KEBIJAKAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

15 Februari 2022

SITI NUR AENI, SE, M.SI.

ARSIPARIS MADYA
 DEFINISI

PENGAWASAN proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip,

KEARSIPAN kaidah, dan standar kearsipan dengan Penyelenggaraan
Kearsipan. (Akuntabilitas PenyelenggaraanKearsipan)

Pasal 1 angka 1 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan
 RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

01 PENETAPAN KEBIJAKAN

02 PEMBINAAN KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN

03 ARSIP STATIS

04 SUMBER DAYA KEARSIPAN

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,

pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana,
serta sumber daya lainnya.
 Penyelenggaraan Kearsipan Nasional

Memberikan manfaat:

Mempertahankan NKRI (Perbatasan, kewilayahan, budaya, perjanjian internasional

(pertahanan non militer)

Melindungi hak-hak keperdataan rakyat (Bukti hak dan status kependudukan, kewilayahan)

Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Baik dan Bersih (Bukti akuntabilitas kinerja,
alat bukti yang sah, tulang punggung manajemen, akar budaya dari segala dimensi)

Menyelamatkan aset nasional (bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan) sebagai identitas dan jati diri bangsa
PERATURAN ANRI NOMOR
6 TAHUN 2019 TENTANG
PENGAWASAN KEARSIPAN
 MATERI MUATAN
PERATURAN PENGAWASAN KEARSIPAN

01 KETENTUAN UMUM
PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN 02
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
PENGAWASAN ATASPENEGAKAN
03 PERATURAN PERUNDANG-
UNDANGAN KEARSIPAN

PEMBENTUKAN TIM PENGAWAS

KEARSIPAN 04
PROSEDUR PENGAWASAN
05 KEARSIPAN

KETENTUAN PERALIHAN 06
07 KETENTUAN PENUTUP
 PENGAWASAN ATAS
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
 SISTEM
KEARSIPAN
EKSTERNAL
PENYELAMATAN
ARSIP STATIS
PENGAWASAN ATAS
PELAKSANAAN
SISTEM
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
KEARSIPAN

INTERNAL PENGELOLAAN
ARSIP AKTIF

PENYELAMATAN
ARSIP STATIS
 KRITERIA PENGAWASAN EKSTERNAL PENGAWASAN INTERNAL

Tanggung ANRI K/L (Dilaksanakan oleh Unit Kearsipan I)

Jawab
Obyek K/L (Performance Unit Kearsipan I) Performance Seluruh Unit Pengolah
Pengawasan (setingkat unit eselon II Pusat) dan Unit
Kearsipan II
Jenis a. Pengawasan Sistem Kearsipan Eksternal; a. Pengawasan Sistem Kearsipan
Pengawasan dan Internal;
b. Pengawasan Penyelamatan Arsip Statis b. Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif
Eksternal
Aspek A. Sistem Kearsipan A. Sistem Kearsipan
Penilaian a. Kebijakan a. Pengelolaan Arsip Dinamis
b. Pembinaan b. Sumber Daya Kearsipan
c. Pengelolaan Arsip Dinamis
d. Sumber Daya Kearsipan
B. Penyelamatan Arsip Statis B. Pengelolaan Arsip Aktif
Pengelolaan Arsip Dinamis a. Pemberkasan Arsip Aktif
berketerangan Permanen berdasarkan b. Penyimpanan
JRA
 KRITERIA PENGAWASAN EKSTERNAL PENGAWASAN INTERNAL
Pelaksana Tim Pengawas Tim Pengawas Kearsipan
Kearsipan Pusat Internal Ditetapkan oleh
(ANRI) Pimpinan K/L
Verifikasi dan ANRI ANRI memverifikasi hasil
Penilaian Bobot 60% penilaian oleh K/L Bobot
40%
Penetapan ANRI Pimpinan K/L setelah
Nilai nilai diverifikasi
Pengawasan
Pelaporan Ditandatangani Kepala Pusat Ditandatangani Pimpinan K/L
Akreditasi Kearsipan ANRI Laporan diterima paling lambat
31 Agustus
 PENGAWASAN ATAS
PENEGAKAN PERATURAN PERUNDANG
-UNDANGAN KEARSIPAN
 Kewajiban dalam pengelolaan arsip ,
apabila tidak dipenuhi berakibat pada
pengenaan sanksi administratif dan sanksi pidana

ASPEK ADMINISTRATIF ASPEK PIDANA

 A D M I N I S T R A T IF
(1) Aspek administratif merupakan pengawasan
terhadap potensi pelanggaran ketentuan
dalam Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4),
Pasal 24 ayat (4), Pasal 27 ayat (4), Pasal 48
ayat (1), Pasal 60 ayat (3), Pasal 56 ayat (1),
Pasal 64 ayat (1), Pasal 40 ayat (4), Pasal 42
ayat (1), Pasal 43 ayat (1), Pasal 43 ayat (2),
atau Pasal 43 ayat (3) Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
(2) Pelaksanaan kegiatan penegakan peraturan
perundang-undangan kearsipan pada aspek
administratif dilaksanakan bersamaan dengan
pelaksanaan pengawasan sistem kearsipan
eksternal atau pengawasan sistem kearsipan
internal.
P I D A NA
(1) Aspek pidana merupakan pengawasan
terhadap potensi pelanggaran Pasal 81
sampai dengan Pasal 88 Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
(2) Pelaksanaan kegiatan penegakan peraturan
perundang-undangan kearsipan pada aspek
pidana dilaksanakan bersamaan dengan
pelaksanaan pengawasan penyelamatan
arsip statis atau pengawasan pengawasan
pengelolaan arsip aktif.
 KETENTUAN
1. Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4), Pasal 24
ayat (4), Pasal 27 ayat (4)
Lembaga Kearsipan wajib mengelola arsip
statis yang berasal dari lembaga pusat/
SKPD, BUMN/BUMD, Orpol, Ormas,
perseorangan
2. Pasal 48 ayat (1): wajib memiliki JRA
3. Pasal 60 ayat (3): apabila memiliki dan
menyimpan arsip statis (pada DPA) wajib
diserahkan ke lembaga kearsipan
4. Pasal 56 ayat (1): wajib membuat program
arsip vital
5. Pasal 64 ayat (1): wajib menjamin
kemudahan akses
6. Pasal 40 ayat (4): membuat TND, KA, SKKAD
, JRA
7. Pasal 42 ayat (1): menyediakan arsip
dinamis
8. Pasal 43 ayat (1 s,d 3): memberkaskan,
melaporkan, menyerahkan arsip terjaga
KETENTUAN
1. Pasal 81: menguasai dan/atau memiliki
arsip milik negara (Ps 33)
2. Pasal 82: menyediakan arsip dinamis
kepada pengguna yang tidak berhak
(Ps 42 ayat (1
3. Pasal 83:tidak menjaga keutuhan, keamanan
dan keselamatan arsip negara yang terjaga
untuk kepentingan negara
4. Pasal 84: tidak melaksanakan pemberkasan
dan pelaporan arsip terjaga
5. Pasal 85: tidak menjaga kerahasiaan arsip
tertutup
6. Pasal 86: dengan sengaja memusnahkan
arsip di luar prosedur yang benar
7. Pasal 87:memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang
telah ditentukan
8. Pasal 88:tidak menyerahkan arsip yang
tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan
anggaran negara
Pembentukan Tim Pengawas Kearsipan
 TIM PENGAWAS KEARSIPAN PUSAT EKSTERNAL

1.Kepala ANRI
2.Sekretaris Utama; atau
3.Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang menyelenggarakan fungsi PENGARAH
Pengawasan Kearsipan

Pejabat administrator yang menyelenggarakan fungsi PENANGGUNG

Pengawasan Kearsipan JAWAB

Pejabat fungsional Arsiparis Ahli Muda KETUA

Pejabat fungsional Arsiparis, Pejabat fungsional Auditor

pada objek pengawasan, Pejabat fungsional tertentu lainnya ANGGOTA
yang setara dan/atau Pejabat Pengawas bidang pengawasan
.
 TIM PENGAWAS KEARSIPAN INTERNAL
BUMN (PSL 52)

Sekretaris Perusahaan/yang
setingkat; PENGARAH

pimpinan divisi perusahaan yang membidangi urusan PENANGGUNG

administrasi; JAWAB

1.Pejabat administrator yang menyelenggarakan urusan kearsipan;

2.Kepala Unit Kearsipan; atau KETUA
3.Pejabat fungsional Arsiparis

Pejabat fungsional Arsiparis, Pejabat fungsional Auditor,

Pejabat fungsional tertentu lainnya yang setara Pejabat ANGGOTA
Pengawas bidang pengawasan dan/atau pelaksana.
PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN
 PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN

PERENCANAAN PROGRAM
01

02 PELAKSANAAN

PELAPORAN
03
TAHAPAN TEKNIS PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
DI LINGKUNGAN K/L

2. Penyusunan
1. Pembentukan Tim 3. Penyusunan RKA 4. Penilaian Mandiri
PKPKT

5. Validasi Penilaian
8. Penandatanganan 6. Penyusunan
7. Exit Meeting Mandiri dan
RHAS Konsep RHAS
verifikasi lapangan

10. Penetapan NHP

9. Verifikasi NHP 11.Penyusunan
berdasarkan hasil
Internal oleh ANRI Laporan
Verifikasi
Ø ARAH DAN TUJUAN
PENGAWASAN KEARSIPAN
 Dasar Pelaksanaan
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6

Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2

Tahun 2020 tentang Rencana Strategis ANRI 2020-2024

4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 92

Tahun 2021 tentang Instrumen Kearsipan Atas Pelaksanaan
Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara Penilaian Pengawasan
Kearsipan
PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
ARSIP MILIK NEGARA
“Arsip yang tercipta dari kegiatan
lembaga negara (K/L/D/BUMN) dan
kegiatan yang menggunakan sumber
dana negara dinyatakan sebagai
arsip milik negara”
(Pasal 33 UU No 43 Tahun 2009)

“ arsip sebagai identitas dan jati diri

bangsa, serta sebagai memori, acuan,
dan bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan
diselamatkan oleh negara”
“Perlu dilakukan
Pengawasan Kearsipan”
Arah dan Tujuan Pengawasan kearsipan 2020-2024

Terwujudnya
memori kolektif
bangsa

Terwujudnya
Akuntabilitas kinerja
Ketersediaan
dan kemanfaatan
Pengawasan arsip
Kearsipan
 KINERJA KEARSIPAN

Pengelolaan arsip dinamis (bahan akuntabilitas kinerja) : menjamin ketersediaan arsip yang
autentik, utuh, dan terpercaya sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Akuntabilitas Kinerja
Akuntabilitas
jabatan (pejabat Arsiparis
struktural) Memori Organisasi

Pengelolaan arsip statis (identitas/memori organisasi): menjamin keselamatan arsip yang

autentik, utuh, dan terpercaya sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dalam
kehidupan bermasyaratakat, berbangsa, dan bernegara.
 KEBIJAKAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Pengawasan kearsipan bertujuan untuk memastikan kepatuhan K/L/D/BUMN/BUMD

terhadap peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan

Aspek Penilaian (Kepatuhan) meliputi Kebijakan, Pembinaan, Pengelolaan Arsip,

Sumber Daya Kearsipan (SDM, kelembagaan, Prasarana dan Sarana, Pendanaan)

Dilaksanakan secara komprehensif meliputi Pengawasan Eksternal (ANRI)

dan Pengawasan Internal (K/L/D/BUMN/BUMD)

Hasil Pengawasan Kearsipan menjadi perbaikan berkelanjutan untuk

mewujudkan kesuksesan dan keberhasilan kinerja K/L/D (ekspektasi outcome)

Nilai Hasil Pengawasan kearsipan merupakan indeks kinerja penyelenggaraan

kearsipan K/L/D yang berdampak pada Evaluasi Reformasi Birokrasi oleh MENPAN

Pengawasan Kearsipan dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan yang memiliki

kompetensi
Implementasi Pengawasan
Kearsipan Internal Pasal 24
Peraturan ANRI No 6 Tahun
2019
 Pasal 24
(1) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan merupakan akumulasi nilai Pengawasan
Kearsipan eksternal dan nilai Pengawasan Kearsipan internal.

(2) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. nilai Pengawasan Kearsipan eksternal memiliki bobot 60% (enam puluh
persen).
b. nilai Pengawasan Kearsipan internal memiliki bobot 40%
(empat puluh persen); dan

(3) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan menjadi acuan dalam menentukan

indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan pada Objek Pengawasan.
 Ø Ketersediaan Arsip Aktif pada
UP meliputi seluruh program
dan kegiatan berdasarkan
pelaksanaan fungsi dan
anggaran pada setiap tahun
Ø Ketersediaan Arsip Inaktif
pada UK II

Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber Daya Kearsipan

• Penciptaan, penggunaan, • SDM

pemeliharaan, penyusutan • Sarana dan Prasarana
• Pemberkasan arsip aktif
• Penyimpanan arsip
 Kunci
Kuncisukses
sukses
Pengawasan Kearsipan
Pengawasan Internal
Kearsipan Internal

Pemahaman yang mendalam tentang Aspek (substansi) yang diawasi/ diaudit:

Ø Memastikan Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan per-UU-an terkait:
ü Penciptaan, ( memastikan pembuatan dan penerimaan arsip terkendali)
ü Penggunaan (memastikan ketersediaan arsip, prosedur, penyajian arsip
pada UP dan/atau UK )
ü Pemeliharaan, (memastikan pemberkasan, penataan, penyimpanan, dan alih
media, pemeliharaan arsip vital, pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga)
ü Penyusutan Arsip (memastikan pemindahan secara rutin (UP),
pemusnahan, penyerahan)
Ø Pengelolaan Sumber Daya Kearsipan
ü SDM (pejabat struktural, Arsiparis, Pengelola Arsip kompeten melalui
pendidikan kearsipan atau diklat)
ü Prasarana dan Sarana (memastikan gedung, ruangan, peralatan kearsipan
sesuai standar)
 Kunci sukses
Pengawasan Kearsipan Internal

Ø Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif

ü Pemberkasan (memastikan arsip aktif yang tercipta atas pelaksanaan
kegiatan dalam POK diberkaskan dan dibuat dalam daftar berkas dan
daftar isi berkas)
Ø Penyimpanan Arsip Aktif (memastikan arsip aktif disimpan di sentral
file, memastikan ketersediaan arsip aktif yang seharusnya tercipta
berdasarkan dokumen anggaran dan pelaksanaan fungsi unit
pengolah)
Disesuaikan dengan DIPA, POK, fungsi unit pengolah
 Pinsip Dasar Pengawasan Kearsipan

Pimpinan unit pengolah berkomitmen untuk menindaklanjuti rekomendasi hasil

a. pengawasan

b. Menyediakan bukti dukung dan sampel yang sah dan akuntabel

Memberikan akses kepada Tim Pengawas untuk memastikan

c. observasi/verifikasi lapangan dilaksanakan dengan tuntas

d. Menjaga audit dilaksanakan dengan transparan dan obyektif

 Siapa dan berapa jumlah obyek pengawasan
Internal

Metode Slovin
Unit Kearsipan I Unit Kearsipan II
pada Sekretariat Apabila terdapat
Lembaga Negara, pada Lembaga Negara, Keterbatasan UP sampel
terhadap seluruh: terhadap: Sumber Daya, 7 7
a.Unit kerja setingkat Unit Kearsipan III dan menggunakan
Eselon II; jenjang berikutnya 10 9
metode sampel
a.Unit Kearsipan II sesuai wilayah 20 17
(Metode Slovin)
(jika memiliki Unit kewenangannya. 30 23
Kearsipan berjenjang) .
40 29
.
50 33
 Formula SLOVIN
Dalam Penentuan Sampel Pengawasan Kearsipan Internal
JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH
UNIT SAMPEL UNIT SAMPEL UNIT SAMPEL UNIT SAMPEL
KERJA KERJA KERJA KERJA
1 1 226 69 451 82 676 87
2 2 227 69 452 82 677 87
3 3 228 70 453 82 678 87
4 4 229 70 454 82 679 87
5 5 230 70 455 82 680 87
6 6 231 70 456 82 681 87
7 7 232 70 457 82 682 87
8 7 233 70 458 82 683 87
9 8 234 70 459 82 684 87
10 9 235 70 460 82 685 87
11 10 236 70 461 82 686 87
12 11 237 70 462 82 687 87
13 12 238 70 463 82 688 87
14 12 239 71 464 82 689 87
15 13 240 71 465 82 690 87
16 14 241 71 466 82 691 87
17 15 242 71 467 82 692 87
18 15 243 71 468 82 693 87
19 16 244 71 469 82 694 87
20 17 245 71 470 82 695 87
21 17 246 71 471 82 696 87
Etika dan Kompetensi Tim
Pengawasan Kearsipan
Prinsip perilaku
Integritas
Jujur, teliti, bertanggungjawab, menjaga citra
organisasi dan soliditas tim.

O b ye k t i f
Berdasar fakta, independent dan bebas KKN

Kerahasiaan
Menjaga dan tidak menyalahgunakan informasi

Kompeten
Melaksanakan tugas sesuai peraturan,
meningkatkan profesionalisme dan
kualitas hasil pekerjaan.
 Prinsip Perilaku Tim Pengawas

Memastikan kecukupan Bukti

Wawancara dengan orang yang tepat

Menjaga Kerjasama Tim

Disiplin terhadap Jadwal

Menjaga informasi (nilai ) sblm ditetapkan

 KOMPETENSI TIM PENGAWASKEARSIPAN
Kompetensi Tim Pengawas Pengawasan kearsipan
Kearsipan mampu: dilaksanakan oleh Tim
ü Menyusun Rencana KerjaAudit Pengawasan Kearsipan
ü Melaksanakan audit kearsipan
ü Menyusun risalah hasil audit
sementara (RHAS)
ü Menyusun laporan audit kearsipan
ü Melaksanakan monitoring tindak Tim Pengawas Kearsipan
lanjut hasil pengawasan kearsipan harus memiliki kompetensi
ü Memberikan rekomendasi atas pengawasan kearsipan
hasil pengawasan kearsipan
ü Menyusun laporan hasil monitoring

Tim Pengawas kearsipan

Bimtek dilaksanakan harus mengikuti dan Lulus
oleh ANRI dan dapat Bimtek/ diklat pengawasan
kerjasama dengan kearsipan
K/L/D/BUMN/BUMD
 Evaluasi

No Indikator Bobot (%)

1 Pemahaman terhadap konsep dan ketentuan

60
Pengawasan Kearsipan
2 Praktik Audit Kearsipan
40

Total 100
 KUALIFIKASI KELULUSAN
KUALIFIKASI SKOR (S)

Sangat memuaskan 90>S≤100

Memuaskan 80>S≤90

Baik 70>S≤80

Cukup 60>S≤70

Tidak memenuhi kualifikasi S≤60

Passing grade
5
 “You have to learn the rules of the game
.
And then you have to play better than
anyone else..”

TERIMA KASIH
Anda harus belajar aturan
permainan.
Dan kemudian anda
harus bermain lebih baik
dari orang lain.

- Albert Einstein -