D

PENGANTAR
KEARSIPAN

2018
DASAR HUKUM
1. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. UU No. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah;
3. PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU
No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
4. Perbub Nomor 38 Tahun 2011 Tentang Jadwal
Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Gunungkidul
5. Perbup Gunungkidul No. 47 Tahun 2012 tentang
Pengelolaan Arsip Dinamis;
6. Perbub Nomor 52 Tahun 2013 Tentang
Pengelolaan Arsip Statis
7. Perbub Gunungkidul No: 15 Tahun 2015 Tentang
Jadwal Retensi Arsip Keuangan
DASAR HUKUM
8. Perbub Gunungkidul No: 46 Tahun 2015
Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Foto
9. Perbub. Gunungkidul No: 39 Tahun 2016
Tentang Penyusutan Arsip Dinamis
10.Perbub. Gunungkidul Nomor : 59 Tahun 2016
Kedudukan ,Susunan ,Organisasi,Tugas, Fungsi
dan Tata kerja Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Gunungkidul
11.Perbub No. 6 Tahun 2018 Tentang JRA
Perkonomian dan Pemerintah Daerah
 VISI PEMBANGUNAN NASIONAL
2015-2019

Terwujudnya Indonesia yang

berdaulat, mandiri dan
berkepribadian
berlandaskan gotong royong
 9 AGENDA PRIORITAS
(NAWA CITA)
 Menghadirkan kembali negara untuk melindungi segenap bangsa dan
memberikan rasa aman pada seluruh WN;
 Membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan
terpercaya;
 Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah
dan desa dalam kerangka NKRI;
 Memperkuat kehadiran negara dalam melaksanakan reformasi sistem dan
penegakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya;
 Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia;
 Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional;
 Mewujudkan kemandirian enonomi dengan menggerakkansektor strategis
ekonomi domestik;
 Melakukan revolusi karakter bangsa;
 Memperteguh kebinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia
 NAWA CITA TERKAIT KEARSIPAN

 NAWA CITA KEDUA

Membangun tata kelola

pemerintahan yang bersih,
efektif, demokratis dan
terpercaya;
VISI GUNUNGKIDUL

MEWUJUDKAN GUNUNGKIDUL SEBAGAI DAERAH

TUJUAN WISATA YANG BERBUDAYA MENUJU
MASYARAKAT YANG BERDAYA SAING, MAJU,
MANDIRI DAN SEJAHTERA TAHUN 2021
MISI
 1. MENINGKATKAN TATAKELOLA
PEMERINTAHAN YANG BAIK
 2,,DST 6

 AKUNTABILITAS, PENGAWASAN, DAYA TANGGAP,

PROFESIONALISME, EFISIENSI DAN
EFEKTIFITAS,TRANSPARANSI, KESETARAAN,
WAWASAN KE DEPAN, PARTISIPASI, PENEGAKAN
HUKUM
Tugas dan Fungsi Bidang

A. Tugas
Perumusan kebijakan , pengelolaan dan .
Pelayanan kearsipan
B. Fungsi
1. Penyusunan rencana bidang kearsipan
2. Perumusan kebijakan teknis kearsipan
3. Perumusan rencana kinerja dan perjanjian kinerja
4. Penyelenggaraan system pengendalian internal
5. Penyusunan dan penerpana norma , standar
,pedoman dan petunjuak opreasioanl
6. Pelaksanaan monevlap
(e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
(f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
(g) menjamin keselamatan aset nasional dalam
bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan
jati diri bangsa;
(h) meningkatkan kualitas pelayanan publik
dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.
PERMASALAHAN YG SERING DIJUMPAI DLM PENGELOLAAN
KEARSIPAN

1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dg

mudah, cepat dan tepat saat diperlukan
2. Menumpuk arsip pd sembarang tempat
3. Semakin bertambahnya surat dan dokumen tanpa
pengelolaan yg baik maupun penyusutan
4. Ketidaktahuan tugas dan kewajiban dari unit pengolah
dan unit kearsipan
5. Prosedur yg tdk benar dalam pemakaian/peminjaman
surat/dokumen
6. Terbatasnya kemampuan dan motivasi petugas
7. Terbatasnya sarana dan prasarana pengelolaan
 MODEL HUBUNGAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS
PENCIPTA ARSIP LEMBAGA KEARSIPAN

PERANCANGAN
SISTEM

PENCIPTAAN
ARSIP

PERANCANGAN
PENGGUNAAN & SISTEM
PEMELIHARAAN

PENYUSUTAN
ARSIP AKUISISI

PENGOLAHAN

PRESERVASI

AKSES

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

PENGELOLAAN ARSIP STATIS
SAS
Arsip Elektronik
(Electronic)
Arsip Film
(Film)
Arsip Video
(Audio)

Arsip Audio
(Audio)

Arsip Mikrofilm
(Microfilm)

Arsip Foto
(Photograph)

Arsip Kertas
(Textual)
Arsip Kartografik
dan Kearsitekturan
(Cartographic and
architectural)
ORGANISASI KEARSIPAN
 1. UNIT PENGOLAH

 2` UNIT KEARSIPAN

 LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

UNIT PENGOLAH
 1. BIDANG, SEKSI DAN ATAU BAGIAN , SUB BAG
PADA OPDDI

 2. DIVISI DAN ATAU BAGIAN PADA BUMD

 3. UNIT PELAKSANA TEKNIS PADA OPD

 4. SEKSI PADA KELURAHAN

Tugas
a, Pengolahan arsip aktif
b. Pengolahan arsip vital
c. Penyusunan daftar arsip inaktif
d. Pemeliharaan dan perawatan arsip aktif
e. Pemeliharaan dan perawatan arsip aktif
f. Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan
UNIT KEARSIPAN

1. SEKRETARIAT DAN ATAU SUB, BAG TATA USAHA

PADA OPD
2. UNIT PELAKSANA TUGAS DAN FUNGSI
KETATAUSAHAAN PADA BUMD
3. SEKRETARIAT PADA KELURAHAN
Tugas
1. melaksanakan pengelolaan arsip aktif
2. melaksanakan pengelolaan arsip I aktif dari unit
pengolah
3. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi
informasi
4. melakukan pemusnahan arsip
5. mempersiapkan penyerahan arsip statis kepada LKD
6. melaksanakan pembinaan dan evaluasi kearsipan
LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

 LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH YANG

MERUPAKAN TUGAS YANG MELEKAT PADA DINAS
PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
Tugas
1. Pengelolaan arsip statis
2. Pengelolaan arsip inaktf yang memiliki retensi
paling sedikit 10 tahun yang berasal dari OPD
3. Pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di
daerah
4. Penyusunan regulasi kearsipan di daerah
Proses Pengelolaan Arsip Statis
 a. Melakukan pemilahan
 b. membuat deskripsi arsip/isi ringkas arsip
 c. melakukan manuver kartu deskripsi
 d. Memberikan nomor definitive pada kartu deskripsi
 e. melakukan manuver berkas
 f. penomoran berkas
 g. membungkus arsip dengan kerta kissing
 h. menyimpan arsip dalam bok dan pelabelan bok
 i. membuat daftar arsip