1.

Pengertian Arsip

Untuk kelancaran administrasi kantor diperlukan adanya pengelolaan kearsipan

yang baik dan benar. Kearsipan yang baik dan benar merupakan alat informasi yang
dapat membantu kelancaran kegiatan suatu lembaga atau organisasi. Dengan
demikian dalam hal ini dijelaskan beberapa studi kerpustakaan yang erat
hubungannya dengan permasalahan kearsipan. Dilihat dari asal katanya , istilah Arsip
berasal dari bahasa Yunani arche yang berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa
hukum.Kemudian kata arche berubah menjadi ta arche yang artinya dokumen,
catatan. Lalu berubah menjadi archevum yang dalam bahasa Latin berarti balaikota.
Dalam bahasa inggris archives yang berarti tempat atau dokumen (record).

Dalam bahasa Indonesia dipakai istilah Arsip yang didasarkan pada Undang-
Undang No 7 Tahun 1971 Pasal 1 ayat a dan b tentang Ketentuan - ketentuan Pokok
kearsipan, disebutkan bahwa definisi arsip adalah :

a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara atau Badan
Pemerintah, dalam bentuk badan-badan Pemerintahan dalam corak apapun
dalam keadaan tunggal atau kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
Pemerintah.
b. Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Swasta atau perorangan,
dalam bentuk Badan Pemerintahan dan dalam corak apapun. Dalam11
keadaan tunggal atau kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

Maksud dari definisi di atas adalah Pemerintah mempunyai kewajiban dan

tanggung jawab sepenuhnya terhadap arsip / naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga Negara dan Lembaga Swasta dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
kehidupan kebangsaan.
 Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

Menurut The Liang Gie (1971 : 91) mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.Jadi sebagai intinya arsip
adalah himpunan lembaran tulisan, catatan-catatan, tertulis yang disebut warkat, yang
harus memenuhi 3 syarat yaitu :

a. Disimpan secara berencana dan teratur

b. Masih mempunyai kegunaaan

c. Dapat ditemukan kembali secara cepat.

Menurut Sedarmayanti (2003 : 49) dalam pengarsipan hal-hal yang harus

diperhatikan yaitu :

1. Kesederhanaan. Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus

mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga
dapat dimengerti pegawai lainnya.
2. Pemeliharaan dan penjagaan arsip. Berdasarkan sistem yang digunakan, arsip
harus dipelihara dan dijaga dengan baik, agar nantinya memungkinkan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
3. Menjamin Keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian dan
harus aman dari bahaya air, api, gangguan dari binatang, udara yang lembab
dan lain-lain, sehingga penyimpanannya harus ditempat yang benar-benar
aman dari segala gangguan.
 4. Penempatan arsip. Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, agar
mudah untuk menjangkaunya.
5. Sistem yang digunakan harus fleksibel : maksudnya harus memberikan
kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan
dan efektifitas kerja.
6. Petugas arsip. Petugas arsip atau yang biasa disebut dalam bidang arsip yaitu
Arsiparis, perlu memahami pengetahuannya di bidang arsip.
7. Mengadakan pengontrolan arsip. Agar dapat memahami seluruh media
informasi yang ada dan mengajukan surat untuk mengadakan penyusutan serta
pemusnahan arsip.

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor yang banyak dilakukan
oleh setiap badan, baik itu pemerintah maupun swasta.Tentunya, kearsipan
menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-
surat dan dokumen-dokumen. Surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang
selanjutnya disebut dengan kearsipan.

Ada 4 golongan arsip adalah :

1. Arsip Nonesensial
Arsip ini paling lama penyimpanannya 1 tahun dan harus dimusnahkan, yaitu
arsip yang tidak memerlukan pengelolaan dan tidak mempunyai hubungan
dengan hal-hal yang penting, sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu
yang lama. terjadi penumpukkan arsip.
Misalnya: surat pengumuman, surat rapat rutin, memo intern dan sebaginya.
2. Arsip yang diperlukan / arsip-arsip yang membantu
Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai guna, tetapi sifatnya sementara dan
kadang-kadang masih di gunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu arsip yang
diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3 tahun.
 Misalnya : surat pemberitahuan bank, bukti pembayaran tertentu dan
korespondensi rutin.
3. Arsip penting
Yaitu arsip yang memiliki nilai hukum, pendidikan , keuangan dokumentasi
dan sejarah. Arsip yang demikian masih diperlukan untuk membantu
kelancaran pekerjaan. Apabila arsip yang hilang sulit diganti dan memang
sulit mencari penggantinya. Misalnaya : data laporan keuangan.
4. Arsip vital
Yaitu arsip yang bersifat permanen, langsung disimpan untuk selama-
lamanya. Seperti : surat keputusan tentang struktur organisasi, laporan
keunangan dan sebagainya.

Masalah-masalah yang sering timbul yang berkaitan dengan pengurusan arsip antara
lain :

a. Arsip diterima dan kemudian disimpan tetapi tidak ditemukan kembali lagi
karena sesuatu hal.
b. Arsip ditemukan tetapi memerlukan waktu yang cukup lama untuk
membongkar tumpukan atau berkas-berkas arsip.
c. Arsip makin bertambah, akibat dari pertambahan volume arsip tersebut maka
antara arsip yang berguna dengan arsip yang tidak berguna bercampur aduk.
d. Peningkatan volume arsip mengakibatkan berkurangnya tempat penyimpanan,
sehingga dipaksakan guna untuk menampung arsip dengan melebihi kapasitas
penyimpanan.
e. Sarana dan pengendalian pengurusan arisp sangat sederhana bahkan kadang-
kadang minim.
 2. Fungsi arsip

Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 disebutkan bahwa fungsi arsip dibagi

menjadi dua golongan yaitu :

a. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggraan
administrasi negara.
b. Arsip Statis.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Sistem penyimpanan arsip meliputi:

1. Sistem Abjad.
Sistem Abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang.Baik
perihal dari sudut maupun instansi pengiriman dapat disusun menurut abjad
yaitu menyusun subjek itu dalam urutan A sampai Z. Digunakan untuk
menyimpan surat / dokumen, yang biasanya banyak digunakan untuk
menyimpan nama-nama orang, nama perusahaan, nama organisasi.
2. Sistem subyek.
Apabila suatu kantor mempergunakan sistem lain selain system abjad,
disebabkan karena kantor itu mengerjakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan
dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan.
3. Sistem Geografis.
Untuk melaksanakan filling sistem menurut wilayah dan daerah ini, seorang
juru arsip dapat menggunakan nama wilayah dalam hal ini nama-nama kota
untuk pokok permasalahan.
 4. Sistem nomor.
Sistem nomor merupakan sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum
menentukan nomor-nomor yang diperlukan, maka juru arsip terlebih dahulu
harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, seperti pada sistem
masalah, kemudian diberikan nomor di belakangnya.
5. Sistem Kronologis (Penyimpanan menurut tanggal) Suatu penyimpanan surat
berdasarkan urutan tanggal atau bulan dari datangnya surat-surat tersebut.

Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut
agendaris.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar
selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut
verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan
sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang
akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya
masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan
penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk
membuat konsep surat
 6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah
tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung
jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh
pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah
dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku
agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a) Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist).
Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis
juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat
mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang
masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah
yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,

2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai
ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus
dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka
 surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian
administrasi.

b) Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut
masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju,
tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c) Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan
surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak
diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini
sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari,
minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat
akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan
stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas
memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses
selanjutnya dari surat tersebut.

d) Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan
oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap
penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar
disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang
yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan
menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e) Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat
tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh
pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut
lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada
prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.

f) Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,
seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem
nomor.
Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang
tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Penanganan surat masuk,
pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan
di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan surat keluar dilakukan
melalui tahap sebagai berikut.
Pengolahan
1. Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke penandatanganan
surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena
adanya kebijaksanaan pimpinan;
reaksi atas suatu aksi;
adanya konsep baru.
2. Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah sebagai berikut.
Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/ pegawai yang
membidanginya, seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang
ditunjuk.
Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan
pengarahan pimpinan.
Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus
diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi
wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya
sendiri terhadap isi surat dinas, sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan
tingkat kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat.
Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di
bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.
 Pencatatan
Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk,
susunan, dan tata cara pencatatannya diatur oleh instansi masing-masing.
Penggandaan
1. Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana
reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju.
2. Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangni oleh pejabat
yang berhak.
3. Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan
salinan).
4. Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi).
5. Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan
sangat segera harus didahulukan.
6. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia/rahasia
harus diawasi dengan ketat.
7. Sekretaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan
dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh instansi masing-masing.
Pengiriman
1. Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul.
2. Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya biasa (B), rahasia (R),
dan sangat rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan
cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat
segera/biasa).
3. Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul,
dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Sampul ini
dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali
cap tingkat keamanan.
 4. Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti
pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.
5. Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat mengusahakan
keselamatan pengiriman sernua surat keluar, khususnya yang tingkat
keamanannya SR/R.
Penyimpanan
1. Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dalam kearsipan.
2. Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus disimpan.
3. Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oieh instansi masing-masing.

Pemilihan Media

a. Radio

Plus : penyampaian gagasan sederhana dan langsung, teks luwes (mudah

dikoreksi), punya publik khusus;

Minus : dialog dan materi kurang variasi, fakta tak bisa dibeberkan lengkap,
melelahkan (suara dan waktu terbatas), hanya bisa didengarkan sekali.

b. Siaran televisi

Plus : jangkau masyarakat luas, audio visual;

Minus : biaya mahal, komunikasi satu arah, siaran cepat, daya beli mahal.

c. Surat kabar

Plus : menjangkau semua lapisan masyarakat, murah;

Minus: penyampaian berita tergantung penulis (isi sudah benar? Mudah dicerna
awam? dll).
Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar di masyarakat secara
umum, baik yang berskala regional maupun nasional atau bahkan internasional,
 koran-koran gratis, majalah-majalah, yang diterbitkan secara umum maupun
hanya dalam jumlah terbatas untuk kalangan tertentu; buku-buku petunjuk
khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan tahunan dari berbagai lembaga
yang sengaja dipublikasikan untuk umum.

d Media Online

Plus: Trending, terutama media sosial & blog, menjangkau seluruh lapisan
masyarakat, menjangkau seluruh dunia (internasional), dapat diakses kapan dan di
mana saja, terdokumentasi.

Minus: butuh akses internet, SDM bidang media online masih terbatas, butuh
keterampilan khusus mengelola & menulis di media online (internet).

e Audio-visual
Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-film dokumenter.

peralatan kantor :

Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang
dapatmelakukan pekerjaan pekerjaan
secara sistematis, berdasarkan
instruksi/program yang diberikan, serta
dapat menyimpan dan menampilkan
keterangan bilamana diperlukan.
FillingKabinet
Suatu kabinet yang dipergunakan
untuk menyimpan dokumen-dokumen
perusahaan, biasanya kabinet diberi
suatu kode maupun nomor, yang
dimaksudkan agar mempermudah
dalam penemuan kembali suatu
dokumen atau arsip

Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi
suatu kertas atau dokumen, biasanya
alat ini digunakan untuk melubangi
suatu dokumen sebelum dokumen
tersebut diarsipkan atau disimpan.

MesinAbsensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan
pada suatu perusahaan dengan jumlah
karyawan lebih dari 100 karyawan,
karena akan memepermudah untuk
mengetahui presensi karyawan.
Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas
tebal atau plastik yang digunakan
untuk menyimpan arsip/surat-surat.

Stapler
Alat yang digunakan untuk
menyatukan sejumlah kertas.

Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat inaktif.