PROPOSAL

”PENGELOLAAN KEARSIPAN INTERNAL DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KABUPATEN PIDIE JAYA SEBAGAI LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH”

A. LATAR BELAKANG
Dengan memperhatikan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi secara cepat, tepat dan akurat
dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi diperlukan pengelolaan informasi secara
efektif dan efisien. Salah satu sumber informasi yang terpenting adalah Arsip. Namun
kenyataannya dalam penemuan kembali (temu balik) arsip di instansi/organisasi
pemerintah, swasta maupun perorangan secara cepat, tepat dan akurat tidaklah mudah, hal
ini dikarenakan belum disadarinya akan pentingnya nilai guna arsip sebagai sumber
informasi, akuntabilitas kegiatan instansi dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
nasional kepada generasi yang akan datang,  belum tersusun dan tertatanya arsip/dokumen
secara benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan,  dan belum dimilikinya sarana jalan
masuk untuk memudahkan penemuan kembali (temu balik) arsip sewaktu-waktu
dibutuhkan pimpinan.
Berorientasi terhadap Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kabupaten Pidie Jaya yang
masih baru seumur jagung sesuai dengan Peraturan Bupati Pidie Jaya Nomor 47 Tahun 2020
Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pidie Jaya.
Untuk memenuhi maksud tersebut di atas, sangat memerlukan adanya pengelolaan
arsip inaktif yang sistematis, efektif dan efisien dengan didukung oleh sarana dan prasarana
yang memadai seperti sumber daya manusia, anggaran, metode/sistem dan peralatan
kearsipan lainnya terutama untuk arsip yang substansial sesuai tugas pokok dan fungsi
sehingga diperoleh sistem penemuan kembali (temu balik) arsip dapat dilakukan dengan
mudah, cepat, tepat dan akurat, yang sekaligus merupakan sumber informasi utama dan
pertanggungjawaban kegiatan instansi yang harus diselamatkan dan dilestarikan oleh yang
pada akhirnya akan semakin memudahkan pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan
keputusan.

1
 B. VISI DAN MISI
Adapun Visi dan Misi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Pidie Jaya
sebagai berikut :

Visi :

“Menuju Masyarakat Pidie Jaya Gemar membaca dan Tertip Kearsipan”

Misi :

1. Mewujudkan Masyarakat Pidie Jaya Gemar Membaca

2. Mewujudkan Tertib Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pidie Jaya
3. meningkatkan peran perpustakaan sebagai sarana dan pembangunan
SDM.Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan kepada
masyarakat.
4. Memberdayakan dan melestarikan arsip sebagai tulang punggung manajemen
pemerintahan

C. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan Tujuan dari pengelolaan informasi melalui kegiatan pemilahan,

penilaian, pembenahan dan penataan arsip, adalah agar semua kegiatan pengelolaan arsip
tersebut menjadi efisien dan efektif sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan adanya
keseragaman dalam pengelolaan kearsipan  sejak arsip diciptakan sampai dengan
penyusutan sehingga arsip yang tersimpan senantiasa terpelihara dengan baik, utuh,
lengkap dan aman terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang merugikan, antara
lain kerusakan dan kehilangan fisik arsip maupun informasinya oleh pihak-pihak yang tidak
bertanggungjawab.

D. SUSUNAN ORGANISASI

Susunan Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pidie Jaya terdiri
dari :

2
E. ASPEK SISTEM KEARSIPAN INTERNAL PEMERINTAHAN DAERAH
Aspek pengelolaan arsip dinamis terdiri dari 4 subaspek yaitu:
1. Penciptaan Arsip
2. Penggunaan Arsip
3. Pemeliharaan Arsip
4. Penyusutan Arsip
Aspek sumber daya kearsipan terdiri dari 2 subaspek yaitu
1. Sumber daya manusia Kearsipan
2. Prasarana dan sarana Kearsipan

3
 F. RUANG LINGKUP PEKERJAAN PENGELOLAAN INFORMASI MELALUI KEGIATAN
PEMILAHAN, PENILAIAN, PEMBAHAN, PENATAAN, ALIH MEDIA ARSIP DAN
PERAWATAN ARSIP INAKTIF DENGAN CARA FUMIGASI ARSIP

Ruang lingkup  pekerjaan tersebut di atas adalah :

1. Survai lapangan untuk mengetahui kondisi fisik dan informasi arsip/dokumen, sarana
dan prasarana yang ada;
2. Pendataan jumlah arsip/dokumen yang akan dipilah, dinilai, dibenahi dan ditata sesuai
dengan kaidah kearsipan;
3. Pendataan ukuran ruang penyimpanan arsip untuk mengetahui kebutuhan rak  guna
penataan arsip;
4. Pengelompokan arsip sesuai kurun waktu/tahun dan permasalahan;
5. Pemilahan dan Penilaian Arsip dan Non Arsip;
6. Pendeskripsian Arsip dan Penyimpanan Arsip ke dalam Boks Arsip;
7. Pelabelan Boks yang berisi arsip dan Penataan Arsip pada rak;
8. Pembuatan Daftar Arsip (DA) dengan entry data;
9. Pebuatan Laporan Hasil Pekerjaan dan Penggandaan Daftar Arsip  (DA).

G. KONDISI ARSIP/DOKUMEN INAKTIF YANG AKAN DATANG

    Setelah dilaksanakan Pemilahan, Penilaian, Pembenahan dan Penataan Arsip Inaktif
akan mengalami perubahan yang sangat  signifikan karena arsip-arsip yang tersimpan di
Ruang Penyimpanan Arsip sebagai berikut :
1. Terdata dan Terekamnya informasi yang terkandung dalam arsip;
2. Tertata dan Tersusunnya  Arsip dalam boks dan rak-rak arsip sesuai dengan kaidah-
kaidah kearsipan;
3. Tersedianya jalan masuk berupa Daftar Arsip Untuk Penemuan Kembali;
4. Terciptanya Ruang Penyimpanan Arsip yang bersih, sehat, nyaman  sehingga dapat
meningkatkan kinerja para petugas arsip atau arsiparis dalam melaksanakan
kegiatan pengelolaan kearsipan di Ruang Penyimpanan Arsip;
5. Terwujudnya pelayanan arsip bagi pimpinan atau pengguna lainnya yang ingin
memanfaatkan sumber informasi yang terdapat dalam arsip;

4
 6. Terselamatkan dan terlestarinya arsip-arsip sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban nasional kepada gereasi yang akan datang, Akuntabilitas
kinerja instansi sebagai aset negara.

H. PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGELOLAAN INFORMASI ARSIP MELALUI KEGIATAN

PEMILAHAN, PENILAIAN, PEMBAHAN, PENATAAN, ALIH MEDIA ARSIP DAN
PERAWATAN ARSIP INAKTIF DENGAN CARA FUMIGASI ARSIP

Tahapan pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas sebagai berikut :

1. Melakukan pengelompokan arsip sesuai unit kerja;
2. Melakukan pemilahan arsip dan non arsip;
3. Melakukan pendeskripsian arsip;
4. Melakukan penyimpanan arsip ke dalam boks arsip;
5. Melakukan pelabelan boks arsip sesuai dengan permasalahannya;
6. Melakukan penataan arsip pada rak untuk memudahkan penemuan kembali arsip;
7. Pembuatan Daftar Arsip dengan entry data;
8. Penyerahan Laporan Hasil Pekerjaan dan Daftar Arsip dalam bentuk Hard Copy dan
Soft Copy.

I. KENDALA
Sesuai dengan tahapan dan mekanisme Aspek Kearsipan Internal dan Ruang
lingkup Pengelolaan Kearsipan Daerah agar terselenggaranya Birokrasi Permerintahan yang
tertip Adminstrasi Keasrsipan. Adapun kendala-kendala pada Kami Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan kabupaten Pidie Jaya yakni “Tidak tersedianya Prasarana dan Sarana Pendukung
Kearsipan”.

J. PENUTUP

Demikian proposal ”PENGELOLAAN KEARSIPAN INTERNAL DINAS PERPUSTAKAAN

DAN KEARSIPAN KABUPATEN PIDIE JAYA SEBAGAI LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH”,
disusun untuk dapat digunakan sebagai acuan dalam pengajuan anggaran pembiayaan
pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas, yang pada akhirnya tujuan penertiban pengelolaan

5
kearsipan dapat tercapai dengan baik dan lancar mengingat kearsipan merupakan salah satu
unsur penunjang/pendukung visi dan misi Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat.
Demikian, atas perhatian dan kesediaan menerima proposal kami disampaikan
terima kasih, dan kami menunggu kabar selanjutnya.

Meureudu, 29 Desember 2021

Kepala Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan
Kabupaten Pidie Jaya

MANFARIJAH, SKM
Pembina Utama Muda IV/c
NIP.19661231 198702 2 017

6
Lampiran 1 :
RINCIAN ANGGARAN BIAYA (RAB)
PENGELOLAAN KEARSIPAN INTERNAL DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KABUPATEN PIDIE JAYA SEBAGAI SEBAGAI LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH”
NO NAMA BARANG BANYAKNYA SATUAN (Rp) JUMLAH (Rp)

1 Rak Arsip Tidak Bergerak 20 Unit 3.200.000,- 64.000.000,-

Rak Arsip Bergerak

2 5 Unit 70.000.000,- 350.000.000,-
Alba Mobile File MF-AUM-104

3 Mesin Pencacah Kertas Arsip 1 Unit 256.025.000,- 256.025.000,-

EBA SHREDDER 5346 S
4 Mesin Scanner Arsip 1 Unit 74.706.250,- 74.706.250,-
EPSON Scanner DS-70000
Camcorder
5 SONY Professional NXCAM 1 Unit 55.623.750,- 55.623.750,-
Compact Camcorder HXR-NX80

Projector
6 1 Unit 21.087.500,- 21.087.500,-
INFOCUS Projector IN128HDx

Layar Projector
7 Digilight Projection Screen 1 Unit 19.365.936,- 19.365.936,-
MS96DG

Desktop PC
8 Lenovo Ideacentre A740-8wid 6 Unit 30.375.000,- 182.250.000,-
All-In-One Intel Core i7-4558u
Touchscreen
Jumlah Total 1.023.058.436,-

7
Lampiran 2 :

KONDISI SAAT INI BIDANG KEARSIPAN

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN PIDIE JAYA