PELAPORAN DAN EVALUASI

PENGELOLAAN KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN KEMENKUMHAM

OLEH :
TIM BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM

Disampaikan Pada Kegiatan Pelaporan dan Evaluasi Pengelolaan

Kearsipan pada Direktorat Jenderal Hak Asasi Manusia
Jumat, 27 November 2015
TAHUN 2015 TATA USAHA KEMENTERIAN BIRO UMUM
TELAH MELAKSANAKAN KEGIATAN :

 Pembinaan kearsipan Ke unit-unit eselon I dan Biro-Biro di

lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia terkait
dengan penataan arsip dinamis;
 Sosialisasi tentang tata cara dan prosedur pengangkatan jabatan
fungsional arsiparis;
 Pembinaan dalam rangka penyusutan arsip di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM;
 Sosialisasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM;
HASIL PEMBINAAN KEARSIPAN YANG TELAH DICAPAI
DALAM RANGKA PENYUSUTAN ARSIP

 Penyerahan arsip Permanen ke Arsip Nasional RI;

 Pemusnahan arsip inaktif Biro Kepegawaian
sebanyak 16.000 berkas dan Biro Perencanaan
sebanyak 3866 berkas.
 Pemusnahan arsip fisik substantif Keimigrasian pada
Kanim Nunukan.
 PENYERAHAN ARSIP PERMANEN KE
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Penyerahan Arsip Statis/Permanen Kementerian Hukum dan
HAM pada tahun 2015 yaitu :
a. Penyerahan arsip Ditjen Pemasyarakatan berupa arsip
koruptor sebanyak 104 berkas;
b. Penyerahan arsip DITJEN AHU yaitu arsip Daktiloskopy
berupa arsip tokoh-tokoh Nasional seperti mantan
presiden Soeharto, dll.
c. Penyerahan arsip personal file mantan pejabat eselon II
Kemenkumham sebanyak 95 berkas.
 PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF YANG TELAH
DILAKUKAN OLEH BIRO UMUM TAHUN 2015

 Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Kementerian

Hukum dan HAM sebanyak 15.756 lembar;
 Arsip Personal File dari tahun 1970 s.d. tahun 1991
sebanyak 303 berkas;
 Arsip-arsip usul musnah Biro Perencanaan
sebanyak 3866 berkas.
 Arsip fisik substantif keimigrasian pada Kanim Kelas
II Nunukan berupa: berkas permohonan Surat
Perjalanan RI sejumlah 504.093 map, Dokumen
Paspor yang telah habis masa berlaku sejumlah
5.793 paspor, Dokumen Pas Lintas Batas yang
telah habis masa berlaku sejumlah 25.732
 HASIL PEMBINAAN YANG TELAH DICAPAI DALAM
RANGKA PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN

 Sebanyak 21 pegawai di lingkungan Kementerian Hukum dan

HAM telah memenuhi persyaratan dalam proses inpassing
dan akan segera diangkat dalam jabatan fungsional arsiparis.
 Pemberian piagam penghargaan oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia kepada Kementerian Hukum dan HAM
sebagai Simpul Jaringan Sistem Informasi Kearsipan
Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
(JIKN)
 EVALUASI TERHADAP PENGELOLAAN ARSIP DI
LINGKUNGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM

1. Penaataan Berkas
Banyak berkas arsip dinamis maupun surat masuk yang belum
disimpan dalam filling kabinet, dan juga belum ditata dengan
menggunakan sekat dan folder. Masih banyak ditemui berkas
disimpan dalam map tanpa penataan dan ditumpuk begitu saja
diatas meja kerja.
2. Pengelolaan Arsip In Aktif
Sebagian besar arsip in aktif masih disimpan dalam almari arsip,
sebagian lagi masih bercampur dengan arsip aktif. Pemanfaatan
box sebagai tempat penyimpanan arsip in aktif belum banyak
dimanfaatkan.
3. Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan.
4. Kemampuan sumber daya manusia kearsipan yang terbatas
pada tiap-tiap unit kerja.
 PENUTUP
• Kementerian Hukum dan HAM telah melaksanakan Sistem Kearsipan yaitu
dimulai dengan memberikan BIMTEK kearsipan dan kegiatan Penyusutan
Arsip, hal tersebut dilakukan untuk mengurangi jumlah volume arsip/
penumpukan arsip di tiap-tiap unit pengolah.

• Kementerian Hukum dan HAM telah beberapa kali melaksanakan

penyerahan arsip Permanen kepada ANRI.

• Diharapkan agar ditiap Unit-Unit kearsipan eselon I untuk melakukan

pengelolaan kearsipan yaitu Penataan sampai kepada kegiatan Penyusutan
yang sesuai dengan JRA Kementerian Hukum dan HAM dan Norma, kaidah
kearsipan karena apabila tidak sesuai dengan ketentuan yang ada dapat
terkena sanksi sesuai dengan Undang-Undang Pokok Kearsipan Nomor 43
Tahun 2009 dan menyerahkan Arsip Permanen kepada ANRI.

• Perlu adanya komitmen bersama dalam mensukseskan pengelolaan Sistem

Kearsipan Kementerian Hukum dan HAM.
TERIMA KASIH