PENYUSUTAN ARSIP

(RECORDS DISPOSAL)
 PERANCANGAN
SISTEM KEARSIPAN
SISTEM KEARSIPAN
DINAMIS ( pendekatan “life cycle” )

PENCIPTAAN

PERANCANGAN
PENGGUNAAN & SISTEM KEARSIPAN
PEMELIHARAAN STATIS

MANAJEMEN PENYUSUTAN AKUISISI

ARSIP DINAMIS
PENGATURAN &
DESKRIPSI

PRESERVASI

MANAJEMEN
ARSIP STATIS AKSES DAN
LAYANAN

PEMANFAATAN &
PENDAYAGUNAAN
RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
 PERTUMBUHAN VOLUME ARSIP

50

40

30

20

10

0
1930 1940 1950 1960 1970 1980-
an
Akibat tidak ada penyusutan
• Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg
benar2 bernilai guna
• Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip
• Menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional
 PENGERTIAN

Pasal 49 UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Penyusutan Arsip meliputi:

• Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan

• Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang
tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
• Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.
 PENGERTIAN (cont.)

UU No. 8 Thn 1997 ttg Dokumen Perusahaan

• Penyerahan
Kegiatan menyerahkan dokumen perusahaan tertentu
yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional
kepada Arsip Nasional RI
• Pemusnahan
Kegiatan menghancurkan secara total dokumen
perusahaan yang telah berakhir fungsinya dan tidak lagi
memiliki nilai guna.
 PENGERTIAN (cont. 1)

Pasl 17-19UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

• Pemindahan
Kegiatan memindahkan dokumen perusahaan dari unit
pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan
• Penyerahan
Kegiatan menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang
mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada
dokumen nasional
• Pemusnahan
Kegiatan menghancurkan secara total dokumen perusahaan yang
telah berakhir fungsinya dan tidak lagi memiliki nilai guna.
 ALUR PENYUSUTAN ARSIP

Central File Central File Central File

(UK/Pengolah) (UK/Pengolah) (UK/Pengolah)
Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip
Aktif Aktif Aktif

Records Center (Pusat Arsip)

Pengel. Arsip inaktif

ANRI/LK Daerah/Perguruan Tinggi

Pengel. Arsip Statis
 DASAR HUKUM

• Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

• Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan;
• Peraturan Pemerintah RI Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata
Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan;
• Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan;
• Peraturan Menteri Dalam Negeri RI Nomor 78 Tahun 2012
ttg Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri
dan Pemerintah Daerah;
 DASAR HUKUM (cont.)

• Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 ttg Pedoman

Pemusnahan Arsip;
 TUJUAN PENYUSUTAN

1. Efisiensi pengelolaan arsip

2. Efektivitas penggunan arsip sebagai
berkas kerja
3. Memudahkan pengendalian arsip yang
tercipta
4. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna
kesejarahan/nilai pertanggungjawaban
nasional
 PROSEDUR PENYUSUTAN

Prosedur Penyusutan Dilakukan dgn

Dua Cara:

1. Tidak Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

(Non- JRA)
2. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
 PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP
TIDAK BERDASARKAN JRA (NON JRA)

PENGERTIAN
Prosedur penyusutan arsip tidak berpedoman/
berdasarkan pada jadwal retensi arsip (JRA).
PROSEDUR
1. Pembenahan Arsip
2. Penilaian Arsip
3. Pemindahan Arsip Inakif ke unit kearsipan
4. Pemusnahan Arsip yang Tidak Memiliki Nilaiguna
5. Penyerahan Arsip Statis ke lembaga kearsipan
 1. PEMBENAHAN ARSIP
Pengertian
Kegiatan mengatur informasi dan fisik arsip
berdasarkan prinsip asal usul dan aturan asli,
sehingga arsip dapat dikenali dengan cepat, tepat,
dan lengkap.
Prosedur
1. Survei/Pendataan Arsip
2. Membuat Daftar Ikhtisar Arsip
3. Pengaturan Arsip
a. Identifikasi Arsip
b. Pemilahan
c. Pendeskripsian
d. Pengelompokan informasi arsip
e. Penataan Fisik Arsip (numbering, boxing, labeling)
4. Membuat Daftar Arsip Sementara (DAS)
 2. PENILAIAN ARSIP
Pengertian
Proses menentukan nilaiguna arsip untuk ditentukan keberadaannya
(nasib akhir) di lingkungan pencipta arsip, dengan melihat aspek
substansi informasi (nilaiguna primer/sekunder, karakteristik intrinsik
suatu arsip).
Nilaiguna Arsip
1.Nilaiguna Primer (administrasi, hukum, keuangan, iptek)
2.Nilaiguna Sekunder (kebuktian, informasional)
3.Nilaiguna Intrinsik (bentuk fisik, berhubungan dengan orang
terkenal, kebijakan penting, artistik/estetik)
Note: Penilaian dilakukan terhadap arsip yang telah dimuat dalam
Daftar Arsip Sementara (DAS) hasil pembenahan arsip

-
 2. PENILAIAN ARSIP (Con.)

Penilaian arsip akan merekomendasikan 3 (tiga) hal.

1. Arsip yang masih memiliki nilaiguna primer :
aktif/inaktif (Daftar Arsip Inaktif yang
Dipindahkan)
2. Arsip yang tidak memiliki nilaiguna
(Daftar Arsip yang Akan Dimusnahkan)
3. Arsip yang memiliki nilaiguna permanen/statis
(Daftar Arsip Statis yang Akan Diserahkan ke
Lembaga Kearsipan (ANRI, BAD Prov., KAD
Kabupaten/Kota, Arsip Perguruan Tinggi).
 3. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pengertian
Proses pemindahan arsip inaktif dari unit kerja/unit pengolah ke unit kearsipan
berdasarkan hasil rekomendasi Tim Penilai.
Prosedur
1.Menata arsip
2.Membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan berdasarkan DAS, yang
sekurang-kurangnya memuat: nomor, jenis arsip/uraian informasi, tahun
penciptaan, volume arsip, keterangan;
3. Membuatan berita acara pemindahan arsip inaktif yang
sekurang-kurangnya memuat : keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, tahun
dilaksanakan serah terima, keterangan pelaksanaan terima, tanda tangan
dan nama jelas penjabat yang melaksanakan serah terima.
4. Koordinasi dengan Unit Kearsipan/BAD/KAD/Arsip PT
5. Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

-
 3. PEMUSNAHAN ARSIP
Pengertian
Proses memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilaiguna
secara total, sehingga tidak dapat dikenali lagi informasi dan
fisik.
Ketentuan Umum
1.Tidak memiliki nilaiguna;
2.Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
3.Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara.
4.Dilakukan secara total terhadap fisik dan informasi arsip,
dgn cara: pencacahan, daur ulang, peleburan secara kimia.
5. Disaksikan oleh pejabat dari bagian hukum dan
pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang
bersangkutan.
 3. PEMUSNAHAN ARSIP (cont.)

Prosedur
1.Membentuk Tim Pemusnahan Arsip
2.Menata arsip
3. Membuat daftar arsip yang dimusnahkan berdasarkan DAS, yang
sekurang-kurangnya memuat: nomor, jenis/ uraian informasi arsip, tahun
penciptaan, volume , tingkat perkembangan arsip, keterangan;
4.Membuat berita acara pemusnahan arsip yang sekurang-kurangnya
memuat : keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, tahun dilaksanakan
pemusnahan, keterangan pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama
jelas penjabat yang melaksanakan pemusnahan.dan saksi-saksi yang
menyaksikan pelaksanaan pemusnahan.
5. Konsultasi/koordinasi dengan lembaga kearsipan
6. Melaksanaan pemusnahan arsip
 3. PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pengertian
Adalah proses penyerahan arsip yang memiliki nilaiguna
sekunder/kesejarahan/ pertanggungjawaban nasional oleh
pencipta/pemilik arsip ke lembaga kearsipan.

Ketentuan Umum
1.Memiliki nilaiguna kesejarahan;
2.Memiliki nilaiguna untuk kepentingan komunitas
perguruan tinggi, masyarakat lokal, dan nasional;
3. Autentik dan terpercaya, asli atau original, utuh, dan
dapat digunakan.

-
 3. PENYERAHAN ARSIP STATIS (cont)

Prosedur
1.Menata arsip statis;
2.Membuat daftar arsip statis yang diserahkan berdasarkan DAS, yang sekurang-
kurangnya memuat: nomor, jenis/uraian informasi arsip, tahun penciptaan,
volume, tingkat perkembangan arsip, dan keterangan;
3. Membuat berita acara serah terima arsip statis yang sekurang- kurangnya
memuat : keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, tahun dilaksanakan serah
terima, keterangan pelaksanaan serah terima, tanda tangan dan nama jelas
penjabat yang melaksanakan serah terima.
4. Konsultasi/koordinasi dengan lembaga kearsipan
5. Pelaksanaan penyerahan arsip statis
•

-
 PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP
BERDASARKAN JRA

Jadwal Retensi Arsip (JRA) ?

Adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip
 Contoh Format Jadwal Retensi Arsip
NO JENIS ARSIP JANGKA SIMPAN KETERANGAN
AKTIF INAKTIF

I. LEGISLASI
1. Bahan rapat pembahasan UU. 1 thn stkh diundangkan 2 tahun Musnah

2. Notulen/ hasil rapat 1 thn stkh diundangkan 5 tahun Permanen

pembahasan UU.

II. KEPEGAWAIAN
1. Formasi Pegawai
a.Usulan dari Unit Kerja 2 thn stlh thn aggaran 2 tahun Musnah
b.Usulan Permintaan Formasi 2 thn stlh thn aggaran 3 tahun Munsah
kpd Menpan dan Ka BKN
c.Persetujuan Menpan
2 thn stlh thn aggaran 3 tahun Musnah
d.Penetapan Formasi
2 thn stlh thn aggaran 3 tahun Musnah
e.Penetapan Formasi Khusus
2 thn stlh thn aggaran 3 tahun Permanen
 PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP
BERDASARKAN JRA (CONT.)

Pengertian
Prosedur penyusutan arsip berpedoman/berdasarkan
pada jadwal retensi arsip (JRA) yang telah disahkan oleh
pimpinan pencipta arsip ybs.

Ruang Lingkup
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Kerja ke Unit
Kearsipan
2. Memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna.
3. Menyerahkan arsip statis oleh pencipta /pemilik arsip
kepada lembaga kearsipan
 1. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Ketentuan Umum

• Arsip yang dipindahkan benar-benar arsip

inaktif
• Telah selesai retensi aktifnya berdasarkan
JRA
• Arsip inaktif yang dipindahkan dalam keadaan
teratur.
 1. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
PROSEDUR
• Menyeleksi arsip inaktif berdasarkan JRA;
• Menata arsip inaktif;
• Membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan, yang
sekurang-kurangnya memuat: nomor, uraian informasi,
tahun penciptaan, volume arsip, keterangan;
• Membuat berita acara pemindahan arsip inaktif yang
sekurang-kurangnya memuat : keterangan tempat, hari,
tanggal, bulan, tahun dilaksanakan serah terima,
keterangan pelaksanaan serah terima, tanda tangan dan
nama jelas penjabat yang melaksanakan serah terima.
• Koordinasi dengan Unit Kearsipan/BAD/KAD/Arsip PT
• Melaksanakan pemindahan arsip
 3. PEMUSNAHAN ARSIP (cont.)
Ketentuan Umum
1.Tidak memiliki nilaiguna;
2.Telah selesai retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan
JRA;
3.Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
4.Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara;
5.Dilakukan secara total terhadap fisik dan informasi arsip,
dgn cara: pencacahan, daur ulang, peleburan secara kimia;
6.Disaksikan oleh pejabat dari bagian hukum dan pengawasan dari
lingkungan pencipta arsip ybs.

-
 3. PEMUSNAHAN ARSIP (cont.)
PROSEDUR
1.Membuat daftar arsip yang dimusnahkan, yang sekurang-kurangnya
memuat: nomor, jenis arsip/uraian informasi arsip, tahun penciptaan,
volume, tingkat perkembangan arsip, dan keterangan;
2.Membuat berita acara pemusnahan arsip yang sekurang-kurangnya
memuat : keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, tahun dilaksanakan
pemusnahan, keterangan pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama
jelas penjabat yang melaksanakan pemusnahan.dan saksi-saksi yang
menyaksikan pelaksanaan pemusnahan;
3.Konsultasi/koordinasi dengan lembaga kearsipan;
4.Melaksanakan pemusnahan arsip.

-
 3. PENYERAHAN ARSIP
Ketentuan Umum

1.Memiliki nilaiguna kesejarahan;

2.Memiliki nilaiguna untuk kepentingan komunitas
perguruan tinggi, masyarakat , dan nasional;
3.Telah selesai retensinya dan berketerangan
permanen berdasarkan JRA
4.Autentik dan terpercaya, asli atau original, utuh,
dan dapat digunakan.
 3. PENYERAHAN ARSIP STATIS
PROSEDUR
1. Menyeleksi arsip statis berdasarkan JRA;
2. Menata arsip statis;
3. Membuat daftar arsip statis yang diserahkan, yang memuat:
nomor, uraian informasi, tahun penciptaan, tingkat
perkembangan arsip, dan keterangan;
4. Membuat berita acara serah terima arsip statis yang
sekurang-kurangnya memuat: keterangan tempat, hari,
tanggal, bulan, tahun dilaksanakan serah terima,
keterangan pelaksanaan serah terima, tanda tangan dan
nama jelas penjabat yang melaksanakan serah terima.
5. Konsultasi/koordinasi dengan lembaga kearsipan
6. Pelaksanaan penyerahan arsip statis
•
 KESIMPULAN
• Penyusutan arsip merupakan upaya pengurangan
volume arsip pada pencipta arsip, melalui pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip statis
• Bagi pencipta arsip, penyusutan arsip merupakan upaya
efisiensi organisasi karena adanya pengurangan jumlah
arsip yang telah diciptakan
• Bagi lembaga kearsipan (nasional/daerah prov./ kab.kota/
perguruan tinggi), penyusutan arsip merupakan upaya
penyelamatan memori kolektif krn adanya penambahan
khasanah arsip statis untuk kepentingan masyarakat
• Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan dua cara :
tidak berdasarkan JRA (non-JRA) dan berdasarkan JRA .
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS SECARA KOMPREHENSIF

PERANCANGAN SISTEM

PENCIPTAAN:
Membuat/ menerima
Registrasi
Kontrol

KLASIFI- PENGGUNAAN &

KASI ARSIP PEMELIHARAAN:
Arsip aktif
Arsip inaktif

PENYUSUTAN:
Pemindahan
Pemusnahan
Penyerahan

ARSIP STATIS
Terima Kasih