MANAJEMEN ARSIP

Disusun Oleh :

ANITAH (1830203085)

Dosen Pengampu : Dr. Leny Marlina, M.Pd.I

Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran

PROGAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)

RADEN FATAH PALEMBANG

2020
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting

dalam ketatalaksanaan kantor. Surat merupakan jantung kegiatan tata
usaha. Surat-surat yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi
yang sangat penting. Jika surat-surat tersebut telah selesai diproses
selanjutnya surat tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat
tersebut telah menjadi arsip. Apabila penyimpanan arsip-arsip itu tidak
ditangani dengan baik, informasi yang terkandung didalam surat atau arsip
itu akan hilang. Kehilangan arsip adalah kesalahan besar dalam kegiatan
persuratan atau ketatalaksanaan kantor.

Oleh sebab itu, sangatlah penting bagi petugas atau karyawan di

bidang ketatausahaan atau administrasi untuk memelajari tentang arsip.
Dengan memelajari arsip diharapkan petugas akan lebih memahami
tentang pentingnya arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip-arsip
sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “archief” dalam

bahasa Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”. Dalam
bahasa Latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”.
Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut dengan “arche” yang berarti
permulaan. Kata “arche” dalam bahasa Yunani berkembang menjadi kata
“archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi
kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan.

Choiriyah (2007:5) menyatakan1 bahwa dalam istilah

bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut dengan warkat. Warkat
merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingat orang itu pula.

Dapat saya simpulkan kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan

penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat
sampai penyingkiran.

B. Jenis-jenis Arsip

Berdasarkan Media:2

ARMIDA SILVIA ASRIEL, ARMIATI, LEO FRISTA. (2016). MANAJEMEN

1

KANTOR. Jakarta: Kencana.

2
Laksmi, Fuad Gani, Budiantora. (2016). MANAJEMEN PERKANTORAN MODEREN.
Jakarta: Rajawali Pers.
1. Arsip Berbasis Kertas (Conventional Archives/Records)
Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau numerik yang
tertuang di atas kertas.
2. Arsip Lihat-Dengar (Audio-Visual Archives/Records) Merupakan
arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset, video,
film, VCD, casette recording, foto.
3. Arsip Kartografik dan Arsitektual (Cartographic and Architectural
Archives/Records) Merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya
memuat gambar grafik, peta, maket, atau gambar arsiptek lainnya,
dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip
berbasis kertas pada umumnya.
4. Arsip Elektronik. Arsip elektronik merupakan arsip yang
dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya komputer (machine
readable).

Berdasarkan Fungsi:

1. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun
penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran, yang
pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jadi arsip Dinamis
adalah semua arsip yang masih berada dalam organisasi.
Karena masih dipergunakan secara langsung dalam
pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis
dalam bahasa Inggris disebut records. Arsip dinamis, terdiri
dari dua macam:

2. Arsip Dinamis Aktif (Active Records)

 Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
penyelesaian suatu kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga
merupakan berkas kerja.

3. Arsip Dinamis Inaktif (inactive Records)

Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung

dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan sudah selesai
tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga perlu
disimpan.

4. Arsip Statis

Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan

oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga
pantas untuk dilestarikan/diabadikan untuk kepentingan umum,
sejarah, atau sebagai bahan bukti.

C. Pengelolaan Arsip

Proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa tahap sebagai berikut:3

1. Tahap Penciptaan dan Penerimaan (Creation And Receipt)

Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang

merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat,
laporan, formulir, atau gambar.

2. Tahap Distribusi (Distribution)

Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada

pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian
atau penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, e-mail,
dan sebagainya.

3
Sasttar. (2019). Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Budi Utama.
 3. Tahap Penggunaan (Use)

Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang

dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai
maksud dan tujuan penciptaannya.

4. Tahap Pemeliharaan (Maintenance)

Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena

kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus
dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai
bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahap ini arsip dinamis
diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan
sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut
tanggal masuknya atau menurut masalahnya atau susunan lainnya.
Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan
informasi yang terdapat pada berkas yang diminta. Sedangkan
kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu unit ke unit lain.
Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari
unit kerja ke central file.

5. Tahap Pemusnahan (Disposion)

Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak
mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkkan.
Sehingga tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak
menimbulkan pemborosan. Sedangkan arsip permanen disimpan
sebagai arsip statis yang dikelola oleh Unit Kearsipan.

D. Penyimpanan Arsip
 Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang
digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat
bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan. Sistem kearsipan adalah
pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis,
menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf
sebagai identitas arsip yang bersangkutan.

Secara umum sistem kearsipan (Filling system) ada 5 cara yaitu:4

1. Sistem Abjad (Alphabetical System)

Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan metode

penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun nama dalam
urutan nama-nama mulai A sampai dengan Z). Sistem abjad lebih
cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya
dilakukan terhadap nama orang, nama organisasi, nama
lokasi/tempat, nama benda dan masalah/subyek. Dalam
meggunakan sistem abjad dibutuhkan mengindeks yaitu cara
menemukan dan menentukan ciri/tanda dari suatu dokumen yang
akan dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan
mengetahui tempat dokumen disimpan.

Contoh: Peraturan Mengindeks dalam Sistem Abjad:

a. Nama-nama Orang:

Donni Juni diindeks menjadi Juni, Donni-

b. Mengindeks Organisasi:

Bank Mandiri diindeks menjadi Mandiri, Bank-

c. Mengindeks Nama Tempat/Daerah:

Provinsi Gorontalo diindeks menjadi Gorontalo, Provinsi-

4
Suparjati. (2000). Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: IKPAI.
 d. Mengindeks Nama Benda/Barang:

Sepeda Motor diindeks menjadi Sepeda, Motor-

e. Mengindeks Nama Masalah:

Peraturan Pegawai diindeks menjadi Pegawai, Peraturan-

2. Sistem Perihal/Masalah/Subyek (Subject System)

Disebut juga sistem masalah merupakan sistem penyimpanan arsip

yang didasarkan pada pokok masalah surat. Sebelum menerapkan sistem
subyek, terlebih dahulu harus disusun pedomannya yang dijadikan sebagai
dasar penataan arsip pada tempat penyimpanannya. Pedoman tersebut
disebut Pola Klasifikasi. Dalam penyusunan Pola Klasifikasi Kearsipan,
unsur fungsi, struktur dan masalah saling menunjang satu dengan lainnya.
Unsur fungsi yang tercermin dalam kegiatan operasional dapat dijadikan
sebagai dasar untuk menyusun klasifikasi kearsipan. Klasifikasi kearsipan
disusun berjenjang:

a. Masalah Pokok/Primer (Main Subject)

b. Sub Masalah Pokok/ Sekunder (Sub Subject)

c. Sub Masalah Kecil/Tertier (Sub Sub Subject)

Ketiga hubungan di atas mempunyai hubungan logis dan sistematis

satu sama lainnya. Misalnya kelompok kepegawaian harus terdapat
masalah yang berhubungan dengan kepegawaian saja, seperti dibawah ini:

a. Kepegawaian (Primer)

b. Pengadaan (Sekunder)

c. Lamaran (Tertier)

d. Test (Tertier)

e. Pengangkatan (Tertier)
3. Sistem Nomor (Numerical System)

Sistem penataan arsip berdasarkan nomor-nomor kode

tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip. Dalam sistem nomor
terdapat beberapa variasi, antara lain sistem nomor menurut
Dewey, sistem nomor menurut Terminal Digit, Middles Digit,
Soundex System, Duplex-Numeric, dan Straight-Numeric. Sistem
nomor yang umum digunakan adalah sistem Nomor Decimal
Dewey (Dewey Decimal Classification) atau Universal Decimal
Classification (UDC) yang mengelompokkan semua subyek yang
mencakup keseluruhan ilmu penegtahuan manusia ke dalam suatu
susunan yang sistematis dan teratur. Sistem ini biasanya digunakan
di Perpustakaan untuk penempatan buku-buku dan pembuatan Call
Number.

4. Sistem Tanggal (Chronological System)

Sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal

surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk
surat keluar). Dalam suatu surat biasanya ada 3 tanggal terdiri dari
tanggal surat dibuat/diketik, tanggal surat dikirim/diterima dan
tanggal yang menyebutkan permasalahan surat. Namun
penyimpanan surat dengan sistem ini berdasarkan tanggal
penerimaan atau pengiriman surat bersangkutan. Untuk
mengetahuinya maka dalam system ini diperlukan Buku Arsip
yang berfungsi sebagai alat pencatat surat-surat yang akan
disimpan saja.

5. Sistem Wilayah/Daerah (Geographical System)

Suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah atau

daerah. Penyusunan arsip-arsip dilakukan berdasarkan pembagian
wilayah daerah yang menjadi alamat suatu surat. Warkat yang
disimpan dalam folder-folder pada umumnya diatur berdasarkan
 metode abjad atas dasar wilayah. Dalam penerapannya juga perlu
disusun Daftar Klasifikasi Wilayah. Sistem ini biasanya digunakan
oleh perusahaan ekspedisi.

E. Tugas Bagian Arsip dan Masalah dalam Pengelolaan Arsip

1. Tugas Bagian Arsip

Secara umum, tugas pokok unit kearsipan menurut

Sedarmayanti (2003:19) adalah :5

a. Menerima warkat

b. Mencatat warkat

c. Mendistribusikan warkat

d. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip dengan

system tertentu

e. Memberikan pelayan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip

f. Mengadakan perawatan atau pemeliharaan arsip

g. Mengadakan atau merencakan penyusutan dan lain-lain

Lebih lanjut lagi Choiriyah (2007:6) menyatakan bahwa unit

kearsipan mempunyai tugas pokok :

1. Mengatur arsip di instansinya masing-masing dengan sebaik-baiknya

2. Menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga teratur dan mudah

ditemukan

3. Memelihara/merawat arsip dengan sebaik-baiknya

4. Menyelamatkan arsip dari bahaya kemusnahan

5. Meningkatkan mutu pelayanan serta mutu pelaksanaan kearsipan

5
Amsyah, Z. (2005). MANAJEMEN KEARSIPAN. Jakarta: Gramedia.
 Abubakar (1997:32) menyatakan bahwa tugas pokok unit kearsipan adalah

a. Pengurusan dan pengendalian surat

b. Membuat pola klasifikasi kearsipan dank ode

c. Mengindeks dan menunjuk silang (Cross Reference

d. Penyimpanan berkas

e. Penemuan kembali

f. Pemeliharaan dan pengamanan arsip

g. Penyusutan arsip

2. Masalah dalam Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip bukan perkara yang mudah. Kendala dalam

pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh kantor, adalah :6

1. Kurangnya Pengertian terhadap Pentingnya Arsip

Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap

pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan
organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas dibidang kearsipan
dipandang rendah.

2. Kualifikasi Persyaratan Pegawai Tidak Dipenuhi

Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang

diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada
persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang berangapan cukup
dipenuhi dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan
juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang dipindahkan

6
Wildan Zulkarnain, Rden Bambang sumarsono. (2015). MANAJEMEN PERKANTORAN
PROFESIONAL. Malang: GUNUNG SAMUDRA.
 dari unit lainnya, serta di samping itu masih ada anggapan, bahwa
siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang
cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat
mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan.

3. Volume arsip

Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan

tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung lagi.

4. Pedoman Pengelolaan Arsip

Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang

diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-
masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan
tidak ada tujuan yang jelas

5. Pengelolaan Pinjam Pakai

Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata

cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap
pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.

6. Jangka Waktu Peminjaman

Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang

membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-
kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga
membutuhkan arsip termaksud.

7. Dokumentasi Arsip

Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat

dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena
belum sempurnanya system atau karena petugas yang belum/ kurang
terampil.

8. Perencanaan Pengelolaan Arsip

 Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan
penyusutan arsip di unit operasional, maupun dikantor secara menyeluruh ,
mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat
tertampung lagi.

9. Pengawasan

Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari
pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat
berfungsi sebagaimana mestinya.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Kearsipan merupakan aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan

pengelolaan arsip atau administrasi arsip, di dalam kearsipan terdapat tata cara
pengelolaan arsip, asas-asas kearsipan, tujuan serta fungsi kearsipan, dan jenis-
jenis arsip. bahwa dalam istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut dengan
warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar
ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingat orang itu pula. Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat
penting dalam ketatalaksanaan kantor. Surat merupakan jantung kegiatan tata
usaha. Surat-surat yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang
sangat penting. Jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat
tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi arsip.
Daftar Pustaka

Amsyah, Z. (2005). MANAJEMEN KEARSIPAN. Jakarta: Gramedia.

ARMIDA SILVIA ASRIEL, ARMIATI, LEO FRISTA. (2016). MANAJEMEN

KANTOR. Jakarta: Kencana.

Laksmi, Fuad Gani, Budiantora. (2016). MANAJEMEN PERKANTORAN

MODEREN. Jakarta: Rajawali Pers.

Sasttar. (2019). Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Budi Utama.

Suparjati. (2000). Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: IKPAI.

Wildan Zulkarnain, Rden Bambang sumarsono. (2015). MANAJEMEN

PERKANTORAN PROFESIONAL. Malang: GUNUNG SAMUDRA.