ARSIP MEDIA BARU DI FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU

PENGETAHUAN SOSIAL (FPIPS)

LAPORAN
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Manajemen Arsip Media Baru yang
diampu oleh:
1. Adman, S.Pd, M.Pd.
2. Dr. H. Ade Sobandi, M.Si, M.Pd.

Disusun oleh :
Kelompok 4
Alissa Shafyra A. 1607175
Diena Damaranti S. 1603739
Helena Anggraini P. 1607748
Naufal Fadhlurrahman. 1607537
Rina Martawangi 1604191
Rizal Budiar 1602010

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2019
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT. Karena atas limpahan
rahmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan laporan ini tepat pada waktunya.
Penyusunan laporan mengenai Penataan Arsip Inaktif di Fakultas Pendidikan Seni dan
Desain di ajukan untuk memenuhi tugas mata Mata Kuliah Arsip Media Baru yang diampu
oleh Adman, S.Pd., M.Sd.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada dosen pembimbing mata kuliah Arsip
Media Baru yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menyusun laporan ini.
Tidak lupa kami sampaikan juga banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah
memberikan bantuan baik itu berupa moril ataupun materil demi terselesaikan penyusunan
laporan ini, semoga kebaikan kalian semua dibalas oleh Allah SWT. Di dalam laporan ini
kami sajikan tahapan dalam penataan arsip inaktif. Namun, kami menyadari bahwa banyak
sekali kekurangan baik itu dari segi bidang atau unit kerja yang kami kaji. Maka dari itu kami
sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari para pembaca semua.

Bandung, Mei 2019

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................................ii

DAFTAR ISI.............................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1

A. Latar Belakang................................................................................................................1

B. Pokok Bahasan................................................................................................................1

C. Tujuan.............................................................................................................................2

BAB II KAJIAN PUSTAKA.....................................................................................................3

A. Pengertian Arsip Media Baru..........................................................................................3

B. Jenis Arsip Media Baru...................................................................................................3

C. Alih Media Arsip.............................................................................................................5

BAB III HASIL OBSERVASI.................................................................................................14

A. Waktu dan Tempat Observasi.......................................................................................14

B. Hasil Observasi.............................................................................................................14

BAB IV PENUTUP.................................................................................................................17

A. Kesimpulan...................................................................................................................17

B. Saran..............................................................................................................................17

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................18
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam sebuah organisasi atau instansi arsip sangat penting dibutuhkan karena arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009.
Di antara berbagai jenis arsip terdapat salah satu jenis yaitu arsip media baru. Arsip
media baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya terekam dalam bentuk
elektronik dengan menggunakan peralatan khusus. Termasuk dalam kategori ini adalah
arsip foto, arsip film, arsip mikrofilm, arsip elektronik dan arsip rekaman suara.
Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga
kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi
terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di
Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Adapun tahapan pengelolaan arsip media baru pada umumnya terdiri dari
indentifikasi, pengelompokkan, pengelolaan, pemberian kode arsip, alih media arsip,
penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip dan peservasi arsip media baru. Dalam
laporan observasi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Media Baru di Fakultas Pendidikan
Ilmu Pengetahuan Sosial (FPIPS) Universitas Pendidikan Indonesia” ini akan dijelaskan
lebih lanjut mengenai arsip media baru mulai dari pengertian arsip media baru, jenis arsip
media baru, alih media arsip, dan bagaimana keseluruhan tahapan pengelolaan arsip
media baru yang dilakukan di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (FPIPS)
Universitas Pendidikan Indonesia.

B. Pokok Bahasan
Adapun fokus masalah dalam penulisan makalah ini diantaranya adalah:
1. Identifikasi arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial UPI
2. Pengelompokkan arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
UPI
 2

3. Pengelolaan arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial UPI
4. Pemberian kode arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
UPI
5. Alih media di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial UPI
6. Penyimpanan arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial UPI
7. Penemuan kembali arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
UPI
8. Preservasi arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial UPI

C. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini diantaranya adalah:
1. Untuk mengetahui identifikasi arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial UPI
2. Untuk mengetahui pengelompokkan arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial UPI
3. Untuk mengetahui pengelolaan arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial UPI
4. Untuk mengetahui pemberian kode di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
UPI
5. Untuk mengetahui alih media arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial UPI
6. Untuk mengetahui penyimpanan arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial UPI
7. Untuk mengetahui penemuan kembali arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial UPI
8. Untuk mengetahui preservasi arsip media baru di Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial UPI
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Pengertian Arsip Media Baru
Euis Shariasih (2012) menyatakan bahwa arsip media baru adalah arsip
yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetic
menggunakan perangkat elektronik atau dalam bentuk media citra bergerak,
gambar statik, dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan organisasi ataupun perorangan. Dengan demikian, yang termasuk
dalam kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain
yang tidak berbasis kertas.
Lahirnya arsip media baru dilatarbelakangi oleh perkembangan teknologi
informasi, pelayanan prima instansi pemerintah, keusangan media atau format
arsip, dan bertambahnya khazanah arsip.
B. Jenis Arsip Media Baru
Berdasarkan medianya , arsip dibagi menjadi dua macam, yaitu: (1) arsip
Konvensional, yang terdiri atas arsip kertas, arsip foto, dan arsip peta; (2)
arsip media baru, yang terdiri atas arsip audio visual, arsip
elektronik/computer, dan arsip mikrografik (Yayan Daryan, 2015).
1. Arsip Kertas adalah arsip yang informasinya tercetak dalam kertas.
Kertas adalah lembaran yang terbuat dari serat selullosa dan/atau serat
buatan yang telah mengalami pengerjaan penggilingan,ditambah
beberapa bahan tambahan yang saling menempel dan saling menjalin,
pada umumnya mempunyai gramatur lebih rendah dari 224 gram/m2
(Euis Shariasih, 2012). Adapun selulosa adalah molekul yang terdiri atas
karbon, hydrogen, dan oksigen. Selulosa ditemukan dalam struktur
selular hamper semua materi tanaman. Salah satunya kapas yang
merupakan bentuk alami murni selulosa.
2. Arsip Peta adalah arsip yang informasinya tercetak dalam bentuk
gambar. Sebuah peta adalah representasi dua dimensi dari suatu ruang
tiga dimensi.ilmu yang mempelajari pembuatan peta disebut kartografi.
Peta mempunyai skala, yang menentukan seberapa besar objek pada peta
 4

dalam keadaan yang sebenernya. Kumpulan dari beberapa peta disebut

atlas.
3. Arsip Audio Visual adalah arsip yang isi informasinya dapat dipandang
dan/atau didengar. Arsip audio visual terdiri atas sebagai berikut.
a. Arsip Citra bergerak , yaitu arsip yang isi informasinya terekam
dalam media citra bergerak, seperti film gambar hidup (motion
picture) dan video, yang diciptakan dengan teknik dan peralatan
khusus. Arsip yang termasuk dalam kategori ini adalah arsip film
dan video. Arsip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra
bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto
grafik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaanya
menggunakan rancangan teknis dan artistic dengan peralatan khusus.
Adapun Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra
bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto
grafik dan suara padsa pita magnetic, yang penciptaannya
menggunak media teknologi elektronik.
b. Arsip Citra Statik, yaitu arsip yang isi informasinya berupa citra
tetap (still image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada
bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan peralatan
khusus berupa kamera dan hasilnya dapat berupa film negative,
positif, atau digital foto. Arsip yang termasuk dalam kategori ini
adalah arsip foto dan slide. Arsip foto adalah arsip yang isi
informasinya berupa citra tetap (still image), terekam dalam
rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang
penciptaannya menggunakan peralatan khusus berupa kamera dan
hasilnya dapat berupa film negative. Positif, atau digital foto.
c. Arsip rekaman suara, yaitu arsip yang informasinya terekam dalam
sinyal suara (sound recording) dengan menggunakan system
perekam tertentu, pada umumnya terekam dalam pita magnetic, yang
penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
4. Arsip Elektronik yaitu arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan
disimpan) dalam format elektronik.
 5

5. Arsip Mikrografik yaitu arsip yang isi informasinya berupa citra tetap
(still image). Terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan
dasar film, yang penciptaannya menggunakan kamera khusus microfilm
atau microfiche. Microfilm adalah salinan fotografis dalam bentuk lebih
kecil atau miniature gambar atau teks yang terekam dalam media rol
film yang peciptaannya dengan menggunakan alat fotografi. Ukuran rol
filmnya bisa 16 mm, 35 mm, dan 105 mm, serta dapat dibuat dari film
sumber dokumen atau output computer. Microfiche adalah lembaran
film yang berisi banyak miniature gambar atau citra dalam suatu
pola/kisi (frame). Jenis ukuran microfiche banyak, pada umumnya
adalah 6x4 inchi dan ukuran terdekat adalah 105x148 mm serta
menyimpan 98 halaman dokumen/fiche (dengan 24 kali pengecilan.)
C. Alih Media Arsip
1. Pengertian Alih Media Arsip
Alih media arsip adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk
media ke bentuk media arsip lainnya, dengan menggunakan alat pemindai
(scanner) dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi arsip. Kegiatan
alih media arsip diatur dalam UU No. 43 tahun 2009, khususnya tentang
autentifikasi dan PP No. 28 tahun 2012. Dalam PP 28 tahun 2012 Pasal 40
disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara (kegiatan)
dalam pemeliharaan arsip dinamis.
2. Tujuan Alih Media Arsip
Tujuan alih media, yaitu untuk mempercepat layanan akses (aktif dan
inaktif) dan untuk pelestarian arsip (statis statis). Tujuan alih media arsip
untuk mempercepat layanan akses arsip dilakukan berkaitan dengan tujuan
pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Dalam praktik alih media
untuk tujuan isi semua arsip dialihmediakan tanpa perlu dilakukan
penilaian arsip. Adapun untuk kepentingan pelestarian arsip statis, perlu
dilakukan penilaian arsip.
3. Pelaksanaan Alih Media Arsip
 6

Pelaksanaan alih media arsip perlu memerhatikan ketentuan – ketentuan

teknis sebagaimana terdapat dalam PP No. 88 tahun 1999 tentang Alih
Media Arsip sebagai berikut.
a. Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang
dibuat atau diterima baik di atas kertas maupun dalam sarana lainnya
ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan dapat dilakukan sejak
dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan bersangkutan.
b. Pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah
asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu
demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan dalam hal
dokumen tersebut masih: (1) mempunyai kekuatan pembuktian
otentik; dan (2) mengandung kepentingan hukum tertentu.
c. Keputusan mengenai pengalihmediaan dokumen perusahaan hanya
dapat dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditujuk.
Dasar dari keputusan pimpinan adalah daftar arsip yang akan
dialihmediakan serta surat keputusan persetujuan pimpinan.
d. Untuk dokumen proses pengalihan hanya dapat dilakukan setelah
dokumen perusahaan tersebut dibuat di atas kertas dan ditandatangani
oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan dan untuk pengalihan dokumen
perusahaan dapat dilakukan terhadap satu set dokumen teretentu atau
sekumpulan dokumen, baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis.
e. Dalam pengalihan dokumen perusahaan pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuki wajib menjamin keamanan proses pengalihan
agar: (1) dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di
dalam microfilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen
pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya; (2)
meikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat
disimpan dalam jangka waktu sekurang – kurangnya sesuai dengan
ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam
peraturan perundang – undangan yang berlaku; dan (3) dokumen
hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.
 7

Adapun tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan alih media

arsip, khususnya dari media kertas ke media elektronik adalah :
a. Menyiapkan surat / naskah dinas yang akan dialihmediakan;
b. Melakukan scanning terhadap naskah / surat;
c. Membuat folder – folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan
surat / naskah dinas yang telah di-scan;
d. Membuat hyperlink, yaitu menghubungkan antara daftar arsip dan
arsip hasil scan
e. Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri atas Surat
Keputusan Tim Alih Media, Berita Acara Persetujuan Alih Media,
Berita Acara Legalisasi Alih Media, Daftar Arsip Usul Alih Media,
dan Daftar Arsip Alih Media

Membuat folder
penyimpanan di Membuat Hyperlink
komputer

Membuat kelengkapan
Melakukan scanning
administrasi

 Surat Keputusan Tim Alih Media,

 Berita Acara Persetujuan Alih Media,
Menyiapkan arsip yang  Berita Acara Legalisasi Alih Media,
akan dialih media
 Daftar Arsip Usul Alih Media,
 Daftar Arsip Alih Media
 8

Contoh Format Surat Keputusan Tim Alih Media

KEPUTUSAN ……………………………………………………
Nomor :………………………………………………….
tentang
TIM AHLI MEDIA ARSIP
UNIT KERJA……………………………………………..
Menimbang: a. bahwa dalam rangka Alih Media Arsip di
lingkungan…………………………., perlu dibentuknya Tim
Alih Media Arsip;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan
………………………. tentang Tim Alih Media di
lingkungan ………………………….
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2009 Nomor
152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5071)
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 Petunjuk
Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan
3. Peraturann Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang Alih media
Arsip
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
03 tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip
Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 05 tahun 2010

MEMUTUSKAN :
Menetapkan : Keputusan Kepala …………………… tentang Tim
Pembenahan Arsip di ……………………………………
 9

KESATU : Mengangkat Tim Alih Media Arsip

…………………….sebagaimana tercantum dalam Lampiran
Keputusan ini.
KEDUA : Menugaskan Kepada Tim Alih Media Arsip ….. untuk :
a. Merencanakan dan mempersiapkan serta menjadwalkan
kegiatan Alih Media Dokumen/Arsip
b. Melaksanakan Kegiatan Alih Media dokumen/arsip
c. Melaporkan hasil pelaksanan pekerjaan

KETIGA : Dalam melaksanakan tugas, Tim Alih Media Arsip

bertanggung jawab Kepada ………………………..................
KEEMPAT : Segala biaya yang dikeluarkan sebagai akibat ditetapkannya
Keputusan Ini dibebankan kepada Daftar Isian pelaksanan
Anggaran (DIPA) ……. tahun anggaran 2011
KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal 25 juli sampai
dengan tanggal 25 November 2011, dan apabila pada
kemudian hari terdapat kekeliruan akan dillakukan perbaikan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 25 Juli 2011
a.n PimpinanOrganisasi/UnitKerja

……………………………………
NIP ……………………………………
 10

Contoh format Berita Acara Persetujuan Alih Media Arsip :

BERITA ACARA PERSETUJUAN
ALIH MEDIA ARSIP
UNIT KERJA ………………………..

Pada hari ini ………………….. tanggal …………………. bulan …………...........

Tahun ……………………….. yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : …………………………………….
Jabatan : …………………………………..
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ………………………………….......
Berdasarkan Surat Tim Alih Media Arsip Nomor : …………………………..........
Tanggal …………………. Tentang Arsip Usul Alih Media di ………………........
………………. Dengan ini saya menyatakan bahwa :
1. Setuju untuk dilakukannyaAlih Media Arsi Sesuai Daftar Arsip alih
media.
2. Prses alih media ini dilaksanakan dari media konvensional kerta ke dalam
bentuk image dengan format (PDF) dilakukan dengan cara seksama dan
harus sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan
yang berlaku sehingga hasilnya dapat disaakan dengan fisik asli masing-
masing dokumen tersebut.
3. Daftar arsip Alih Media Arsip merupakan satu kestauan dan menjadi dasar
dari berita acara persetujuan alih media arsip ini.
Demikian Berita Acara Persetujuan Alih Media ini dibuat dengan dalam rangkap
tiga dan diketahui juga oleh Kepala Baian Kearsipan untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya.

Mengetahui, Menyetujui ,
Kepala Bagian Kearsipan Pimpinan Unit Kerja

…..…………………….. …..…….......................

Contoh format Berita Acara legalisasai Alih Media Arsip

 11

BERITA ACARA KEGALISASI ALIH MEDIA ARSIP

UNIT KERJA ………………………

Pada hari ini …………...…….. tanggal ……………. bulan ………………………

Tahun …………….................yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : …………………………..
Jabatan : ……………………………
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ………………………………….......
Berdasarkan Surat Tim Alih Media Arsip Nomor : ……………………………......
Tangga……………tentang Arsip Usul Alih Media di ……………………….........
Dan berdasarkan Berita Cara Persetujuan Alih Media Arsip, denan ini saya
menyatakan bahwa :
1. Telah dilaksanakan proses alih media arsip dengan bertempat pelaksanaan
pada ……..
2. Dari media konvensional kertas ke dalam bentuk image dengan format
(PDF) dilakukan dengan cara seksama dan sesuai dengan prinsip-prinsip
dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sehingga hasilnya
disamakan dengan fisik asli masing-masing dokumen tersebut.
3. Proses alih media ini dilaksanakan oleh tim pelaksana alih media arsip
sesuai dengan SK
4. No. ………………………………….
5. Daftar arsip Alih Media Arsip <erupakan satu kesatuan dan menjadi dasar
dari berita acara legalisasai alih media arsip ini.

Demikian Berita Acara Persetujuan Alih Media ini dibuat dengan dalam rangkap
tiga dan diketahui juga oleh Kepala Baian Kearsipan untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Mengetahui, Menyetujui ,
Kepala Bagian Kearsipan Pimpinan Unit Kerja

…..…………………….. ……………………….
 12

Contoh format Daftar Arsip Usul Alih Media:

Persetujuan
Uraian/ Tingka Lokasi
Usul Musnah
No Klasifikasi Isi Tahun Perkembanga Media Kondisi jumlah
Filling Tidak
Ringkasan n Ruang laci Folder Setuju
Cabinet setuju

Bandung,
Mengetahui, Koordinator Tim Alih Media
Kepala Unit Kerja

(……………………………..) (……………………………..)
NIP NIP

Contoh format Daftar Arsip Usul Alih Media:

DAFTAR ARSIP ALIH MEDIA

 13

Lokasi
Uraian/ Isi Tingka
No Klasifikasi Tahun Media Kondisi jumlah Filling
Ringkasan Perkembangan Ruang Laci Folder
Cabinet

Bandung,
Mengetahui, Koordinator Tim Alih Media
Kepala Unit Kerja

(……………………………..) (……………………………..)
NIP NIP
 BAB III
HASIL OBSERVASI

A. Waktu dan Tempat Observasi

1. Waktu
Waktu kegiatan observasi ini kurang lebih selama 4 kali yaitu pada tanggal 9 April,
23 April, 30 April dan 7 Mei 2019.
2. Tempat
Tempat observasi ini dilaksanakan di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
(FPIPS).

B. Hasil Observasi
1. Identifikasi Arsip Media Baru
Untuk jenis arsip media baru di FPIPS masih arsip yang awalnya konvensional
lalu di alih mediakan melalui pengscanan dan penginputannya masih menggunakan
aplikasi excel karena belum ada aplikasi khusus yang menangai arsip media baru
tersebut.
2. Pengelompokkan Arsip Media Baru
Untuk pengelompokkan arsip media baru di FPIPS mengikuti aturan
pengelompokkan dari Universitas Pendidikan Indonesia yaitu menurut jenis arsip
seperti arsip yang berbentuk kaset atau cd maka dikelompokkan menjadi satu
3. Penyimpanan dan Pemberian Kode
Di Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial hanya terdapat arsip media
baru berupa kaset wisuda, hasil scan surat dan arsip foto.
a. Kaset Wisuda
Untuk pengkodean berupa arsip kaset wisuda, pihak FPIPS mengkodekannya
belum mengikuti sistem klasifikasi yang berlaku. Pengkodean dari arsip kaset itu
sendiri masih disimpan dirak terbuka dengan rapih, jadi ketika akan dipanggil
arsip tersebut membutuhkan waktu yang lama.
b. Arsip Surat (Hasil Scan)
Surat fisik yang di alih media menjadi arsip elektronik/digital di FPIPS ini
berbentuk file yang menggunakan scanner. Pengkodean yang digunakan untuk
arsip hasil scan ini sudah sesuai dengan klasifikasi layaknya arsip fisiknya. Untuk
penyimpanannya disimpan didalam folder digital.
 15

c. Arsip Foto
Di FPIPS, arsip foto belum terlalu banyak. Hal itu terbukti dengan kami hanya
menemukan 9 lembar foto dengan pengkodeannya belum sesuai siste klasifikasi
yang berlaku. Untuk penyimpanannya masih disimpan bersama arsip surat.
4. Pengelolaan Arsip Media Baru
a. Arsip konvensional yang berbentuk kertas lalu di alih media kan melalui Scanner
yang hasilnya berbentuk soft file. Selain berbentuk soft file, arsip media baru yang
terdapat disana berupa kaset mahasiswa yang wisuda.
b. Arsip media baru tersebut di kelompokkan berdasarkan masalah, kecuali arsip
berupa kaset.
c. Penyimpanan arsip media baru tersebut disimpan di dalam file yang sudah
dikategorikan menurut klasifikasinya, kecuali arsip berupa kaset, belum memiliki
klasifikasinya jadi penyimpanannya di rak arsip.
d. Pemeliharaan arsip media baru. Untuk pemeliharaannya harus dicek secara
berkala agar file-file tersebut tidak terkena virus, kecuali arsip berupa kaset.
5. Preservasi Arsip Media Baru
Preservasi atau pelestarian arsip adalah keseluruhan proses dan kerja dalam
rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi
atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak.
FPIPS masih tergolong dalam proses untuk menata arsip, terlihat dari baru
adanya bangunan khusus arsip di lantai 4, ruangan lama yang terletak di lantai 1
sudah tidak cukup untuk menampung arsip fakultas. Sekarang ini FPIPS masih
memfokuskan untuk menata arsip ke ruangan baru dan melakukan penataan ulang di
ruangan agar sesuai dengan peraturan ANRI.
Arsip media baru yang terdapat di FPIPS adalah arsip foto dan arsip video.
Berikut adalah penanganan yang dilakukan terdapat arsip tersebut :
1. Arsip foto
a. Hindari foto dari sentuhan jari tangan, sebaiknya menggunakan sarung tangan
kain putih saat mengambil dan cara mengambilnya dengan memegang pada
bagian belakang foto
b. Hindari foto sebagai alas untuk menulis
2. Arsip video / CD
 16

a. Hindari CD dari sentuhan jari tangan, sebaiknya menggunakan sarung tangan

kain putih saat mengambil dan cara mengambilnya dengan memegang pada
bagian sisi CD
b. Merawat dan memperhatikan peralatan untuk memutar video
c. Jika selesai digunakan, kembalikan video/CD dalam wadahnya dan simpan
dengan posisi tegak lurus untuk membantu mencegah kerusakan
d. Bersihkan tape agar terhindar dari jamur.
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Arsip memiliki peranan sangat penting bagi kelancaran aktifitas organisasi atau
instansi karena arsip digunakan sebagai sumber informasi, sebagai pusat ingatan dan juga
sebagai bukti. Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (FPIPS) pun mengakui
pentingnya arsip, maka Fakultas menberi perhatian yang lebih kepada arsip khususnya
arsip yang ada di FPIPS.
Pengelolaan arsip media baru yang kami lakukan di FPIPS meliputi Identifikasi arsip
media baru, Pengelompokkan arsip media baru, Pengelolaan arsip media baru, Pemberian
kode arsip media baru, Alih media, Penyimpanan arsip media baru, Penemuan kembali
arsip media baru, dan Preservasi arsip media baru. Arsip media baru yang kami temui di
FPIPS ini kebanyakan berupa arsip fisik hasil scan dan kaset/CD wisuda dari tahun ke
tahun.

B. Saran
Adapun saran yang bisa kami berikan kepada pihak FPIPS adalah sebagai berikut:
1. Agar pihak FPIPS bisa lebih memperhatikan arsip media baru untuk mendukung
revolusi industri 4.0;
2. Penyimpanan arsip media baru agar lebih ditata rapih dan juga diberi kode sesui
klasifikasi yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA