JENIS

PRESERVASI ARSIP

Nama Kelompok :
1. Diena Damaranti 1603739
2. Danny Mardiana 1604523
3. M. Fauzi Wirandy 1607689
4 Nanda Novikha .A 1606491
5. Rina Martawangi 1604191
6. Winanda S.R 1601333
 POKOK BAHASAN

Preservasi Arsip Preservasi Kuratif

1. penyimpanan Arsip 1. Prinsip Perbaikan Arsip

2. Penangan arsip 2. Ruangan Perbaikan Arsip
3. Pengenalan Hama Terpadu 3. Perawatan Arsip 2

4. Akses 4. Perawatan Arsip Audio Video

5. Reproduksi 5. Pengendalian Hama
6. Perencanaan Menghadapi
bencana
 Preservasi Preventif
Pencegahan
Preservasi
kerusakan terhadap
Preventif
arsip

Penyimpanan arsip

Lokasi Depo

1. Menghindari daerah yang memiliki struktur

tanah labil
2. menghindari daerah yang berdekatan dengan
instalasi strrategis
3. menghindari lingkungan yang memiliki tingkat
risiko kebakaran sangat tinggi,
 1. kontruksi terbuat dari bahan sesuai standar dan terisolasi Struktur
Depo
2. dilengkapi dengan alat pelindung bahaya kebakaran
3. memilki saluran air atau drainase

Struktur 4. ruangan yang ideal

Depo
5. dilengkapi pintu darurat

• ruangan depo penyimpanan arsip kertas dan a) Kertas : suhu 20⁰ ± 2C.
audio visual terpisah Kelembapan 50% ± 5%.
• mempunyai suhu dan kelembapan yang b) Film hitam putih : Suhu < 18⁰C
diperbolehkan ± 2⁰C, kelembapan 35%
c) Film berwarna : Suhu < 5⁰C,
• suhu dan kelembapan yang dipersyaratkan kelembapan 35% ± 5%
bagi berbagai jenis arsip
d) Media magnetik : Suhu 18⁰C ±
2⁰C, kelembapan 35% ± 5%
4
• Pemantauan terhadapa suhu, kelembapan, kualitas udara
dilakukan secara berkala
• mengatur kelembapan udara

• kondisi suhu dan kelembapan ruang transit di ruang baca

diusahakan sesuai dengan persyaratan penyimpanan arsip

• di dalam ruangan penyimpanan dipasang;

1) Alat pembersih udara (air cleaner)

2) Alat pengukur intensitas cahaya (lux meter) dan digunakan UV meter :

5
 Rak Arsip

a) Rak yang digunakan harus cukup kuat menahan

beban arsip dan selalu dalam keadaan bersih
b) Jarak aman antara lantai dan rak terbawah adalah
85-150 mm
c) Arsip tidak disimpan di bagian atas rak
d) Rak terbuat dari logam yang dilapisi anti-karat
dan anti-gores
e) Rak diberi label yang jelas sesuai dengan isi

6
 MEDIA PENYIMPANAN ARSIP

Jenis Media penyimpanan

No Penyimpanan
arsip Container Jenis rak
Boks bebas asam, kertas
Rak besi anti Didalam boks disusun
1. Kertas pembukungkus bebas asam, dan bebas
karat secara literal
lignin.
Amplop dan boks bebas asam dan Rak besi anti Di dalam boks disusun
2. Foto
bebas lignin karat secara vertikal
Can polypropylene, polyethyne, atau Rak besi anti Ditempatkan secara
3. Film
polycarbonate karat horizontal
Sesuai dengan container aslinya Rak kayu (rak Disusun lateral
4. Video
(bahan plastik non-PVC). nonmagnetis)
Rekaman Sesuai dengan container aslinya Rak kayu (rak Disusun lateral
5.
suara (bahan plastik non PVC). nonmagnetis)
7
PENANGAN ARSIP
1. Arsip tidak melipat
Arsip Kertas 2. Arsip harus ditangani dengan hati-hati,
3. Halaman arsip dibalik dengan hati-hati.
4. Jangan membasahi telunjuk dengan air liur
5. Jangan menggunakan Sellotape arsip lem
6. Pelindung arsip yang terbuat dari polypropylene,
polyethylene atau baik digunakan
7. Tidak menggunakan pulpen atauTidak menulis
dan menggunakan arsip sebagai alas
8. Gunakan penjepit stainless steel atau yang disalut
dengan plastik.
9. Arsip diletakkan di bagian punggung dengan
penjepit bagian bawah
10. Tidak meletakkan benda apapun di atas arsip
11. Sebelum memfotocopy arsip, semua penjepit
dibuang secara hati-hati
Arsip
foto Arsip film
1. Hindarkan menyentuh emulsi,
2. Film digulung pada spool dengan
1. Hindarkan
ketegangan sedang.
foto dari
3. Gunakan selalu spool seusai
sentuhan jari
dengan lebar film
tangan
4. Setelah proyeksi dilakukan, film
digulung ulang dengan ketegangan
yang cukup
5. Gulung film sampai tail pada core
2. Hindarkan
secara rapat
arsip sebagai
6. Proyektor selalu dibersihkan
alas untuk
dengan sikat
menulis
7. Hentikan proyektior Jika selama
pemutaran film, proyektor
menunjukkan reaksi kerusakan
 Arsip Rekaman
Arsip video suara
1. Merawat dan 1. Hindarkan sentuhan
memonitor peralatan langsung dengan
playback permukaan tape
2. Melengkapi peralatan 2. Tape diputar ulang dari
untuk masing-masing muka sampai akhir
format sedikitnya setiap tahun
3. Jika selesai 3. Simpan kaset dal;am 10
digunkan, keadaaan bersih
kembalikan video
dalam wadahnya
PENGENDALIAN HAMA
TERPADU
1 Inspeksi atau survey terhadap
bangunan dan kolesi

a. Bangunan
b. Koleksi arsip 11

c. Jendela dan pintu harus

tertutup rapat
d. Lubang atau celah harus
ditutup
e. Pipa dan sumber air di sekitar
tempat harus terkendali
2 Sanitasi ruang
penyimpnaan dan 3 Seleksi arsip yang masuk,
peralatan arsip. Secara Untuk menghindarkan arsip
berkala dilakukan yang baru masuk
pembersihan minimal membawa hama perusak
dua kali dalam setahun arsip, periksa segera arsip

12

5 Tindakan pengendalian.
4 Jika terjadi infestasi serius
Pemantauan,
atau infestasi tidak
Agar tertangani dengan metode
implementasi pencegahan
PHT berjaan
efektif
 AKSES

1. Akses terhadap ruang penyimpan dibatasi hanya pada petugas penyimpan atau pejabat
yang berwenang
2. Peralatan keamanan seperti kamera, alarm, kunci, dan kontrol akses lainnya dipantau
secara berkala
3. Akses terhadap ruang penyimpanan dikontrol melalui kunci atau kartu yang dimiliki oleh
pegawai yang diberikan kewenangan
4. Arsip disimpan di tempat yang mudah diidentifikasi, diletakan, dan diambil (informasi
mengenai daftar boks dan nomor rak harus ada sehingga arsip dapat ditemukan dengan
segera)

13
 Reproduksi 1. Reproduksi dilaksanakan oleh orang yang mempunyai
keahlian dalam mereproduksi.
2. Reproduksi dilakukan sesuai dengan standar agar
reproduksi bertahan lama jika disimpan.
Kegiatan reproduksi 3. Pilih bahan dasar dan alat perekaman atau alat
adalah melakukan reproduksi yang baik atau berkualitas tinggi.
penggandaan arsip ke 4. Pilih bahan-bahan yang lebih aman, mudah diakses,
dalam satu jenis atau dan format yang digunakan tidak cepat tua/usang.
media yang sama atau 5. Simpan hasil reproduksi terpisah dengan arsip asli.
dengan cara alih media 6. Jika memungkinkan, gunakan sistem pengodean
ke media yang berbeda. warna, yakni merah untuk preservation copy, hijau
untuk duplicating copy, dan biru untuk reference cipy
agar memudahkan dalam mengidentifikasi berbagai
hasil reproduksi.
7. Tentukan arsip dan pilih arsip yang akan diproduksi

14
 Proses Reproduksi Arsip

1. Arsip kertas dapat dipindahkan ke dalam

bentuk mikrofilm dan digitalisasi.
2. Arsip film dapat dipindahkan ke dalam
bentuk video dan video ke bentuk video
lainnya.
3. Negatif film dapat disimpan sebagai
persediaan untuk membuat print (positif film).
4. Untuk arsip video, dilakukan reproduksi dari
format lama ke format baru.
5. Mereproduksi arsip rekaman suara
merupakan hal utama dalam pemeliharaan
dan perlindungan arsip rekaman suara.
Perencanaan Menghadapi Bencana
Planning merupakan salah satu bagian dari
program preservasi dan semua tindakan
yang memungkinkan lembaga kearsipan
dapat merespons bencana secara efisien
dan cepat sehingga menimalkan kerusakan
terhadap arsip. Disaster planning memiliki
empat bagian yaitu:

1 Pencegahan

2 Persiapan

3 Pemulihan

4 Respons
16
 a. Pencegahan

1. Inspeksi bangunan dan faktor lain yang

berpotensi
2. Secara rutin melakukan pembersihan dan
perawatan
3. Memasang alat pendeteksi api, sistem
pemadaman, dan alarm pendeteksi air
4. Pengaturan khusus
5. Membuat salinan bagi arsip penting
6. Mengasuransikan arsip

17
b. Persiapan

1. Menyiapkan dan merawat perlengkapan

yang diperlukan ketika bencana
2. Melakukan pelatihan bagi tim penanganan
bencana
3. Menyiapkan danmemperbaharui
dokumentasi
4. Melakukan sosialisasi disaster plan
c. Respons 1. Mengikuti prosedur darurat
2. Menghubungi kepala tim tanggap
darurat
3. Tidak memasuki area penyimpanan
jika belum diizinkan
4. Stabilkan lingkungan untuk mencegah
pertumbuhan jamur 1
5. Foto bahan yang rusak untuk klaim 9
asuransi
6. Menyiapkan tempat untuk
membungkus arsip
7. Memingahkan arsip
d. Pemulihan 1. Membuat program
perbaikan
2. Menentukan prioritas
tindakan perbaikan
3. Menghubungi agen
asuransi
20
4. Membersihkan dan
merehabilitasi tempat
5. Menganalisis bencana dan
memperbaki disaster plan
6. Berbagi informasi
 PRESERVASI KURATIF

Ruang lingkup
Preservasi kuratif adalah preservasi kuratif
preservasi yang bersifat meliputi:
perbaikan atau
perawatan terhadap
a. Prinsip perbaikan
arsip yang mulai atau
sudah rusak atau arsip
b. Ruangan 21
kondisinya memburuk
sehingga dapat perbaikan arsip
memperpanjang usia c. Perawatan arsip
arsip kertas
d. Perawatan arsip
audiovisual
e. Pengendalian
hama
a. Prinsip perbaikan
arsip

1. Seluruh proses perbaikan arsip tidak akan

menghilangkan, mengurangi, menambah,
dan mengubah nilai arsip sebagai alat bukti
sehingga keaslian arsip terjaga
2. Melakukan penjadwalan perbaikan dan
perawatan
3. Proses perbaikan tidak merusak atau
melemahkan arsip
4. Mengupayakan penggantian bahan yang
hilang
5. Proses perbaikan arsip baik sebelum dan
sesudah perbaikan harus didokumentasikan
6. Perbaikan arsip harus dilakukan oleh ahli

22
 B. Ruangan Perbaikan Arsip

Terkoneksi langsung dengan depot

Memiliki suhu dan kelembapan sesuai dengan persyaratan penyimpanan

berdasarkan jenis dan format arsip
Memiliki cahaya alami yang bersumber dari jendela dan memiliki fasilitas air yang
baik
Ruangan dapat berbentuk persegi dan tidak kurang dari 25 m2 dengan satu sisi
berupa jendela
Keamanan ruangan harus terjaga karena banyak peralatan dan arsip yang sedang
diperbaiki
Akses terhadap ruangan harus diperhatikan

Ruangan harus dibersihkan secara rutin

23
 PERAWATAN ARSIP

Sobek

Terbaka Kerusaka Tersera

ng
Perawatan arsip ialah usaha
r
n Arsip Jamur penjagaan agar benda arsip yang
telah mengalami kerusakan tidak
bertambah parah
Terkena
Air

24
 Kerusakan karena robek

Kerusakan karena jamur

25
 CARA MEMBERSIHKAN ARSIP MENURUT ERVINA (2014)
1

Arsip yang kotor Bersihkan kotoran yang 3

diletakkan di atas menempel pada tiap
meja pada ruangan lembaran arsip dengan
yang telah alat pembersih yang tidak
disediakan merusak arsip
5

2 Disimpan pada
tempat yang
Bersihkan kotoran dan 4
terpisah dari arsip
debu mulai dari tengah- Dapat menggunakan
yang akan datang
tengah bidang ke arah mesin penyedot debu
dan sedang dalam
pinggir dengan berukuran kecil selama
proses
menggunakan spons, tidak merusak fisik
pembersihan
kuas/sikat halus kertas/arsip

26
 Tahapan Perbaikan

Penerimaan Pemotretan
Penomoran Pemeriksaan
arsip yang akan sebelum
lembaran arsip kondisi arsip
diperbaiki perbaikan

Membuat
Pembersihan Penentuan laporan
Deasidifikasi
arsip metode restorasi dokumentasi
fisik arsip

Melakukan
Membuat daftar
Tindakan pemotretan
arsip yang telah
perbaikan arsip setelah
direstorasi
perbaikan

27
 Teknik Perbaikan Perawatan

Penjilidan
Menambal dan
dan pembuatan
menyambu Paper kotak
ng secara splitting pembungk
manual dan us arsip
sizing (portepel)

Leaf Enkapsulasi Perbaikan

casting arsip peta

28
 Perawatan Arsip Audio Video

foto rekaman suara

film video
Perawatan Dilakukannya
dilakukan dengan Dibersihkan
Perawatan dilakukan menggunakan kertas Reklamasi yaitu
pembersihan perbaikan secara
dengan gosok berwarna putih
menggunakan manual, termasuk
membersihkan film berserat penjang yang
negative dari kotoran, lemak, peng-copy-an secara
cleaner/film disebut pellon atau
dan residu kimia yang dengan menggunakan elektronik yang dapat
cleaner membayakan dari menghilangkan
tape cleaner
permukaan film. banyaknya suara
(bising) yang tidak
diinginkan.

29
 Cleaning film dengan menggunakan

Membersihkan Fisik 0 pelarut (solvent):

Film
1 Rewashing film, yaitu mengurangi noda pada

0 permukaan film, seperti akibat goresan kecil, efek

ferrotyping, dan jamur.

2 Unblocking, yaitu untuk mengendurkan dan

0 melepaskan film yang terkena blocking
30

30 Dry cleaning, yaitu untuk mengatasi arsip yang

terkena vinegar syndrome. Caranya, dengan
melepaskan film dari gulugan, kemudian
4 disimpan di suatu tempat tertentu untuk
dikeringkan.
 2 CARA PENGEDALIAN HAMA

Penggunaan Penggunaan
Bahan Kimia non Bahan
31

Pengedalian
Kimia
Hama
Hama perusak arsip adalah serangga, tikus, jamur,
atau organisme hidup lainnya yang berpotensi merus
ak arsipbaik nilai fisik maupun informasinya
 Fumigasi merupakan suatu tindakan
terhadap hama atau organisme yang dapat
merusak arsip dengan pengasapan, yang
bertujuan mencegah, mengobati, dan
PENGENDALIAN HAMA
mensterilkan bahan kearsipan dengan
PENGGUNAAN BAHAN KIMIA
menggunakan senyawa kimia, yang disebut
fumigant di dalam ruang yang kedap gas
udara pada suhu dan tekanan tertentu

32
 Penggunaan bahan Non Kimia

Freezing

Freezing tidak dianjurkan untuk

arsip yang sudah rapuh. Arsip Modifikasi udara dilakukan
seharusnya disimpan dalam dengan mengatur kandungan 33
pembungkus yang tertutup udara, yaitu menurunkan
rapat untuk menghindari
kadar oksigen, menaikkan
serangga keluar
kadar karbon dioksida, dan
panggunaan gas inert,
Modifikasi terutama nitrogen
udara
THANK YOU