JENIS-JENIS ARSIP

BERDASARKAN NILAI ATAU KEGUNAANNYA

I. PENDAHULUAN
Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa adanya arsip,
tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu
kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi perkantoran.
Banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip“ akan timbul bayangan citra
buruk tentang tumpukan kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta
banyak kertas yang berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan
petugas arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan terhadap
pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah menjadi kurang baik dan tidak berguna.
Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang sesuai dengan
ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu sendiri.
Prosedur kearsipan terdiri atas prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan.
Prosedur permulaan untuk surat-surat masuk meliputi kegiatan administrasi
pencatatan, pendistribusian dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat keluar
meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman. Prosedur
penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan
pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Dalam hal ini
akan dibahas beberapa masalah yaitu pengertian arsip dan macam-macam arsip.

II. PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan Arcivum yang
artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis“ Archeon yang
berarti Balai kota tempat untuk menyimpan dokumen tentang masalah
pemerintahan.
Menurut bahasa Belanda yang dikatakan Archief mempunyai arti" tempat
untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. kumpulan
 catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan
sebagainya. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa Indonesia,
mempunyai arti
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan baik, baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar-gambar hasil
kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan
pengingatan.
Menurut Undang-undang No.9 Tahun 1971 pasal 516 yang mendefinisikan arsip
sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-
badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Sedangkan menurut The Liang Gie, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat diketemukan.
Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud arsip adalah surat
yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan
dengan mudah dan cepat.

B. Macam-macam Arsip
Macam-macam Arsip menurut nilai dan kegunaanya yaitu:
1. Arsip dengan nilai informasi, yaitu arsip yang memiliki nilai bahan informasi atau
pemberitahuan. Contoh arsip bernilai informasi misalnya pengumuman hari libur,
pemberitahuan apel bendera, penerimaan pegawai baru, kartu/surat undangan.
2. Arsip bernilai kegunaan administrasi, adalah arsip yang dipergunakan dalam proses
kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya; seperti arsip ketentuan atau kebijakan
yang dikeluarkan pimpinan organisasi, prosedur atau metode kerja, program kerja,
 rencana induk pengembangan organisasi, petunjuk pelaksanaan tugas (juklak), uraian
tugas pegawai, dan lain-lain.

3. Arsip dengan nilai kegunaan hukum, yang terbagi menjadi:

a. Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan yang berlaku oleh dan
untuk orang banyak, seperti:
 Peraturan-peraturan yang berkenaan dengan penuntutan perkara;
 Peraturan-peraturan yang mengatur perniagaan jual beli dan lain-lain;
 Peraturan-peraturan dan ketentuan yang berkenaan dengan hak, kewajiban dan
warga negara;
 Peraturan-peraturan dan ketentuan mengenai hukuman;
 Peraturan-peraturan dan ketentuan mengenai susunan tugas dan lainnya yang
bersifat kenegaraan;
 Segala undang-undang, peraturan dan ketentuan yang harus ditaati oleh semua
warga negara
b. Arsip yang digunakan sebagai alat atau bahan pembuktian dalam suatu kejadian
hukum, contohnya Akte kelahiran, Akte pendirian yayasan, organisasi, perusahaan,
c. Segala keputusan (perimbangan) yang ditentukan oleh hakim dalam pengadilan.
4. Arsip dengan nilai kegunaan sejarah, yaitu
a. Arsip yang menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau, seperti: laporan
tahunan, notulen/risalah rapat; sejarah berdirinya suatu perusahaan, buku peringatan,
gambar atau foto terjadinya suatu peristiwa.
b. Arsip yang dapat mengingatkan kembali terjadinya suatu peristiwa, misalnya:
 Monumen atau bangunan tempat terjadinya suatu peristiwa
 Naskah proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia
 Naskah sumpah pemuda
 Surat Perintah Sebelas Maret (supersemar)
5. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah, ialah arsip yang dipergunakan untuk
kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian. Misalnya:
a. Hasil karya ilmiah para ahli/cendekia
b. Laporan-laporan hasil penelitian ilmiah oleh para ahli
 c. Arsip yang bernilai keuangan, yaitu arsip yang berhubungan dengan atau berisi
tentang masalah keuangan,

contohnya: Kuitansi pembayaran, Bon penjualan, Surat pertanggungjawaban

(SPJ), Surat perintah membayar (SPM), Surat perintah menerima uang,
Laporan keuangan (neraca rugi, neraca laba), Anggaran pendapatan dan
belanja perusahaan, Berita acara penerimaan barang, dan lain-lain
6. Arsip yang memiliki nilai pendidikan, adalah:
a. Arsip yang berguna dalam dunia pendidikan, seperti karya ilmiah, hasil
penelitian ilmiah para ahli dan dibukukan sehingga dapat dipelajari orang
lain.
b. Arsip yang berisi tentang pendidikan, misalnya satuan pelajaran (SP),
garis-garis besar program pengajaran (GBPP), program pengajaran, dan
lain-lain.
7. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi, ialah arsip vital yang memiliki
kegunaan sebagai alat pengingat untuk selamanya. Arsip-arsip di ANRI pada
umumnya memiliki nilai dokumentasi.

III. PENUTUP
A. Kesimpulan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file, sedangkan
kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan Filing adalah
kegiatannya. Setiap pekerjaan mempunyai urutan langkah-langkah untuk
menyelesaikan pekerjaan dari awal sampai selesai. Langkah-langkah tersebut
disebut prosedur kearsipan.
Macam-macam Arsip menurut nilai dan kegunaanya yaituArsip dengan nilai informasi,
Arsip bernilai kegunaan administrasi, Arsip dengan nilai kegunaan, Arsip dengan nilai
kegunaan sejarah, Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah, Arsip yang memiliki
nilai pendidikan, dan Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi

B. Saran
Untuk mempermudah dalam proses kepengurusan arsip sebaiknya ada pegawai
khusus yang secara langsung menangani masalah kearsipan yaitu arsiparis.
Sebagai arsiparis harus menggunakan langkah-langkah prosedur kearsipan
dengan baik, yaitu dalam prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan agar
proses pengarsipan berjalan dengan baik dan benar.