KESEJAHTERAAN ARSIP

LAMPIRAN I
KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 92 TAHUN 2021
TENTANG
INSTRUMEN PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
BAB I
INSTRUMEN PENGAWASAN
ATAS PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
A. Umum
Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan meliputi
jenis pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal.
Kegiatan pengawasan kearsipan pada Objek Pengawasan menggunakan
instrumen pengawasan kearsipan. Instrumen Pengawasan Kearsipan
merupakan alat yang berisi daftar pertanyaan/pernyataan yang
menggambarkan keseluruhan aspek dan subaspek dan/atau aspek
tertentu yang sangat penting dan strategis sebagai indicator mutu
akuntabiltas penyelenggaran kearsipan dengan skema penilaian terdiri atas
komponen Pemenuhan terhadap kebijakan, peraturan perundang-
undangan, dan komponen Reform. Instrumen Pengawasan Kearsipan
digunakan oleh Tim Pengawas Kearsipan untuk mengumpulkan bahan,
data, penyelenggaraan kearsipan sebagai dasar untuk melakukan penilaian
akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan pada objek pengawasan dengan
menganalisis antara kondisi factual dengan kriteria dan aktivitas obyek
pengawasan dalam menyelenggarakan kearsipan. Instrumen Pengawasan
atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan disusun dalam bentuk
formulir dan dibedakan berdasarkan jenis pengawasan kearsipan eksternal
dan pengawasan kearsipan internal serta fokus pengawasan kearsipan yang
meliputi Pengawasan Sistem Kearsipan, Pengawasan Penyelamatan Arsip
Statis, Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif.
Metode yang digunakan dalam pengawasan atas Pelaksanaan
Penyelenggaraan Kearsipan adalah Audit Kearsipan, sehingga instrumen
yang digunakan terbagi menjadi beberapa formulir Audit Kearsipan.
Komponen penting dalam Instrumen Audit Kearsipan meliputi Aspek
Pengawasan, Kriteria berdasarkan peraturan perundang-undangan
kearsipan, Indikator dan Pemberian level, Pembobotan, dan Definisi
Operasional (DO), serta jenis-jenis instrument audit kearsipan. Sebagai
Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), BSSN
2
acuan dalam melaksanakan penilaian pengawasan kearsipan untuk

mendapatkan hasil yang akuntabel maka perlu dijabarkan komponen-
komponen tersebut.
B. Aspek, Komponen, dan Indikator

Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan pada RPJMN
2020-2024 difokuskan untuk mewujudkan akuntabilitas penyelenggaraan
kearsipan yaitu ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
sehingga mampu meningkatkan pemantaatan arsip untuk kepentingan tata
kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokrasi, dan terpercaya,
ketahanan budaya yang tangguh, serta, kesejahteraan masyarakat.
Mewujudkan ketersediaan arsip untuk dapat dimanfaatkan bagi
kepentingan Negara dan publik, diperlukan keterkaitan dimensi dalam
manajemen secara nasional yaitu Penyelenggaraan Kearsipan nasional yang
meliputi Kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip, dan Sumber Daya
kearsipan yang meliputi Kelembagaan yang mengemban seluruh fungsi
kearsipan sebagai Unit Kearsipan maupun Lembaga Kearsipan, SDM
kearsipan yang kompeten serta mampu merumuskan, melaksanakan, dan
melakukan evaluasi pelaksanaan kebijakan, ketersediaan Prasarana dan
sarana kearsipan yang memadai sehingga mampu menjamin ketersediaan
dan keselamatan fisik dan informasi arsip, serta kemudahan akses
informasi arsip, maupun pendanaan yang memadai sehingga mampu
menggerakkan program penyelenggaraan kearsipan pada setiap
Kementerian, Lembaga, dan Pemerintah Daerah Provinsi dan
kabupaten/kota. Aspek Pengawasan Kearsipan mengacu pada lingkup
penyelenggaraan kearsipan sesuai tugas dan fungsi Unit Kearsipan dan
Lembaga Kearsipan yang meliputi:
1. Aspek Kebijakan
Aspek Kebijakan terdiri dari subaspek Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan
Akses Arsip Dinamis, Program Arsip Vital, dan Pengorganisasian
Kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan kearsipan.
Indikator kepatuhan pada Aspek Kebijakan yaitu ketersediaan kebijakan
yang meliputi seluruh subaspek kebijakan dengan materi muatan sesuai
dengan kriteria. Selain ketersediaan kebijakan pada aspek ini juga
memiliki indicator yaitu terlaksananya sosialisasi kepada unit pengolsh
3
dan unit kearsipan pada jenjang berikutnya dengan keseluruhan entitas

atas kebijakan yang telah ditetapkan. Pada aspek kebijakan terdapat
komponen Reform yang merupakan kebijakan strategis dan sifatnya
akselerasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan.
2. Pembinaan Kersipan
Aspek pembinaan kearsipan meliputi koordinasi penyelenggaraan
kearsipan, Bimbingan, Supervisi, dan Konsultasi, Pengawasan
Kearsipan Internal, Pengawasan Kearsipan Eksternal (provinsi)
pembinaan dalam rangka Pengelolaan Arsip Vital. Indikator kepatuhan
pada Aspek Pembinaan adalah terlaksanya pembinaan kearsipan
terhadap seluruh entitas obyek pembinaan pada
kementerian/lembaga/daerah dan intensitas aktivitasnya. Pada aspek
Pembinaan Kearsipan terdapat komponen Reform yang merupakan
akselerasi dan inovasi untuk mewujudkan kapabilitas penyelenggara
kearsipan dan reward atas prestasi dan kinerja dalam pelenggaraan
kearsipan.
3. Pengelolaan Arsip
Aspek Pengelolaan Arsip terdiri atas aspek Pengelolaan Arsip
Dinamis dan Pengelolaan Arsip Statis. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
meliputi pengendalian pada penciptaan arsip, mengelola dan
mengendalikan arsip aktif dan inaktif, memberikan layanan penggunaan
arsip bagi Pengguna Internal dan Eksternal, menyediakan sarana
penggunaan arsip, melaksanakan pemberkasan atau penataan arsip,
menyusun Daftar Arsip, menyimpan arsip menggunakan sarana
penyimpanan yang sesuai dengan bentuk dan media, melaksanakan
penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Aspek Pengelolaan
Arsip Statis meliputi pengendalian dan aktivitas pada kegiatan akuisisi,
pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis. Indikator kepatuhan
pada Aspek Pengelolaan Arsip adalah ketersediaan arsip aktif atas
pelaksanaan fungsi yang dilaksanakan oleh Unit Pengolah, arsip inaktif
pada Unit Kearsipan, dan ketersediaan Arsip Statis sebagai
pertanggungjawaban nasional dan/atau penyelenggaraan pemerintahan
daerah dan memori kolektif bangsa yang menjadi tanggung jawab
Lembaga Kearsipan sesuai kewenangannya. Pada aspek Pengelolaan
Arsip terdapat komponen Reform yang merupakan akselerasi dan
4
inovasi untuk meningkatkan kapabilitas penyelenggara kearsipan pada

K/L/D dan reward atas prestasi dan kinerja dalam pelenggaraan
kearsipan.
4. Sumber Daya Kearsipan
Sumber Daya Kearsipan yang meliputi Kelembagaan, SDM
Kearsipan, Prasarana dan Sarana, dan Pendanaan. Indikator kepatuhan
pada Aspek Sumber Daya Kearsipan antara lain:
a. Kelengkapan fungsi yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan
lembaga kearsipan.
b. Ketersediaan Arsiparis baik jumlah maupun kompetensi, Kompetensi
pejabat struktural di bidang kearsipan, kompetensi pengelola arsip.
c. Ketersediaan dan pemanfaatan sesuai fungsinya yang meliputi
gedung dan/atau ruangan untuk penyimpanan, pengolahan arsip,
alat pelindungan dari bahaya alam dan non alam, dan peralatan
kearsipan lainnya sesuai standar yang dipersyaratkan.
d. Ketersediaan program dan pendanaan untuk melaksanakan seluruh
fungsi yang menjadi tanggungjawab Kemenerian/lembaga/daerah.
Pada aspek Sumber Daya Kearsipan terdapat komponen Reform yang
merupakan tantangan untuk mewujudkan peningkatan kapasitas
dan kompetensi SDM, transformasi digital, dan prioritas nasional
penyelamatan arsip terjaga pada K/L/D.
Aspek, Komponen, dan Indikator yang dituangkan dalam bentuk
pertanyaan/pernyataan untuk pengawasan kearsipan Eksternal bagi
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
C. Kriteria
Metodologi yang digunakan untuk melakukan penilaian pengawasan
kearsipan adalah teknik “criteria referrenced test” dengan cara menilai
setiap pencapaian kinerja pada Indikator dengan Kriteria penilaian dari
masing-masing Aspek yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapain
kondisi akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan pada K/L/D dinilai sesuai
Kriteria untuk menetapkan pada level yang telah ditetapkan pada
instrumen audit kearsipan. Kriteria yang digunakan dalam Audit
kearsipan dapat mencakup hal berikut:
1. Peraturan perundang-undangan Kearsipan
5
Peraturan perundang-undangan Kearsipan mencakup norma,

ketentuan dan persyaratan pengelolaan arsip dalam kerangka
penyelenggaraan kearsipan. Peraturan perundang-undangan Kearsipan
meliputi Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri
terkait, Peraturan ANRI, dan peraturan yang dikeluarkan instansi
pusat/ daerah.
Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Kebijakan berdasarkan pada:
a. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun
2005 Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, Dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara;
b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun
2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis;
c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;
d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun
2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga
Negara;
e. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun
2012 tentang Standar Fungsi Lembaga Kearsipan Daerah;
f. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun
2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
g. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun
2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip;
h. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 30 Tahun
2016 tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Urusan
Pemerintahan Bidang Kearsipan.
Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Pembinaan berdasarkan padan
Pasal 11 dan Pasal 12 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
berdasarkan pada:
a. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10
Tahun 2000 tentang Standar Folder Dan Guide Arsip;
6
b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 26 tahun

2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis sebagai Informasi
Publik;
c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun
2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Sistem Kearsipan Nasional
(SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 16 tahun
2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Kartografi dan
Kearsiptekturan;
e. BAB V Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2
Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
f. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 tahun
2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip;
g. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018
tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis;
Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Pengelolaan Arsip Statis
berdasarkan pada:
a. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23
Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis;
b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27
Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan
Kembali Arsip Statis;
c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis;
d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 tahun
2011 tentang tata cara Akuisisi Arsip statis;
e. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 18
Tahun 2012 tentang Pedoman Pembuatan dan Pengumuman Daftar
Pencarian Arsip (DPA);
f. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 46
Tahun 2015 tentang Penyelamatan Arsip Penggabungan atau
Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah;
g. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pameran Arsip Nomor 127
Tahun 2015 Tanggal 30 November 2015.
Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Sumber Daya Kearsipan

berdasarkan pada:
7
a. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2008 tentang

Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana;
b. Pasal 21 ayat (4) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
c. Pasal 138 (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
d. Pasal 153 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Kearsipan;
e. Pasal 160 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Kearsipan.
f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan
Fungsional Arsiparis;
g. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun
2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan
Arsip Inaktif;
h. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20
Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada
Lembaga Negara;
i. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 30
Tahun 2016 tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah
Urusan Pemerintahan Bidang Kearsipan;
j. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31
Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip; dan
2. Kebijakan kearsipan pada instansi objek pengawasan yang sedang

disusun/telah ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan di bidang kearsipan, sebagai acuan Tim Pengawas dalam
melaksanakan kegiatan verifikasi untuk menentukan status level
pencapaian kualitas pada setiap subaspek pengawasan kearsipan.
3. Persyaratan dan ketentuan lain yang sesuai dan relevan dengan tujuan
dan lingkup audit yang ditetapkan, misalnya praktik pengelolaan arsip
8
yang baik, dan sebagai reform pada aspek pengawasan kearsipan yang
lainnya, kebijakan dan prosedur operasional lainnya yang mengacu pada
ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan dan
peraturan perundang-undangan terkait.
D. Level dan Bobot

Level digunakan dalam pengawasan kearsipan Eksternal. Kualitas
penyelenggaraan kearsipan yang direprentasikan dengan pencapaian pada
setiap indikator sesuai kriteria dan kualitas kinerja kearsipan pada objek
pengawasan diwujudkan dengan pemberian level yaitu:
1. Level 0 (nol): belum memiliki kinerja
2. Level 1 (satu): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja
mencapai 20%.
3. Level 2 (dua): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai
50%
4. Level 3 (tiga): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja mencapai
70%
5. Level 4 (empat): kesesuaian dengan kriteria atau aktivitas kinerja
mencapai 100%
Pemberian level ini menggambarkan capaian prosentasi atas
perbandingan kondisi factual dengan kriteria atau kinerja kearsipan
berdasarkan data dukung, visitasi, dan wawancara. Pembobotan penilaian
pengawasan kearsipan Eksternal secara proporsional meliputi bobot
penilaian pada:
1. Jenis Pengawasan Kearsipan Internal dan Eksternal
2. Kelompok Pemenuhan dan Reform
3. Aspek, dan subaspek, dan indikator
Pembobotan penilaian berdasarkan jenis pengawasan

No Jenis Pengawasan Bobot Nilai
1. Pengawasan Sistem Kearsipan Internal 40
2. Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif 60
Pembobotan penilaian berdasarkan komponen dan Aspek pengawasan

pada Kementerian/Lembaga.
9
N ASPEK/KOMPNEN BOBOT BOBOT

O KOMPONEN ASPEK
I ASPEK KEBIJAKAN 30%
A. PEMENUHAN 70%
B. REFORM 30%
II. ASPEK PEMBINAAN 20%
A. KEWAJIBAN 80%
B. REFORM 20%
III. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP 30%
DINAMIS
A. KEWAJIBAN 80%
MELAKSANAKAN PAD
B. REFORM 20%
IV. ASPEK SUMBER DAYA 20%
KEARSIPAN
A. KEWAJIBAN PEMENUHAN 90%
SDK
B. REFORM 10%
Pembobotan penilaian berdasarkan komponen dan Aspek pengawasan

Pada Pemerintahan Daerah.
N ASPEK/KOMPNEN BOBOT BOBOT
O KOMPONEN ASPEK
I ASPEK KEBIJAKAN 30%
A. PEMENUHAN 70%
B. REFORM 30%
II. ASPEK PEMBINAAN 20%
A. KEWAJIBAN 80%
B. REFORM 20%
II. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP 10%
INAKTIF DENGAN RETENSI
SEKURNG-KURANGNYA 10 TAHUN
A. KEWAJIBAN 90%
B. REFORM 10%
III. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP 20%
STATIS
A. KEWAJIBAN MELAKSANAKAN PAD 80%
B. REFORM 20%
IV. ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN 20%
A. KEWAJIBAN PEMENUHAN SDK 90%
B. REFORM 10%
Sedangkan pembobotan pada penilaian pengawasan kearsipan internal

ditentukan sebagai berikut:
1. jumlah bobot maksimal adalah 100 yang dibagi secara proporsional
untuk setiap aspek pengawasan.
2. jumlah bobot minimal untuk satu aspek adalah sebanyak 40%.
10
3. pada setiap aspek, masing-masing sub aspek diberikan bobot sesuai

dengan jumlah yang ada sehingga mencapai bobot 100.
4. pada aspek pengelolaan arsip dinamis terdapat 4 sub aspek, maka
setiap sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan
bahwa bobot minimal per sub aspek sebesar 20%.
5. pada aspek sumber daya kearsipan terdapat 2 sub aspek, maka setiap
sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan bahwa
bobot minimal per sub aspek sebesar 40%.
E. Jenis Instrumen Audit

Jenis Instrumen Audit Kearsipan terdiri atas Instrumen Audit Kearsipan
Internal dan Instrumen Audit Kearsipan Eksternal. Jenis Instrumen Audit
Kearsipan dituangkan dalam format formulir audit.
1. Instrumen Audit Kearsipan Eksternal terdiri atas:
a. Formulir Audit Sistem Kearsipan Eksternal (F-ASKE)
Formulir Audit Sistem Kearsipan Eksternal (Formulir ASKE)
merupakan instrumen yang dipergunakan dalam melaksanakan
pengawasan sistem kearsipan oleh Tim Pengawas Kearsipan
Eksternal terhadap Kementerian/Lembaga, Pemerintahan Daerah
Provinsi/ Kabupaten/Kota, sesuai wilayah kewenangannya.
Formulir ASKE terdiri dari 3 (tiga) bagian dengan penjelasan
sebagai berikut:
1) Daftar Pernyataan (Indikator)
Merupakan kumpulan pernyataan untuk mengukur kondisi
penyelenggaraan kearsipan pada objek pengawasan. Daftar
pertanyaan dalam instrumen pengawasan dibagi kedalam aspek
pengawasan dan komponen. Komponen terdiri dari Komponen
Pemenuhan Kewajiban dan Komponen Reform. Item pernyataan
terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu item pernyataan yang dapat langsung
ditentukan levelnya dan item pernyataan yang memerlukan
penjabaran lebih lanjut untuk menentukan level pernyataan
tersebut. Untuk jenis yang kedua diperlukan lembar kriteria.
2) Lembar Kriteria
Lembar Kriteria merupakan alat bantu untuk pengisian daftar
pernyataan tertentu yan memerlukan penjabaran lebih lanjut.
Untuk menentukan level atas pernyataaan yang tertera dalam
11
daftar pernyataan ditentukan berdasarkan hasil pemenuhan

lembar kriteria.
3) Definisi Operasional
Definisi Operasional merupakan batasan/pengertian yang
dipergunakan sebagai panduan bagi objek pengawasan maupun
tim pengawas untuk memahami suatu substansi dari item
pernyataan. Dalam definisi operasional juga tercantum
sumber/dasar hukum atas item pernyataan.
Formulir ASKE dibedakan berdasarkan kelompok objek
pengawasan sebagai berikut:
a) Formulir ASKE yang dipergunakan untuk melaksanakan
pengawasan kearsipan terhadap Kementerian/Lembaga.
b) Formulir ASKE yang dipergunakan untuk melaksanakan
pengawasan kearsipan terhadap Pemerintah Daerah Provinsi
c) Formulir ASKE yang dipergunakan untuk melaksanakan
pengawasan kearsipan terhadap Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota
b. Formulir Audit Penyelamatan Arsip Statis (F-PASE)
Formulir Audit Penyelamatan Arsip Statis Eksternal (Formulir
PASE) merupakan instrumen yang dipergunakan dalam
melaksanakan audit sistem kearsipan oleh Tim Pengawas Kearsipan
Eksternal terhadap Kementerian/Lembaga, Pemerintahan Daerah
Provinsi/Kabupaten/ Kota, sesuai wilayah kewenangannya. Formulir
PASE terdiri dari 2 (dua) jenis yang masing-masing terdiri dari
beberapa bagian sebagai berikut:
a) Formulir PASE K/L:
1. Formulir PASE K/L
2. Formulir Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen
Berdasarkan JRA (Unit Kearsipan I)
Berdasarkan JRA (Unit Kearsipan II/Jenjang berikutnya)
b) Formulir PASE PEMDA:
1. Formulir PASE PEMDA_1
2. Formulir PASE PEMDA_2
Berdasarkan JRA.
12
2. Instrumen Audit Kearsipan Internal terdiri atas:

a. Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal (F-ASKI)
Formulir ASKI merupakan instrumen yang dipergunakan dalam
melaksanakan audit sistem kearsipan oleh Tim Pengawas Kearsipan
Internal terhadap unit pengolah maupun unit kearsipan jenjang
berikutnya. Formulir ASKI terdiri atas 2 (dua) jenis yaitu Formulir
ASKI untuk Unit Pengolah (ASKI UP) dan Formulir ASKI untuk Unit
Kearsipan (ASKI UK). Bagi kementerian/lembaga yang tidak memiliki
Unit Kearsipan Jenjang berikutnya maka tidak perlu menggunakan
Formulir ASKI UK. Untuk kemudahan tim pengawas, maka Formulir
ASKI disusun untuk setiap kelompok pencipta arsip sebagai berikut:
1. Formulir ASKI yang dipergunakan kementerian/ lembaga untuk
melaksanakan audit kearsipan terhadap Unit Pengolah
dilingkungannya.
No Nama Formulir Sub Aspek
1. ASKI KL UP A.1.1 Penciptaan
2. ASKI KL UP A.1.2 Penggunan
3. ASKI KL UP A.1.3 Pemeliharaan
4. ASKI KL UP A.1.4 Penyusutan
5. ASKI KL UP A.2.1 SDM Kearsipan
6. ASKI KL UP A.2.2 Prasarana dan Sarana Kearsipan
2. Formulir ASKI yang dipergunakan kementerian/lembaga untuk
melaksanakan audit kearsipan terhadap Unit kearsipan jenjang
berikutnya dilingkungannya.
1. ASKI KL UK B.1.1 Penciptaan
2. ASKI KL UK B.1.2 Penggunan
3. ASKI KL UK B.1.3 Pemeliharaan
4. ASKI KL UK B.1.4 Penyusutan
5. ASKI KL UK B.2.1 SDM Kearsipan
6. ASKI KL UK B.2.2 Prasarana dan Sarana
Kearsipan
3. Formulir ASKI yang dipergunakan pemerintah daerah untuk

dilingkungannya.
13
1. ASKI PEMDA UP A.1.1 Penciptaan

2. ASKI PEMDA UP A.1.2 Penggunan
3. ASKI PEMDA UP A.1.3 Pemeliharaan
4. ASKI PEMDA UP A.1.4 Penyusutan
5. ASKI PEMDA UP A.2.1 SDM Kearsipan
6. ASKI PEMDA UP A.2.2 Prasarana dan Sarana
Kearsipan
4. Formulir ASKI yang dipergunakan pemerintah daerah untuk

melaksanakan audit kearsipan terhadap Unit Kearsipan II
dilingkungannya.
1. ASKI PEMDA UK B.1.1 Penciptaan

2. ASKI PEMDA UK B.1.2 Penggunan
3. ASKI PEMDA UK B.1.3 Pemeliharaan
4. ASKI PEMDA UK B.1.4 Penyusutan
5. ASKI PEMDA UK B.2.1 SDM Kearsipan
6. ASKI PEMDA UK B.2.2 Prasarana dan Sarana
Kearsipan
5. Formulir ASKI yang dipergunakan perguruan tinggi negeri untuk

dilingkungannya.
1. ASKI PTN UP A.1.1 Penciptaan

2. ASKI PTN UP A.1.2 Penggunan
3. ASKI PTN UP A.1.3 Pemeliharaan
4. ASKI PTN UP A.1.4 Penyusutan
5. ASKI PTN UP A.2.1 SDM Kearsipan
6. ASKI PTN UP A.2.2 Prasarana dan Sarana
Kearsipan
14
6. Formulir ASKI yang dipergunakan Perguruan Tinggi Negeri untuk

melaksanakan audit kearsipan terhadap Unit Kearsipan II
dilingkungannya.
1. ASKI PTN UK B.1.1 Penciptaan

2. ASKI PTN UK B.1.2 Penggunan
3. ASKI PTN UK B.1.3 Pemeliharaan
4. ASKI PTN UK B.1.4 Penyusutan
5. ASKI PTN UK B.2.1 SDM Kearsipan
6. ASKI PTN UK B.2.2 Prasarana dan Sarana
Kearsipan
b. Formulir Audit Pengelolaan Arsip Aktif (F-APAA)

Formulir PAA merupakan instrumen yang dipergunakan dalam
melaksanakan audit pengelolaan arsip aktif oleh Tim Pengawas
Kearsipan Internal terhadap unit pengolah dilingkungannya. Formulir
APPA terdiri dari 2 bagian yaitu: Formulir APPA dan Tabel Checklist
Daftar Arsip Yang Tercipta.
c. Formulir Audit Penyelamatan Arsip Statis Internal Pemerintahan
Daerah (F-PASI)
Formulir PASI PEMDA merupakan instrumen yang dipergunakan
dalam melaksanakan audit penyelamatan arsip statis internal oleh
Tim Pengawas Kersipan Internal pada Pemerintahan Daerah terhadap
perangkat daerah dilingkungannya. Formulir PASI PEMDA terdiri dari
2 (dua) bagian yaitu: Formulir PASI PEMDA dan Formulir
Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen. Untuk memperoleh
interpretasi yang sama tentang substansi/material dari setiap
pertanyaan pada instrumen audit kearsipan, maka Tim Pengawas
Kearsipan dapat menggunakan Definisi Operasional.
15
BAB II
TATA CARA PENILAIAN PENGAWASAN KEARSIPAN
A. Prinsip Dasar
Prinsip-prinsip dasar pengawasan Kearsipan adalah asumsi-asumsi
dasar, prinsip-prinsip yang diterima secara umum dan persyaratan yang
digunakan dalam mengembangkan instrumen pengawasan yang bagi Tim
Pengawas Kearsipan berguna dalam mengembangkan simpulan atau opini
atas audit yang dilakukan, terutama dalam hal tidak adanya standar yang
berkaitan dengan hal-hal yang sedang diaudit. Prinsip dasar dalam
pelaksanaan Audit Kearsipan adalah adanya obyek yang menjadi materi
pengawasan, pihak obyek pengawasan, serta dilakukan oleh Tim Pengawas
Kearsipan yang memenuhi persyaratan yang ditentukan.
Prinsip dasar dalam pengawasan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Pengawasan Kearsipan meliputi Pengawasan Kearsipan Eksternal dan
Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan dengan metode
Audit. Pengawasan Kearsipan Eksternal dilaksanakan oleh ANRI
terhadap Kementerian, Lembaga, Pemerintah Daerah, dan Provinsi
terhadap Kabupaten/Kota. Sedangkan Pengawasan Kearsipan Internal
menjadi tanggung jawab setiap Kementerian, Lembaga, Pemerintah
Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota yang dilaksanakan oleh Unit
Kearsipan I terhadap Unit Pengolah setingkat Eselon II instansi pusat
dan Unit Kearsipan II terhadap Unit Kearsipan III, demikian seterusnya
secara berjenjang.
2. Prinsip-prinsip dasar ini dapat diklasifikasikan ke dalam 2 (dua) kategori
sebagai berikut:
a. Tanggung jawab Tim Pengawas Kearsipan; dan
b. Tanggung jawab Obyek Pengawasan
3. Tanggungjawab Tim Pengawas Kearsipan meliputi:
a. mengikuti prinsip, kaidah, dan kebijakan pengawasan;
b. meningkatkan kemampuan.
4. Tanggung jawab Obyek Pengawasan yang dilaksanakan oleh Unit
Kearsipan I pada Kementerian dan Lembaga, serta Lembaga Kearsipan
16
Daerah pada Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota,

meliputi:
a. menyusun Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan
b. berkomitmen untuk menindaklanjuti rekomendasi hasil pengawasan
c. Menyediakan bukti dukung dan sampel yang sah dan akuntabel
d. Memberikan akses kepada Tim Pengawas untuk memastikan
observasi/verifikasi lapangan dilaksanakan dengan tuntas
e. Menjaga pengawasan dilaksanakan dengan transparan dan obyektif
5. Tim Pengawas Kearsipan harus mengikuti Standar pengawasan dalam
segala pekerjaan audit yang dianggap material. Agar pekerjaan Tim
Pengawas Kearsipan dapat dievaluasi, maka setiap Tim Pengawas
Kearsipan wajib untuk mengikuti kebijakan pengawasan dalam
melaksanakan pekerjaannya yang dianggap material. Suatu hal
dianggap material apabila pemahaman mengenai hal tersebut
kemungkinan akan mempengaruhi pengambilan keputusan oleh
pengguna laporan pengawasan. Materialitas dikaitkan dengan suatu
nilai/kriteria tertentu dan/atau peraturan perundang-undangan yang
menghendaki agar hal tersebut diungkapkan. Tim Pengawas Kearsipan
diharuskan untuk menyatakan dalam setiap laporan bahwa kegiatan-
kegiatannya “dilaksanakan sesuai dengan kriteria”.
6. Tim Pengawas Kearsipan harus secara terus-menerus meningkatkan
kemampuan substansi yang terkait aspek penilaian, teknik dan
metodologi pengawasan. Dengan memperbaiki pemahaman substansi,
teknik, dan metodologi pengawasan, Tim Pengawas Kearsipan dapat
meningkatkan kualitas audit dan mempunyai keahlian yang lebih baik
untuk menilai ukuran kinerja atau pedoman kerja yang digunakan oleh
auditi. Komponen kemampuan Tim Pengawas Kearsipan yang harus
ditingkatkan meliputi kemampuan teknis, manajerial, dan konseptual
yang terkait dengan audit dan auditi.
7. Prinsip-prinsip audit yang melekat pada Tim Pengawas Kearsipan adalah
sebagai berikut:
a. Kode etik
Dalam menjalankan tugas audit, Tim Pengawas Kearsipan harus
memperhatikan kode etik.
b. Penyajian yang objektif
Hasil audit haruslah diambil berdasarkan bukti yang valid dan
menghindari penilaian yang bersifat subyektif.
17
c. Profesional
Tim Pengawas Kearsipan harus memiliki kompetensi yang diperlukan
sesuai dengan tugas jabatannya.
d. Independen
Selama proses audit, Tim Pengawas Kearsipan menjaga pemikiran
yang obyektif untuk menjamin bahwa temuan dan kesimpulan audit
hanya didasarkan pada bukti audit.
e. Sifat kemandirian
Untuk memperoleh hasil audit yang obyektif dan dapat dipercaya,
kemandirian audit sangat penting untuk mencegah terjadinya konflik
kepentingan dan ketidakberpihakan.
f. Pendekatan berdasarkan bukti
Metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat
dipercaya dan terjaga konsistensinya melalui proses audit yang
sistematis sehingga akan dihasilkan hasil audit yang dapat dipercaya,
handal, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai tujuan yang
ditetapkan.
8. Seluruh proses audit harus terdokumentasi, sejak persiapan
pelaksanaan, sampai dengan pelaporan audit. Tim Pengawas Kearsipan
harus menyerahkan seluruh arsip yang tercipta atas kegiatan
pengawasan kearsipan yang menjadi tanggunjawabnya kepada Pengelola
Arsip Aktif untuk menjaga ketersediaan arsip pelasanaan kegiatan
pengawasan kearsipan.
9. Bukti audit harus dapat diverifikasi berdasarkan pada sampel informasi
yang tersedia dengan memperhatikan periode waktu dalam pengambilan
sampel informasi.
10. Bukti objektif merupakan persyaratan mutlak agar suatu temuan audit
dapat diterima yang diperoleh melalui serangkaian verifikasi terhadap
sekumpulan fakta dan informasi, baik melalui observasi lapangan,
verifikasi dokumen, maupun wawancara.
11. Audit dapat dilaksanakan bila tersedia dan telah ditetapkan kriteria
audit atau kebijakan, yang akan menjadi acuan atau rujukan dalam
pelaksanaan penilaian.
12. Tim Pengawas Kearsipan harus memiliki sikap yang netral dan tidak
bias serta menghindari konflik kepentingan dalam merencanakan,
18
melaksanakan dan melaporkan pekerjaan yang dilakukannya. Tim

Pengawas Kearsipan harus melaporkan kepada pimpinan Pmpinan Unit
Kearsipan/Lembaga Kearsipan mengenai situasi adanya dan atau
interpretasi adanya konflik kepentingan, ketidakindependenan atau
bias. Pimpinan Unit Kearsipan/Lembaga Kearsipan harus menggantikan
Tim Pengawas Kearsipan yang menyampaikan situasinya dengan Tim
Pengawas Kearsipan lainnya yang bebas dari situasi tersebut. Tim
Pengawas Kearsipan harus obyektif dalam melaksanakan audit. Prinsip
obyektifitas mensyaratkan agar Tim Pengawas Kearsipan melaksanakan
audit dengan jujur dan tidak mengkompromikan kualitas. Pimpinan
Lembaga Kearsipan/Unit Kearsipan tidak diperkenankan menempatkan
Tim Pengawas Kearsipan dalam situasi yang membuat Tim Pengawas
Kearsipan tidak mampu mengambil keputusan berdasarkan
pertimbangan profesionalnya.
13. Tim Pengawas Kearsipan yang mempunyai hubungan yang dekat dengan
auditi seperti hubungan sosial, kekeluargaan atau hubungan lainnya
yang dapat mengurangi obyektifitasnya, harus tidak ditugaskan untuk
melakukan audit terhadap entitas tersebut. Dalam hal Tim Pengawas
Kearsipan bertugas menetap untuk beberapa lama di kantor auditi guna
membantu mereviu kegiatan, program atau aktivitas auditi, maka Tim
Pengawas Kearsipan tidak boleh terlibat dalam pengambilan keputusan
atau menyetujui hal-hal yang merupakan tanggung jawab auditi.
14. Tim Pengawas Kearsipan Pusat harus mempunyai tingkat pendidikan
formal minimal Strata Satu (S-1) atau yang setara. Kualifikasi
pendidikan dan kompetensi Tim Pemgawas Kearsipan Pusat mengacu
pada ketentuan tentang pelaksanaan tugas jabatan fungsional Arsiparis
berdasarkan Peraturan ANRI. Kompetensi teknis yang harus dimiliki
oleh Tim Pengawas Kearsipan adalah kearsipan, teknik pengawasan,
mampu memahami teknologi informasi dan komunikasi. Di samping
wajib memiliki keahlian tentang standar Audit, kebijakan, prosedur dan
praktik-praktik audit, Tim Pengawas Kearsipan harus memiliki keahlian
yang memadai tentang lingkungan pemerintahan sesuai dengan tugas
pokok dan fungsi instansi/unit yang dilayani oleh Unit
Kearsipan/Lembaga Kearsipan.
15. Tim Pengawas Kearsipan juga harus memiliki pengetahuan yang
memadai di bidang hukum dan pengetahuan lain yang diperlukan untuk
mengidentifikasi indikasi adanya kecurangan (fraud). Tim Pengawas
19
Kearsipan harus mempunyai sertifikat Diklat atau Bimbingan tekbis

Pengawasan Kearsipan dan mengikuti pelatihan profesional
berkelanjutan (continuing professional education). Tim Pengawas
Kearsipan wajib mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan atau
Bimbingan tekbis Pengawasan. Pimpinan Unit Kearsipan/Lembaga
Kearsipan memfasilitasi Tim Pengawas Kearsipan untuk mengikuti
pendidikan dan pelatihan serta dan ujian sertifikasi sesuai dengan
ketentuan.
16. Tim Pengawas Kearsipan wajib memiliki pengetahuan dan akses atas
informasi teraktual dalam standar, metodologi, prosedur, dan teknik
audit. Pendidikan profesional berkelanjutan dapat diperoleh melalui
keanggotaan dan partisipasi dalam asosiasi profesi, pendidikan
sertifikasi jabatan fungsional, konferensi, seminar, kursus-kursus,
program pelatihan di kantor sendiri. Tim Pengawas Kearsipan harus
mematuhi Kode Etik dan nilai-nilai organisasa yang ditetapkan.
Pelaksanaan audit harus mengacu kepada Keputusan Kepala ini, dan
Tim Pengawas Kearsipan wajib mematuhi Kode Etik yang merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan Kepala ini.
17. Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan dapat menggunakan aplikasi
teknis pengawasan kearsipan yang dibangun oleh ANRI dan sesuai
kelayakan sistem berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan terkait. Penggunaan aplikasi pengawasan kearsipan untuk
tahun 2020-2024 dilaksanakan secara bertahap dengan
mempertimbangan berbagai aspek antara lain pengujian sistem dan
kesiapan objek pengawasan kearsipan. Penggunaan aplikasi
pengawasan kearsipan ditetapkan dengan Keputusan Kepala ANRI.
18. Dengan mempertimbangkan dinamika kebijakan dalam upaya
percepatan pembangunan kearsipan pada RPJMN 2020-2024, maka
Pembobotan pada komponen Pemenuhan dan Reform, setiap aspek,
subaspek, dan pernyataan pada instrumen Audit dapat diubah pada
Komponen Reform setinggi-tinginya 30% oleh Pleno Pimpinan Tinggi
Madya dan dituangkan dalam Berita Acara Pembobotan Nilai
Pengawasan Kearsipan.
19. Interpretasi terhadap substansi dan maksud pernyataan yang terdapat
dalam instrumen audit kearsipan, dituangkan dalam suatu Definisi
Operasional (DO) yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari Keputusan
Kepala ini. Demi penyempurnaan dan penyesuaian dengan
20
perkembangan kebutuhan, perubahan kondisi dan lingkungan

pengawasan di masa mendatang, Keputusan Kepala ANRI ini dapat
ditinjau ulang dan disempurnakan.
Penyempurnaan dan evaluasi atas Instrumen dan Tata Cara Penilaian
dilakukan secara periodik, seiring dengan adanya perubahan kondisi
dan lingkungan pengawasan di masa mendatang.
B. Pelaksanaan Penilaian
Pengawasan kearsipan pada RPJMN 2020-2024 difokuskan pada
Pengawasan Sistem Kearsipan dan Penyelamatan Arsip Statis untuk
mewujudkan ketersediaan arsip dinamis dan keselamatan arsip statis
sehingga dapat dimanfaatkan untuk kepentingan penyelenggaraan
pemerintahan maupun layanan public. Ekspektasi dan tujuan yang
diharapkan melalui pengawasan kearsipan adalah terwujudnya outcome
atas pengelolaan arsip yakni ketersediaan arsip untuk dapat dimanfaatkan
bagi kepentingan Negara dan layanan public, serta kesejahteraan rakyat.
Terwujudnya kondisi yang diharapkan tersebut perlu didukung dengan
aspek kebijakan sebagai komitmen pimpinan K/L/D, kinerja pembinaan
kearsipan yang optimal dalam memastikan dipatuhinya kebijakan yang
mampu menghasilkan outcome atas kebijakan yang ditetapkan,
terwujudnya kualitas pengelolaan arsip sehingga mampu mewujudkan
ketersediaan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti yang sah,
serta memori kolektif K/L/D untuk mewujudkan memori kolektif bangsa.
Fokus, sasaran, dan indikator dalam melaksanakan pengawasan
kearsipan pada RPJMN 2020-2024 tertuang dalam Lampiran VI Keputusan
Kepala ini. Mekanisme Penilaian dalam pengawasan kearsipan dilakukan
sebagai berikut:
1. Objek Pengawasan pada K/L/D melakukan penilaian mandiri dengan
cara mengisi instrument audit kearsipan sesuai fokus dan jenis formulir
yang dikirimkan oleh Tim Pengawas Tim Pengawas kearsipan.
2. Berdasarkan penilaian mandiri oleh Objek pengawasan, Tim Pengawas
melakukan verifikasi dan penilaian dengan memastikan kelengkapan
dan kesesuaian atas bukti-bukti yang disertakan, serta visitasi
lapangan. Kegiatan ini menghasilkan rekapitulasi nilai pengawasan
kearsipan.
3. Pleno hasil pengawasan kearsipan pada lingkup Pusat Akreditasi
Kearsipan yang dipimpin oleh Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan untuk
menghasilan bahan bagi Pleno Eselon I.
21
4. Pleno Hasil Pengawasan Kearsipan pada lingkup Pimpinan Tinggi Madya

dan menghasilkan Nilai Final Hasil Pengawasan Kearsipan yang akan
ditetapkan dengan Keputusan Kepala ANRI.
Penilaian Audit kearsipan sesuai fokus dan jenis audit dijabarkan

sebagai berikut:
1. Penilaian Audit Sistem Kearsipan Internal
Tim pengawas kearsipan memberikan penilaian terhadap hasil
pengawasan kearsipan yang dilakukannya berdasarkan bukti yang telah
diperoleh pada saat verifikasi lapangan. Tahapan penilaian audit sistem
kearsipan internal adalah sebagai berikut:
a. Menentukan nilai standar
Pada dasarnya instrumen pengawasan kearsipan telah menetapkan
nilai standar pada setiap aspek, namun demikian Tim Pengawasan
Kearsipan diberikan ruang untuk penyesuaian nilai standar dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Pada aspek pengelolaan arsip dinamis, sub aspek penciptaan
arsip, apabila pencipta arsip (Kementerian/Lembaga, Pemerintah
Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota) belum memasukan materi
muatan sebagaimana tercantum dalam formulir dalam kebijakan
yang memuat materi terkait tata naskah dinas dilingkunganya,
maka tim pengawas menyatakan pada item tersebut tidak sesuai
tetapi tidak menjadi pembagi atau nilai standar menjadi 0,
sehingga total nilai standar pada aspek penciptaan ini menjadi
berkurang.
2) Pada aspek sumber daya kearsipan, sub aspek sumber daya
manusia kearsipan, apabila unit pengolah tidak terdapat
arsiparis, maka nilai standar dinyatakan 0 dan tidak menjadi
pembagi. Sedangkan pada unit kearsipan, arsiparis harus dinilai
dan menjadi pembagi, namun untuk pengelola arsip, apabila
dalam analisis beban kerja dan peta jabatan tidak terdapat
pengelola arsip, maka nilai standar untuk pengelola arsip
dinyatakan 0 dan tidak menjadi pembagi.
b. Memberikan nilai hasil audit kearsipan
22
Penilaian hasil audit kearsipan diberikan berdasarkan hasil

pengamatan atau verifikasi lapangan dan uji petik. Tim Pengawas
Kearsipan melaksanakan penilaian hasil audit kearsipan dengan
1) Setiap item dengan jawaban ”Ya” diberikan nilai 100 dan setiap
jawaban “Tidak” diberikan nilai 0, kecuali pada beberapa item
tertentu sebagai berikut:
a) Untuk item pertanyaan yang memerlukan sampel dalam proses
pengawasan, penilaian dilaksanakan dengan ketentuan Jumlah
sampel yang memenuhi kriteria dibagi jumlah sampel yang diuji
dikalikan 100 atau dengan rumus:
Sampel yang memenuhikriteria

x 100
Jumlah sampel yang diuji
Contoh perhitungan:
Pernyataan Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal pada
sub aspek penciptaan:

NILAI
TIDAK/ SKO
YA/ STAND
BELUM R
ADA AR

A. PEMBUATAN ARSIP

Kesesuaian terhadap Tata Naskah
1.
Dinas Pencipta Arsip

1.1
Penomoran Naskah Dinas
.

1.1. Pemberian Nomor Naskah
V 100 50
1. sesuai dengan Susunan
Penomoran Naskah Dinas

Isikan jumlah naskah
dinas yang dijadikan 10 naskah dinas
• sampel

Isikan jumlah naskah
dinas dari sampel yang 5 naskah dinas
• sesuai
Dari contoh diatas terlihat bahwa sampel yang diuji

sebanyak 10 naskah dinas, dan 5 naskah dinas dinyatakan
sesuai dengan Tata Naskah Dinas sehingga diberi tanda
pada kolom Ya/ada. Dan untuk penilaian adalah:
5
x 100=50
10
23
b) Untuk item pernyataan yang terdapat isian prosentase,

maka penilaian diberikan berdasarkan presentase yang
diperoleh. Seperti pada Formulir Audit Sistem Kearsipan
Internal Sub Aspek Pemeliharaan Arsip pada point 2.4,
maka nilai yang diperoleh adalah berdasarkan isian pada
kolom prosentase.
Contoh:
1.4. Arsip Aktif disimpan menggunakan sarana yang v 60
100
sesuai
Isikan persentase jumlah arsip aktif yang
60 %
disimpan dengan menggunakan sarana yang
sesuai
2) Setelah semua item pernyataan terisi dengan skor, maka

jumlahkan seluruh skor yang diperoleh untuk masing-masing
formulir/sub aspek.
3) Hasil penjumlahan dibagi dengan nilai standar dikalikan 100%
maka akan diperoleh nilai pada aspek/sub aspek tersebut.
4) Nilai yang diperoleh dari perhitungan pada angka 3) diatas
dikalikan dengan bobot maka akan diperoleh nilai akhir pada
aspek/sub aspek tersebut.
5) Untuk setiap aspek akan diberikan bobot dengan ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Bab I huruf D.
6) Nilai aspek diperoleh dari penjumlahan nilai yang telah dibobot
dari setiap sub aspek.
7) Nilai pengawasan diperoleh dari penjumlahan nilai yang
diperoleh dari setiap aspek.
Contoh rekapitulasi nilai audit sistem kearsipan internal

NILAI
NILAI JUMLAH NILAI
NO ASPEK/SUB ASPEK SUB BOBOT
STANDAR SKOR AKHIR
ASPEK
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1
Penciptaan Arsip 3100 2900 93,55 30% 28,06
.
1.2
Penggunaan Arsip 700 550 78,57 20% 15,71
.
1.3
Pemeliharaan Arsip 2200 2000 90,91 25% 22,73
.
1.4 Penyusutan Arsip 1300 1000 76,92 25% 19,23
24
NILAI
NILAI JUMLAH NILAI
NO ASPEK/SUB ASPEK SUB BOBOT
STANDAR SKOR AKHIR
ASPEK
.
JUMLAH NILAI PAD
7300 100% 85,74
(1.1+1.2+1.3+1.4)
NILAI PAD (Jumlah Nilai Akhir
50% 42,87
PAD x Bobot PAD)
2 SUMBER DAYA KEARSIPAN
2.1
SDM Kearsipan 1600 1300 81,25 60% 49
.
2.2
Prasarana dan Sarana Kearsipan 2900 2900 100,00 40% 40,00
.
JUMLAH NILAI SDK (2.1 + 2.2) 4500 100% 88,75
NILAI SDK (Jumlah Nilai Akhir
50% 44,38
SDK x Bobot SDK)
TOTAL (NILAI PAD + NILAI SDK) 100% 87,24
c. Verifikasi nilai hasil audit kearsipan

Setelah Tim Pengawas Kearsipan melaksanakan penilaian,
hasilnya dibahas dalam rapat pleno Tim Pengawas Kearsipan yang
melibatkan penanggungjawab dan pengarah untuk dapat
dilaksanakan verifikasi dan persetujuan. Hasil penilaian yang sudah
diverifikasi disampaikan kepada pelaksana verifikasi sesuai wilayah
kewenangannya yaitu untuk Kementerian/Lembaga dan Pemda
Provinsi kepada ANRI dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota
kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi. Verifikasi hasil
pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh Tim Pengawas
Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya yang ditunjuk dengan
surat perintah oleh pejabat yang berwenang.
Apabila tidak memungkinkan untuk melaksankaan verifikasi
penilaian hasil pengawasan kearsipan terhadap seluruh laporan
yang diterima dari suatu Kementerian/lembaga/pemerintah daerah
kabupaten/kota, maka verifikasi dapat dilakukan secara sampling
paling kurang sebanyak 10% dari jumlah laporan yang diterima.
Proses dan tahapan verifikasi dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
1) Tim pengawas menerima penilaian hasil pengawasan kearsipan
dalam bentuk softcopy yang dikirimkan melalui surat elektronik
(e-mail) dan mencatat pada daftar/checklist dokumen yang
diterima.
Contoh 1:
25
DAFTAR/CHECKLIST DOKUMEN YANG DITERIMA

N TANGGAL
NAMA INSTANSI MEDIA PENYAMPAIAN
O PENERIMAAN
Email Dan Link Google
1 Kementerian PUPR 3 Juni 2021
Drive
Kementerian
2 4 Juni 2021 Surat dan flashdisk
Pertanian
3 dst
2) Tim pengawas melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan

laporan audit kearsipan internal dan instrumen
audit/monitoring serta mencatatnya pada daftar/ checklist
kelengkapan dokumen
Contoh 2:
DAFTAR/CHECKLIST KELENGKAPAN DOKUMEN
CHECKLIST
NO NAMA INSTANSI JENIS DOKUMEN KETERANGAN
ADA TIDAK
1 Kementerian PUPR 1. LAKI UP dan UK  Sesuai jumlah UP dan
UK
2. Instrumen Audit  Sesuai jumlah UP dan
Uk
3. Portofolio/bukti 
audit
4. SK Tim Pengawas 
Kearsipan Internal
2 Kementerian dst
Pertanian
3) Tim pengawas memeriksa penilaian yang dilakukan oleh tim

pengawas pusat/daerah pada laporan hasil pengawasan
kearsipan dan instrumen audit kearsipan dalam bentuk excel.
4) Tim pengawas memeriksa kesesuaian antara bukti audit dan
penilaian yang diberikan pada formulir excel. Tim pengawas
memberikan catatan apabila terdapat ketidaksesuaian antara
bukti audit dan penilaian yang diberikan pada instrumen audit
kearsipan internal dalam bentuk excel. Tim pengawas
memberikan catatan dengan menambahkan kolom pada
formulir excel dan nilai akhir setelah verifikasi. Tim pengawas
melakukan uji petik terhadap validitas bukti dukung terhadap
daftar arsip dan arsip yang tercipta pada aspek penyusutan
arsip atau terhadap data yang tidak wajar.
26
Contoh 3:
5) Tim pengawas memeriksa kesesuaian antara formulir nilai dan

laporan audit. Hasil pemeriksaan tersebut dituangkan pada
formulir verifikasi laporan.
Contoh 4:
FORMULIR HASIL VERIFIKASI NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
INSTANSI : Kementerian ….
VERIFIKASI NILAI HASIL PENGAWASAN

NILAI
NAMA OBJEK NILAI SETELAH
NO SEBELUM CATATAN VERIFIKATOR
PENGAWASAN VERIFIKASI
VERIFIKASI
(1) (2) (3) (4) (5)
27
1 BIRO KEPEGAWAIAN 85 70 BUKTI TIDAK LENGKAP

SUDAH SESUAI/BUKTI
2 INSPEKTORAT 80 80 LENGKAP
3 BIRO HUKUM 90 80 BUKTI TIDAK LENGKAP
dst
Mengetahui Tim Pengawas
Penanggungjawab
1. …………………….
(Nama Pejabat) 2. …………………….
Kolom (1). : Diisi dengan nomor urut

Kolom (2). : Diisi dengan nama objek pengawasan pada Kementerian/Pemerintah Daerah
Kolom (3). : Diisi dengan nilai yang diberikan oleh tim pengawas/nilai sebelum dilakukan verifikasi
Kolom (4) : Diisi dengan nilai setelah dilakukan verifikasi oleh tim verifikator
Kolom (5) : Diisi dengan catatan hasil verifikasi yang dilakukan oleh tim verifikator
6) Tim pengawas memeriksa laporan audit dengan memberikan

catatan pada formulir verifikasi laporan (Lihat Contoh 5)
Contoh 5
FORMULIR HASIL VERIFIKASI NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
INSTANSI : Kementerian ….
VERIFIKASI FORM NILAI DAN LAPORAN
NAMA OBJEK
NO KESESUAIAN CATATAN VERIFIKATOR
PENGAWASAN
(1) (2) (3) (4)
1 BIRO KEPEGAWAIAN TIDAK SESUAI PERBAIKAN PADA ASPEK
PENCIPTAAN
2 INSPEKTORAT SUDAH SESUAI

3 BIRO HUKUM TIDAK SESUAI PADA ASPEK PENYUSUTAN
dst
Mengetahui Tim Pengawas

Penanggungjawab
1. …………………….
(Nama Pejabat) 2. …………………….
Kolom (1). : Diisi dengan nomor urut

Kolom (2). : Diisi dengan nama objek pengawasan pada Kementerian/Pemerintah Daerah
Kolom (3). : Diisi kesesuaian antara form nilai dan laporan audit
Kolom (4) : Diisi dengan catatan hasil verifikasi yang dilakukan oleh tim pengawas kearsipan
7) Tim pengawas menyampaikan hasil verifikasi kepada pejabat

struktural yang berwenang untuk disampaikan kepada
pimpinan Kementerian/Lembaga dan Kepala LKD.
28
d. Menetapkan nilai hasil audit kearsipan internal

Setelah Kementerian/Lembaga dan LKD Provinsi/Kabupaten/ Kota
menerima hasil verifkasi, maka nilai tersebut ditetapkan oleh
Pimpinan Kementerian/Lembaga dan LKD Provinsi/Kabupaten/
Kota serta dicantumkan dalam Laporan Audit Kearsipan Internal
(LAKI).
2. Penilaian Audit Pengelolaan Arsip Aktif

Penilaian pada audit pengelolaan arsip aktif dilaksanakan dengan
a. Untuk setiap pertanyaan diberikan skor dengan angka 0 s.d 100.
b. Untuk pernyataan nomor 1.1 s.d 1.3 setiap kondisi yang dinyatakan
Ya diberikan skor sebesar 100 dan kondisi yang dinyatakan “Tidak”
diberikan skor sebesar 0
c. Untuk pernyataan 2.1 skor diberikan sebesar persentase yang
diperoleh.
d. Untuk pernyataan 2.3 skor diberikan berdasarkan hasil checklist
yang dilakukan pada formulir yaitu untuk setiap item arsip yang
tersedia secara lengkap dan terdaftar dalam daftar arsip aktif
diberikan skor 100. Untuk item arsip yang dinyatakan tersedia
secara tidak lengkap dan tidak terdaftar dalam daftar arsip aktif
diberikan skor sebesar 0. Jumlahkan seluruh skor untuk kemudian
dibagi dengan jumlah skor standar dan dikalikan 100 sehingga
diperoleh nilai.
Nilai standar diperoleh dari pengalian jumlah item arsip yang
seharusnya tercipta dikalikan 100.
29
Contoh Perhitungan nilai:

IDENTIFIKASI KEGIATAN KETERSEDIAAN ARSIP VERIFIKASI NILAI
VOLUME NO. NAMA ISI BERKAS LOKAS LENGKAP TERDAFTAR
KEGIATA BERKA BERKAS I PADA
NAMA N S SIMPA DAFTAR
NO KEGIATA N ARSIP
N AKTIF
Y TIDA YA TIDA
A K K
1 Audit 2 1 Audit Korespondens v v 100
Kearsipan Kearsipan i
C.1.1
Pusat pada
Kemenkes
Surat v v 100

Perintah
RHAS v v 100

LAKE v v 100

2 Audit Korespondens v v 0
Kearsipan i
C.1.1
pada
Kemenag
Surat v v 100

Perintah
RHAS v v 0

LAKE v v 100

JUMLAH 600
SKOR
JUMLAH 800
SKOR
STANDAR
NILAI 75

e. Nilai Akhir Audit Pengelolaan Arsip Aktif dibuat dalam bentuk

pembobotan dengan ketentuan sebagai berikut:
30
No Aspek Bobot Nilai

1. Pemberkasan 50%
1.1 Pemberkasan 33,33%
1.2 Klasifikasi Arsip 33,33%
1.3 Daftar Arsip 33,33%
2. Penyimpanan 50%
2.1 Penyimpanan 20%
2.3. Ketersediaan 80%
2. Penilaian Audit Penyelamatan Arsip Statis Internal Pemerintah Daerah

Penilaian pada audit penyelamatan arsip statis internal pemerintah
daerah dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
b. Untuk setiap pernyataan pada kondisi yang dinyatakan Ya
diberikan skor sebesar 100 dan kondisi yang dinyatakan “Tidak”
diberikan skor sebesar 0, sedangkan apabila terdapat isian dengan
persentase maka skor diberikan sebesar persentase yang diperoleh.
c. Untuk pernyataan terkait ketersediaan arsip berketerangan
permanen skor diberikan berdasarkan hasil checklist yang
dilakukan pada formulir yaitu:
1) Untuk setiap jenis arsip yang tersedia dan terdaftar dalam
daftar arsip inaktif dan masa retensi belum habis diberikan skor
100.
2) Untuk setiap jenis arsip yang dinyatakan tersedia dan terdaftar
dalam daftara arsip inaktif, namun masa retensi sudah habis
dan sudah dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga
kearsipan diberikan skor sebesar 75.
dalam daftar arsip inaktif, namun masa retensi sudah habis dan
belum dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga
31
4) Untuk jenis arsip yang belum tersedia berdasarkan JRA, maka

diberikan skor 0
5) Jumlahkan seluruh skor untuk kemudian dibagi dengan jumlah
nilai standar dan dikalikan 100 sehingga diperoleh nilai.
6) Nilai standar diperoleh dari pengalian jumlah item arsip yang
7) Nilai Akhir Audit Penyelamatan Arsip Statis pada Pemerintah

Daerah dibuat dalam bentuk pembobotan dengan ketentuan
sebagai berikut:
No Sub Aspek/Kriteria Penilaian Bobot Nilai
1. Pengelolaan Arsip Inaktif pada Unit 10%
Kearsipan
2. Pengelolaan arsip Inaktif berketerangan 60%
permanen pada Unit Kearsipan
2.1 Penyimpanan dan Penataan Arsip 20%
Berketerangan Permanen
2.2 Ketersediaan Arsip Berketerangan 80%
Permanen
3. Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga 30%
Kearsipan
Contoh Rekapitulasi Nilai Audit Penyelamatan Arsip Statis pada

Pemerintahan Daerah
NILAI
N SUB ASPEK/KRITERIA SKO NILA NILAI
STANDA BOBOT KATEGORI
O PENILAIAN R I AKHIR
R
1. Pengelolaan Arsip Inaktif 200 200 100 10% 10,00
pada Unit Kearsipan
Berketerangan Permanen di
Unit Kearsipan
2.1 Penyimpanan dan 300 300 100 20% 20,00
. penataan arsip inaktif
berketerangan
permanen
2.2 Ketersediaan Arsip 100 100 100 80% 80,00
. Berketerangan
Permanen
3. Penyerahan Arsip Statis ke 300 300 100 30% 30,00
32
Lembaga Kearsipan Daerah

AA (SANGAT
NILAI AKHIR 100,00 MEMUASKAN
)
3. Pembobotan Penilaian Pengawasan Kearsipan Internal

Nilai pengawasan kearsipan internal yang dilaksanakan oleh masing-
masing instansi memberikan kontribusi sebanyak 40% dari nilai hasil
pengawasan kearsipan pada suatu instansi.
Mengingat pengawasan kearsipan internal terdiri dari 2 (dua) jenis
pengawasan, maka untuk penilaiannya akan ditentukan berdasarkan
bobot pada masing-masing jenis pengawasan kearsipan dengan
ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Bab I huruf D. Pembobotan
nilai pada pengawasan kearsipan internal tersebut diatas mulai
diberlakukan 2 (dua) tahun setelah pengawasan sistem kearsipan
internal dilaksanakan.
Contoh penerapan pembobotan nilai hasil pengawasan:
Tahun 2020, Kementerian A telah melaksanakan pengawasan sistem
kearsipan internal dengan nilai yang diperoleh sebesar 70, maka nilai
ini yang akan digunakan sebagai nilai pengawasan kearsipan internal
dengan bobot 40% sehingga nilai pengawasan Kementerian A yang
berasal dari nilai pengawasan internal adalah sebesar 70 dikalikan 40%
atau sebesar 28. Nilai ini yang akan digabung dengan nilai pengawasan
kearsipan eksternal.
Tahun 2022, apabila Kementerian A tidak melakukan audit
pengelolaan arsip aktif, maka nilai yang diperoleh untuk digabung
dengan nilai pengawasan eksternal adalah:
a. Nilai hasil pengawasan sistem kearsipan internal sebesar 70
dikalikan bobot jenis pengawasan sebesar 40% dikalikan dengan
bobot nilai pengawasan internal sebesar 40% sehingga diperoleh
nilai sebesar 11,2. Nilai ini yang akan digabung dengan nilai
pengawasan kearsipan eksternal.
b. Apabila Kementerian A telah melaksanakan pengawasan
pengelolaan arsip aktif, misalnya diperoleh nilai sebesar 80 maka
nilai yang diperoleh untuk digabung dengan nilai pengawasan
eksternal adalah: (70 x 40%) + (80 x 60%) = (28 + 48) = 76. Nilai
yang dihasilkan dikalikan dengan 40% yaitu 30,4 merupakan nilai
hasil pengawasan kearsipan internal pada Tahun 2022.
33
4. Penilaian Audit Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal

Tim pengawas kearsipan eksternal memberikan penilaian terhadap
hasil audit pengawasan sistem kearsipan eksternal yang dilakukannya
berdasarkan bukti yang telah diperoleh pada saat verifikasi lapangan.
Tahapan penilaian audit pengawasan sistem kearsipan eksternal
adalah sebagai berikut:
a. Menentukan nilai standar
Berdasarkan pertimbangan dan kondisi tertentu, Tim Pengawas
Kearsipan Pusat dapat menentukan bobot dan nilai standard
berdasarkan kebijakan dari Pleno Pimpinan Tinggi Madya.
Perubahan nilai standar disertai dengan pertimbangan alasan
perubahan tersebut dituangkan dalam berita acara perubahan nilai
standar.
Perubahan nilai standar hanya dapat dilakukan pada komponen
Reform, sedangkan untuk komponen pemenuhan semua harus
dinilai.
b. Memberikan nilai hasil audit pengawasan kearsipan
Penilaian hasil audit kearsipan diberikan berdasarkan hasil
pengamatan atau verifikasi lapangan dan uji petik. Tim Pengawas
Kearsipan melaksanakan penilaian hasil audit kearsipan
berdasarkan level yang diperoleh sesuai dengan kondisi yang ada
dengan ketentuan sebagai berikut:
No Kondisi Nilai
1. Level 0 0
2. Level 1 20
3. Level 2 50
4. Level 3 70
5. Level 4 100
Langkah-langkah penilaian adalah sebagai berikut:

1) Setiap pernyataan dinilai berdasarkan level yang diperoleh. Satu
item pernyataan hanya dapat dinyatakan dalam satu level saja.
Tim pengawas kearsipan wajib memastikan bahwa level yang
ditetapkan sesuai dengan kondisi yang senyatanya.
2) Jumlahkan seluruh nilai yang diperoleh pada masing-masing
aspek, baik pada komponen pemenuhan kewajiban maupun
34
komponen reform sehingga diperoleh skor nilai per

aspek/komponen.
3) Jumlah skor nilai per komponen dan aspek dikalikan dengan
bobot pada masing-masing komponen dan aspek.
4) Nilai akhir merupakan penjumlahan dari hasil pengalian skor
dari setiap aspeknya.
Contoh rekapitulasi nilai pengawasan sistem kearsipan eksternal
NO ASPEK/KOMPNEN NILAI NILAI SKOR BOBOT NILAI BOBOT NILAI

STANDAR (%) KOMPONEN KOMPONEN ASPEK ASPEK
I ASPEK KEBIJAKAN 980 1900 52% 51,40 30% 15,42
A. PEMENUHAN 740 1400 53% 70% 37,00
B. REFORM 240 500 48% 30% 14,40
II. ASPEK PEMBINAAN 390 700 56% 48,67 20% 9,73
A. KEWAJIBAN 170 400 43% 80% 34,00
B. REFORM 220 300 73% 20% 14,67
III. ASPEK 1550 3300 47% 46,56 30% 13,97
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS
A. KEWAJIBAN 1090 2400 45% 80% 36,33
MELAKSANAKAN PAD
B. REFORM 460 900 51% 20% 10,22
IV. ASPEK SUMBER 1310 2700 49% 50,25 20% 10,05
DAYA KEARSIPAN
A. KEWAJIBAN 1150 2200 52% 90% 47,05
PEMENUHAN SDK
B. REFORM 160 500 32% 10% 3,20
NILAI HASIL 4230 8600 49% NILAI HASIL PENGAWASAN 49,17
PENGAWASAN KEARSIPAN
KEARSIPAN KATEGORI C
(KURANG)
c. Verifikasi nilai hasil audit sistem kearsipan eksternal

Verifikasi nilai hasil audit sistem kearsipan eksternal dilaksanakan
oleh ANRI terhadap Tim Pengawas Kearsipan Daerah atas hasil
pengawasan kearsipan yang dilaksanakan terhadap
Kabupaten/Kota. Hasil verifikasi ANRI disampaikan kepada Tim
35
Pengawas Kearsipan Daerah untuk dicantumkan dalam Laporan

Audit Kearsipan Eksternal Kabupaten/Kota.
d. Menetapkan nilai hasil audit kearsipan eksternal
Tim Pengawas Kearsipan Pusat melaksanakan pleno untuk
menetapkan nilai hasil pengawasan kearsipan yang telah dilakukan
paling lambat bulan Agustus tahun berjalan. Hasil pleno nilai hasil
pengawasan kearsipan disampaikan kepada Kepala ANRI untuk
dapat ditetapkan.
5. Penilaian Audit Penyelamatan Arsip Statis Eksternal

Penilaian pada audit penyelamatan arsip statis eksternal dilaksanakan
dengan ketentuan sebagai berikut:
b. Untuk setiap pernyataan pada kondisi yang dinyatakan Ya diberikan
skor sebesar 100 dan kondisi yang dinyatakan “Tidak” diberikan skor
sebesar 0, sedangkan apabila terdapat isian dengan persentase maka
skor diberikan sebesar persentase yang diperoleh.
c. Untuk pernyataan terkait ketersediaan arsip berketerangan
permanen skor diberikan berdasarkan hasil checklist yang dilakukan
pada formulir yaitu:
1) Untuk setiap jenis arsip yang tersedia dan terdaftar dalam daftar
arsip inaktif dan masa retensi belum habis diberikan skor 100.
sudah dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga
belum dalam proses penyerahan arsip statis ke Lembaga
4) Untuk jenis arsip yang belum tersedia berdasarkan JRA, maka
diberikan skor 0
5) Jumlahkan seluruh skor untuk kemudian dibagi dengan jumlah
nilai standar dan dikalikan 100 sehingga diperoleh nilai.
6) Nilai standar diperoleh dari pengalian jumlah item arsip yang
36
d. Nilai Akhir Audit Penyelamatan Arsip Statis pada

Kementerian/Lembaga dibuat dalam bentuk pembobotan dengan
No Sub Aspek Bobot Nilai

1. Pengelolaan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan I 10%
2. Pengelolaan arsip Inaktif berketerangan 60%
permanen pada Unit Kearsipan I
2.1 Penyimpanan dan Penataan Arsip 20%
2.2 Ketersediaan Arsip Berketerangan 80%
Permanen
3. Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kearsipan 30%

Kementerian/Lembaga
ASPEK/SUB
N NILAI NILAI
ASPEK/KRITERIA SKOR NILAI BOBOT KATEGORI
O STANDAR AKHIR
PENILAIAN
ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS BERKETERANGAN PERMANEN ATAU MEMILIKI NILAI
GUNA KESEJARAHAN
pada Unit Kearsipan I
di Unit Kearsipan
2.1. Penyimpanan dan 300 300 100 20% 20,00
penataan arsip
inaktif
berketerangan
permanen
2.2. Ketersediaan Arsip 100 100 100 80% 80,00
Berketerangan
Permanen
3. Penyerahan Arsip Statis 300 300 100 30% 30,00
ke Lembaga Kearsipan
AA (SANGAT
TOTAL 1000 1000 NILAI AKHIR 100
MEMUASKAN)
e. Nilai Akhir Audit Penyelamatan Arsip Statis pada Pemerintahan

Daerah dibuat dalam bentuk pembobotan dengan ketentuan
sebagai berikut:
37
No Aspek/Sub Aspek Bobot Nilai

I. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 50%
BERKETERANGAN PERMANEN ATAU MEMILIKI NILAI
GUNA KESEJARAHAN
1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan 10%
2. Pengelolaan arsip Inaktif berketerangan permanen di 60%
Unit Kearsipan
2.1 Penyimanan dan Penataan Arsip Berketerangan 20%
Permanen
2.2 Ketersediaan Arsip Berketerangan Permanen 80%
3. Penyerahan Arsip Statis ke Lembaga Kearsipan 30%
II. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP STATIS 50%
1. Akuisisi arsip statis 25%
2. Pengolaan arsip statis 25%
3. Preservasi arsip statis 25%
4. Akses arsip statis 25%

Kementerian/Lembaga
ASPEK/SUB
NILAI NILAI
NO ASPEK/KRITERIA SKOR NILAI BOBOT KATEGORI
STANDAR AKHIR
PENILAIAN
I. ASPEK PENGELOLAAN 900 900 100 50% 50
ARSIP DINAMIS
BERKETERANGAN
PERMANEN ATAU
MEMILIKI NILAI GUNA
KESEJARAHAN
pada Unit Kearsipan
di Unit Kearsipan
2.1. Penyimpanan dan 300 300 100 20% 20,00
penataan arsip
inaktif
berketerangan
permanen
2.2. Ketersediaan Arsip 100 100 100 80% 80,00
Berketerangan
Permanen
3. Penyerahan Arsip Statis ke 300 300 100 30% 30,00
Lembaga Kearsipan
Daerah
II. ASPEK PENGELOLAAN 1200 1200 100 50% 50
ARSIP STATIS
1. Akuisisi arsip statis 500 500 100 25% 25,00
2. Pengolaan arsip statis 400 400 100 25% 25,00
38
ASPEK/SUB
NILAI NILAI
NO ASPEK/KRITERIA SKOR NILAI BOBOT KATEGORI
STANDAR AKHIR
PENILAIAN
3. Preservasi arsip statis 100 100 100 25% 25,00
4. Akses arsip statis 200 200 100 25% 25,00
AA (SANGAT
NILAI AKHIR 100,00 MEMUASKAN)
PLT. KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
M. TAUFIK
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

KESEJAHTERAAN ARSIP

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KESEJAHTERAAN ARSIP

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAMPIRAN I

KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

acuan dalam melaksanakan penilaian pengawasan kearsipan untuk

B. Aspek, Komponen, dan Indikator

dan unit kearsipan pada jenjang berikutnya dengan keseluruhan entitas

inovasi untuk meningkatkan kapabilitas penyelenggara kearsipan pada

1. Peraturan perundang-undangan Kearsipan

Peraturan perundang-undangan Kearsipan mencakup norma,

b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 26 tahun

Kriteria Audit Kearsipan pada Aspek Sumber Daya Kearsipan

a. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2008 tentang

2. Kebijakan kearsipan pada instansi objek pengawasan yang sedang

D. Level dan Bobot

Pembobotan penilaian berdasarkan jenis pengawasan

Pembobotan penilaian berdasarkan komponen dan Aspek pengawasan

N ASPEK/KOMPNEN BOBOT BOBOT

Pembobotan penilaian berdasarkan komponen dan Aspek pengawasan

Sedangkan pembobotan pada penilaian pengawasan kearsipan internal

3. pada setiap aspek, masing-masing sub aspek diberikan bobot sesuai

E. Jenis Instrumen Audit

daftar pernyataan ditentukan berdasarkan hasil pemenuhan

2. Instrumen Audit Kearsipan Internal terdiri atas:

3. Formulir ASKI yang dipergunakan pemerintah daerah untuk

No Nama Formulir Sub Aspek

1. ASKI PEMDA UP A.1.1 Penciptaan

4. Formulir ASKI yang dipergunakan pemerintah daerah untuk

1. ASKI PEMDA UK B.1.1 Penciptaan

5. Formulir ASKI yang dipergunakan perguruan tinggi negeri untuk

1. ASKI PTN UP A.1.1 Penciptaan

6. Formulir ASKI yang dipergunakan Perguruan Tinggi Negeri untuk

1. ASKI PTN UK B.1.1 Penciptaan

b. Formulir Audit Pengelolaan Arsip Aktif (F-APAA)

Daerah pada Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota,

melaksanakan dan melaporkan pekerjaan yang dilakukannya. Tim

Kearsipan harus mempunyai sertifikat Diklat atau Bimbingan tekbis

perkembangan kebutuhan, perubahan kondisi dan lingkungan

4. Pleno Hasil Pengawasan Kearsipan pada lingkup Pimpinan Tinggi Madya

Penilaian Audit kearsipan sesuai fokus dan jenis audit dijabarkan

Penilaian hasil audit kearsipan diberikan berdasarkan hasil

Sampel yang memenuhikriteria

Dari contoh diatas terlihat bahwa sampel yang diuji

b) Untuk item pernyataan yang terdapat isian prosentase,

2) Setelah semua item pernyataan terisi dengan skor, maka

Contoh rekapitulasi nilai audit sistem kearsipan internal

c. Verifikasi nilai hasil audit kearsipan

DAFTAR/CHECKLIST DOKUMEN YANG DITERIMA

2) Tim pengawas melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan

3) Tim pengawas memeriksa penilaian yang dilakukan oleh tim

5) Tim pengawas memeriksa kesesuaian antara formulir nilai dan

VERIFIKASI NILAI HASIL PENGAWASAN

1 BIRO KEPEGAWAIAN 85 70 BUKTI TIDAK LENGKAP

(Nama Pejabat) 2. …………………….

Kolom (1). : Diisi dengan nomor urut

6) Tim pengawas memeriksa laporan audit dengan memberikan

2 INSPEKTORAT SUDAH SESUAI

Mengetahui Tim Pengawas

(Nama Pejabat) 2. …………………….

Kolom (1). : Diisi dengan nomor urut

7) Tim pengawas menyampaikan hasil verifikasi kepada pejabat

d. Menetapkan nilai hasil audit kearsipan internal

2. Penilaian Audit Pengelolaan Arsip Aktif

Contoh Perhitungan nilai: