NAMA : ELISA NURFAHMIL

KELAS : X OTP2

MAPEL : KEARSIPAN
1. Jelaskan perbedaan antara arsip dan kearsipan ?
Jawaban :
Arsip adalah suatu media yang memiliki nilai seiring dengan berjalannya waktu, media
arsip yang dulu terbuat dari media kertas seperti ijazah, sertifikat dan lainnya saat ini
sudah berkembang menjadi media digital seperti film, musik, dan lain lain . Arsip sendiri
memiliki sifat bisa diterima oleh banyak kalangan. Baik itu secara resmi atau secara
personal saja, kearsipan memiliki arti sebagai cara mengatur atau menyusun sebuah
arsip-arsip yang ada dengan tujuan agar pencarian arsip tersebut akan mudah dilakukan.
Dengan adanya kerasipan ketika kita membutuhkan untuk mencari informasi pada arsip,
proses pencarian tersebut akan mudah dilakukan.

2. Tuliskan tahap dalam daur hidup arsip ?

Jawaban :
- fase atau tahap penciptaan arsip
- fase atau tahap pemanfaatan arsip
- fase atau tahap penyimpanan dan penemuannn kembali
- fase atau tahap pemindahan
- fase atau tahap pemusnahan arsip

3. Jelaskan fungsi arsip sebagai pengambil keputusan ?

Jawaban :
- Pengambilan keputusan menjadi efisien serta efektif
Dengan pertolongan arsip, ketika pengambilan keputusan berdasarkan data-data arsip
akan menghasilkan keputusan secara efisien serta efektif.
- Menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan
Bahan-bahan arsip yang ada akan dibanding-bandingkan dengan arsip satu dengan arsip
lainya, tujuanya agar dapat memilih keputusan yang terbaik untuk lembaga atau
organisasi.
- Alat bantu pengambilan keputusan
Dari pendapat langsung saja, namun bisa berupa dari arsip dokumen, sehingga bisa
dianggap arsip sebagai alat bantu pengambilan keputusan.

4. Jelaskan penggolongan arsip bedasarkan isi masalahnya.

Jawaban :
a. Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya
 b. Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya
c. Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya
d. Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya
e. Penggolongan arsip menurut frekuensi penggunaannya
f. Penggolongan arsip menurut fungsinya
g. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
h. Penggolongan arsip menurut keasliannya

5. Tuliskan dan jelaskan mengenai karakteristik arsip.

Jawaban :
Karakteristik arsip dapat membedakan kualitas arsip.
a. Unik. Arsip tidak dibuat secara massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku,
jurnal. Pada konteksnya arsip mempunyai kronologi yang berbeda yang selalu merupakan
satu-satunya sebuah produk. Adapun penggandaan arsip mempunyai arti berbeda baik
untuk pelaksanaan kegiatan ataupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan
tersebut.
b. Legal. Arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan,
memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
c. Reliable. Keberadaan arsip bisa dipercaya sampai dapat digunakan sebagai pendukung
pelaksana kegiatan.
d. Otentik . Arsip merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya terkecuali
arsip elektronik, yang meliputi isi, struktur dan konteks. Yang memiliki informasi
mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau diterima. dan memiliki makna yang
merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, serta memberi layanan bahan bukti
kegiatan, kebijaksanaan serta transaksi organisasi pembuatnnya.

6. Tuliskan perbedaan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder!
Jawaban :
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip
itu sendiri adapun nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip
dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban.

7. Jelaskan mengenai nilai guna arsip dalam istilah “ ALFRED “ !

Jawaban :.Menurut Vernoon B.Santen
Bahwa nilai guna arsip atau warkat tecakup dalam akronim ALFRED.
A= Administrasi Value (nilai guna di bidang administrasi) misalnya surat dinas,formulir
dan sebagainya.
L= Legal Value nilai guna di bidang Hukum) ,misalnya Akta Jual beli tanah,surat kuasa
dan sebagainya.
 F=Fiscal Value (nilai guna di bidang Keuangan ) misalnya cek,kuitansi,bilyet,giro dan
sebagainya.
R=Research Value (nilai guna di bidang Penelitian ), Karya tulis Skripsi,Tesis Desertasi
dan sebagainya
E= Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan misalnya Ijazah,buku rapor,daftar
nilai dan sebagainya.
D=Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi) misalnya Naskah Perjanjian
dan Asli dan sebagainya.

8. Jelaskan perbedaan antara asas sentralisasi dan desentralisasi !

Jawaban : Asas Sentralisasi yaitu sistem penempatan kegiatan kearsipan dijadikan satu
tempat (terpusat). Sehingga dalam satu kantor hanya terdapat satu ruang kearsipan saja
yang mengendalikan seluruh kegiatan kearsipan didalamnya sedangka Asas Desentralisasi
yaitu sistem penempatan kegiatan kearsipan diadakan di setiap bagian atau departemen.
Sehingga masing-masing bagian memiliki sistem dan tempat kearsipan masing-masing

9. Jelaskan keunggulan dan kelemahan asas desentralisasi !

Jawaban: Keunggulan asas desentralisasi arsip :
1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit
kerja masing-masing.
2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai
3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif
4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
6. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik

Kelemahan asas desentralisasi arsip :

1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan
pemborosan alat maupun ruangan
2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas
mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan pemborosan
4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan
pemborosan.

10. Tuliskan tujuan penciptaan asas desentralisasi terkendali (gabungan ) !

Jawaban :
Agar tercipta keseragaman prosedur dan tata kerja, proses kerja yang lancar dan efisien,
mudah dalam pengendalian dan pembinaannya dan karyawan di unit kerja dapat
bertambah.