Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau masih digunakan

untuk kepentingan organisasi sehari-hari atau masih menjadi berkas kerja. Arsip aktif adalah
arsip dinamis dan menjadi kewajiban setiap organisasi dalam pengelolaannya.
Untuk lebih memahami pengelolaan arsip aktif, di bawah ini ada beberapa istilah dan sarana
yang perlu dipersiapkan dalam mengelola arsip aktif, antara lain :
1. Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan
usaha milik negara, badan usaha milik daerah, perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap
arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negaraatau bantuan luar negeri
dan pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan pencipta arsip
sebagai pemberi kerja
2. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya
(Bagian, Bidang, Sub bagian, Sub bidang, Seksi, Sub Seksi)
3. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan (Sekretariat, Tata Usaha, Sub bag Umum)
4. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena
memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja
5. Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang
untuk penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman.
6. Sentral Arsip Inaktif (Records Center) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif pada
bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip.
7. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi (item arsip)
8. Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas
yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
9. Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah ditata.
10. Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
11. Indeks adalah tanda pengenal arsip atau judul berkas arsip (kata tangkap) yang berfungsi
untuk membedakan antara berkas arsip yang satu dengan berkas arsip yang lain dan sebagai
sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
12. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya arsip
yang memiliki hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain atau yang memiliki nama
berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan
arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah
13. Berkas adalah himpunan arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu
konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau
kesamaan masalah
14. Isi Berkas adalah satu atau beberapa item arsip yang merupakan informasi dari berkas
kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan

Pengelolaan arsip aktif yang baik dan benar supaya arsip suatu organisasi dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat melalui beberapa tahapan, diantaranya :
A. Pengurusan surat
Penciptaan arsip dimulai dari pengurusan surat masuk dan keluar, yaitu dengan mencatat dalam
buku register surat masuk atau buku register surat keluar, pencatatan dengan lembar disposisi,
dan pendistribusian ke unit pengolah. Dalam pendistribusian ke unit pengolah, disposisi yang
lembar ke-2 diambil dan disimpan dalam kotak lembar disposisi, dan dengan menggunakan bukti
pendistribusian misalnya lembar pengantar atau buku distribusi surat.
B. Pemberkasan
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena
memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja yang
memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Tujuannya adalah sebagai Penyimpanan secara logis dan sistematis,,penemuan kembali arsip
secara cepat, tepat dan lengkap, dan Memudahkan pada saat penyusutan arsip.
C. Penyimpanan dan pemeliharaan
Folder arsip yang telah ada arsipnya kemudian dalam penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif
dilaksanakan dalam filing kabinet, pada pusat berkas (sentral file).
D. Penggunaan dan layanan.
Penggunaan arsip aktif hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.
Prosedur layanan arsip dilakukan dengan tahapan:
1. Permintaan baik melalui lisan maupun tulisan;
2. Pencarian arsip di lokasi simpan;
3. Penggunaan tanda keluar;
4. Pencatatan;
5. Pengambilan atau pengiriman;
6. pengendalian;
7. pengembalian; dan
8. penyimpanan kembali.
E. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Penyusutan dilakukan berdasarkan
Jadwal retensi arsip.
Dengan mengikuti tahapan tersebut, arsip suatu organisasi akan lebih mudah dan cepat untuk
ditemukan kembali saat diperlukan.

Sumber Referensi :
https://perpustakaan.kulonprogokab.go.id/detil/483/pengelolaan-arsip-aktif