ARSIP DINAMIS

PENGERTIAN ARSIP
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.

A. ARSIP DINAMIS
Menurut UU No. 7 th 1971, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis, menurut fungsi dan kegunaannya, dapat digolongkan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif (semi statis).

B. FUNGSI ARSIP DINAMIS

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa kegunaan arsip yaitu: 1. 2. 3. 4. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori Arsip sebagai bahan pengambil keputusan Arsip sebagai bukti legalitas. Arsip sebagai rujukan historis.

1. Arsip Sebagai Sumber Ingatan Atau Memori

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasiinformasi yang terekam adalam arsip tersebut.

2.Arsip Sebagai Bahan Pengambil Keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media elektronik maupun non elektronik.

3.Arsip sebgai bukti legalitas Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebgai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan organisasi.

C. KLASIFIKASI ARSIP DINAMIS

1. Ciri-ciri arsip dinamis sebagai berikut:
Masih aktual dan berlaku secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup,

2. Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas: Arsip aktif Arsip semi aktif, Arsip inaktif.

ARSIP AKTIF
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor Dengan catatan masih digunakan sekurang-kurangnya 10 X dalam 1 tahun

ARSIP SEMI-AKTIF
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun Dengan catatan penggunaannya minimal 1 bulan sekali

ARSIP INAKTIF
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Dengan catatan arsip sudah tidak digunakan tetapi masih dibutuhkan dan harus disimpan di pusat arsip

3. SIKLUS ARSIP DINAMIS

Siklus hidup arsip menurut beberapa ahli: 1. menurut Patricia E. Wallace mencakup: a. penciptaan arsip , b. pendistribusian , c penggunaan, d. penyimpanan arsip aktif, e.pemusnahan arsip dan menyimpan arsip secara permanen.

2 Betty R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni : a. penciptan dan penerimaan, b. pendistribusian , c. penggunaan, d. pemeliharan dan penyusutan arsip.

 Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu a. Fase Penciptaan Arsip, b. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip, dan c. Fase Penyusutan Arsip sebagai masa istirahat arsip.

D. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Tujuan Manajemen Arsip Dinamis

Menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.