MANAJEMEN TATA

KELOLA ARSIP
Disampaikan pada :

Pelatihan Pembinaan Manajemen Tata

Kelola Administrasi Dayah
Se Provinsi Aceh
21 April 2015
 BIODATA

NAMA : IKHSAN, S.Sos

JABATAN : Kabid Pelestarian Arsip
Unit Kerja : Badan Arsip dan
Perpustakaan Aceh
Alamat Kantor : Jln. T. Nyak Arief
Lampineung.
Kontak Person : 081370865433
 PENGERTIAN ARSIP MENURUT
UU NO.43 TAHUN 2009

ARSIP

Rekaman Kegiatan atau Peristiwa dalam berbagai bentuk dan Media

sesuai dengan Perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi
Yang Dibuat dan Diterima oleh lembaga negara, Pemerintahan
Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik,
Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam Pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, Berbangsa dan Bernegara
 ARSIP DIBEDAKAN MENURUT
FUNGSINYA
Vital

AKTIF
DINAMIS

ARSIP
IN AKTIF

STATIS
 ARSIP DINAMIS

Arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan
ARSIP
penciptaan Arsip dan disimpan
DINAMIS selama jangka waktu tertentu
ARSIP DINAMIS TERBAGI ATAS :
Arsip Vital
Arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional
penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip Aktif
Arsip
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
Dinamis
dan/atau terus-menerus.

Arsip Inaktif
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
 ARSIP STATIS

Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip

karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
Arsip habis retensinya, dan berketerangan di
Statis permanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak Langsung oleh
Arsip Nasional Indonesia dan/atau Lembaga
Kearsipan
 BENTUK DAN MEDIA ARSIP
1. Arsip
Tekstual
(Arsip
kertas) 1.Gambar Statik
(foto)
2. Arsip Audio-
2.Citra bergerak
Visual
(Film)

3.Rekaman Suara
Bentuk 3. Arsip kartografig
(Kaset Tape
& Kearsitekturan
dan Media (arsip Peta)
Recorder)
Arsip
4. Arsip Mikro
(Miro Film)

5. Arsip
Elektronik
(CD & Flashdisk)
 DAUR HIDUP ARSIP
FASE PENCIPTAAN ARSIP

Daur Hidup
Arsip FASE PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

FASE PENYUSUTAN ARSIP

 KANTOR / PENCIPTA ARSIP
UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH

(*) (*) (*)

KEPALA KANTOR UNIT KEARSIPAN

( PIMPINAN ) ( SUBBAG UMUM / SUBBAG TU )

Ket : ( * ) = Tata Usaha Unit Pengolahan

 TANGGUNG JAWAB
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. PENCIPTA ARSIP/KANTOR
1. Wajib melakukan pengelolaan arsip dinamis.
2. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip
dinamis.
3. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap :
a. Arisp Vital
b. Arsip Aktif
c. Arsip inaktif
4. Wajib memiliki jadwal retensi arsip (JRA)
 TANGGUNG JAWAB
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
B. PIMPINAN UNIT KEARSIPAN
Bertanggung jawab terhadap :
1. Pembinaan Internal dalam pengelolaan arsip
dilingkungan pencipta arsip.
2. Ketersediaan, Pengolahan dan Penyajian arsip
inaktif.
3. Pemeliharaan arsip inaktif.
4. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip
inaktif.
5. Penyimpanan arsip inaktif.
 TANGGUNG JAWAB
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
C. PIMPINAN UNIT PENGOLAH

Bertanggung jawab terhadap :

1. Ketersediaan , Pengolahan, Penyajian, arsip
vital dan asrip aktif.
2. Pemeliharaan arsip aktif, melalui kegiatan
pemberkasan dan dan penyimpanan arsip aktif.
3. Autentisitas (keaslian) arsip yang diciptakan.
4. Penyimpanan arsip aktif.
PENGELOLAAN DAN
PENGOLAHAN

Proses Pengendalian
secara Efisien, dan
PENGELOLAAN
Efektif dan Sistematis

Kegiatan mengolah dan

menginventarisasi
PENGOLAHAN berdasarkan kaidah-
kaidah yang berlaku
 PENGELOLAAN ARSIP
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Adalah Proses
Pengendalian Arsip Dinamis secara efisien dan
Efektif dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
Arsip
Tanggung Jawab Pencipta Arsip
Pengelolaan
Arsip
PENGELOLAAN ARSIP STATIS adalah Proses
Pengendalian Arsip statis secara efisien,
efektif dan sistematis meliputi Akuisisi,
Pengolahan, Preservasi, Pemanfaatan,
Pendayagunaan dan Pelayanan publik dalam
suatu Sistim kearsipan Nasional
Tanggung Jawab Lembaga Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1. PENCIPTAAN ARSIP

2. PENGGUNAAN ARSIP
ARSIP
DINAMIS
3. PEMELIHARAAN ARSIP

4. PENYUSUTAN ARSIP
Pengelolaan
Arsip
1. AKUISISI ARSIP STATIS

ARSIP 2. PENGOLAHAN ARSIP STATIS

STATIS
3. PRESERVASI ARSIP STATIS

4. AKSES ARSIP STATIS

 PETUNJUK PELAKSANAAN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
1. Peraturan Pemerintah No.28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU
No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Peraturan Kepala ANRI tentang Petunjuk teknis Pengelolaan
Arsip Dinamis (belum ditetapkan)
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 54 tahun 2009 tentang
Tata naskah Dinas Dilingkungan Pemerintah Daerah disesuaikan
dengan Peraturan Gubernur Aceh
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 34 Tahun 2005 tentang Tata
Kearsipan di Daerah.
dan disesuaikan dengan Peraturan Gubernur Aceh No.19 tahun
2011 tanggal 23 MEI 2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan di
Aceh
5. Keputusan Menteri dalam Negeri No. 160 tahun 1980 tentang
Pedoman Standarisasi alat Perlengkapan Kearsipan.
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
PADA PENCIPTA ARSIP / KANTOR
I. Penentuan Alur Naskas Dinas dan Keluar.
II. Pengurusan Naskah Dinas Masuk dan keluar
meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh : A.
Kegiatan unit Kearsipan.
B. Kegiatan unit Pengolah
KEGIATAN UNIT KEARSIPAN MELIPUTI :
1. Penerimaan, pengarah/Penentuan kode/klasifikasi dan indeks, Pencatatan,
Pengendalian/Penerusan naskah Dinas Masuk.
2. Menerima konsep atau naskah dinas keluar dari unit pengolah.
3. Memproses konsep atau naskah dinas keluar meliputi :
- Pengetikan Konsep menjadi naskah dinas keluar.
- Penandatanganan naskah dinas keluar oleh pimpinan.
- Pencatatan dan Pemberian nomor Kode (Klasifikasi) dan huruf pada naskah dinas keluar.
- Stempel naskah dinas keluar.
- Pengiriman Naskah dinas keluar sesuai alamat dengan tanda bukti
4. Menyampaikan pertinggal naskah dinas keluar beserta berkasnya kepada unit pengolah
untuk disimpan sesuai kode (Arsip Dinamis Aktif)
5. Menerima Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah dengan berita acara pemindahan
Arsip Inaktif beserta daftar pencari Arsip (DPA).
6. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif.
7. Melakukan Penyusutan Arsip meliputi :
- Penilaian arsip inaktif atau mempedomani Jadwal Retensi Arsip.
- Pemusnahan Arsip.
- Penyerahan Arsip Statis kepada Lembaga Kearsipan
8. Pembinaan Internal dalam pengelolaan Arsip dilingkungan Pencipta Arsip/Kantor
KEGIATAN UNIT PENGOLAH MELIPUTI :
1. Penerimaan naskah dinas masuk dari unit kearsipan.
2. Menyampaikan naskah dinas masuk kepada pengolah
naskah dinas.
3. Menerima konsep atau naskah dinas keluar dari pengolah.
4. Menyampaikan konsep atau naskah dinas keluar kepada
unit kearsipan untuk penomoran dan proses selanjutnya.
5. Menerima pertinggal naskah dinas keluar dari unit
kearsipan.
6. Menyimpan pertinggal naskah dinas keluar beserta
dengan berkasnya (arsip dinamis aktif).
7. Memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan dengan
membuat berita acara pemindahan arsip inaktif beserta
dengan Daftar Pencari Arsip (DPA)
 ALUR SURAT MASUK DAN KELUAR

UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH

(*) (*) (*)

KEPALA KANTOR UNIT KEARSIPAN

( PIMPINAN ) ( SUBBAG UMUM / SUBBAG TU )

Ket : ( * ) = Tata Usaha Unit Pengolahan

PERATURAN MENTERI NO.39 TAHUN 2005 TENTANG PEDOMAN
TATA KEARSIPAN DAERAH DAN DISESUAIKAN DENGAN PERATURAN
GUBERNUR ACEH NO.19 TAHUN2011 TANGGAL 23 MEI 2011
TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI ACEH
Peraturan ini mengatur antara lain :
1. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah
termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan
penataan dan penemuan kembali Arsip.
2. Kode adalah tanda pengganti masalah seperti yang tercantum dalam
klasifikasi .
Cth : Klasifikasi Kode Perincian
Kepegawaian 800 I
Mutasi 820 II
Kenaikan Pangkat/ Pengangkatan 823 III
Kenaikan Pangkat Gol II 823.2 IV
________________________________________________________
Surat masalah kenaikan Pangkat dari Gol II/a ke Gol II/b kodenya
823.2/ No.urut
 3.Indeks adalah ciri atau tanda dari naskah Dinas berupa kata
tangkap yang dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk
memudahkan penemuan kembali arsip.
Indeks dapat berupa :
a. Indeks nama orang.
b. Indeks nama Badan/organisasi.
c. Indeks Nama tempat dan wilayah.
d. Masalah, harus berupa kata benda.
Cth :
Index nama orang : Usulan kenaikan Pangkat sdr
Amir
Index nama Badan/Organisasi : Kampanye Pemilu
oleh Partai Aceh
Index nama tempat dan wilayah : Data Jumlah
Penduduk Kota Banda Aceh
Index masalah, harus kata benda : Laporan harga sembilan
bahan Pokok
KLASIFIKASI DAN KODE
PERINCIAN PERTAMA
KLASIFIKASI/MASALAH POKOK KODE
UMUM 000
PEMRINTAHAN 100
POLITIK 200
KEAMANAN DAN KETERTIBAN 300

KESEJAHTERAAN 400
PEREKONOMIAN 500
PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 600

PENGAWASAN 700
KEPEGAWAIAN 800
KEUANGAN 900
KUTIPAN KLASIFIKASI DAN
KODE PERINCIAN KEDUA

KODE KLASIFIKASI KODE KLASIFIKASI

000 UMUM 800 KEPEGAWAIAN
010 URUSAN DALAM 810 PENGADAAN
020 PERALATAN 820 PENGANGKATAN
DAN MUTASI
030 KEKAYAAN DAERAH 830 KEDUDUKAN
040 PERPUS./DOK/ 840 KESEJAHTERAAN
KEARSIPAN/SANDI
050 PERENCANAAN 850 CUTI
060 ORGANISASI 860 PENILAIAN
KETATALAKSANAAN
070 PENELITIAN 870 TATA USAHA
080 KONPERENSI 880 PEMBERHENTIAN
090 PERJALANAN DINAS 890 PENDIDIKAN
KLASIFIKASI YANG TELAH
DIGUNAKAN DI ACEH
NO KLASIFIKASI BERDASARKAN UNTUK PERIODE
PENCIPTAAN ARSIP
1. SURAT EDARAN GUBERNUR SUMATERA UTARA 1953-1972
No. 53141/2/4 Tanggal 10-12-1952
2. SURAT KEPUTUSAN GUBERNUR KEPALA DAERAH 1973-1978
PROVINSI DAERAH ISTIMEWA ACEH No.
100/1973 Tanggal 24-5-1973
3. KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI No. 30 1979-2004
Tahun 1979 Tanggal 01-03-1979
4. KEPUTUSAN GUBERNUR PROVINSI NANGGROE 2005
ACEH DARUSSALAM No.21 Tahun 2004 Tanggal
27-10-2004
5. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI No. 39 2006-2011
Tahun 2005 Tanggal 04-10-2005
6. PERATURAN GUBERNUR ACEH No. 19 Tahun 2011- SEKARANG
2011 Tanggal 23-05-2011
 BUKU AGENDA SURAT MASUK DAN
KELUAR
KODE No Surat-surat masuk Hub. Surat-surat Keluar Hub. KET
urut Dengan Dengan
No. No.
Si No Isi ringkasan Agenda Isi ringkasan Alamat Agenda
pengirim dan yang dan yang
Tgl berikut Tanggal berikut