Pengetian Catatan Sipil

Menurut Subekti dan Tjitrosoedibio

Burgelijke Stand (Belanda), Catatan Sipil, suatu
l e m b a g a y a n g ditugaskan untuk memelihara daftar-daftar atau catatan-
catatan guna pembuktianstatus atau peristiwa-peristiwa penting bagi
para warga negara, seperti kelahiran, perkawinan, dan kematian.
Menurut Vollmar
C a t a t a n s i p i l a d a l a h s u a t u l e mb a g a ya n g d i a d a k a n o l e h
p e n g u a s a ya n g b e r m a k s u d m e m b u k t i k a n s e l e n g k a p
m u n g k i n d a n k a r e n a i t u m e m b e r i k a n kepastian sebesar-
b e s a r n ya t e n t a n g s e mu a p e r i s t i w a y a n g p e n t i n g b a g i
s t a t u s keperdataan seseorang mengenai kelahiran, pengakuan,
perkawinan, perceraian,dan kematian. Peristiwa -peristiwa ini
dicatat, agar mengenai itu baik bagi yang berkepentingan maupun bagi
pihak ketiga setiap saat ada buktinya.Sementara itu
menurut Nico Ngani dan I Nyoman Budi Jaya
C a t a t a n s i p i l a d a l a h s u a t u l e mb a g a ya n g b e r t u g a s u n t u k
me n c a t a t a t a u me n d a f t a r s e t i a p p e r i s t i w a ya n g d i a l a mi o l e h
w a r g a ma s ya r a k a t , mi s a l n ya kelahiran, perkawinan, kematian dan
sebagainya. Tujuannya untuk mendapatkandata selengkap mungkin agar
status warga masyarakat dapat diketahui.Menurut
Victor
M. Situmorang dan Cormentyna Sitanggang.
Catatan sipil adalah suatu lembaga yang sengaja
diadakah oleh pemerintahyang bertugas untuk
mencatat, mendaftarkan, serta
membukukan selengkapmungkin tiap
peristiwa penting bagi status keperdataan
seseorang, misalnya perkawinan, kelahiran,
pengakuan/pengesahan anak, perceraian dan
kematianserta ganti nama.
Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan catatan sipil atau
pencatatansipil merupakan suatu lembaga yang sengaja dibentuk
oleh pemerintah dengantugas menyelenggarkan pencatatan,
penerbitan, penyimpanan dan pemeliharaandata keperdataan
 seseorang, seperti kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan
dan pengesahan anak., serta pergantian nama.
Pencatatan Sipil adalah seluruh rangkaian kegiatan
pencatatan peristiwa yang menyangkut keperdataan
seseorang meliputi pencatatan kelahiran, perkawinan
dan perceraian bagi yang bukan beragama Islam,
pengakuan anak, pengesahan anak, pengakuan dan
pengesahan anak, pengangkatan anak serta kematian.
Terhadap Pencatatan Sipil tersebut, dikenal juga dengan istilah Akta Catatan Sipil, yaitu catatan
otentik hasil pencatatan tentang peristiwa kelahiran, perkawinan, perceraian bagi yang bukan
beragama Islam, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak, serta kematian. Contoh
akta tersebut adalah akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian, akta kematian dan akta
pengakuan dan pengesahan anak

1. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan unsur pelaksana pemerintah

daerah yang dipimpin oleh kepala dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan
penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan catatan sipil.
3. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam melaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud pada nomor (2) menyelenggarakan fungsi:

perumusan kebijakan teknis bidang kependudukan dan catatan sipil;

pelaksanaan tugas bidang kependudukan dan catatan sipil;
penyelenggaraan pelayanan umum bidang kependudukan dan catatan sipil;
pembinaan administrasi kependudukan dan catatan sipil; dan
pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

DASAR HUKUM

Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006

tentang Administrasi Kependudukan (Lembaran
Negara RI Tahun 2006 Nomor 124, Tambahan
Lembaran Negara RI Nomor 4674);

Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007,

tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor
23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan (Lembaran Negara RI Tahun
2007 Nomor 80, Tambahan Lembaran Negara
RI Nomor 4736);
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor
25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata
cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan
Sipil;
Peraturan Menteri Dalam Negeri No.19 Tahun
2010 tentang Formulir dan Buku yang
digunakan dalam Pendaftaran Penduduk dan
Pencatatan Sipil;
Undang-Undang no.24 Tahun 2013;

UU No. 1 tahun 1974 tentang Perkawinan; 2. UU No.

23 tahun 2002 tentang Perlindungan Anak; PP No. 9
tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU No. 1 tahun 1974
tentang Perkawinan;
UU No. 12 tahun 2006 tentang Kewarganegaraan RI;

Beberapa hal yang penting sehubungan dengan Pencatatan Sipil tersebut diatas, terdiri dari: 1.
Pencatatan Perkawinan Setiap perkawinan yang telah dilaksanakan menurut hukum Agama dan
kepercayaannya itu, haruslah dicatat oleh Negara agar perkawinan tersebut tidak hanya sah
secara hukum Agama tetapi juga sah secara hukum Negara. Pencatatan bagi mereka yang
melangsungkan perkawinan menurut/secara agama Islam dicatatkan pada Kantor Urusan Agama
(KUA), sedangkan bagi mereka yang melangsungkan perkawinan di luar agama Islam dicatatkan
pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak
tanggal perkawinan. 2. Pencatatan Kelahiran Setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk
kepada instansi pelaksanaan di tempat terjadinya peristiwa kelahiran paling lambat 60 (enam
puluh) hari sejak kelahiran. Pelaporan kelahiran yang melampaui batas 60 (enam puluh) hari
sampai dengan 1 (satu) tahun sejak tanggal kelahiran, pencatatan dilaksanakan setelah
mendapatkan persetujuan Kepala Instansi Pelaksanaan Setempat. Pencatatan kelahiran yang
melampaui batas waktu 1 (satu) tahun dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan. 3.
Pencatatan Kematian Batas waktu pencatatan kematian selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari
sejak tanggal kematiannya. Bagi yang pencatatan kematiannya melampaui batas waktu 30 (tiga
puluh) hari dikenakan sanksi administrasi keterlambatan maksimal Rp 1.000.000,- (satu juta
rupiah). Dalam hal terjadi ketidakjelasan keberadaan seseorang karena hilang atau mati tetapi
tidak ditemukan jenasahnya, pencatatan oleh Pejabat Pencatatan Sipil baru bisa dilakukan setelah
penetapan pengadilan. Kemudian, dalam hal kematian seseorang yang tidak jelas identitasnya,
instansi pelaksana melakukan pencatatan kematian berdasarkan keterangan dari kepolisian. 4.
Pencatatan Perceraian Bagi putusan Pengadilan Negeri tentang perceraian telah melebihi waktu 6
(enam) bulan, maka putusan tersebut terlebih dahulu harus diperbaharui sebelum dicatatkan
percerainnya.

Persyaratan Akta Kelahiran

1. Surat pengantar dari desa/kelurahan asli;
2. Surat keterangan kelahiran (F.2-01) dari desa/kelurahan asli dan surat keterangan
kelahiran asli dari Rumah sakit/ bidan bagi yang lahir diluar domisili penduduk;
3. Fotocopy KTP Ayah dan Ibu yang masih berlaku, dilegalisir desa/kelurahan dan
kecmatan, apabila telah meninggal dunia dengan melampirkan akta kematian/ surat
kterangan kematian dari desa/ kelurahan (F.2-29);
4. Fotocopy Kartu Keluarga (KK/C1) dilegalisir desa/kelurahan dan kecamatan (nama anak
harus sudah tercantum dalam KK);
5. Fotocopy surat nikah/ akta perkawinan/ akta perceraian yang sudah dilegalisir instansi
yang berwenang;
 6. Bagi yang sudah memiliki ijazah harus melampirkan ijazah SD/SMP/SMA sederajat
(salah satu);
7. 2 (dua) orang saksi yang telah berumur 21 tahun ke atas, dengan membawa fotocopy
KTP yang masih berlaku, dilegalisir desa/ kelurahan dan kecamatan;
8. Surat kuasa bermaterai cukup, bila dikuasakan dan melampirkan fotocopy KTP penerima
kuasa yang masih berlaku.

Catatan :

1. Akta kelahiran yang terlambat adalah pada waktu mendaftarkan kelahiran sudah
terlambat lebih dari 60 hari sejak kelahiran dengan mendapatkan Keputusan Kepala
Instansi Pelaksanan (blangko tersedia);
2. Apabila terjadi perubahan elemen data kependudukan, harus diikuti oleh administrasi
data kependudukan;
3. Nama anak, orangtua, tanggal dan tempat lahir harus jelas dan hanya 1 goresan;
4. KK dan KTP yang digunakan adalah yang telah mempunyai Nomor Induk
Kependudukan (NIK);
5. Biaya penerbitan kutipan akta kelahiran :

Tidak dipungut biaya jika usia anak <60 hari

Sanksi administrasi sebesar Rp. 30.000,- jika usia anak > 60 hari

1. Pencatatan dan penerbitan kutipan Akta kelahiran

Syarat - Syarat Akta Kelahiran:

1. Warga Negara Indonesia
Surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran;
Fotocopy KTP orang tua;
Fotocopy KK orang tua;
Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah/Surat Nikah orang tua;
Fotocopy KTP pemohon dan dua orang saksi.
2. Warga Negara Asing
Surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran;
Fotocopy Surat Nikah orang tua;
Fotocopy KK dan KTP orang tua bagi pemegang Izin Tinggal Tetap;
Surat keterangan tempat tinggal orang tua bagi pemegang Izin Tinggal Terbatas;
Fotocopy Paspor bagi pemegang Izin Kunjungan.
3. Anak yang tidak diketahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya
Berita acara dari kepolisian.
4. Anak warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Bukti pencatatan kelahiran dari Negara setempat;
Fotocopy paspor Republik Indonesia orang tua;
Fotocopy Surat Nikah orang tua.
 5. Lahir mati
Surat Keterangan RT dan RW;
Keterangan lahir mati dari dokter/bidan/penolong kelahiran.
Berdasarkan UU No. 23 Tahun 2006 dan Surat Edaran Mendagri tanggal 28 Desember 2010
No.472,11/5111/54, Perihal Perpanjangan Masa Berlaku Dispensasi Pelayanan Pencatatan
Kelahiran, terhitung sejak 1 Januari 2012 dilampiri Penetapan Pengadilan Negeri ( kelahiran anak
di atas 1 tahun ).

5. Pencatatan dan penerbitan kutipan Akta kematian.

Syarat Syarat Akta Kematian:

1. Warga Negara Indonesia
Surat Keterangan kematian dari dokter/paramedis;
Surat Keterangan Kematian dari Desa/Lurah;
Surat Bukti Kewarganegaraan yang bagi WNA;
Fotocopy Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan/Nikah bagi yang sudah menikah;
Fotocopy KTP.
2. Warga Negara Asing
Keterangan kematian dari dokter/paramedis;
Fotocopy KK dan KTP bagi orang asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap;
Fotocopy Surat Keterangan Tempat Tinggal bagi orang asing yang memiliki izin tinggal terbatas; atau
Fotocopy paspor bagi orang asing yang memiliki izin kunjungan.
3. Seseorang yang hilang atau mati yang tidak ditemukan jenazahnya dan/atau tidak jelas identitasnya
Fotocopy KK;
Surat Keterangan Catatan Kepolisian;
Salinan penetapan pengadilan mengenai kematian yang hilang atau tidak diketahui jenazahnya.
4. Warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Surat Keterangan Kematian dari Negara setempat;
Fotocopy paspor Republik Indonesia; dan/atau
Identitas lainnya.

Persyaratan Akta Kematian

1. Pemohon adalah ahli waris, diluar ahli waris harus dengan surat kuasa bermaterai cukup;
2. Surat pengantar dari desa/keluarahan;
3. Surat keterangan kematian 9asli) dari desa/kelurahan (F-2.29) dan surat keterangan
kematian (asli) dari rumah sakit/ dokter jika meninggal diluar sleman;
 4. Fotocopy surat nikah yang meninggal;
5. Fotocopy KK dan KTP pemohon/ ahliwaris;
6. 2 (dua) orang saksi berikut fotocopy KTP;
7. Bagi WNA melampirkan fotocopy surat-surat kewarganegaraan asing (Passport/ Kitas/
Kitap/ SKLD);
8. Keterlambatan pencatatan (>30 hari sejak peristiwa kematian) dikenakan sanksi
administrasi sebesar Rp. 15.000,

2. Pencatatan dan penerbitan kutipan Akta perkawinan

Syarat Syarat Akta Perkawinan:

1. Warga Negara Indonesia

Surat Pengantar dari Desa/Kelurahan berupa N1 N4;
Surat bukti pemberkatan perkawinan menurut agamanya;
Surat Keterangan Kesehatan dari Puskesmas setempat;
Surat Keterangan Pindah Nikah bagi calon mempelai di luar Kecamatan/Kabupaten;
Surat Ijin dari Komandan bagi calon mempelai anggota TNI/POLRI;
Surat Ijin orang tua bagi calon mempelai pria yang belum berusia 21 tahun dan Dispensasi
Pengadilan Negeri bagi calon mempelai pria yang belum berusia 19 tahun;
Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran suami dan isteri, bagi WNI keturunan yang telah berganti nama
membawa Surat Keputusan Pengadilan;
Fotocopy Kutipan Akta Perceraian (pasangan terdahulu cerai) atau Kutipan Akta Kematian (pasangan
terdahulu meninggal) bagi calon mempelai yang pernah kawin;
Fotocopy KK & KTP bagi calon mempelai, saksi, dan orang tua;
Pas photo suami dan ister berdampingan ukuran 4 x 6 warna sebanyak 5 lembari;
Bagi WNI yang akan melakukan perkawinan dengan WNA, yang bersangkutan membawa
kelengkapan dokumen imigrasi, STMD dari kepolisian dan surat dari Kedutaan/Konsul/Perwakilan
Negaranya;
Bagi WNI keturunan yang telah mempunyai anak dan akan diakui dan disahkan setelah perkawinan
perlu melampirkan fotocopy Kutipan Akta Kelahiran Anak.
2. Warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Bukti pencatatan perkawinan/Akta Perkawinan/Nikah dari Negara setempat;
Pas photo suami dan isteri;
Fotocopy paspor Republik Indonesia;
Fotocopy KTP suami dan isteri bagi penduduk Indonesia.

Pembatalan Perkawinan
Keputusan Pengadilan Tata Usaha Negara yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap;
Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah;
Fotocopy KK dan KTP;
 Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran;
Bagi WNI keturunan yang telah berganti nama membawa Surat Bukti Ganti Nama;
Bagi WNA membawa dokumen imigrasi dan STMD.

Persyaratan Pembatalan Perkawinan

1. Isian pelaporan pembatalan perkawinan dalam bentuk formulir F-2.10;
2. Putusan pengadilan tentang pembatalan perkawinan;
3. Kutipan akta perkawinan suami dan istri;
4. Fotocpy KK dan KTP.

Persyaratan Akta Perkawinan

Bagi penduduk non Islam :

1. Mengisi formulir F-2.09;

2. Surat keterangan untuk menikah dari desa;
3. Surat keterangan kesehatan dari dokter/ rumah sakit/ puskesmas;
4. Fotocopy akta kelahiran dilegalisir oleh instansi yang berwenang;
5. Surat keterangan imunisasi TT bagi mempelai perempuan;
6. Fotocopy KK dan KTP calon mempelai;
7. Kutipan akta perceraian bagi yang sudah pernah menikah dan kutipan akta kematian bagi
cerai mati;
8. Bukti pemberkatan/ pengesahan perkawinan dari pemuka agama dan atau Pembantu
Pegawai Pencatatan Perkawinan;
9. Pas foto berdampingan ukuran 46 sebanyak 4 lembar;
10. Bagi anggota TNI/Polri, dengan surat izin dari atasan langsung yang bersangkutan;

Bagi WNA:

1. Laporan diri dari Kepolisian;

2. Surat izin kedutaan;
3. Fotocopy passport;
4. Persyaratan yang berbahasa asing dialih bahasa ke Bahasa Indonesia.

Keterlambatan pencatatan (>60 hari sejak peristiwa perkawinan) dikenakan sanksi

administrasi sebesar Rp. 75.000,-
 Bagi calon mempelai yang berasal dari luar daerah melampirkan surat keterangan dari
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil asal;
2 (dua) orang saksi minimal berusia 21 tahun berikut fotocopy KTP yang masih berlaku

Syarat Syarat Akta Perceraian :

1. Warga Negara Indonesia
Keputusan Pengadilan Negeri yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap;
Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah;
Fotocopy KK dan KTP;
Bagi WNI keturunan yang telah berganti nama membawa Surat Bukti Ganti Nama;
Bagi WNA membawa dokumen imigrasi dan STMD.
2. Warga Negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Bukti pencatatan perceraian dari Negara setempat;
Fotocopy Akta Perkawinan/Nikah;
Fotocopy paspor Republik Indonesia.
3. Pembatalan Perceraian
Keputusan Pengadilan Tata Usaha Negara yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap;
Fotocopy Kutipan Akta Perceraian;
Fotocopy KK dan KTP;
Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran;
Bagi WNI keturunan yang telah berganti nama membawa Surat Bukti Ganti Nama;
Bagi WNA membawa dokumen imigrasi dan STMD.

Persyaratan Akta Perceraian

1. Surat putusan penetapan perceraian dari pengadilan negeri yang sudah mempunyai
kekuatan hokum tetap asli yang ada pengantar dari panitera;
2. Kutipan akta perkawinan asli;
3. Fotocopy KTP yang bersangkutan, bila diwakilkan dengan surat kuasa bermaterai cukup
dan disertai fotocopy KTP yang diberi kuasa;
4. Mengisi formulir F-2.12;
5. Keterlambatan pencatatan (>60 hari sejak keputusan) dikenakan sanksi administrasi
sebesar Rp. 100.000,

Pembatalan Perceraian
1. Isian pelaporan pembatalan akta dalam bentuk formulir F-2.23;
 2. Kutipan akta perceraian;
3. Putusan pengadilan tentang pembatalan perceraian.

Persyaratan Pelaporan Perkawinan di Luar

Negeri
1. Surat pengantar dari desa/ keluarahan;
2. Fotocopy akta perkawinan;
3. Pas foto berwarna kedua mempelai berdampingan ukuran 46 sebanyak 3 lembar;
4. Fotocopy Akta Kelahiran, KK, KTP dan passport bagi WNI.

Persyaratan Pelaporan Perceraian di Luar

Negeri
1. Putusan pengadilan tentang perceraian;
2. Surat keterangan datang dari luar negeri;
3. Fotocopy akta perceraian.

Penerbitan kutipan Akta pengakuan dan pengesahan anak.

Syarat Syarat Akta pengakuan anak:

1. Surat Pengantar dari RT/RW dan diketahui Kepala Desa/Lurah;
2. Surat Pengakuan Anak dari ayah biologis yang disetujui oleh ibu kandung;
3. Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran anak yang diakui;
4. Fotocopy KK dan KTP ayah biologis dan ibu kandung.
5.

Pengangkatan dan Pengesahan Anak:

1. Pencatatan pengangkatan anak Warga Negara Indonesia
Keputusan Pengadilan Negeri yang mempunyai kekuatan hukum tetap;
Kutipan Akta Kelahiran;
KTP pemohon;
KK pemohon.
2. Surat Keterangan Pengangkatan Anak warga Negara Asing oleh warga Negara Indonesia di luar
wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Surat Keterangan Pengangkatan Anak sesuai ketentuan yang berlaku dari Negara setempat;
Fotocopy Kutipan Akta Kelahiran Anak Warga Negara Asing;
Fotocopy paspor dan/atau identitas lain orang tua angkat.
3. Pecatatan pengesahan anak
Surat Pengantar dari RT/RW dan diketahui Kepala Desa/Lurah;
 Kutipan Akta Kelahiran;
Fotocopy legalisir Kutipan Akta Perkawinan/Nikah;
Fotocopy KK ; dan
Fotocopy KTP pemohon.
Salinan Akta Catatan Sipil dan Penerbitan Kutipan II, III, dst
Bukti pelaporan kehilangan atau keruakan dari POLRES / POLSEK setempat

Persyaratan Akta Pengakuan Anak

1. Mengisi formulir pelaporan pengakuan anak dalam bentuk formulir F-2.14;
2. Fotocopy kutipan akta kelahiran;
3. Surat pengakuan anak;
4. Bagi WNA dilengkapi dengan putusan pengadilan tentang pengakuan anak;
5. Membayar sanksi administrasi bagi yang terlambat sebesar Rp. 75.000,

Persyaratan Pencatatan Pengesahan Anak

1. Mengisi formulir pelaporan pengesahan anak dalam bentuk formulir F-2.15;
2. Kutipan akta kelahiran;
3. Fotocopy kutipan pengakuan anak yang telah dilegalisir;
4. Fotocpy kutipan akta perkawinan yang telah dilegalisir;
5. Membayar sanksi administrasi atas keterlambatan pelaporan sebesar Rp. 75.000,-

Persyaratan Pengangkatan Anak

1. Mengisi formoulir F.2.12 dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
2. Penetapan Pengadilan tentang pengangkatan anak
3. Kutipan Akte Kelahiran
4. Fotokopi KTP, KK pemohon
5. Surat Pengantar dari Kepala Desa

Persyaratan Pengakuan Anak

1. Surat pengantar dari Kepala Desa
2. Surat pengakuan anak dari ayah biologis yang disetujui oleh ibu kandung (F2.38)
3. Kutipan Akte Kelahiran
4. Fotokopi KTP, KK ayah biologis dan ibu kandung
5. Bukti perkawinan secara agama
Keterangan Belum Menikah
1. Surat keterangan belum menikah dari pemerintah desa;
2. Surat pernyataan belum menikah bermaterai Rp. 6000,-
3. Fotokopi KTP, KK yang bersangkutan;
4. Fotokopi kutipan akta kelahiran.

Proses penyelesaian penerbitan 2 hari sejak dinyatakan berkas resmi diterima memenuhi syarat

Perubahan Nama

Syarat Syarat Perubahan Nama:

1. Keputusan ganti nama dari Pengadilan Negeri atau Keputusan Presidium Kabinet atau
Keputusan Menteri Kehakiman tentang perubahan nama;
2. Kutipan Akta Catatan Sipil;
3. Fotocopy Kutipan Akta Perkawinan/Nikah bagi yang sudah kawin;
4. Fotocopy KK dan KTP pemohon.
7. Penyimpanan dan pemeliharaan Akta kelahiran, Akta perkawinan, Akta perceraian, Akta
kematian, Akta pengakuan dan pengesahan anak.
8. Penyediaan bahan dalam rangka kebijaksanaan dibidang kependudukan/kewarganegaraan.
TUGAS KANTOR PENCATATAN SIPIL
Dinas Kependudukan Dan Pencatatan sipil melaksanakan tugas pokok penyusunan dan
pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Administrasi Kependudukan.
Untuk melaksanakan tugas pokok dimaksud, Dinas Kependudukan Dan Pencatatan sipil
mempunyai fungsi :
a. Pengumpulan, Pengelolaan dan Pengendalian Data yang berbentuk Data Base serta
analisis data untuk penyusunan program kegiatan;

b. Perencanaan strategis pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil ;

c. Perumusan Kebijakan teknis Bidang Kependudukan dan Pencatatan sipil ;

d. Penyelenggaraan urusan Pemerintahan dan urusan Umum Bidang Kependudukan

dan Pencatatan Sipil ;

e. Pembinaan dan pelaksanaan tugas Bidang Kependudukan dan Pencatatan sipil;

f. Pelaksanaan, Pengawasan, Pengendalian serta Evaluasi dan Pelaporan peyelenggaraan

Bidang Kependudukan dan Pencatatan sipil ;

g. Pelaksanaan standart pelayanan minimal yang wajib dilaksanakan pada Bidang

Kependudukan dan Pencatatan sipil ;

h. Penyelenggara Kesekretariatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil ;

i. Pelayanan Pendaftaran Penduduk, Pencatatan sipil, Pengelolaan Informasi Adm

Kependudukan dan Penyerasian perkembangan kependudukan;

j. Pengkoordinasian Integrasi dan Sinkronisasi kegiatan Bidang Administrasi

Kependudukan dan Penyerasian Perkembangan Kependudukan dilingkungan Pemerintah
Daerah ;

k. Pembinaan kepada masyarakat tentang Kependudukan dan Pencatatan sipil ;

l. Pelaksanaan kerjasama dengan lembaga Pemeritah dan lembaga lainnya ;

m. Koordinasi dengan Instansi terkait dalam hal kebijakan Kependudukan, Tertib

Adminitrasi Kependudukan dan Analisis dampak Kependudukan ;

n. Pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ;

o. Pembangunan dan Pengembangan Jaringan Komunikasi Data Kependudukan ;

p. Perlindungan Data Pribadi penduduk dalam proses dan hasil Pedaftaraan Penduduk
serta Pencatatan sipil pada Data Base Kependudukan;
q. Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia Pengelola Pendaftaran
Penduduk, Pencatatan sipil, Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan
Penyerasian Perkembangan Kependudukan ;

r. Pengawasan dan Pengendalian atas penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk,

Pencatatan Sipil Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan Penyerasian
Perkembangan Kependudukan

s. Penyusunan rencana pembangunan dan pengembangan kegiatan pendaftaran dan

pencatatan penduduk

t. Pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK), yaitu:

1. Implementasi NIK di Indonesia dimulai pada tahun 2005 sejalan dengan penerapan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
2. Dasar hukum pemberian Nomor Induk Kependudukan (NIK) adalah Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
3. Nomor Induk Kependudukan (NIK) merupakan dasar penerbitan KTP Nasional yang
dimulai pada tahun 2006
4. NIK adalah identitas penduduk Indonesia dan merupakan kunci akses dalam melakukan
verifikasi dan validasi data jati diri seseorang guna mendukung pelayanan publik di bidang
administrasi Kependudukan
5. NIK bersifat unik dan tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk
Indonesia, berlaku seumur hidup serta selamanya
6. NIK diberikan oleh Pemerintah dan diterbitkan oleh Instansi Pelaksana (Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil) di Kabupaten/Kota
7. NIK dicantumkan dalam setiap Dokumen Kependudukan dan dijadikan dasar penerbitan
Paspor, SIM, NPWP, Polis Asuransi, dan lain-lain
8. Konfigurasi dan struktur NIK terdiri dari 16 digit; 6 digit pertama merupakan Kode Wilayah
Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan
9. Konfigurasi dan struktur NIK terdiri dari 16 digit; 6 digit pertama merupakan Kode Wilayah
Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan
10. 4 digit terakhir merupakan nomor urut/seri penduduk yang dikreasi oleh sistem pada suatu
kecamatan tertentu

u. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Keluarga (KK)

Syarat-syarat Penerbitan dan Perubahan Kartu Keluarga
1. Penerbitan Kartu Keluarga baru bagi penduduk WNI dan WNA yang memiliki Izin Tinggal
Tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a. Surat Pengantar RT/RW;
b. Izin Tinggal Tetap bagi Orang Asing;
c. Fotokopi/menunjukkan Kutipan Akta Nikah/Kutipan Akta Perkawinan
d. Surat Keterangan Pindah/Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah
dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
e. Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil bagi Warga Negara Indonesia yang datang dari Luar Negeri karena pindah
2. Perubahan Kartu Keluarga karena penambahan anggota keluarga dalam Kartu Keluarga bagi
penduduk yang mengalami kelahiran dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. KK lama
b. Kutipan Akta Kelahiran.
3. Perubahan Kartu Keluarga karena penambahan anggota keluarga untuk menumpang ke
dalam Kartu Keluarga bagi Penduduk Warga Negara Indonesia dilakukan setelah memenuhi
syarat berupa :
a. KK lama
b. KK yang akan ditumpangi
c. Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah dalam wilayah Negara
Kesatuan Republik Indonesia; dan/atau
d. Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri bagi Warga Negara Indonesia yang datang dari
Luar Negeri karena pindah
4. Perubahan Kartu Keluarga karena penambahan anggota keluarga bagi Orang Asing yang
memiliki Izin Tinggal Tetap untuk menumpang ke dalam Kartu Keluarga bagi penduduk Warga
Negara Indonesia atau Orang Asing dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. KK lama atau KK yang ditumpangi
b. Paspor
c. Izin Tinggal Tetap dan
d. Surat Keterangan Catatan Kepolisian bagi orang asing Tinggal Tetap
5. Perubahan Kartu Keluarga karena penggurangan anggota keluarga dalam Kartu Keluarga
bagi Penduduk WNI dan WNA yang memiliki Izin Tinggal Tetap dilakukan setelah memenuhi
syarat berupa :
a. KK lama
b. Surat Keterangan Kematian atau
c. Surat Keterangan Pindah/Surat Keterangan Pindah Datang bagi penduduk yang pindah
dalam wilayah NKRI
6. Penerbitan Kartu Keluarga Hilang atau Rusak bagi penduduk WNI dan WNA yang memiliki
Izin Tinggal Tetap dilakukan setelah memenuhi syarat berupa :
a. Surat Keterangan Kehilangan dari kepala desa/lurah
b. KK yang rusak
c. Fotokopi atau menunjukkan dokumen kependudukan dari salah satu anggota keluarga; atau
d. Dokumen keimigrasian bagi orang asing
7. Prosedur dan Tata Cara Penerbitan Kartu Keluarga adalah sebagai berikut:
a. Pemohon meminta Surat Pengantar dari RT/RW
b. Pemohon menyampaikan Surat Pengantar ke Desa/Kelurahan dengan melampirkan
persyaratan yang dibutuhkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
c. Pemohon mengisi data keluarga dan biodata setiap anggota keluarga (F-1.01) atau Formulir
Perubahan Data/Penambahan Data Anggota Keluarga (F-1.03);
d. Petugas di Desa/Kelurahan menerima dan meneliti kelengkapan berkas persyaratan dan
mencatatatnya dalam Buku Harian Peristiwa Penting dan Kependudukan (BHPPK) dan Buku
Induk Penduduk (BIP)
e. Pemohon atau petugas Desa/Kelurahan mengisi formulir jenis F-1.06 yang diketahui oleh
Kepala Desa/Lurah dan menyampaikan formulir tersebut ke Kecamatan
f. Petugas di Kecamatan menerima dan meneliti kelengkapan berkas persyaratan dan
mencatatanya dalam Buku Harian Peristiwa Penting dan Kependudukan (BHPPK) dan Buku
Induk Penduduk (BIP)
g. Petugas pendaftaran Penduduk tingkat Kecamatan menerbitkan Kartu Keluarga dalam
rangkap 4(empat)
h. Petugas Kecamatan yang telah diberi Surat Perintah (SP) oleh Camat menyampaikan KK
kepada Instansi Pelaksana berikut kelengkapan berkas persyaratan serta Surat Pengantar yang
ditandatangani oleh Camat atau Kepala Seksi Pemerintahan yang memuat daftar nama-nama
pemohon KK sesuai dengan format yang tercantum dalam Lampiran Peraturan ini
i. Petugas pendaftaran penduduk pada Instansi Pelaksana melakukan verifikasi dan validasi
data KK, kemudian diparaf oleh Pejabat teknis pada Bidang Pendaftaran Penduduk, selanjutnya
ditandatangani oleh Kepala Instansi Pelaksana
j. KK yang telah ditandatangani oleh Kepala Instansi Pelaksana selanjutnya diambil oleh
Petugas Kecamatan untuk diserahkan kepada pemohon dan
k. Penyelesaian penerbitan penandatanganan KK adalah paling lambat 14 (empat belas) hari
kerja terhitung sejak berkas diterima dan dinyatakan lengkap oleh petugas Kecamatan

v. Pendaftaran dan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP), yaitu

Persyaratan Penerbitan KTP Baru:
1. Telah berusia 17 Tahun atau sudah menikah atau pernah menikah
2. Surat Pengantar RT/RW dan Kepala Desa/Lurah
3. Fotocopy:
Kartu Keluarga;
Kutipan Akta Nikah / Akta Kawin bagi penduduk yang belum berusia 17 tahun;
Kutipan Akte kelahiran;
4. Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana bagi
Warga Negara Indonesia yang datang dari luar negeri karena pindah.

Persyaratan Penerbitan KTP Karena Kehilangan Atau Rusak:

1. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian atau KTP yang rusak;
2. Fotocopy KK;
3. Paspor dan Izin Tinggal Tetap bagi Orang Asing;

Persyaratan Penerbitan KTP Karena Kehilangan Atau Rusak:

1. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian atau KTP yang rusak;
2. Fotocopy KK;
3. Paspor dan Izin Tinggal Tetap bagi Orang Asing;

Persyaratan Penerbitan KTP Karena Pindah Datang:

1. Surat Keterangan Pindah / Surat Keterangan Pindah Datang;
2. Surat Keterangan Pindah Datang dari Luar Negeri;

Persyaratan Penerbitan KTP Karena Perpanjangan:

1. Fotocopy KK ;
2. KTP Lama untuk dicabut oleh Kecamatan dan diserahkan ke Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil
3. Fotocopy Paspor dan Izin Tinggal Tetap dan Surat Keterangan Catatan Kepolisian bagi
Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap .
Persyaratan Penerbitan KTP Karena Adanya Perubahan Data:
1. Fotocopy KK ;
2. KTP lama ;
3. Surat Keterangan / bukti perubahan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting.

Waktu Penyelesaian Pencetakan Kartu Keluarga (KK):

1. Waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proses pencetakan Kartu Keluarga (KK) di
Kecamatan paling lama selama 1 (satu) Minggu dan penandatanganannya pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Banyuwangi paling lama 1 (satu) Hari ;
2. Waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proses pencetakan Kartu Tanda Penduduk
(KTP) di Kecamatan antara 30 (Tiga Puluh) menit sampai dengan 1 (satu) Hari ;

w. Pencatatan dan penerbitan Akta-akta Catatan Sipil (Kelahiran, Perkawinan,

Perceraian, Kematian) dan pencatatan pengakuan dan pengesahan anak

x. Pencatatan mutasi data penduduk, yaitu:

Pindah Datang Penduduk WNI

Dalam Satu Kelurahan, Persyaratan yang harus dipenuhi:

1. Surat Pengantar dari RT/RW;
2. Melampirkan Asli KK dan KTP yang bersangkutan;
3. Melampirkan fotocopy Akta Perkawinan/Nikah bila berstatus kawin dan melampirkan Surat
Pernyataan bermeterai apabila yang pindah Istri atau Suami sendirian;
4. Mengisi formulir Surat Keterangan Pindah WNI; dan
5. Melampirkan pas foto 4x6cm 2 (dua) lembar bagi yang pindah.

Antar Kelurahan Salam Satu Kecamatan, Syarat yang harus dipenuhi:

1. Surat Pengantar dad RT/RW;
2. Melampirkan Asli KK dan KTP yang bersangkutan;
3. Melampirkan fotocopy Akta Perkawinan/Nikah bila berstatus kawin dan melampirkan Surat
Pernyataan bermetarai apabila yang pindah Istri atau Suami sendirian;
4. Mengisi formulir Surat Keterangan Pindah; dan
5. Melampirkan pas foto 4x6cm 2 (dua) lembar bagi yang pindah.

Antar Kecamatan Dalam Satu Kota, Syarat yang harus dipenuhi:

1. Surat Pengantar dari RT/RW;
2. Melampirkan Asli KK dan KTP yang bersangkutan;
3. Melampirkan fotocopy Akta Perkawinan/Nikah bila berstatus kawin dan melampirkan Surat
Pernyataan bermeterai apabila yang pindah Istri atau Suami sendirian;
4. Mengisi formulir Surat Keterangan Pindah; dan
5. Melampirkan pas foto 4x6cm 2 (dua) lembar bagi yang pindah.

Antar Kabupaten Kota Dalam Wilayah Provinsi/NKRI, Syarat yang harus dipenuhi:
1. Surat Pengantar dari RT/RW;
2. Melampirkan Asli KK dan KTP yang bersangkutan;
3. Melampirkan fotocopy Akta Perkawinan/Nikah bila berstatus kawin dan melampirkan Surat
Pernyataan bermeterai apabila yang pindah Istri atau Suami sendirian;
4. Mengisi Formulir Surat Keterangan Pindah;
5. Melampirkan pas foto 4x6cm 6 (enam) lembar bagi yang pindah.

PINDAH PENDUDUK WNA

Dalam Kota, Syarat yang harus dipenuhi:

a. Penduduk WNA Tinggal Terbatas melampirkan:

1. Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT);
2. Fotocopy Paspor, dengan menunjukkan dokumen aslinya;
3. Fotocopy Keterangan lzin Tinggal Terbatas (KITAS);
4. Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) dad Kepolisian; dan
5. Surat Keterangan Catatan Kepolisian.

b. Penduduk WNA Tinggal Tetap melampirkan:

1. KK Asli;
2. KTP Asli;
3. Fotocopy Paspor, dengan menunjukkan dokumen aslinya;
4. Fotocopy Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP);
5. Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) dari Kepolisian;dan
6. Surat Keterangan Catatan Kepolisian;

Antar Kabupaten/Kota Dalam Wilayah NKRI, Syarat yang harus dipenuhi:

a. Penduduk WNA Tinggal Terbatas:

1. Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT);
2. Fotocopy Paspor, dengan menunjukkan dokumen aslinya;
3. Fotocopy Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS);
4. Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) dari Kepolisian;
5. Surat Keterangan Catatan Kepolisian; dan
6. Buku Pengawasan Orang Asing/WNA.

b. Penduduk WNA Tinggal Tetap:

1. KK;
2. KTP;
3. Fotocopy Paspor, dengan menunjukkan dokumen aslinya;
4. Fotocopy Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP);
5. Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) dari Kepolisian;
6. Surat Keterangan Catatan Kepolisian; dan
7. Buku Pengawasan Orang Asing/WNA.

y. Pengolahan data penduduk, yaitu:

Bidang Pengolahan Data dan Dokumen Kependudukan mempunyai tugas melakukan
pendayagunaan sistem teknologi informasi. Analisa data dan pelayanan informasi serta
 pengelolaan dokumen kependudukan.
Fungsi
penyusunan rencana kegiatan Bidang Pengolahan Data dan Dolumen Kependudukan ;
penyusunan bahan petunmjuk teknis operasionaldibidang data dan dokumen kependudukan;
pelaksanan sesteminformasi yang berbasis Sistem Informasi Administrasi Kependudukan;
pelaksana perekaman dan pengelolaan data kependudukan;
pelaksanaan pelayanan data dan informasi kependudukan;
pelaksanaan pengendalian sistem informasi administrasi kependudukan ;
pelaksanaan penyediaan dan distribusi dokumen kependudukan ;
pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka pengelolahan data dan dokumen
kependudukan ;
pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan ;
pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

z. Penyelenggaraan penyuluhan, yaitu:

1. Bidang penyelenggaraan penyuluhan mempunyai tugas pokok meliputi pelaksanaan
penyusunan programa penyuluhan, pelaksanaan monitoring evaluasi serta pengembangan
metode, materi, analisis kebutuhan diklat serta manajemen diklat bidang penyelenggaraan
penyuluhan.
2. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Bidang Penyelenggaraan
Penyuluhan mempunyai fungsi :
a. Penyusunan rencana kerja dan anggaran kegiatan penyelenggaraan penyuluhan dalam
melaksanakan tugas
b. Pengumpulan dan pengolahan data untuk menyusun program dan programa
penyelenggaraan penyuluhan
c. Perumusan rencana dan pelaksanaan pengkajian, pengembangan, pemantauan dan
pemantapan penyelenggaraan penyuluhan
d. Pelaksanaan program dan programa penyelenggaraan pelaksanaan penyuluhan
e. Perumusan analisis penyusunan factor penentu penyelenggaraan pelaksanaan penyuluhan
f. Perumusan analisis penyusunan factor penentu penyelenggaraan pelaksanaan penyuluhan
g. Pelaksanaan penyusunan program kegiatan penyelenggaraan penyuluhan
h. Pelaksanaan pengelolaan penerapan mekanisme dan tata kerja metode penyuluhan
i. Pelaksanaan penyelenggaraan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan
j. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan penyelenggaraan penyuluhan
k. Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugas dan
fungsinya

MANFAAT KANTOR PENCATATAN SIPIL

1. Penyusunan dan pengkoordinasian program kerja pelaksanaan tugas Pencatatan
Sipil.
Program kerja ini disusun agar kantor pencatatan sipil ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
2. Perumusan kebijakan dan perencanaan teknis tentang pengelolaan administrasi kependudukan
dan Pencatatan Sipil.
Kebijakan dan perencanaan yang dilakukan oleh Kantor Pencatatan Sipil dibidang administrasi
digunakan untuk membiayai keperluan kantor tersebut. Dan dana tersebut bersumber dari APBD.
3. Pelayanan kepada masyarakat serta pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan bidang kependudukan
dan Pencatatan Sipil.
Pelayanan ini dilakukan agar Kantor pencatatan sipil dapat berjalan sebagaimana mestinya,
untuk melayani penduduk yang belum mengetahui tata cara tentang pembuatan akta pencatatan
sipil.
4. Pelaksanaan pencatatan dan penerbitan kutipan akta-akta Pencatatan Sipil serta
mendokumentasikan akta-akta Pencatatan Sipil.
pencatatan dan penerbitan kutipan akta-akta Pencatatan Sipil serta mendokumentasikan akta-akta
Pencatatan Sipil merupakan salah satu fungsi utama, Pencatatan dan penerbitan ini dilakukan
untuk mendata penduduk, sedangkan dokumentasi akta catatan sipil dilakukan sebagai
cadangan/arsip jika suatu hari nanti salah seorang penduduk kehilangan akta catatan sipilnya.
5. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Tugas lain yang diberikan oleh kepala daerah wajib untuk di lakukan oleh kantor pencatatan sipil
sesuai dengan tugas dan fungsinya. Karena Kantor pencatatan sipil berada dibawah wewenang
kepala daerah.