Nama : Mutia Nurfani

NIM : 1701168

Prodi : Pendidikan Manajemen Perkantoran 2017 “Arsip”

1. Jelaskan pengertian arsip statis!

Jawaban :

Arsip statis (archives/non current records having secondary/ historical value) adalah
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administrasi/kegiatan
organisasi dan mempunyai nilaiguna kesejarahan. Arsip yang sudah tidak operasional di
instansi penciptanya, khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/warisan budaya
bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau di
Badan atau Kantor Kearsipan Pemerintah Daerah dan Arsip Perguruan Tinggi

2. Jelaskan ruang lingkup pengelolaan arsip statis!

Jawaban :

Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip
statis; dan akses arsip statis.

1) Akuisisi Arsip Statis

Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan
hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Akuisisi meliputi
arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
2) Pengolahan Arsip Statis
Mengenai pengolahan arsip statis dapat diatur sebagai berikut. Pengolahan
arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pengolahan
arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis. Ini berarti bahwa
pegawai lembaga kearsipan dalam melakukan pencatatan dan penyimpanan arsip
statis memperhatikan unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan perincian
arsip tersebut. Cara ini akan dapat menjamin sistematika, pengendalian, dan
kemudahan akses arsip.
3) Preservasi Arsip Statis
Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan
kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.
Preservasi arsip merupakan upaya memelihara dan menjaga arsip dari kerusakan yang
mungkin terjadi.
4) Akses Arsip Statis
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum
dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
 pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis
bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan
dan ketertutupan.
3. Jelaskan kriteria arsip statis!

Jawaban :

1) Nilai guna kesejarahan, seperti foto peresmian perusahaan, atau benda bersejarah
2) Yang mana dalam daftar arsipnya telah habis retensinya
3) Berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun
tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan
4) Arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam penyelenggaraan kegiatan (Non Current),
yang sudah tidak memiliki nilai guna primer tetapi memiliki nilai guna sekunder;
5) Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/ instansi lain atau kepentingan umum diluar lembaga pencipta
arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai
pertanggungjawaban (baik nasional maupun daerah);
6) Arsip Statis yang bernilai Guna Sekunder terdiri dari arsip bernilai evidensial dan
arsip yang bernilai guna informasional;
7) Arsip statis yang bernilai guna evidensial adalah arsip yang dapat menggambarkan
tentang terciptanya suatu lembaga atau organisasi, perkembangannya, fungsinya dan
kegiatan substansional serta hasil-hasilnya;
8) Arsip Statis yang mempunyai nilai guna informasional adalah arsip yang mengandung
informasi bagi kepentingan peneliti dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga
atau organisasi penciptanya;
9) Arsip Statis Untuk Organisasi Kemasyarakatan dan Partai Politik terutama sekali yang
sangat berperan dan berpengaruh dalam mengatur jalannya roda pemerintahan baik
secara nasional maupun internasional;
10) Arsip Statis untuk Perorangan atau individu tertentu yang mempunyai andil pada
kehidupan kebangsaan;
11) Dalam Menentukan Arsip Statis lebih diutamakan arsip asli, bila tidak ada baru ke
tingkat Salinan, tembusan atau copy;
12) Bagi Arsip kurun Waktu tertentu yang dipandang langka, maka bisa melepaskan
pendekatan nilai guna: Misalnya arsip masa colonial, Arsip Masa Pendudukan Jepang
dan Arsip Sekitar Proklamasi Kemerdekaan;
4. Jelaskan fungsi arsip statis!

Jawaban :

1) Sebagai memori perusahaan atau perorangan

Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan
korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan
manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam
 proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah
kembali "ingatannya". Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi
perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan
sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui
arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.
2) Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk
mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara
pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian
dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan
tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila
mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari
dari arsip terutama arsip statis.
3) Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan berdasarkan ketentuan hukum,
perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia,
menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan
selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus
disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal
dunia. Pemusnahan arsip dinamis personalia, terutama untuk pegawai negeri, harus
dilakukan oleh instansi yang bersangkutan dengan persetujuan Badan Administrasi
Kepegawaian Negara dan Arsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuangan
harus disetujui oleh lembaga instansi yang bersangkutan ditambah dengan persetujuan
Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional. Untuk perusahaan swasta, garis
haluan (policy) penyimpanan arsip dinamis selain diatur oleh Undang-Undang 8/1997
tentang dokumen perusahaan, juga diatur pula oleh garis haluan perusahaan yang
bersangkutan. Berdasarkan UU no. 8/1997, masa simpan dokumen keuangan cukup
10 tahun, sedangkan untuk badan pemerintah tetap 30 tahun.
4) Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun
kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis
artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi
terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan
dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah
arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan,
dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang
dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia
5) Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada
kasus tertentu.
6) Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip
kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari
penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna
membuat ramalan cuaca.
 7) Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal
sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke masa lampau
serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang
menyimpan arsip statis, orang tua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek
mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi
sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk
memperoleh cerita yang otentik.
8) Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat.
Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan
membantu mengembangkan tugas kehubungan-masyarakatan. Arsip statis juga
digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan Arsip statis digunakan untuk
mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.
9) Untuk menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan
bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga
atau perorangan Perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali
menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis
menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan,
dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi
masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan
melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi
keseluruhan arsip dinamis. Sebutkan dan jelaskan prinsip pengelilaan arsip statis!
5. Sebutkan dan jelaskan prinsip pengelolaana arsip statis!

Jawaban :

1) Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance)

Prinsip ini dikenal pula dalam bahasa Perancis sebagai Respect des Fonds dan
dalam bahasa Jerman yaitu Provenienzprinzip. Artinya arspip dikelola berdasarkan
penciptanya Pemikiran di balik prinsip ini adalah bahwa arsip sebagai bahan bukti harus
merekam informasi mengenai sumber yang menjelaskan mengenai konsteks dari pencipta
dan penggunanya.
2) Prinsip Aturan Asli (Prinsip of Original Order)
Prinsip ini dikembangkan oleh arsiparis-arsiparis Jerman pada pertengahan abad-
19 dan dikenal dengan Registratorprinzip. Maksudnya adalah arsip harus dipelihara
dalam susunan skema yang sama, dengan pada saat arsip digunakan oleh penciptanya.
Tujuannya untuk memelihara otentitas dan integritas arsip sebagai bahan bukti proses
pekerjaan dan kegiatan.
3) Prinsip Rantai Penanggung Jawab (Principle of Continuous Custody)
Prinsip ini dipopulerkan oleh Arsiparis Inggris, Sir Hilary Jenkinson, yang
menekankan pada peranan arsip sebagai bahan bukti dan berkelanjutan yang hanya dapat
diyakinkan melalui keamanan fisik dan integritas intelektualnya. Artinya, arsip dijamin
 untuk dipelihara dari kerusakan, pemisahan dari kelompoknya, serta pemusnahan yang
tidak benar dan tidak bertanggung jawab.
6. Buatlah alur atau bagan tahapan pengelolaan arsip statis!

Jawaban :

7. Buatlah laporan singkat dari hasil observasi Anda tentang penetapan arsip statis pada
perusahaan yang Anda observasi! Jelaskan secara rinci,singkat, padat dan jelas!

Jawaban :

Berdasarkan observasi saya dengan kelompok di PT PN VIII, diperoleh hasil:

1) Arsip statis yang terdapat di PT PN tersebut kebanyakan berupa arsip yang berkaitan
dengan hukum seperti surat-menyurat tentang tanah dengan laporan keuangan dan
lainnya.
2) Pengelola atau SDM yang ada di PT PN sangat kurang yaitu hanya satu saja, itu juga
dibantu dengan sekretatis perusahaan
3) Sarana dan Prasarana nya pun masih kurang seperti gedung yang tersedia tidak sesuai
dengan kriteria gedung pengelolaan atau penyimpanan arsip, sarananya pun masih
sangat kurang
4) Dalam pengelolaannya pun sepertinya tidak ada pedoman khusus yang mengaturnya
sehingga dalam pengkodeannya pun seperti tercampur, ada yang kode berdasarkan
masalah ada yang berdasarkan angka dan sebagainya. Pengkodean seperti ini akan
membuat bingung pengelola yang lain
5) Tidak terdapat pedoman khusus juga dalam akses arsip statisnya
6) Dalam penyimpanannya pun masih kurang baik, yang mana penyimpanannya
tercampur dengan benda-benda yang bukan arsip