BAB 1. PENDAHULUAN 1.

1 Latarbelakang Setiap pemecahan persoalan yang dilakukan manusia dalam kegiatannya sehari-hari di kantor atau di rumahnya selalu menyangkut adanya fakta dan data atau informasi, kemudian baru bagaimana memprosesnya. fakta dan data atau informasi ini kita dapati dalam kearsipan. Perkembangan administrasi diberbagai bidang dan kemajuannya; serta perkembangan dari ilmu pengetahuan dan teknologi

mengakibatkan pula perkembangan, dan kemajuan dari teknik kearsipan yang modern pula. Hal ini memang harus seimbang satu sama lainnya, sebab kalau tidak demikian kelancaran dalam memproses masalah dalam kegiatan administrasi tersebut akan mengalami hambatan-hambatan yang semakin lama akan merisaukan bidang administrasi tersebut. Kita sudah merasakan, bahwa perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan menduduki biddang administrasi dan management yang semakin kompleks pada masa sekarang dan sejalan dengan itu pula mempengaruhi bidang kearsipan. Pengertian arsip sendiri adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Arsip juga dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya tau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang digunakan tidak secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-sehari administrasi negara. Memang terasa sekali, bahwa bidang kearsipan tidak mungkin tinggal diam saja, sebab arsip sebagai pusat ingatan sumber informasi, sumber sejarah atau bahan
1

bukti sejarah di kemudian hari merupakan faktor pula yang tidak mungkin ditinggalkan dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan management perkantoran. Kita pun merasakan pula, bahwa kearsipan itu mempengaruhi pula seluruh kegiatan dalam proses yang berhubungan dengan pengelolaan di segala bidang yang terdapat dalam kantor kita sehari-hari. Dari berbagai permasalahan yang ada penulis ingin memperkenalkan lebih lanjut tentang masalah kearsipan khususnya arsip dinamis. Mengenai pembahasan lebih lanjut akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.

1.2 Rumusan Masalah 1. 2. 3. 4. Apa Definisi Dari Arsip Dinamis? Bagaimana Fungsi atau kegunaan Arsip Dinamis? Bagaimana Klasifikasi arsip dinamis? Bagaiman Management pengelolaan arsip dinamis?

1.3 Tujuan 1. Dapat Mengetahui Definisi Dari Arsip Dinamis 2. Dapat Mengetahui Fungsi Atau Kegunaan Arsip Dinamis 3. Dapat Mengetahui Klasifikasi Yang Ada Pada Arsip Dinamis 4. Dapat Mengetahui Management Pengelolaan Arsip Dinamis

BAB 2.PEMBAHASAN

2.1 Definisi Dari Arsip Dinamis 2.1.1 Pengertian Arsip secara umum Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Penjelasan di atas ditegaskan lagi oleh Sri Endang R yang menyatakan bahwa kata arsip berasal dari: 1. 2. 3. Bahasa Yunani, yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu, Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang, Bahasa Inggris, yaitu archieve yang artinya kumpulan warkat, record artinya catatan, dan file artinya sekumpulan informasi/warkat, 4. 5. Bahasa Belanda, yaitu archief yang artinya warkat, Bahasa Jerman, yaitu archivalen yang artinya warkat. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal I:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media computer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain.

2.1.2 Definisi Arsip Dinamis a. Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kerasipan memberikan rumusan sebagai berikut: Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Rumusan tersebut memberikan suatu pengertian bahwa arsip dinamis adalah arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan terus berkembang seirama dengan tata kehidupan masyartakat maupun tata pemerintahan. Arsip dinamis dapat juga disebut arsip baru. Menurut Undang-undang nomor Prp. 19 tahun 1961, tentang pokok-pokok kerasipan Nasional. (telah dicabut dengan undang-undang nomor 7 tahun 1971), yang dimaksud dengan arsip baru ialah arsip yang senantiasa dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip Nasional Republik Indonesia memberikan pengertian Arsip Dinamis sebagai berikut: Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis, menurut fungsi dan kegunaannya, dapat digolongkan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif (semi statis). Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang hampir memasuki inaktif (masa transisi antara aktif dan inaktif). Sedangkan arsip inaktif ialah arsiparsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Didalam sistem penyimpanannya, arsip dinamis didasarkan kepada azas sentralisasi dan azas desentralisasi (azas gabungan), sedangkan arsip aktif dan arsip semi aktif penyelenggaraannya merupakan tanggung jawab dari masing-masing bagian atau unit yang bersangkutan, sehingga sistem penyimpanannya

mempergunakan azas desentralisasi. c. Depdikbud memberikan pengertian yang sama dengan pengertian yang diberikan oleh Arsip Nasional. Di dalam buku pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi di lingkungan departemen pendidikan dan kebudayaan terdapat pengertian arsip dinamis sebagai berikut: Arsip dinamis ialah berkas yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan perguruan tinggi. Berdasarkan fungsi serta kepentingan tugas pekerjaan, berkas atau arsip dinamis digolongkan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif. Arsip aktif ialah arsip atau berkas yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja (unit kerja). Arsip semi aktif ialah berkas yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun (masih dikelola oleh unit pengolah), sedangkan arsip inaktif ialah berkas yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi penggunannya oleh unit pengelola sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Jadi, menurut pengertian tersebut, arsip dinamis adalah
5

berkas yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan organisasi, lembaga atau suatu badan. d. Dalam buku Pengurusan Surat dan Kearsipan (Depdikmud, 1980), yang dimaksud dengan arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Pada dasarnya pengertian ini sama dengan pengertian yang terdapat di dalam UndangUndang Nomor 7 Tahun 1971. Dari tiga pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses

penyelenggaraan kegiatan administrasi dan manajemen, baik di kalangan pemerintah maupun swasta. Yang dimaksud dengan proses adalah proses adalah tahap-tahap atau langkahlangkah yang harus dilalui dalam usaha mencapai sutu tujuanyang telah ditetapkan. Tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berhubungan atau saling berkaitan, sehingga merupakan satu rangkaian kegiatan. Rangakaian kegiatan administrasi dan manajemen meliputi: kegiatan merencanakan, menggerakkan, mengorganisasi, mengadakan pengawasan dan membuat keputusan. Rangkaian kegiatan tersebut merupakan suatu kebetulan yang biasanya dibebankan kepada seseorang atau beberapa orang pejabat tertentu, sehingga menjadi fungsi. Yang dimaksud dengan fungsi ialah sekelompok kegiatan yang menurut sifatnya dapat digolongkan dalam jenis yang sama. Berdasarkan uraian tersebut, maka lebih lanjut dapat diberikan pengertian secara terinci tentang arsip dinamis sebagai berikut: arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (motivating), pengawasan (controlling) dan pengambilan keputusan (decision making), baik yang berlangsung di dalam kantor/ organisasi/ lembaga pemerintah maupun swasta.

Dari pengertian tersebut dapat diketahui bahwa setiap kegiatan, mulai dari kegiatan penyusunan dan perencanaan, organisasi sampai dengan pengambilan keputusan memerlukan informasi dalam bentuk warkat atau arsip, khusunya arsiparsip yang bersifat dinamis. Setelah kita mengetahui pengertian arsip dinamis, kita kembali pada persoalan semula, apakah yang dimaksud denganbtata kearsipan dinamis itu? Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, istilah tata dapat berarti aturan; peraturan dan susuan; cara susunan, atau sistem. Kearsipan adalah segenap kegiatan yang berhubungan dengan masalah arsip, yang terdiri dari kegiatan penerimaan, pengumpulan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyusunan arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi dan manajemen. Dapat pula dikatakan bahwa tata kearsipan dinamis adalah suatu cara atau sistem yang dipergunakan dalam proses pemerintahan, pengumpulan, penerimaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan warkat atau arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor sehari-hari.

2.2 Fungsi atau kegunaan Arsip Dinamis Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa kegunaan arsip yaitu: 1. Arsip sebgai sumber ingatan atau memori Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan.Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam adalam arsip tersebut. 2. Arsip sebgai bahan pengambil keputusan
7

Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media elektronik maupun non elektronik. 3. Arsip sebgai bukti legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebgai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan. 4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan organisasi. Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap arsip punya kegunaan yang berbeda-beda. Guna lain dari arsip adalah sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.

2.3 Klasifikasi Yang Ada Pada Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut: Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas: Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor

 Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi

menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami

(accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk

9

menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. Disusutkan berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, dan ilmiah

10

2.4 Management Pengelolahan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. a. Penciptaan Arsip Dinamis Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah : 1. Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya 2. Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain
11

3. Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi 4. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip Dari ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pejabat dan pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip. Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini, pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk silang, lembar pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara elektronik dengan menggunakan komputer. b. Penggunaan Arsip Dinamis Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-seringkadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi. Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa : 1. Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 2. Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
12

Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat: 1. menghambat proses penegakan hukum; 2. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; 3. membahayakan pertahanan dan keamanan negara; 4. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; (e) merugikan ketahanan ekonomi nasional; 5. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; 6. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; 7. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan 8. mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. Di samping ketentuan kemungkinan penutupan akses atas arsip seperti tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup, menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip. Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip. c. Pemeliharaan Arsip Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan
13

air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke

kotak/laci/almari arsip. d. Penyusutan Arsip Dinamis Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara . Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan : 1. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; 2. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan 3. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip. Tentang pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai berikut :
14

(a) Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang : 1. tidak memiliki nilai guna; 2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip); 3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan 4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (b) Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. 1. mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan dimusnahkan (unit kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip, tanggal, bulan dan tahun berkas, serta jumlah berkas) 2. melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau mencacahnya, dan dengan membuat berita acara. (c) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui. Sedangkan tentang penyerahan arsip dapat diatur sbb. bahwa satuan kerja di lingkungan organisasi wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Berdasarkan sudut pandang JRA dapat dikatakan bahwa suatu arsip menjadi arsip statis harus melalui masa sebagai arsip aktif, arsip inaktif, dan setelah habis masa retensinya dan menurut penilaian arsip yang bersangkutan mempunyai nilai abadi atau berketerangan dipermanenkan, maka arsip tersebut tergolong sebagai arsip statis. Arsip yang tidak dikenali penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan dinyatakan dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) oleh lembaga kearsipan dinyatakan sebagai arsip statis. Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.

15

BAB 3.KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip menurut fungsinya yaitu arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan kegiatan administrasi dan manajemen, baik di kalangan pemerintah maupun swasta. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa kegunaan arsip yaitu: Arsip sebgai sumber ingatan atau memori, Arsip sebgai bahan pengambil keputusan, Arsip sebgai bukti legalitas, Arsip sebagai rujukan historis. Dan arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut: Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari, Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan atas: Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

16

Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle) yaitu: tahap penciptaan, tahap penggunaan aktif, tahap inaktif, tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Management Pengelolahan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

3.2 Saran Sebagai seorang yang nantinya terjun dalam dunia kerja tentu kita akan dihadapkan dalam dunia kearsipan. Kita akan lebih bingung andaikata tidak mengerti macam-macam, fungsi, management dan lain-lain tentang kearsipan.Arsip dinamis akan selalu dipakai dalam berbagai instansi pemerintahan atau instansi swasta yang terkait. Oleh karena itu pengetahuan tentang kearsipan sangatlah diperlukan dalam

menjamin kehidupan masyarakat nantinya. Informasi-informasi seperti yang telah dipaparkan dalam makalah ini akan sangat penting dalam kehidupan ini.

17