Landasan Teori

Sistem Penyusutan Arsip dan Pemusnahan

Dokumen
03:13:00
Arsip
Sistem Penyusutan Dokumen/Arsip - Penyusutan merupakan salah satu sarana penting
untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi.
Dokumen/arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan
bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap
dokumen/arsip yang mempunyai nilai guna.

Menurut Widjaja (1990:133), berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor

34 tahun 1979 pasal 2 tentang penyusutan arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

 Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan
Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.
 Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
 Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Baca: Sistem Pemeliharaan Arsip, Perawatan Dokumen dan Pengamanan

Tujuan penyusutan dokumen/arsip:

 Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan dokumen/arsip.

 Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.
 Menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan.
 Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen/arsip jika sewaktu -waktu
diperlukan.
 Terjaminnya penyelamatan dokumen/arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan
pertanggungjawaban perusahaan.

Menurut Wursanto (1991: 210), jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan:

 Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum
dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif).
 Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.
Menurut Sedarmayanti (2003: 103), guna jadwal retensi adalah:

 Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif.

 Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
 Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
 Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanan.
 Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.

Menurut Sedarmayanti (2003: 104-105), yang dimaksud nilai guna arsip ialah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan
menjadi:

 Nilai guna primer, meliputi: nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna
keuangan, nilai guna ilmiah dan tekonologi.
 Nilai guna sekunder, meliputi: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasi.

Baca: Peralatan Arsip dan Sistem Penataan Dokumen

Penentuan Nilai Guna Arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka
waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip,
penataannya dan hubungannya dengan arsip lain. Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih
dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan
penyusutan atau pemindahan arsip.

Menurut Sedarmayanti (2003: 106) ada 2 macam Metode Penyusutan arsip:

a. Metode berkala.
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu
tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip aktif
disusutkan sekaligus pada periode tersebut.

Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:

 Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu.

 Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu.
 Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum.

b. Metode berulang-ulang atau terus-menerus.

Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode
tertentu.

Menurut Wursanto (1991: 217-219), pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat
penyimpanan arsip melalui prosedur sebagai berikut:

 Menyiangi (Weeding).
 Mempersiapkan Alat-alat.
 Membuat Daftar.
 Menyiapkan Daf tar atau Surat Isian Pemindahan Ar sip ke Pusat Penyimpanan
Arsip.
 Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip.

Menurut Sedarmayanti (2003: 107-108), penyerahan dokumen/arsip ke Arsip Nasional

dengan cara:

 Instansi/kantor membuat daftar arsip yang disusutkan dalam rangkap dua.

 Menandatangankan daftar tersebut kepada pihak Arsip Nasional sebagai tanda
penyerahan arsip yang disusutkan.
 Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi/kantor yang
menyerahkan arsip sebagai bukti.

Sistem Pemusnahan Dokumen/Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:103), yang dimaksud dengan pemusnahan arsip adalah tindakan
atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang
tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan
cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi
maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan dokumen/arsip caranya adalah:

 Instansi/kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan.

  Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional, untuk
mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional.
 Buat berita acara pemusnahan arsip.
 Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal
yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual)

Baca: Pengorganisasian Arsip dan Pengelolaan Dokumen

Prinsip pemusnahan dilakukan oleh Unit Kearsipan sedangkan Unit Pengolahan hanya
memusnahkan duplikasi dan non dokumen/non arsip berdasarkan prosedur pemusnahan.
Setiap perusahaan dapat melaksanakan pemusnahan dokumen/arsip yang :

 Telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi.
 Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan.
 Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional.
 Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.
 Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam
proses (Pasal 10 Peraturan Pemerintah RI Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan).

Daftar Pustaka Makalah Sistem Penyusutan Dokumen/Arsip

Widjaja, A.W, 1990, Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia, Rajawali
Pers, Jakarta.

Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 1, Kanisus, Yogyakarta.

Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Manjur Maju, Bandung.s
Pengelolaan arsip adalah pengolahan dan penyimpanan arsip surat
masuk dan surat keluar.
Tujuan
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ketertiban
pengolahan penyimpanan dan melayani peminjaman arsip RS.
Kebijakan
Prosedur
Pegawai Sub.Bag.Tata Usaha mengarsipkan dengan Cara :
1. Menerima berkas-berkas arsip yang diserahkan dari unit kerja
dilingkungan RS.Methodist untuk disimpan agar mudah dicari
kembali bila dibutuhkan.
2. Meneliti berkas-berkas arsip dengan menyortir, memilah-milah
serta mengelompokan menurut jenis, sifat macamnya untuk
bahan pencatatanya dalam buku register.
3. Mencatat data-data berkas arsip kedalam buku register
berdasarkan pedoman pencatatan kearsipan untuk memudahkan
pencarian dan pelacakan kembali apabila dibutuhkan.
4. Memberi pengkodean pada berkas yang telah dicatat dan
dikelompokan untuk dimasukan kedalam map atau kantong-
kantong berkas.
5. Menyimpan berkas-berkas yang telah dimasukan kedalam map
dan kantong-kantong berkas kedalam rak atau tempat
penyimpanan berkas untuk kemanan dan kerapihan serta
memudahkan pencarianya apabila dibutuhkan.
Unit terkait
Sub.Bag.Tata Usaha dan kepegawaian
PEMINDAHAN DAN PEMUSNAHAN
28 Januari 2010 oleh rhinaa

Jumlah arsip di unit-unit kerja dan unit arsip sentral selalu berkembang menjadi banyak.
Semakin tinggi kegiatan suatu kantor, semakin cepat pertambahan jumlah arsip. Untuk
menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya pemindahan dan pemusnahan arsip.
Pemindahan dilakukan dari file (tempat penyimpanan) aktif ke file inaktif dan dari file inaktif
sesuatu kantor dikirim ke Arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
Keuntungan dari adanya pemindahan dan pemusnahan arsip adalah:
1. Penghematan penggunaan ruangan kantor.
2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan.
3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip.
Umur sesuatu jenis arsip disimpan di file aktif dan inaktif ditentukan berdasarkan nilai guna
dari jenis arsip bersangkutan. Untuk menentukan nilai guna setiap jenis arsip, diperlukan
criteria penilaian tertentu.

A. PENILAIAN ARSIP
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip
bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian
dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke ARNAS.
Biasanya kantor-kantor membentuk tim pembuat Jadwal Retensi. Tim mula-mula
menentukan nilai guna dari berbagai jenis arsip yang ada di kantornya, misalnya kuitansi,
surat perjanjian, dan sebagainya.
kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED, singkatan dari
Administrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value
(Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan),
Documentary Value (Nilai Dokumentasi).

Ada 4 golongan arsip, yaitu:

1. Arsip Vital (persentase nilai 90-100) yaitu, arsip yang penting bagi kehidupan bisnis dan
tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Contohnya akte pendirian perusahan.
2. Arsip Penting (persentase nilai 50-89) yaitu, arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat
diganti dengan biaya tinggi dan lama. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip Berguna (persentase nilai 10-49) yaitu, arsip jenis ini berguna sementara dan dapat
diganti dengan biaya rendah. Contohnya surat pesanan.
4. Arsip Tidak Berguna (persentase nilai 0-9) yaitu, arsip ini dapat dimusnahkan sesudah
dipakai sementara. Contohnya arsip ini adalah undangan rapat.
Pemeliharaan Fisik Arsip dan Pengamanan Informasi
Ada dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip, yaitu faktor intern dan faktor
ekstern. Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari bahan-bahan
arsipnya itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern
arsip adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar fisik arsip, yaitu: faktor biologis,
faktor kimiawi dan faktor manusiawi.
Pengamanan informasi dilakukan untuk mencegah terjadinya arsip rusak atau hilang yang
disebabkan oleh ulah manusia. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan memperhatikan tiga hal,
yaitu pemberian kewenangan kepada pejabat/staf tertentu untuk bertanggung jawab terhadap
arsip yang bersifat rahasia, membuat sistem pengamanan dengan me-manfaatkan teknologi
informasi, dan memberikan sangsi hukum terhadap setiap pelanggaran penyalahgunaan
informasi.
B. JADWAL RETENSI
Jadwal Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-
masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudahan dimusnahkan.
Arti harfiahnya dari retensi adalah penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama sesuatu
arsip disimpan(ditahan) di file aktif atau di file inaktif sebelum dipindahkan atau
dimusnahkan.

C. PEMINDAHAN ARSIP
Umumnya kantor-kantor menelola kearsipannya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-
desentralisasi. Artinya selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja
masing-masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip
sentral. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file
inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal Retensi.

Transfer
Arsip di Unit Kerja Unit Sentral Arsip

Setiap petugas yang mempunyai arsip, baik petugas khusus kearsipan maupun bukan,
ataupun sekretaris, niscaya harus memindahkan atau mengurangi kepadatan file-nya. Hal itu
harus dilakukan kendati belum ada Buku Pedoman. Petugas diharapkan mempunyai inisiatif
sendiri.
Tentunya petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan arsip
mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Kalaupun suatu saat nanti arsip-arsip yang dianggap
sudah dipindahkan tersebut masih dapat diminta pada Sentral Arsip. Memilih arsip yang akan
ditransfer adalah terutama berdasarkan umur arsip. Dan umur arsip ditentukan oleh nilai guna
arsip bersangkutan.
Kalau kantor tidak mempunyai Unit Sentral Arsip, arsip yang inaktif hanya dipisahkan
letaknya dari arsip aktif. Arsip inaktif ini masih tetap di bawah pengawasan unit kerja
bersangkutan. Untuk kantor yang mempunyai Unit Sentral Arsip, maka pemindahan berarti
berpindah tempat dan pengawasan dari Unit Kerja ke Unit Sentral Arsip.
Petugas juga harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta Daftar Jenis Arsip yang
Diserahkan. Berita Acara ditandangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang
menerima. Berita Acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai
bagian dari prosedur pemindahan arsip. Jadi pada proses transfer terdapat 2 dokumen, yaitu
berita acara pemindahan arsip dan daftar jenis arsip yang diserahkan. Daftar tersebut lazim
juga disebut daftar pertelaan.

D. PEMUSNAHAN ARSIP
Jika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanya untuk arsip inaktif
yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk
disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.

Disimpan di ARNAS
Prosedur Pemusnahan umumnya terdiri dari langkah-langkah:
1. Seleksi
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar Pertelaan)
3. Pembuatan berita acara pemusnahan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 orang saksi dari unit kerja
lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka Berita Acara dan Daftar Pertelaan
ditandatangani oleh Penanggung Jawab Pemusnahan bersama saksi-saksi.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:
Pembakaran
Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
Proses kimiawi.

E. MIKROFILM/FLASH DISH
Microfilm yaitu suatu proses fotografi di mana dokumen direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil untuk mudah disimpan, transportasi, dan penggunaan. Tetapi cara ini sudah
tidak dipergunakan lagi dalam perkantoran, karena sudah adanya flash dish yang
memudahkan orang untuk membawanya atau mengcopinya.
Tetapi Mikrofilm juga mempunyai Keuntungan, yaitu:
Penghematan ruangan
Perlindungan terhadap arsip
Memudahkan pengirimJumlah arsip di unit-unit kerja dan unit arsip sentral selalu
berkembang menjadi banyak. Semakin tinggi kegiatan suatu kantor, semakin cepat
pertambahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya
pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dilakukan dari file (tempat penyimpanan)
aktif ke file inaktif dan dari file inaktif sesuatu kantor dikirim ke Arsip Nasional (ARNAS)
untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
Keuntungan dari adanya pemindahan dan pemusnahan arsip adalah:
1. Penghematan penggunaan ruangan kantor.
2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan.
3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip.
Umur sesuatu jenis arsip disimpan di file aktif dan inaktif ditentukan berdasarkan nilai guna
dari jenis arsip bersangkutan. Untuk menentukan nilai guna setiap jenis arsip, diperlukan
criteria penilaian tertentu.

A. PENILAIAN ARSIP
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip
bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian
dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke ARNAS.
Biasanya kantor-kantor membentuk tim pembuat Jadwal Retensi. Tim mula-mula
menentukan nilai guna dari berbagai jenis arsip yang ada di kantornya, misalnya kuitansi,
surat perjanjian, dan sebagainya.
kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED, singkatan dari
Administrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value
(Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan),
Documentary Value (Nilai Dokumentasi).

Ada 4 golongan arsip, yaitu:

1. Arsip Vital (persentase nilai 90-100) yaitu, arsip yang penting bagi kehidupan bisnis dan
tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Contohnya akte pendirian perusahan.
2. Arsip Penting (persentase nilai 50-89) yaitu, arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat
diganti dengan biaya tinggi dan lama. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip Berguna (persentase nilai 10-49) yaitu, arsip jenis ini berguna sementara dan dapat
diganti dengan biaya rendah. Contohnya surat pesanan.
4. Arsip Tidak Berguna (persentase nilai 0-9) yaitu, arsip ini dapat dimusnahkan sesudah
dipakai sementara. Contohnya arsip ini adalah undangan rapat.
Pemeliharaan Fisik Arsip dan Pengamanan Informasi
Ada dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip, yaitu faktor intern dan faktor
ekstern. Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari bahan-bahan
arsipnya itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern
arsip adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar fisik arsip, yaitu: faktor biologis,
faktor kimiawi dan faktor manusiawi.
Pengamanan informasi dilakukan untuk mencegah terjadinya arsip rusak atau hilang yang
disebabkan oleh ulah manusia. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan memperhatikan tiga hal,
yaitu pemberian kewenangan kepada pejabat/staf tertentu untuk bertanggung jawab terhadap
arsip yang bersifat rahasia, membuat sistem pengamanan dengan me-manfaatkan teknologi
informasi, dan memberikan sangsi hukum terhadap setiap pelanggaran penyalahgunaan
informasi.
B. JADWAL RETENSI
Jadwal Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-
masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudahan dimusnahkan.
Arti harfiahnya dari retensi adalah penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama sesuatu
arsip disimpan(ditahan) di file aktif atau di file inaktif sebelum dipindahkan atau
dimusnahkan.

C. PEMINDAHAN ARSIP
Umumnya kantor-kantor menelola kearsipannya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-
desentralisasi. Artinya selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja
masing-masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip
sentral. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file
inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal Retensi.

Transfer
Arsip di Unit Kerja Unit Sentral Arsip

Setiap petugas yang mempunyai arsip, baik petugas khusus kearsipan maupun bukan,
ataupun sekretaris, niscaya harus memindahkan atau mengurangi kepadatan file-nya. Hal itu
harus dilakukan kendati belum ada Buku Pedoman. Petugas diharapkan mempunyai inisiatif
sendiri.
Tentunya petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan arsip
mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Kalaupun suatu saat nanti arsip-arsip yang dianggap
sudah dipindahkan tersebut masih dapat diminta pada Sentral Arsip. Memilih arsip yang akan
ditransfer adalah terutama berdasarkan umur arsip. Dan umur arsip ditentukan oleh nilai guna
arsip bersangkutan.
Kalau kantor tidak mempunyai Unit Sentral Arsip, arsip yang inaktif hanya dipisahkan
letaknya dari arsip aktif. Arsip inaktif ini masih tetap di bawah pengawasan unit kerja
bersangkutan. Untuk kantor yang mempunyai Unit Sentral Arsip, maka pemindahan berarti
berpindah tempat dan pengawasan dari Unit Kerja ke Unit Sentral Arsip.
Petugas juga harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta Daftar Jenis Arsip yang
Diserahkan. Berita Acara ditandangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang
menerima. Berita Acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai
bagian dari prosedur pemindahan arsip. Jadi pada proses transfer terdapat 2 dokumen, yaitu
berita acara pemindahan arsip dan daftar jenis arsip yang diserahkan. Daftar tersebut lazim
juga disebut daftar pertelaan.

D. PEMUSNAHAN ARSIP
Jika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanya untuk arsip inaktif
yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk
disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.

Disimpan di ARNAS
Prosedur Pemusnahan umumnya terdiri dari langkah-langkah:
1. Seleksi
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar Pertelaan)
3. Pembuatan berita acara pemusnahan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 orang saksi dari unit kerja
lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka Berita Acara dan Daftar Pertelaan
ditandatangani oleh Penanggung Jawab Pemusnahan bersama saksi-saksi.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:
Pembakaran
Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
Proses kimiawi.

E. MIKROFILM/FLASH DISH
Microfilm yaitu suatu proses fotografi di mana dokumen direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil untuk mudah disimpan, transportasi, dan penggunaan. Tetapi cara ini sudah
tidak dipergunakan lagi dalam perkantoran, karena sudah adanya flash dish yang
memudahkan orang untuk membawanya atau mengcopinya.
Tetapi Mikrofilm juga mempunyai Keuntungan, yaitu:
Penghematan ruangan
Perlindungan terhadap arsip
Memudahkan pengiriman dan dengan biaya rendah
Penemuan arsip menjadi lebih efisien
Kerugian dari penggunaan Mikrofilm, yaitu:
Biaya tinggi
Kesukaran mata untuk melihat dalam waktu lama
Kesukaran dalam memperbarui arsip.

an dan dengan biaya rendah

Penemuan arsip menjadi lebih efisien
Kerugian dari penggunaan Mikrofilm, yaitu:
Biaya tinggi
Kesukaran mata untuk melihat dalam waktu lama
Kesukaran dalam memperbarui arsip.