Bab 1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Maksud dan tujuan

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab III Pembahasan

BAB IV Simpulan dan saran

4.1 Simpulan

4.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

Makalah ditulis dengan menggunakan huruf Arial font 12 dengan 1,5 spasi,minimal  8 
halaman.
 Pengelolaan lembaga kearsipan di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator – BATAN
Yogyakarta

Oleh : Miftahu Rokhmat

BAB I. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Menurut Undang Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai
kearsipan, arsp adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara (Basuki, 2015).Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia
diatur dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal
yang berkenaan dengan arsip(Basuki, 2015). Begitu pula dengan zaman yang
semakin pesat ini, sebuah perusahaan tetap harus mengedepankan
kearsipannya.Archives have traditionally been regarded as neutral and objective
repositories for authentic records of human activity against which the researcher
can evaluate other more subjective sources of information (Jimerson, 2003).
Dengan itu dapat di pahami bahwa suatu arsip dapat dijadikan catatan hasil
kegiatan dari manusia itu sendiri,bukan hanya itu arsip juga dapat dikatakan
sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau
salinannya, serta dengan segala penciptaanya dan yang dihasilkan atau diterima
oleh suatu organisasi atau badan, sebagai bukti atas tujuan, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintahan
yang lain atau karna pentingnya informasi yang terkandung didalamnya
(Wursanto, 2005). States that the most common definition of archives as: In
archival terminology the word archives can have more than one meaning.
Archives are non current records of an organization, institution, or individual,
which are selected for preservation because of their continuing value. Its second
meaning is the repository or building where archival material is stored. Its third
meaning is an agency responsible for the selection, preservation, documentation
and making available of archival materials. (Senturk, 2011). Jadi dapat dipahami
bahwa Dalam terminologi arsip, arsip kata dapat memiliki lebih dari satu arti.
Arsip adalah rekaman tidak terkini dari suatu organisasi, lembaga, atau individu,
yang dipilih untuk pelestarian karena nilai mereka yang berkelanjutan. Arti kedua
adalah repositori atau bangunan tempat materi arsip disimpan. Arti ketiga adalah
agensi yang bertanggung jawab atas seleksi, preservasi, dokumentasi dan
menyediakan materi arsip (Senturk, 2011). Pengelolaan kearsipan pada
dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala
dokumen-dokumen yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang dapat
digunakan sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai
tujuannya. Terlebih lagi semakin mengikuti perkembangan zaman maka
pengelolaan arsip menjadi berbeda pula. Dengan kemajuan zaman yang sangat
pesat ini kadang kala sebuah organisasi justru mengabaikan arti penting dari
sebuah arsip, padahal kemajuan suatu organisasi memerlukan dukungan
manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen memerlukan data dan
informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan
rekaman kegiatan atau transaksi, mulai dari kegiatan sampai akhir kegiatan yang
berhubungan dengan pengambilan keputusan karena sebuah bukti sangat
bernilai bagi suatu perusahaan. Sistem kearsipan merupakan modal yang utama
dari penyelenggaraan sebuah Organisasi/Lembaga. Sebuah arsip disebut
sebagai tulang punggungnya Organisasi/lembaga, sebab berhasil atau tidaknya
penyelenggaraan sebuah organisasi/lembaga banyak ditentukan pula oleh
kualitas sistem kearsipannya. Namun adanya keberadaan unit kearsipan yang
ada, baik itu dari pemerintah maupun swasta masih kurang dilaksanakan bagi
organisasi-organisasi, hanya organisasi tertentulah yang memanfaatkan layanan
arsip tersebut. Maka dari itu sebuah organisasi perlu memahami arti penting dari
arsi dan memahami pentingnya dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) agar
 pengelolaannya dapat dilaksanakan dengan baik dan tercapainya tujuan dari
sebuah organisasi itu sendiri. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan
informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal
sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM).Dengan bantuan data dan informasi
yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara
efesien dan efektif. Didalam SIM data diolah menjadi informasi. Informasi
menjadi bahan pertimbangan didalam proses pengambilan keputusan.
Keputusan tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk program atau
kegiatan (Amsyah, 2003). Demikian pula halnya dengan kegiatan kearsipan di
Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta, perlu dikelola
dengan baik agar setiap pengelolan pada setiap bidang yang ada dapat dilihat
secara nyata hasil kerja yang telah dicapainya, serta dapat membantu pimpinan
dalam pengambilan keputusan. Maka dari itu makalah ini dianggap perlu untuk
mengetahui bagaimana pengelolaan unit kearsipan yang ada di Pusat Sains dan
Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta.

1.2. Rumusan Masalah

a. Bagaimana keberadaan / posisi struktural unit pengeloaan arsip di Pusat
Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta ?
b. Bagaimana pelaksanaan pengeloaan dan penyimpanan sistem kearsipannya
?

1.3. Maksud dan Tujuan

Penelitian ini bermaksud menguak seperti apakah keadaan dan seperti
apa pelaksanaan unit pengelolaan arsip yang ada di Pusat Sains dan Teknologi
Akselerator-BATAN Yogyakarta dimana dengan tujuan memberi gambaran
terhadap lembaga pemerintah non kementrian ini dalam pengelolaan Kearsipan
terhadap masyarakat luas.
BAB II Tinjauan Pustaka

Secara leksikal bahwa istilah 'organisasi' berasal dari kata 'organon' dalam
bahasa Yunani berarti alat. Menurut James L. Gibson pengertian organisasi
adalah (Winardi, 2003, hal 13) yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil
tertentu,/yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang bertindak
secara sending

Menurut L.F. Urwick, pengertian organisasi lebih dari hanya alat untuk
menciptakan barang-barang dan menyelenggarakan jasa-jasa (Winardi, 2003: 13).
Sementara Herbert G. Hicks merumuskan organisasi berdasarkan beberapa ciri umum
semua organisasi, yaitu bahwa:

a. organisasi beranggotakan lebih dari satu orang;

b. ada interaksi di dalam organisasi;
c. struktur tertentu mengatur interaksi tersebut;
d. individu-individu dalam organisasi juga memiliki sasaran pribadi.

Sehingga Hicks kemudian mengatakan bahwa organisasi adalah sebuah

proses terstruktur yang di dalamnya terdapat orang-orang yang berinteraksi untuk
mencapai sasaran-sasaran. Deskripsi dari beberapa pengertian organisasi dapat
diterangkan di bawah ini (Winardi, 2003: 306-307).

a. Entitas-entitas rasional yang mengupayakan pencapaian tujuan-tujuan (rational

entities in pursuit of goals). Organisasi-organisasi dibentuk orang untuk mencapai
sejumlah tujuan, dan perilaku para anggota organisasi dapat diterangkan
sehubungan dengan upaya rasional untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
b. Koalisi-koalisi kelompok-kelompok yang berkuasa (coalities of powerful
constituencies). Organisasi-organisasi terdiri dari kelompok-kelompok, yang
masing-masing berupaya untuk memenuhi kepentingan diri mereka sendiri.
Kelompok-kelompok tersebut menggunakan kekuasaan dan kekuatan untuk
mempengaruhi distribusi sumber-sumber daya di dalam organisasi yang bersangkutan.
c. Sistem-sistem terbuka (open systems).Organisasi-organisasi merupakan sistem-
sistem/transformasi masukan-keluaran (input-output transformation systems) yang
tergantung pada lingkungan mereka untuk kelangsungan hidup mereka.
d. Sistem-sistem yang menghasilkan makna (meaning-producing system). Organisasi-
organisasi merupakan] entitas'entitas yang "diciptakan secara artifisial. Tujuan-tujuan
dan makna mereka secara simbolik diciptakan dan diupayakan oleh pihak manajemen.
e. Sistem-sistem yang menunjukkan ikatan-ikatan longgar (loosly coupled systems).
Organisasi-organisasi terdiri dari unit-unit yang relatif independen, yang kadang-kadang
mengupayakan pencapaian tujuan-tujuan yang tidak sama atau bahkan yang berkonflik.
f. Sistem-sistem politik (political systems). Organisasi-organisasi terdiri dari kelompok-
kelompok internal, yang berupaya mencapai kekuasaan atas (mengendalikan) proses
keputusan dalam rangka upaya memperkuat posisi-posisi mereka.
g. Alat-alat untuk mendominasi (instruments of dominations). Organisasi-organisasi
menempatkan para anggotanya di dalam "kotak-kotak" pekerjaan yang membatasi
tindakan mereka dan yang menggariskan individu-individu dengan siapa mereka dapat
berinteraksi, mereka mendapatkan seorang pemimpin (bos) yang memiliki otoritas atas
mereka.
h. Unit-unit yang memproses informasi (informations-processing units). Organisasi-
organisasi menafsirkan lingkungan mereka, melaksanakan pengoordinasian aktivitas-
aktivitas dan menunjang pengambilan keputusan dengan jelas memproses informasi,
serta horizontal dan vertikal melalui suatu hierarki struktural.
i. Penjara-penjara psikologis (physic prisons). Organisasi-organisasi membatasi kegiatan-
kegiatan para anggotanya dengan jalan menciptakan deskripsi pekerjaan, departemen-
departemen, divisi-divisi dan standar-standar tentang perilaku yang dikehendaki, dan
yang tidak dikehendaki. Apabila hal tersebut diterima oleh para anggota organisasi yang
bersangkutan maka terciptalah kendala-kendala/artifisial (artiflsial barriers) yang
membatasi pilihan-pilihan mereka.
j. Kontrak-kontrak sosial (Social contracts). Organisasi-organisasi terdiri dari sejumlah
persetujuan-persetujuan yang tidak tertulis berdasarkan apa para anggota organisasi
menunjukkan perilaku tertentu untuk mana mereka memperoleh sejumlah imbalan.

Pengertian Arsip secara terminologis dibedakan menjadi dua, yaitu pengertian

Eropa kontinental dan pengertian Inggris Raya/Anglo-Saxon beserta wilayah
jajahannya. Di lingkungan negara Eropa, terutama Jerman, Belanda, dan Perancis
sebagai pioner pemikiran teori dan metodologi kearsipan, menyebutkan istilah arsip
(archief) untuk semua jenis naskah yang dibuat atau diterima oleh suatu instansi dalam
pelaksanaan fungsi kedinasan. Untuk arsip yang masih digunakan secara langsung
sebagai pendukung penyelesaian proses administrasi/operasional instansi pencipta
arsip yang bersangkutan disebut sebagai arsip dinamis dan arsip yang sudah tidak
digunakan sebagai penunjang kegiatan operasional namun memiliki nilai guna yang
berkelanjutan disebut sebagai arsip statis. Arsip dinamis yang masih digunakan untuk
penyelesaian materi yang menjadi substansi masalah/sebuah korespondensi dikenal
dengan nama arsip aktif (Syauki Hadiwardoyo: 2014).

Dalam pengertian Anglo-Saxon, semua naskah yang dibuat atau diterima dalam
pelaksanaan fungsi kedinasan suatu instansi dikenal dengan nama “record” (dibaca:
rikod). Secara rinci dapat dibedakan dengan istilah current record untuk arsip yang
masih aktif, semi/non-current record untuk arsip inaktif dan public record untuk arsip
statis (T.R. Schellenberg, 1956:16). Dengan demikian di lingkungan Inggris Raya dan
wilayah jajahannya tidak mengenal istilah arsip melainkan istilah record untuk semua
jenis naskah yang dibuat atau yang diterima dalam pelaksanaan fungsi kedinasan.

Istilah arsip dan record sebagai sesuatu yang memiliki karakteristik berlainan
muncul sebagai akibat pendekatan baru dalam pengelolaan arsip modern dan dimotori
oleh para pemikir kearsipan Amerika Serikat. Dengan berkembangnya pendekatan life
cycle (daur hidup) dalam pengelolaan arsip maka muncullah pengertian archive untuk
arsip statis dan record untuk arsip dinamis. Archive merupakan sebagian dari record
yang menurut penilaian dianggap memiliki nilai guna berkelanjutan/bernilai guna
permanen. Dengan munculnya pendekatan baru a record continuum pemberian garis
batas yang ketat antara profesi manajemen record dengan manajemen archive menjadi
tidak tepat karena untuk kepentingan efisiensi operasional instansi pengelolaan arsip
harus dirancang sejak saat tercipta hingga pelestarian dan penggunaannya sebagai
arsip statis. Hal tersebut sudah merupakan suatu keharusan terutama dalam hal
pengelolaan arsip elektronik karena ketika suatu naskah elektronik berstatus sebagai
arsip maka harus sudah ditetapkan pengelolaan dan nilai gunanya dan tidak dapat
menunggu dalam hitungan menit sekalipun. Dengan berbagai pendekatan tersebut
menunjukkan bahwa teori dan pengelolaan arsip berkembang dan selalu mengarah
kepada tuntutan kebutuhan peningkatan efisiensi operasional instansi pada masanya.

Selanjutnya pengertian lembaga pengelola arsip sebagaimana yang dimaksud

dalam Undang-undang Nomor 7/1971 sebagai organisasi kearsipan (UU No. 7/1971:
pasal 8). Dalam struktur organisasi pemerintahan yang dimaksud dengan lembaga
kearsipan adalah unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintahan tingkat pusat dan daerah serta Arsip Nasional RI baik di ibu kota RI
maupun di ibu kota provinsi seluruh Indonesia. Dengan berlakunya Undang-undang
Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah maka status Arsip Nasional
Daerah di ibu kota provinsi berubah menjadi lembaga kearsipan perangkat daerah yang
bersangkutan.

Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa Arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan Kearsipan adalah
hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat dipahami bahwa Arsip merupakan

kumpulan dokumen-dokumen berupa surat, rekaman, dan video yang dapat dijadikan
sebagai bukti otentik dalam sebuah organisasi untuk masa yang akan datang dan
disimpan dengan menggunakan sistem tertentu agar dapat ditemukan secara cepat dan
tepat. Sedangkan Kearsipan merupakan suatu proses kegiatan penerimaan,
pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, pemeliharaan,
penemuan kembali secara efektif dan efisien, penyusutan serta sampai pemusnahan
surat/warkat.

Berdasarkan Undang-undang No.7 Tahun 1971 tentang

ketentuanketentuan pokok kearsipan, pasal 1, arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan

Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (Amsyah, 2003).

BAB III. Pembahasan

Unit Kearsipan di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta

mempunyai unit kearsipan khusus, Di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN
Yogyakarta, akan tetapi sistem pengelolaan kearsipannya dibantu dan dikelola pada
Bagian/Unit/Bidang masing-masing yang terdiri dari Bagian Tata Usaha, Bidang
Teknologi Proses, Bidang Fisika Partikel, Bidang Reaktor, Bidang Keselamatan Kerja
dan Keteknikan, Unit Jaminan Mutu, dan Unit Pengaman Nuklir yang lebih dikenal
dengan sistem campuran, antara system sentralisasi dan desentralisasi.
Pengorganisasian arsip, adalah pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Dengan adanya kejelasan
siapa yang mengelola dan siapa yang bertanggung jawab, maka pengelolaan arsip
dapat dilakukan dengan tertib menghindari saling lempar tanggung jawab(Anwari,
2005).Setiap organisasi atau perusahaan tentu perlu memelihara dan menjaga
keutuhan arsip yang dimiliki setiap perusahaan.Dengan demikian arsip perlu disimpan
dengan baik agar apabila suatu saat diperlukan dapat diakses dengan cepat Organisasi
di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta

Sistem Pengelolaan Arsip di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN

Yogyakarta

kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang dipergunakan dalam
penyimpanan danpenemuan kembali arsip/dokumen (Amsyah, 2003). Meliputi kegiatan
planning, organizing, actuating dan controlling agar sistem arsip dapat berjalan secara
efektif dan efisien, maka harus berpedoman pada ciri penyelenggaraan sistem arsip
yang baik yaitu :

a. Mengurus sedikit arsip.

b. Arsip yang berkualitas.
c. Arsip yang selektif.
d. Dapat menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Dapat disimpulkan sistem pengelolaan arsip adalah paduan tata cara yang
sistematis dalam mengolah arsip agar tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan
dengan mudah sewaktu diperlukan. Sistem pengelolaan arsip yangbaik harus sesuai
dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan,
mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk
menampung perkembangan, murah, aman, akurat (Widarno, 2015). Pada Pusat Sains
dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta, sistem pengelolaan kearsipan mengikuti
pedoman pengelolaan khusus sebagaiman yang telah ditetapkan ANRI dan Kebijakan
dari BATAN Pusat. Pada pengelolaan arsip di sini baru 1 arsiparis yang berada di
Bagian Tata Usaha tetapi juga mengkoordinasi pengelola arsip yang berada di
Bidang/unit/bagian selain itu pengelolaan sistem kearsipannya juga dibantu orang-
orang yang bekerja dibagian/bidang/unit yang mana tadi telah dijelaskan bidang-bidang
yang ada di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta. Semisal ketika
arsip bagian Fisika Partikel masuk atau ada orang yang ingin meminta bantuan
petugas yang berkepentingan dibidang tersebut langsung menginput data melalui
Microsoft excel dan Microsoft word. Untuk sistem pengolahannya, Organisasi ini
mengolah arsip-arsip yang masuk berdasarkan tanggal setiap harinya serta di
berkaskan sesuai peraturan ANRI.

sistem pengelolaan arsip dalam penelitian ini meliputi:

a. Penciptaan Arsip: Menurut ANRI Pencipta Arsip adalah “pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab
di bidang pengelolaan arsip dinamis”. ANRI (ANRI pasal 1nomor 25 tahun
2012).Sejak arsip diciptakan, dikantor Berita Pagi Palembang, arsip berupa
Koran atau dokumen lainnya dikelola oleh masing-masing bidang.
b. Penyimpanan Arsip: Penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan
pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan
(Amsyah, 2003).
c. Penyusutan Arsip: Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan. (ANRI pasal 1 nomor 25 tahun 2012).
d. Pemusnahan Arsip: Pemusnahan Arsip adalah “kegiatan memusnahkan arsip
yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
penyimpanan”(ANRI pasal 1 nomor 25 tahun 2012) (Rachmad Fuji, dkk, 2013).
Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai
nilai kegunaan dan telah melampau jangka waktu penyimpanan (Jumiyati, 2010)
Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta menerapkan
penyusutan dan pemusnahan arsip, Namun juga menyimpan format digital atau
file nya dikomputer dengan cara discan dan tersimpan dalam Sistem Informasi
Tata Persuratan. Pengaksesan arsip Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-
BATAN Yogyakarta dapat dikategorikan ke dalam dua jenis. jenis pertama
berdasarkan frekuensi penggunaannya dapat dikategorikan ke dalam arsip
inaktif karena penggunaannya sudah menurun. Jenis kedua adalah Arsip Aktif,
sedangkan arsip yang bersifat Permanen di serahkan kepada BATAN Pusat
yang kemudian diteruskan kepada ANRI. Sistem Penyimpanan Arsip di Pusat
Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta Pada dasarnya ,
penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara
sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita dalam
penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Metode penyimpanan yang
sistematis tersebut sering disebut dengan sistem penyimpanan arsip (filing
system). System pengelolaan arsip ini berpedopan pada 4 unsur yaitu :
 Tata Naskah Dinas
 Klasifikasi Arsip
 Jadwal Retensi Arsip
 Sistem Klasifikasi Keamanan dan AKses

Sistem penyimpanan dapat didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan

penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk
meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan
bi aya. Salah satu bentuk sistem penyimpanan tersebut adalah sistem
penyimpanan arsip (dokumen -dokumen dan surat-surat) berdasarkan tanggal
(Sukaryanto, 2004).

Sistem tanggal dengan kombinasi masalah/subjek Setiap permintaan

arsip harus tercatat, siapapun yang meminjam arsip yang dibutuhkan baik yang
meminjam secara langsung oleh orang yang bersangkutan ataupun diwakilkan
agar arsip-arsip yang dimiliki dapat terkendali dan mudah untuk ditemukan
kembali.Pencatatan arsip yang dipinjam dapat dilakukan pada sebuah kartu yang
disebut dengan kartu peminjaman (Rusdawati, Ardoni, 2014). Pada Pusat Sains
dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta dalam sistem penyimpanan
arsipnya menggunakan sistem tanggal atau disebut sistem kronologis dengan
kombinasi subjek atau masalah. Pengelompokan dilaksanakan atas sistem
subjek, subsubjek, dan satuan subsubjek yang dijadikan pengelompokan itu
adalah tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat.
 o Tahun ditetapkan sebagai judul laci.
o Bulan ditetapkan sebagai judul guide.
o Tanggal ditetapkan sebagai judul folder(Sukaryanto, 2004).

di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta menerapkan

sistem penyimpann Campuran, disetiap masing-masing unit kerja menyimpan
arsipnya sendiri serta di koordinasi dari Bagian Tata Usaha, misalnya unit
Jaminan Mutu Pada Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta
disana belum mempunyai satu unit kearsipan yang khusus mengelola arsip di
kantor tersebut, menurut data yang di dapatkan pada Pusat Sains dan Teknologi
Akselerator-BATAN Yogyakarta tidak ada sama sekali satupun unit kearsipan
disana hanya mengandalkan penyimpanan arsip per bidang kerja misalnya
bidang keungan jadi arsip tentang keungan hanya di simpan di bidang tersebut.
Dengan kata lain disana menerapkan penyimpanan dengan tipe Campuran.

BAB IV Simpulan dan Saran

4.1. Simpulan

Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta menerapkan

sistem penyimpann Campuran, disetiap masing-masing unit kerja menyimpan
arsipnya sendiri yang mana dikoordinasi dari Bagian Tata Usaha dan serta
menyerahkan Daftar Arsipnya ke Bagian Tata Usaha. Dalam sistem pengelolaan
arsipnya, kantor Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta
menerapkan penyusutan dan pemusnahan arsip yang mana penilaiannya
diserahkan Kepada BATAN Pusat dan Realisasi Pemusnahanya diserahkan ke
Satker Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta. Selain itu
juga Satker menyimpan format digital atau file nya dikomputer dengan cara
discan yang otomatis tersimpan dalam Sistem Informasi Tata Persuratan. Untuk
penyimpanan mereka mengandalkan hardisk serta Cloud/Server yang ada di
BATAN, untuk menyimpan hasil scan dari Arsip yang ada agar jika suatu saat
diperlukan akan dengan mudah ditemukan, tetapi jika terjadi bencana terhadap
hardisk Satker juga mempunyai backup data yang ada di Server BATAN Pusat.

4.2. Saran

Perlu adanya penambahan Arsiparis karena mempunyai bidang-bidang yang

banyak.