1.

STANDAR RUANG PENYIMPANAN FISIK ARSIP

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015
Tentang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana.
KONDISI LINGKUNGAN
JENIS FORMAT
SUHU/KELEMBABAN

KUALITAS UDARA

PENCAHAYAAN

Media Optik:
- Compact dan
mini disk
- Laser disk

Suhu: 20C + 2C
Kelembaban : 50%+5%

Ventilasi baik

Lampu TL neon

Kertas (a):
- Files
- Cards
- Computer
print out dan
sejenisnya

Suhu: 20C + 2C
Kelembaban : 50%+5%

Penyaring
pembuang debu
dan partikel lain,
gas asam dan
oksidasi
Ventilasi baik

Lampu TL neon

Kertas (b):
- Maps
- Plans
- Charts

Suhu: 20C + 2C
Kelembaban : 50%+5%

Lampu TL neon

Media Foto
(hitam putih):
- Sheet film
- Cine film
- X-rays
- Microforms
- Glass Plate
Photo
Media Foto
Berwarna:
- Sheet Film
- Cine Film

Suhu: 18C
Kelembaban: 35%

Penyaring
pembuang debu
dan partikel lain,
gas asam dan
kosidasi
Ventilasi baik
Penyaring
pembuang debu
dan partikel lain,
gas asam dan
kosidasi
Ventilasi baik

Lampu TL neon

Media Magnetik :
- Computer tapes
dan Disk
- Video tapes
- Audio tapes
- Magneto-optical
disk

Suhu : 18C + 2C
Kelembaban : 35%+5%

Penyaring
pembuang debu
dan partikel lain,
gas asam dan
kosidasi
Ventilasi baik
Penyaring
pembuang debu
dan partikel lain,
gas asam dan
kosidasi
Ventilasi baik

Suhu : 5C
Kelembaban : 35%

Lampu TL neon

Lampu TL neon

2. STANDAR RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

a) Beban Muatan
Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip
yang disimpan. Kekuatan lantai ruangan simpan harus mempertimbangkan berat rak
dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya adalah sebagai berikut :

Satuan volume arsip adalah meter linear (ML)

1 Meter Linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg
1 M3 arsip rata-rata = 600 kg
1 M3 arsip = 12 meter linear (ML) arsip
Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata 1.200 kg per meter
persegi.
Berat beban rak compact shelfing/roll opact : 2.400 kg per meter persegi.
Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak
konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000
kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban
minimal sebanyak 12.000 kg.

b) Kapasitas Ruang Simpan

Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada kondisi
dan kemampuan instansi.
Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat
menyimpan 1.000 meter linear arsip dengan menggunakan rak konvensional (rak
statis, stationary stacks).
Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll opact, mobile stacks,
rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear arsip.
c) Suhu dan Kelembaban
Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan
dengan cara :

Pemeriksaan secara periodik menggunakan alat hygrometer.

Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
Menjaga suhu udara tidak lebih dari 270 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%.
Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup.
Hindari penggunaan rak yang padat.
Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat.
Pondasi didesain untuk menjaga atau udara lembab naik ke tembok karena daya
resapan kapiler.
Hindari penanaman pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung.
Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak
mudah timbul jamur yang akan merusak arsip.
Cermati kondisi dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera
diadakan perbaikan.
Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur suhu
ruangan tidak lebih dari 20 0 C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %.

d) Cahaya dan Penerangan

Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar
matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela
tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari.

e) Rayap

Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak bangunan yang terbuat
dari kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan arsip inaktif dianjurkan untuk tidak
menggunakan kayu.
Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau Gammexane atau
Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada umumnya hidup dalam
tanah sampai pada kedalaman 50 cm.
f) Angin

Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding yang kuat
sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.
Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metode tertentu untuk
mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.
g) Rak

Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan
arsip inaktif.
Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260 - 280 cm
dipergunakan rak arsip setinggi 200 - 220 cm.
Jarak antara rak dan tembok 70 - 80 cm.
Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak yang lainnya 100 - 110 cm.
Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.

Keuntungan dan kerugian penggunaan roll opact adalah sebagai berikut :

Penggunaan roll opact lebih banyak dapat menampung volume arsip yang
disimpan.

Penggunaan roll opact tidak dapat diakses secara bersamaan.

Ukuran roll opact tidak dapat menyesuaikan dengan ketinggian ruangan karena
sudah standar.

Roll opact relatif lebih mahal.

Penggunaan roll opact diperlukan konstuksi beban muatan lebih kuat.

Penggunaan roll opact tidak menjamin sirkulasi udara berjalan dengan lancar.

Rak, peralahan dan perlengkapan lainnya harus dijamin aman, mudah diakses
dan terlindung dari hama.

h) Boks

i)

Gunakan boks arsip berukuran kecil (37 x 9 x 27 cm) atau ukuran besar ( 37 x 19
x 27 cm) dan atau sesuai kebutuhan.
Boks arsip dibuat dari bahan karton gelombang dan memiliki lubang sirkulasi
udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan.
Hindari penggunaan boks dari bahan plastik karena menyebabkan lembab.

Kapasitas Ruang Simpan

j)

Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada kondisi
dan kemampuan instansi.
Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat
menyimpan 1.000 meter linear arsip dengan menggunakan rak konvensional (rak
statis, stationary stacks).
Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll opact, mobile
stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear arsip.
Suhu dan Kelembaban
Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan
dengan cara :
Pemeriksaan secara periodic menggunakan alat hygrometer.
Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
Menjaga suhu udara tidak lebih dari 270 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%.
Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup.
Hindari penggunaan rak yang padat.
Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat.
Pondasi didesain untuk menjaga atau udara lembab naik ke tembok karena daya
resapan kapiler.
Hindari penanaman pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung.
Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak
mudah timbul jamur yang akan merusak arsip.
Cermati kondisi dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera
diadakan perbaikan.
Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur suhu
ruangan tidak lebih dari 20 0 C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %.

k) Keamanan Arsip
Pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran :
Alat pemadam api dengan menggunakan :
fire alarm sistem dan fire fight sistem
tabung pemadam/smoke detection
Hidran dalam gedung dan luar gedung
l)

Pencegahan dari kehilangan arsip

Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip

inaktif dilaksanakan secara ketat dan konsisten.
Setiap petugas yang memasuki arena ruang penyimpanan arsip harus
menggunakan tanda pengenal khusus yang disahkan oleh pejabat yang
berwenang.
Dikembangkannya prosedur penggunaan dan penggandaan arsip untuk menjaga
keamanan informasi arsip.
Pelatihan bagi petugas agar mampu mencegah dan menanggulangi bencana
terhadap arsip.

m) Pencegahan dan penanggulangan dari bahaya serangga

Pemeliharaan dengan menggunakan kapur barus, tymol fostoxin,

paradecrolobensin.
Menjaga kebersihan ruangan
Tidak diperkenankan membawa makanan dan minuman ke dalam ruang
penyimpanan arsip.
Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan arsip.

n) Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan

Setiap pelaksanaan pemusnahan arsip dianjurkan tidak dibakar, karena dapat

mengganggu lingkungan dan kesehatan.
Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.