 87
19 16 244 71 469 82 694 87
20 17 245 71 470 82 695 87
21 17 246 71 471 82 696 87
TAHAPAN TEKNIS PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
DI LINGKUNGAN PEMDA

Tim pengawas kearsipan dibentuk berdasarkan Keputusan

1
SK Tim Pengawas Kearsipan Pimpinan
2
Penyusunan PKPKT Program Kerja Pengawasan Kearsipan disusun oleh UK I

3
Rencana Kerja Audit (RKA) RKA disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan.

Form diisi oleh Unit Pengolah disertai bukti dukung.

4
Penilaian Mandiri (Formulir)
Tim pengawas kearsipan melakukan validasi isian Form
5
Validasi penilaan mandiri dan bukti dukung.
6
Penyusunan Konsep RHAS Tim pengawas kearsipan menyusun konsep RHAS

7
Exit Meeting Exit meeting dilaksanakan untuk melakukan klarifikasi
konsep RHAS
8
Penandatanganan RHAS Pendatanganan RHMS berdasarkan hasil exit meeting).

9
Penyusunan Laporan Penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal oleh
Tim pengawas kearsipan.
10
Verifikasi Verifikasi nilai hasil Pengawasan Kearsipan Internal oleh ANRI

11 Penetapan Nilai Pengawasan Penetapan Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Internal

berdasarkan verifikasi ANRI.
 Strategi Pengawasan Kearsipan Internal

a. Penentuan obyek pengawasan

 Unit Kearsipan II: Sekretariat dan Bagian Umum Perangkat Daerah
 Unit Pengolah: Bidang atau bagian pada Perangkat Daerah dan Sub
Bagian dan Seksi pada sekretariat Unit Pelaksana Teknis Peerangkat
Daerah Sosialisasi dan internalisasi kebijakan kearsipan yang telah
(Unit Pengolah /UK II)
b. Sosialisasi dan internalisasi instrumen pengawasan kearsipan
internal dan PKPKT terhadap obwas
c. Pendampingan oleh UK I dalam pemenuhan bukti dukung
b. Penilaian LAKI konsolidasi dan melaporkan ke ANRI tepat waktu
c. Penghargaan terhadap UP/UK yang berprestasi
d. Monitoring tindak lanjut rekomendasi hasil pengawasan kearsipan
internal pada UP dan UK. 48
Catatan Rekomendasi
 Catatan Rekomendasi
• Reform • Kebijakan
 SKKAAD
 Program Arsip Vital
•SDK
• Ketersediaan Arsiparis
• Kompetensi • Pembinaan
• Pendanaan
• Prasarana
• Pengelolaan Arsip Dinamis
• Pengelolaan Arsip Statis
• Ketersediaan Arsip Inaktif pada
• Ketersediaan Arsip statis UK
dari seluruh entitas • Ketersediaan daftar arsip aktif
• Pengolahan pada UP
• Penyelamatan, preservasi • Intensitas dan keseluruhan
entitas pada penyusutan
• Pengolahan informasi tematik
Prinsip perilaku
Integritas
J u j u r, Te l i t i , B e r t a n g g u n g j a w a b .
menjaga Citra organisasi dan
Soliditas tim

Obyektif
berdasar fakta, ndependen,dan
bebas KKN

Kerahasiaan
menjaga dan tidak
menyalahgunakan informasi

Kompeten
melaksanakan tugas sesuai
peraturan meningkatkan
profesionalisme dan kualitas hasil
pekerjaan
 Prinsip Perilaku Tim Pengawas

Memastikan kecukupan Bukti

Wawancara dengan orang yang tepat

Menjaga Kerjasama Tim

Disiplin terhadap Jadwal

Menjaga informasi (nilai ) sblm ditetapkan

 Wildly Important Goal (WIG) adalah tujuan utama yang paling mendasar.
Jika tujuan ini gagal dicapai,
apa pun bentuk prestasi lainnya, tidak berarti sama sekali.

Menjamin:
1. Ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan
alat bukti yang sah
2. Keselamatan arsip sebagai identitas, jati diri, dan memori bangsa
3. Pelayanan dan pemanfaatan informasi yang prima

Arsip tersedia dan dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan

negara, pemerintahan, pelayanan publik dan kesejahteraan rakyat
(sesuai tugas masing-masing lembaga)

Indikator keberhasilan dan Arah Kebijakan Pengawasan Kearsipan

 KOMPETENSI TIM PENGAWAS KEARSIPAN
Kompetensi Tim Pengawas Pengawasan kearsipan
Kearsipan mampu: dilaksanakan oleh Tim
 Menyusun Rencana Kerja Audit Pengawasa Kearsipan
 Melaksanakan audit kearsipan
 Menyusun risalah hasil audit
sementara (RHAS)
 Menyusun laporan audit kearsipan
 Melaksanakan monitoring tindak Tim Pengawas Kearsipan
lanjut hasil pengawasan kearsipan harus memiliki kompetensi
 Memberikan rekomendasi atas pengawasan kearsipan
hasil pengawasan kearsipan
 Menyusun laporan hasil monitoring

Tim Pengawas kearsipan

Bimtek dilaksanakan harus mengikuti dan Lulus
oleh ANRI dan dapat Bimtek/ diklat pengawasan
kerjasama dengan K/ kearsipan
L/D/BUMN/BUMD
 Struktur pembelajaran
1. Pembelajaran Mandiri
Bahan dari modul
2. Diskusi online
a. Framework Kebijakan
Pengawasan Kearsipan
b. Teknis Pengawasan

Empat
Agenda

3.Pendalaman materi
Ujian Tertulis dan
4.
tematik sesuai modul
Praktik Pengawasan
Kearsipan
 Evaluasi

No Indikator Bobot (%)

1 Pemahaman terhadap konsep dan ketentuan

60
Pengawasan Kearsipan
2 Praktik Audit Kearsipan
40

Total 100
 Catatan Evaluasi
No Materi Catatan

1 Penguasaan Peraturan ANRI

Reviu
Nomor 6 Tahun 2019
2 Penguasaan modul
5 modul

3 Praktik
ketelitian, konteks obyek pengawasan,
perhatikan sampel dengan cermat,
penuangan kondisi faktual dan
rekomendasi yang tepat, penyusunan
laporan sesuai ketentuan
 KUALIFIKASI KELULUSAN
KUALIFIKASI SKOR (S)

Sangat memuaskan 90>S≤100

Memuaskan 80>S≤90

Baik 70>S≤80

Cukup 60>S≤70

Tidak memenuhi kualifikasi S≤60

Passing grade
5
 “You have to learn the rules of the game
.
And then you have to play better than
anyone else..”
TERIMA KASIH
Anda harus belajar aturan
permainan.
Dan kemudian anda
harus bermain lebih baik
dari orang lain.

- Albert Einstein -