TUGAS MAKALAH KEARSIPAN

SMK TARUNA TERPADU 1

Nama : Ismawiyati Dwi Ausiamtila

Kelas : X AP 2
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan
baik dan tepat pada waktunya. Dalam makalah ini kami membahas mengenai Kearsipan.

Makalah ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari berbagai
pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama mengerjakan
makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah
ini. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang
dapat membangun kami. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk
penyempurnaan makalah selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita sekalian.

Bogor, 14 Desember 2018

Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ............................................................................................... 4

B. Rumusan Masalah............................................................................................ 5

C. Tujuan ............................................................................................................. 5

BAB II : PEMBAHASAN

A. Teori kearsipan................................................................................................ 6

B. Sistem Kearsipan............................................................................................. 9

C. Pemeliharaan Arsip......................................................................................... 11

D. Penyusutan Arsip............................................................................................ 12

E. Pengelolaan kearsipan.................................................................................... 12

F. Korespondensi Kearsipan............................................................................... 13

BAB III : PENUTUP

A. Kesimpulan....................................................................................................... 17

B. Saran................................................................................................................. 17

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga.
Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan
dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan
pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan ataupun kantor. Berkaitan
dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang
benar.

Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah

satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi).
Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi
atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman
informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman
informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi
merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau
pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam
penyusunan korespodensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya
yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.

Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat
diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi
memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi.
Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke
tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu
dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-
waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip,
termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun
kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran
informasi.

4
B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Arsip?

2. Apa itu sistem kerja kearsipan?
3. Bagaimana cara pemeliharaan Arsip?
4. Bagaimana penyusutan Arsip?
5. Bagaimana cara pengelolaan kearsipan?
6. Apa itu korespondensi dan bagaimana korespondensi kearsipan?

C. Tujuan

Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami
tentang kearsipan,sistem kearsipan,cara pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip.

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Teori Kearsipan
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan
tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang
lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan
istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung
arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.
Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat
kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan
tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara
berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara
tepat.

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :

 Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam

suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang
telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari
penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

6
  Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2. Jenis – Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

 Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

1. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
2. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji,
bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar.
3. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian
penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
4. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa,
raport dan transkip mahasiswa.

 Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan
wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan
dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat
dibedakan menjadi:
1. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat
keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
2. Pita rekaman
3. Mikrofilm
4. Disket
5. Compact disk
6. Flash disk

 Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan

kegunaannya ada 7 macam, yaitu:
1. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan.
2. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat
keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
3. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

7
 4. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar
foto dan peristiwa.
5. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian.
6. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.
7. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran dan program pelajaran.

 Arsip menurut sifat kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya

atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
1. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo.
2. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat
pesanan barang.
3. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji.
4. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah.

 Arsip menurut fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam

mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan kantor sehari-hari.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.

 Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan

tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat
dibedakan menjadi :
1. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat
di Jakarta.
2. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
3.
 Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian
dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan
printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

8
 2. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain
penerimaan dokumen asli.
3. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
 Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum
atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
1. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang
sah.
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print
komputer.

B. Sistem Kearsipan
1. Pengertian Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan
pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan
cepat dan tepat.

Kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan

arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip
(pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling
mempunyai peranan yang sangat penting.

2. Macam – Macam Sistem Kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada

pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:

1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system

a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)

b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)

9
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system

 Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti

yang di kutip oleh Sutarto (1992:173) adalah sebagai berikut:

1. Alphabetical arrangement (susunan abjad)

a. Subjet (pokok soal)

b. Phonetic (suara)

2. Numerical arrangement (susunan nomor)

a. Serial (seri)
b. Coded (kode)

3. Geographical arrangement (susunan wilayah)

4. Choronlogical arrangement (susunan tanggal)

 Menurut Zulkifli Amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan
abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem
nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama
yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).

Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171)
mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem
utama,yaitu:

a. Alphabetical - sistem abjad

b. Subyek - sistem subjek
c. Geographical - sistem wilayah
d. Numerical - sistem nomor
e. Choronological of them - sistem tanggal

10
C. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala
kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh
factor sebagai berikut:

 Faktor dari dalam

seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan
dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang
akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas,
pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang
di buat dari getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.

 Faktor dari luar

Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas
menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar
matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari
yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang
biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang
menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

11
D. Penyusutan Arsip
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan
kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :

a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

b. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan
JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa dan negara.
c. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan
pemerintah.

Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah

kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

E. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat)
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam
kearsipan terkandung unsur - unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan
penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.

Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah
ditemu – balikkan atau ditemukan kembali sewaktu - waktu diperlukan, serta langkah -
langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk
menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel)
perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing
- masing kantor/instansi yang bersangkutan.

12
F. Korespondensi Kearsipan (Surat – Menyurat)
1. Pengertian Surat-Menyurat

Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara
tertulis yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri
maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau
organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.

Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran

menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:

a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang
berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya.
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak
lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah
pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu
pengirim dan penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan
antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka
terjadilah surat-menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya
sutau pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan,
pemberitahuan, dan sebagainya.

2. Tujuan dan Fungsi Surat-Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu
mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda.
Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah,
atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan
menulis surat, yaitu sebagai berikut :

13
 1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai
pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan
mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan
surat pun tidak akan tercapai.

Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat
dengan baik adalah :

a. Memahami prosedur surat-menyurat

b. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c. Memahami teknik penulisan surat yang baik
d. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e. Memahami posisi penulis dan penerima surat

3. Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai
berikut :

 Tanda bukti tertulis otentik

Surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-
kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat
perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.

b. Pedoman

Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak.

Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

c. Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah
lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

14
 d. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern
dari organisasi yang bersangkutan.

4. Penggolongan Surat

Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran

yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat
dapat dibedakan berdasarkan :

 Menurut wujud surat

1. Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang
biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
2. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi.
Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta
petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm
yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya
hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat
surat.
5. Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-
pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima,
kartu identitas, dan sebagainya.

 Menurut sifat isinya

1. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
2. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang
mewakilinya.

15
  Menurut keamanan isinya
1. Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau
merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang
lain.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain
karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang
bersangkutan.
3. Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan
hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak
menyelesaikan atau mengambil keputusan.

 Menurut proses penyelesaiannya

Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh

tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat
digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian
dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan
penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada
kesempatan pertama atau prioritas utama.

 Menurut kegiatan
1. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri
2. Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau
instansi.

 Menurut sasaran yang dituju

1. Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi
tertentu.
2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang
jumlahnya tidak terbatas.

16
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena
korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan
pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan
pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi

tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan
ataupun pertanyaan.

Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting
untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana
fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga
jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

B. Saran
1. Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas antara
petugas pembuat dan petugas pengagendaan.
2. Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan
penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik.
3. Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif.

17