PENILAIAN DAN RETENSI REKOD

PENGANTAR PENILAIAN DAN RETENSI REKOD

Program pengurangan atau penyusutan arsip atau kegiatan disposal merupakan usaha
untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas dari berbagai arsip, seperti ruang dan peralatan,
tenaga kerja serta pemanfaatan arsip / rekod itu sendiri. Dasar dari program penyusutan dan
pengurangan arsip / rekod adalah seleksi berdasarkan nilai guna yang terkandung dalam arsip
/ rekod.

Program seleksi dan penilaian arsip / rekod, dirancang dan dikembangkan oleh institusi
berdasarkan identifikasi dan survey atas rekod – rekod yang jumlahnya mulai meningkat dan
menunjukkan penurunan kegunaannya bagi unit pencipta arsip dalam lingkungan institusi yang
bersangkutan. Akhir dari program penilaian ( appraisal ) adalah tersedianya jadwal retensi
arsip, yaitu yang memuat keterangan berapa lama arsip disimpan dan kapan harus dimusnahkan
atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit kerja / pengolah / pencipta ke unit
kearsipan.

A. PENGGUNAAN DEFINISI DAN ISTILAH

Untuk menentukan rekod yang mana yang akan menjadi arsip, dan rekod yang mana
yang akan dibuang adalah memerlukan keterampilan dan pengetahuan tentang isi dan konteks
informasi arsip dengan melakukan penilaian.
Pendekatan untuk intitusi arsip pusat dan arsip lembaga berkonsentrasi pada
identifikasi rekod pada tahap awal aktifnya sebagai bagian strategi informasi di dalam
organisasi secara keseluruhan. Kolektif arsip menerapkan keterampilan penilaian dalam
hubungannya dengan strategi akuisisi untuk meyakinkan koleksi kohesif.
Hubungan antara akuisisi dan penilaian adalah sangat dekat. Penilaian memberikan
inormasi proses akuisisi secara actual. Seleksi merupakan langkah awal dari penilaian secra
sedrehana, yaitu memilah rekod – rekod yang menjadi prioritas utama dalam unit pencipta dan
pusat arsip.

B. PENGERTIAN MASING – MASING ISTILAH

Seleksi arsip ( Archival selection ) adalah proses yang dilakukan oleh seorang petugas
kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang benilai guna kelanjutan
untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga / institusi dan atau tujuan akuisisi yang
lain.

Proses seleksi harus berkaitan dengan program kebijakan akuisisi dalam setiap lembaga
/ institusi.

 Akuisisi ( acquistition ) adalah proses untuk memperoleh arsip dari berbagai sumber
dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian atau suatu badan arsip yang
diadakan.
 Accession merupakan transfer baik secara fisik dan secara hokum dari kegiatan bahan
– bahan yang sudah di dokumentasikan, atau proses transfer bahan – bahan ke unit
kearsipan atau pusat arsip dalam kegiatan penambahan arsip.
  Appraisal adalah proses evaluasi actual atau potensi akuisisi untuk menentukan, bila
arsip – arsipnya memiliki nilai guna penelitian jangka panjang untuk menjamin
kebutuhan preservasi oleh lembaga kearsipan ( pusat arsip ).

Appraisal arsip berbeda dari appraisal untuk mengembangkan dokumen keuangan. Appraisal
merupakan proses evaluasi kegiatan – kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan
harapan masyarakat karena nilai guna berkelanjutan.

C. LANDASAN HUKUM

Di Indonesia landasan hukum yang digunakan untuk mencapai tujuan ini adalah Surat
Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta Peraturan Pemerintah. Landasan
hokum yang menaungi kegiatan tersebut di Negara Indonesia adalah :

a. Peraturan Pemerintah No. 34 / 1979 tentang Penyusutan Arsip;

b. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional ( SE ) No 1/1982 tentang Penyimpanan Arsip In-aktif;
c. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional ( SE ) No 2/1983 tentang Penentuan Nilai Guna Arsip;
d. Undang – undang ( UU ) No. 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan;
e. Undang – undang ( UU ) No. 7/1971 Pokok – pokok Kearsipan.

Kebijakan akuisisi merupakan pedoman atau kerangka kerja dalam penilaian arsip. Dengan
menggunakan kebijakan akuisisi, arsiparis akan konsisten dalam penilaian dan mengerti
kelemahan serta kelebihan koleksi yang dimiliki oleh satu repository.

TEORI PENILAIAN

A. PENDEKATAN TRADISIONAL
Dalam seleksi untuk tujuan preservasi ( pengawetan ) sudah jelas adalah nilai guna
administrasi ( termasuk illegal dan finansial ), manajer rekod kemungkinan juga akan
menyeleksi mayoritas rekod yang kadang – kadang dicari arsip sebagai arsip. Tujuan utama
pendekatan Gridd adalah untuk mencari satu cara mengubah beban administrasi penilaian dari
petugas arsip ke petugas administrasi.
Pendekatan tradisional oleh Hilary Jenkinson, penilaian tidak diberikan kepada petugas
arsip, dan tidak juga kepada peneliti. Dengan kata lain bahwa mereka tidak harus terlibat dalam
proses penilaian. Penilaian harus dikerjakan dan dilakukan oleh petugas administrasiseorang
diri, yang bertanggung jawab hanya kepada kebutuhan administrasi mereka saja.
Prinsip pendekatan Amerika oleh T.R. Schelenberg hamper sama dengan Jenksinson
bahwa ada dua nilai pada rekod, yaitu nilai primer dan sekunder. Nilai primer adalah satu,
yaitu petugas administrasi mempunyai kepentingan ketika tercipta rekod, sedangkan nilai guna
sekunder adalah, seperti nilai penelitian yang kebetulan, kemungkinan akan nyata.
Penilaian arsip utama adalah nilai sekunder. Dalam model Schelenberg, sekarang
dibagi lagi dalam dua kategori, yaitu nilai kebuktian ( evidential ) dan nilai informasi (
informational ). Nilai kebuktian adalah rekod – rekod yang memberikan bukti sebagai asalnya,
yaitu pengembangan dalam menjalankan organisasi itu sendiri : walaupun rekod dari nilai
kebuktian adalah satu yang muncul ketika sejarah organisasi itu sendiri akan dipelajari.
Bila rekod mengandung informasi tentang subjekeksternal langsung ke pekerjaan dari
unit pencipta, berarti mempunyai nilai informasi. Nilai ini harus merupakan substansial : rekod
harus mempunyai kontribusi secara subtantif untuk penelitian dalam segala bidang.
 Baik Jenksinson maupun Schelenberg melakukan penilaian berdasarkan analisis
dengan mempelajari dari bahan – bahan dokumentasi actual atas keputusan yang sudah dibuat.
Pendekatan ini dapat dikatakan reaktif : tidak ada satu yang dinamakan untuk diputuskan
sampai rekod – rekod yang sudah lama diproduksi dan sudah tidak digunakan untuk saat ini
sepenuhnya.

B. PENILAIAN MAKRO DAN STRATEGI DOKUMENTASI

Penilaian makro adalah melalui analisis fungsi atau menghilangkanbadan dibawwah

eksaminasi. Penilaian dilanjutkan dengan mencari dokumen atau sumber – sumber yang
mungkin mencatat fungsi – fungsi tersebut.
Analisis fungsi adalah proses menganalisis / mengkaji apa yang tengah berlangsung
dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan, serta menyajikannya dalam skema
menyeluruh yang logis. Sehingga suatu analisis fungsi akan menghasilkan :
1. Pernyataan luas cakupan fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit,
2. Kegiatan – kegiatan yang menggambarkan fungsi – fungsi tersebut,
3. Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun ke yang kecil
dalam tindakan yang dapat dibedakan.

Penilaian dan Manajemen Rekod

Program manajemen rekod merupakan program yang sistematis untuk pengelolaan

rekod sejak mulai diciptakan hingga diputuskan akan dimusnahkan atau ditransfer ke unit
kearsipan atau pusat arsip.

A. Peranan Manajemen Rekod

Menurut Ham (1993 : 25 ) manajemen rekod adalah penerapan teknis – teknis yang dirancang
mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penciptaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod.

Manajemen rekod didasarkan pada bahwa rekod mempunyai tahap daur hidup, yaitu :
penciptaan, administrative aktif atau untuk kegunaan perkantoran, semi atau inaktif
penyimpanan dan pemusnahan, baik melalui penghancuran atau preservasi dalam unit arsip.

Alat kontrol rekod adalah inventaris, analisis dan pemusnahan. Inventaris rekod adalah dasar
persyaratan untuk menciptakan manajemen rekod. Inventaris bertujuan untuk dapat mengerti
system dokumentasi institusi yang ada yaitu akan terlihat tentang rekod yang ada dan rekod
yang sedang diciptakan.

Peranan manajemen rekod dalam penilaian akan memberikan informasi tentang kriteria yang
harus diperhatikan. Penilaian merupakan proses penentuan nilai guna dan kemudian
pemusnahan rekodnya, berdasarkan atas penggunaan administrasi, illegal (hukum), dan
keuangan saat sekarang, nilai kebuktian dan informasional atau penelitian, nilai penataannya
dan nilai hubungannya dengan rekod lain.

Konsentrasi program manajemen rekod berkaitan dengan daur hidup rekod atau informasi,
yang merupakan konsep sederhana yang merupakan representasi nyata bahwa terciptanya
rekod adalah karena untuk tujuan tertentu, mempunyai masa atau waktu tertentu dalam
penggunaannya pada unit pencipta ( unit pengolah ) dan kemudian bias saja rekod
dimusnahkan atau disimpan permanen. Alasan yang disebutkan di atas merupakan arah
kebijakan institusi untuk mencapai efisiensi dan ekonomis.

Komponen yang harus dicakup dalam inventaris rekod adalah nama dan alamat institusi,
jumlah rekod, kurun waktu yang dicakup, penataan yang sudah dilakukan, jenis rekod, judul
masalah/topic rekod, tempat menyimpan dan komponen lain yang menunjang untuk kegiatan
inventaris rekod.

B. Penilaian dan daur hidup rekod / arsip

Tahap I : Penciptaan (creation)

Pada tahap penciptaan akan terjadi komunikasi, transaksi, mencatat/dokumentasi

kegiatan/kejadian atau keadaan. Adanya fungsi dan kegiatan organisasi maka akan tercipta
arsip berupa dokumen transaksi.

Tahap II : Pemeliharaan dan Penggunaan (Maintenance and Use)

Pada tahap pemeliharaan dan penggunaan arsip umumnya digunakan untuk rujukan atau acuan
kegiatan organisasi yang akan datang. Maka pada tahap ini, arsip direvisi, diatur, diorganisasi,
ditata dan diatur kembali.

Tahap III : Istirahat (Dormant)

Pada tahap istirahat arsip benar-benar hanya akan memenuhi tempat penyimpanan saja. Karena
pada siklus ini arsip seharusnya sudah ditentukan masa simpan untuk berapa l

Kriteria dan Proses Penilaian Arsip

Kriteria Nilai Guna Arsip

Penilaian nilai guna arsip untuk Negara kita adalah diatur dalam Surat Edaran Ka. ANRI
No. 1 Tahun 1983 tentang Penentuan Nilai Guna Arsip. Nilai Guna Arsip merupakan factor
yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan mutlak perlu dilaksanakan
dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip-arsip ke
dalam dua kategori, yaitu :

a) Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan;

b) Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di
kemudian hari.

A. Nilai Guna Primer dan Sekunder

Nilai guna arsip didefinisikan (dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia (SE Ka ANRI) No.2/1983 ialah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan pengguna arsip. Menurut Schellenberg nilai guna dapat dikategorikan ke dalam
nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah arsip yang diperlukan dan
digunakan oleh pencipta arsip. Sedangkan nilai guna sekunder adalah arsip lebih digunakan
oleh diluar pencipta arsip, seperti untuk kepentingan sejarah, penelusuran asal-usul
(genealogy).

Nilai guna primer yang diberikan oleh SE Ka ANRI adalah nilai arsip yang di dasarkan
pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer
adalah dasar dari arsip yang digunakan dalam penciptaannya, yaitu :

1. Mendukung kegiatan yang sedang berlangsung, kegiatan administrasi sehari-hari dari

pencipta arsip (nilai guna administrasi);
2. Menyimpan dokumen-dokumen tentang legalitas dan melindungi hak (nilai guna
hukum);
3. Meningkatkan tanggung jawab fiskal dan tanggung jawab (nilai guna fiskal).

Dalam SE Ka ANRI juga disinggung tentang nilai guna primer yang meliputi :

a) Nilai guna administrasi

b) Nilai guna hukum
c) Nilai guna kegunaan
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi

Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi
pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.

Nilai sekunder meliputi : nilai guna kebaktian dan nilai guna informasional. Nilai guna
kebuktian memberikan keterangan tentang fakta yang dapat menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur, dan fungsi dari kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan serta hasil atau akibat kegiatannya itu. Nilai guna informasional ditentukan oleh
isi atau informasi yang terkandung dalam arsip bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian
dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

B. Kriteria Lainnya

Faktor-faktor lain yang dapat atau mungkin dapat diperhatikan dalam menentukan nilai
guna arsip adalah :

1. Duplikasi
Mengidentifikasi apakah jenis arsip yang sama mempunyai duplikasi atau arsip yang
sama diciptakan dalam kopi atau salinan yang tersebar di berbagai unit kerja atau unit
pengolah.
2. Accessibility
Keteraksesan rekod yang bersangkutan.
3. Reliability dan completeness (kehandalan dan kelengkapan arsip yang bersangkutan)
Hubungan antara arsip yang satu dengan arsip lainnya.
4. Cost of retention
 Biaya pemeliharaan (biaya penyimpanan) menjadi bahan pertimbangankarena dengan
menyimpan arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai guna akan menghamburkan biaya
dari segala aspek.

Dalam beberapa kondisi dapat juga dinilai dari segi :

1. Scarcity atau kejarangan penciptaan arsip yang bersangkutan, artinya frekuensi

penciptaannya dapat di duga dan untuk kepentingan apa.
2. Age atau usia menentukan nilai guna.
3. Privasi, factor privasi adalah untuk melindungi hak – hak asasi manusia agar tercapai
keseimbangan dan kebutuhan pengguna terpenuhi.

Adanya batasan – batasan sebagai bahan pertimbangan bagi lembaga atau institusi menurut
Schellenberg berdasarkan :

1. Jenis arsip : fungsional dan admininstratif.

2. Derajat kepentingannya : substantive dan fasilitatif.
3. Karakter pendokumentasiannya : Evidential dan informasional.

Proses Penilaian

Kebijakan akuisisi merupakan dasar dari proses seleksi adalah kebijakan akuisisi dari
repository. Karena kebijakan ini mengandung 4 elemen kelebihan, yaitu :

1. Tujuan dokumentasi dan sasaran dari program kearsipan,

2. Sangat penting karena merupakan petunjuk dalam seleksi arsip,
3. Untuk membangun koleksi dengan cara sistematik, dan
4. Untuk mem prbuat batasan apa saja yang akan diadakan ( dikoleksi ) oleh pusat arsip
(repository).

A. Tujuan penilaian

Tujuan penilaian adalah untuk menentukan kegunaan arsip bagi pengguna masa sekarang,
ataupun masa yang akan datang. Bila arsip atau rekod akan diperlukan untuk masa dating maka
arsip tersebut mempunyai nilai guna yang berkelanjutan.
Tujuan penilaian adalah juga sebagai dasar seleksi untuk memenuhi kebijakan akuisisi
lembaga/instansi yang sudah ditentukan karena kebijakan akuisisi merupakan tingkat awal
dalam penilaian (first level of appraisal).

B. Pelaksanaan dan prosedur penilaian

Tahap-tahap yang dilakukan dalam pelaksanaan dan prosedur penilaian sebagai berikut :
1. Menentukan grup arsip yang sesuai untuk pendekatan kegiatan tunggal.
2. Melakukan beberapa penelitian pada lembaga atau instansi dan target arsipnya.
3. Membuat rencana kerja.
4. Mendiskusikan dengan orang bertanggung jawab.
5. Mempelajari beberapa arsip dan menilai arsipnya untuk menentukan kriteria penilaian.
6. Membuat kelas disposal.
7. Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen.
8. Melengkapi dokumentasi appraisal.
9. Diterapkan pada daerah lain.
10. Laporan untuk review.

Selain prosedur penilaian diperlukan tahap – tahap pembuatan appraisal, yaitu :

1. Mengumpulkan informasi tentang kondisi social, politik

2. Menyusun rencana kerja
3. Bicara atau konsultasi dengan orang yang bertanggung jawab
4. Pelajari arsip – arsipnya
5. Menyusun kelas.

Jadwal Retensi Arsip

Formulir Kewenangan

Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis untuk menentukan yang mana rekod-
rekod dibutuhkan untuk diperoleh dan berapa lama rekod-rekod akan disimpan, untuk
memenuhi kebutuhan bisnis, kebutuhan akuntabilitas organisasi dan harapan masyarakat.

Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitan dengan penerapan keputusan

penilaian, yaitu mencakup retensi, penghapusan atau penghancuran rekod dari atau bentuk
system tata kearsipan juga mencakup migrasi atau transmisi rekod-rekod dari system kearsipan,
dan penggunaan transfer ke perlindungan atau kepemilikan rekod.

Proses penilaian dapat menentukan berapa lama dan rekod apa saja yang dapat
dimusnahkan atau akan menjadi arsip. Sehingga jadwal retensi rekod dapat merupakan jadwal
kewenangan, yaitu daftaryang memuat rekod series organisasi dengan penunjukan untuk
bagaimana rekod dimusnahkan sesudah diciptakan dan digunakan.

Ada 3 kemungkinan yang dapat menjadi program pengurangan atau penyusutan arsip,
yaitu :

1. Pemindahan rekod dari unit pencipta ke unit kearsipan;

2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke arsip nasional sebagai bahan bukti sejarah,
penelitian, bukti dan informasi kegiatan satu institusi;
3. Pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna lagi, baik untuk kegiatan organisasi
maupun kegiatan lainnya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara penghancuran dengan
bahan-bahan kimia untuk dijadikan kembali kertas daur ulang.

Dengan melihat kemungkinan dalam program penyusutan rekod atau arsip maka
diperlukan formulir kewenangan atau semacam berita acara untuk melakukan penyusutan
arsip. Formulir ini akan memberikan bukti bahwa unit-unit pencipta atau pengolah mana yang
sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip. Formulir kewenangan memberikan informasi
pula siapa yang berwenang atau menjadi saksi pada saat melakuka pemusnahan atau transfer
arsip.
 A. Komponen Jadwal Retensi Rekod

Sesuai dengan PP No.34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip yang diuraikan bahwa
ada 3 cara untuk melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam komponen-komponen
jadwal retensi arsip.

Kennedy (1998:80) memberikan contoh jadwal retensi arsip dimana terdapat

komponen-komponen : nomor rekod seri; deskripsi atau keterangan rekod yang bersangkutan;
rekomendasi berapa lama waktu yang disimpan dalam unit pencipta atau unit kerja; dan
rekomendasi jumlah waktu keseluruhan untuk menyimpan arsipyang bersangkutan.
Sedangkan Boedi Martono (1994:76) memberikan rekomendasi komponen jadwal
retensi arsip yang sebaiknya mengandung unsur-unsur atau pokok-pokok keterangan (dalam
bentuk kolom atau lajur-lajur) yang berkaitan dengan masalah pokok atau subjek rekod yang
bersangkutan; keterangan judulnya serta keterangan jangka simpan berapa lama.
Pengembangan dan komponen jadwal retensi arsip disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi sehingga komponen-komponen bias berkembang dengan keterangan nilai dari rekod
dank ode klasifikasi dari rekod yang bersangkutan.

B. Sosialisasi Jadwal Retensi Rekod

Prosedur penyusutan bila organisasi belum memiliki jadwal retensi arsip harus
melakukan kegiatan-kegiatan berikut :
1. Survey arsip untuk memberikan informasiaal dalam penyusunan jadwal retensi arsip
karena melihat kondisi penyimpanan rekod atau arsip dilapangan;
2. Melakukan identifikasi arsip, baik fisik dan non fisik dengan melihat sejarah organisasi;
3. Pengaturan kembali arsip, dimungkinkan untuk menata arsip sesuai dengan aslinya;
4. Pendeskripsian arsip memberikan keterangan secara intelektual tentang isi informasi yang
dikandung oleh arsip atau rekod;
5. Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara, memberikan penataan arsip sesuai dengan
subjek dank ode klasifikasinya;
6. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan atau diserahkan; pelaksanaan
penyusutan.
Proses sosialisasi dapat dilakukandengan pertemuan-pertemuan rutin dalam organisasi
dan praktek-praktek sederhana dalam melakukan survey arsip di lingkungan unit pencipta.
Sosialisasi juga merupakan bentuk untuk kegiatan coba-coba (trial and error) terhadap jadwal
tersebut sehingga mendapat tanggapan dan evaluasi terhadap system atau program penyusutan
yang telah, akan atau suadah dilaksanakan di organisasi.

Tipe Jadwal Retensi Rekod

Ada dua jenis jadwal retensi arsip, yaitu yang dikembangkan oleh individu organisasi,
khususnya untuk rekod-rekodnya dan yang dikembangkan dan diterbitkan untuk penggunaan
antara grup organisasi tertentu. Jenis yang kedua diterapkan jadwal retensi umum (general
disposal schedule) yang dikembangkan oleh pemerintah dengan tanggung jawab legislative
untuk memungkinkan preservasi arsip masyarakat yang mempunyai nilai guna permanen.
 Jadwal retensi umum atau general disposal biasanya memberikan petunjuk tentang
rekod series yang bersifat fasilitatif.

A. Jadwal Retensi Umum (General Disposal Schedule)

Indonesia sudah pernah mengembangkan jadwal retensi umum, untuk itu ANRI
mengacu pada jadwal yang telah dikembangkan oleh Australia yang disebut sebagai General
Disposal Authority No.18 untuk rekod-rekod yang bersifat administrative dan fasilitatif.
Di negara Indonesia, bentuk general disposal schedule yang sudah dikembangkan
dalam bentuk Surat Keputusan Bersama antara Arsip Nasional dengan Badan Pemeriksa
Keuangan (BPK) untuk jenis-jenis arsip keuangan di organisasi serta Surat Keputusan Bersama
antara Arsip Nasional dengan Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk jenis arsip yang
berkaitan dengan human resources atau pegawai.

B. Jadwal Retensi Spesifik

Jadwal retensi spesifik biasanya dikembangkan oleh institusi dalam rangka memenuhi
kebutuhan penyusutan beberapa rekod/arsip yang merupakan atau tercipta akibat pelaksanaan
kegiatan substantive dan fasilitatif yang belum tertuang dalam general disposal schedule.
Jadwal retensi spesifik dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan penentuan
penyimpanan arsip-arsip yang bersangkutan. Dengan jadwal retensi spesifik fungsi dan
kegiatan lebih spesifik pula maka akan mudah untuk membuat formulir kewenangan dan
tindakan arsip/rekod yang diperlukan setelah melalui jangka simpan yang ditentukan.

Panduan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Kegiatan pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dilakukan untuk

mengurangi arsip yang tersusun dengan baik di unit-unit kerja dalam satu instansi atau
perusahaan. Arsip yang dipindahkan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah jarang sehingga perlu dipindahkan ke tempat penyimpanan lain, seperti
record center atau pusat arsip.

A. Pemeriksaan Arsip
1. Ilustrasi Susuan Arsip
Ilustrasi ini dibuat untuk menggambarkan susunan arsip dalam suatu instansi / organisasi
yang terdiri dari beberapa unit kerja yang melaksanakan fungsi fasilitatif / penunjang.
Penentuan contoh dalam ilustrasi ini untuk memudahkan pemahaman karena fungsi
fasilitatif dapat dijumpai di setiap instansi / organisasi.
a. Unit Kerja : Bagian Kepegawaian
b. Unit Kerja : Bagian Keuangan
c. Unit Kerja : Bagian Humas
d. Unit Kerja : Bagian Ortala dan Hukum
2. Jadwal Retensi Arsip
 Sebagaimana yang telah dibahas pada bab terdahulu jadwal retensi arsip adalah daftar
yang berisi setidak-tidaknya uraian tentang arsip dan jangka simpan arsip aktif maupun
inaktif. Disamping itu terdapat kolom keterangan yang menjelaskan nasib akhir arsip
apabila retensi aktif dan inaktifnya sudah selesai.
3. Penyeleksian
Setelah anda berada di suatu unit kerja instansi dan dihadapkan pada susunan berkas arsip
tersedia juga jadwal retensi arsip maka anda dapat menyeleksi arsip di unit kerja tersebut
yang masa retensi aktifnya telah habis sehingga menjadi berfungsi inaktif untuk segera
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip atau record central instansi.

B. Pendaftaran
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut harus
didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi,
penataan (system penyimpanan yang digunakan).
1. Penataan Arsip
Penataan arsip dilakukan berdasarkan penataan pada masa aktifnya, dalam hal ini arsip
ditata sesuai kelompok subjeknya. Kemudian kelompok arsip memiliki kesamaan dan
keterkaitan informasi dihimpun dalam satu tempat penyimpanan berkas atau folder dan di
dalamnya arsip ditata berdasarkan urutan waktu atau kronogis yang termuda di urutan terdepan
dan seterusnya.
Di samping itu penataan fisik dan informasi dapat dilakukan dengan :
a. Mengacu pada penataan yang dilakuka secara rutin berdasarkan kapling/blok kelompok
arsip yang telah ditentukan sebelumnya dan tinggal menata dan menyimpannya sebagai
berkas tambahan dengan konsekuensi memberikan dan menyesuaikan identitasnya;atau
b. Mengacu penataan sesuai daftar arsip yang dipindahkan oleh unit kerja bersangkutan dan
tnggal menyusun letak urutan nomor boks sesuai nomor berkas dalam daftar arsip;
c. Kedua cara diatas menerapkan system pelabelan pada tempat penghimpun berkas dan boks
arsip.

2. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip dilakukanoleh unit kerja bagian kepegawaian dan petugas kearsipan
unit menyiapkan berita acara pemindahan arsip inaktif. Pihak I diisi nama dan identitas lain
dari pejabat unit Bagian Kepegawaian atua yang mewakili. Sedangkan pihak II diisi nama dan
identitas lain dari pejabat Unit Pusat Arsip atau yang mewakilinya.

3. Pelaksanaan Pemindahan
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi lokasi
pusat arsip suatu instansi. Bila suatu instansi memiliki gedung records center terpisah cukup
jauh dari lokasi kantor, misalnya di pinggir kota maka diperlukan sarana transportasi yang
dipersiapkan dengan baik sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan
arsip yang dipindah. Namun, jika lokasinya dalam satu kantor tinggal menyiapkan tenaga
pengangkut sesuai kebutuhan. Waktu pemindahan dapat dilakukan secara periodic sesuai
dengan kondisi dan kebutuhan.
Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip

Cara lain penyusutan arsip dilakukan melalui pemusnahan dan penyerahan arsip.
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip sehingga fisik dan
informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara antara lain :
Peleburan kertas menjadi bahan kertas lagi (daur ulang), pembakaran seluruh fisik arsip, dan
penimbunan arsip dalam galian tanah.

Pemusnahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dapat dilakukan secara periodic
sesuai kebutuhan instansi / perusahaan, minimal dilakukan dalam setiap 10 tahun satu sekali.
Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul sudah tidak memiliki nilai guna lagi.

Penyerahan arsip dilakukan dari instansi pencipta kepada lembaga kearsipan pusat atau
daerah. Arsip yang diserahkan adalah arsip statis atau permanen yang bernilai guna sekunder
sebagaimana yang telah ditentukan dalam jadwal retensi arsip instansi yang ditetapkan
berdasarkan persetujuan lembaga kearsipan.

Penyerahan arsip dapat dilakukan atas dasar kerjasama antara instansi pencipta arsip
dan lembaga kearsipan, atau inisiatif dari instansi pencipta arsip, atau melalui musyawarah
ganti rugi antara instansi atau perorangan pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

A. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan dilakukan meliputi tahapan berikut :

1. Pemeriksaan
a. Susunan Arsip
b. Jadwal retensi arsip
2. Pendaftaran
Arsip yang telah diperiksa yang diusulkan musnah, harus dibuat datarnya. Sehingga dari
daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan
memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di
bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang
secara fungsional bertugas mengelola arsip.
4. Persetujuan atau Pengesahan
Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, kiranya cukup dilaksanakan oleh instansi
pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan
pemusnahan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya untuk
instansi pemerintah harus melalui persetujuan Arsip Nasional RI. Mengapa demikian,
karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas kemungkinan lebih besar memiliki nilai
guna sekunder.
5. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang
sangat penting di samping daftar arsip yang akan dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini
dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah, kecuali
itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
6. Pelaksanaan Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur
kertas, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kembali dalam
pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh minimal dua orang pejabatdari bidang
hukum atau perundang-undangan atau bidang pengawasan, yang nantinya menandatangani
berita acara sebagai saksi pemusnahan arsip.

B. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip perlu persetujuan lembaga kearsipan untuk dilakukan penilaian kembali
oleh lembaga kearsipan tersebut guna memastikan arsip yang diserahkan adalah arsip yang
benar-benar bernilai sekunder.
Penyerahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dilakukandengan langkah-langkah yang
meliputi :
1. Pemeriksaan dan Penilaian Arsip
a. Susunan arsip
b. Jadwal retensi arsip
c. Penyeleksian
2. Pendaftaran
Setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan ditentukan
bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke Arsip Nasional maka kegiatan berikutnya adalah
pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.
3. Pembuatan Berita Acara
Berita acara penyerahan arsip perlu untuk dibuat, mengingat bahwa kegiatan penyerahan
arsip terkait dengan pengalihan hak dan wewenang pengelolaan arsip yang bernilai guna
sangat tinggi dan bersifat lestari.
4. Pelaksanaan Penyerahan
Pelaksanaan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan setelah arsip tersebut didaftar dan
dibuat berita acaranya dan fisiknya juga diserahkan kepada pihak Arsip Nasional RI

Panduan Penyusutan Arsip Yang Belum Memiliki Jadwal Retensi Arsip

Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal Pembenahan Arsip

Survei pada dasarnya adalah kegiatan untuk mengumpulkan data–data tentang sesuatu.
Kegiatan survey arsip merupakan pengumpulan data arsip baik yang berkaitan struktur dan
fungsi organisasi maupun arsipnya itu sendiri.

Fungsi survey adalah untuk mengetahui data tentang arsip apa yang dimiliki organisasi.

A. Langkah-langkah survey
1. Struktur dan fungsi organisasi
Dari struktur organisasi dapat diketahui fungsi fasilitatif dan fungsi substantif dari
Instansi Pusat Pendidikan dan Pelatihan. Fungsi fasilitatif adalah kegiatan penunjang yang
mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi substantif, yaitu kepegawaian, keuangan,
organisasi dan ketatalaksanaan, tata usaha dan rumah tangga. Sedangkan fungsi substantive
adalah bina program dan pengembangan diklat dan pelaporan.
2. Arsip
 Survei terhadap arsip dilakukan untuk mengumpulkan data mengenai hal-hal sebagai
berikut :
a. Kondisi arsip
b. Kondisi tempat penyimpanan
c. Media rekam
d. Jumlah
e. Kurun waktu
f. System penataan

B. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip

Daftar ikhtisar Arsip ini merupakan kompilasi seluruh data arsip dari semua unit kerja
organisasi. Daftar ini memuat keterangan sebagai berikut :

a. Nama Instansi
b. Alamat Instansi
c. Nomor Urut
d. Asal Arsip
e. Kurun Waktu
f. Jumlah
g. Jenis Media Rekam
h. Sistem penataan
i. Keterangan

C. Penyiapan Proposal Pembenahan Arsip

Akhir kegiatan survey arsip adalah penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan
Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang diperlukan
dalam pembenahan / penataan arsip.

1. Peralatan dan perlengkapan

a. Kebutuhan folder
b. Boks arsip
c. Rak arsip
2. Tenaga dan Waktu
3. Biaya
4. Sistematika proposal pembenahan arsip
a. Latar belakang
b. Tujuan kegiatan
c. Hasil kegiatan
d. Kegiatan
e. Pelaksana kegiatan
f. Biaya
g. Jadwal kegiatan
Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan

Arsip tercipta karena adanya kegiatan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan
fungsi organisasi.

Pembenahan adalah kegiatan pengaturan arsip kacau, baik secara fisik maupun informasinya
sehingga dapat mencerminkan gambaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara utuh.
Kegiatan ini menghasilkan suatu Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS). Dari DPAS ini
selanjutnya dapat diketahui masih ada atau tidaknya fungsi arsip dalam pelaksanaan kegiatan
instansi melalui penilaian arsip.

A. Pembenahan Arsip

Kegiatan pembenuhan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Identifikasi Arsip

Identifikasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi untuk mengetahui unit kerja dan
fungsi. Selain itu juga penataan arsip harus sesuai dengan system penataan yang pernah
diberlakukan pada tahun arsip yang tercipta. Hal ini dilakukan karena adanya tuntutan prinsip
original order (aturan asli). Dalam kasus ini tidak ada system kearsipan baku (manual) yang
dijadikan dasar penataannya.

2. Pengaturan Kembali (Recontruction) Arsip dan pemilahan

a. Ilustrasi tumpukan arsip kacau
b. Pemilahan arsip
c. Menata kembali arsip

3. Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip.
Perekaman ini secar umum memiliki standar yang didalamnya minimal memuat 6 hal, yaitu
bentuk rekasi, informasi series, tahun series, tingkat keaslian, kondisi fisik dan jumlah arsip.

4. Penentuan Skema Pengaturan Arsip

Skema pengaturan arsip bias disusun berdasarkan struktur organisasi, fungsi organisasi
atau mengacu klasifikasi arsip sesuai system yang berlaku pada masa aktifnya. Dalam hal ini
akan didasarkan pada fungsi organisasi, yaitu memerhatikan fungsi fasilitatif dan juga fungsi
substantif. Fungsi fasilitatif meliputi kepegawaian, keuangan, kehumasan, organisasi dan
ketatalaksanaan. Sedangkan fungsi substantifnya adalah bina program diklat dan
penyelenggaraan diklat sehingga dapat ditentukan skema pengaturan arsip.

5. Pengelompokan dan Penomoran Kartu Deskripsi dan Fisik Arsip

Kartu-kartu deskripsi kemudian dikelompokkan sesuai informasi dan kelompok fungsi

masing-masing. Informasi arsip tentang pengadaan pegawai, kenaikan pangkat, dan mutasi
dimasukkan kelompok fungsi kepegawaian; DUK, DUP, LHP masuk kelompok fungsi
keuangan; dan seterusnya sampai keseluruhan kartu deskripsi terisi.
 Setelah keseluruhan kartu deskripsi selesai dikelompokkan, kemudian diberi nomor deinitif
sesuai urutan fungsi dalam skema arsip. Penomoran kartu dalam setiap kelompok fungsi,
memerhatikan ukuran kronologis periode arsipnya. Nomor awal adalah nomor untuk arsip yang
tertua dan selanjutnya ke yang lebih muda.

6. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara

Setelah penomoran definitive kartu deskripsi, penataan dan penomoran definitive pada fisik
arsip sekaligus pengaturan dan pelabelan pada boks selanjutnya penuangan deskripsi kartu
pada Daftar Pertelaan Arsip Sementara.

B. Penilaian Arsip

Penilaian dilakukan setiap series arsip. Tentukan nilai guna primernya, apakah memiliki
nilai guna administrative, keuangan, hukum, ilmiah dan teknologi. Setiap series arsip dapat
memiliki lebih dari satu nilai guna maka dalam menentukan retensinya harus memperhatikan
lama waktu masing-masing nilai guna bagi kepentingan operasional pencipta.

1. Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan dan Diserahkan

Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip diatas adalah tersusunnya daftar arsip yang
akan disimpan, atau daftar arsipyang diusulkan musnah, atau daftar arsip yang diserahkan ke
Arsip Nasional.
2. Pelaksanaan Penyusutan
Pelaksanaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui kegiatan
pemusnahan arsip dan kegiatan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional.
CONTOH

SUSUNAN DAN PERSONALIA

NO JABATAN JABATAN DALAM INSTANSI

DALAM TIM

I. Ketua Sekretaris (Instansi)

merangkap
anggota
II. Anggota 1. Kepala Bidang ……………………..
2. Kepala Bidang ……………………...
3. Kepala Bidang ……………………...
4. Kepala Bidang ...........................
5. Kepala Sub Bidang ……………………...
6. Kepala Sub Bidang ……………………...
7. Kepala Sub Bidang ……………………...
8. Arsiparis...........................
9. Arsiparis……………………...
10. Petugas Arsip Bidang ……………………...
11. Petugas Arsip Sub Bidang ……………………...
12. Petugas Arsip Sub Bidang ……………………...
13. Dan seterusnya

Kepala

Nama Jelas
NIP..............
2. Panitia Penilai Arsip selanjutnya melaksanakan penilaian arsip yang akan dimusnahkan
melalui daftar arsip usul musnah maupun fisik arsip yang akan dimusnahkan. Bukti
atau “hasil” dari pelaksanaan pekerjaan tersebut adalah notulen rapat panitia, dan surat
pertimbangan pemusnahan arsip.

Contoh notulen rapat panitia :

NOTULEN RAPAT

SIDANG RAPAT :
Hari/Tanggal :
Jam :
Tempat Sidang/Rapat :
Acara : 1.
2.
3.
PIMPINAN SIDANG/RAPAT
Ketua Panitia Penilai Arsip
Pencatar :
Peserta Sidang/Rapat :.
(Anggota Panitia Penilai Arsip): 1..
2.
3.dst

Kegiatan Sidang/Rapat : 1.
2.
3. dst
1. Pembukaan :
2. Pembahasan :
3. Keputusan :

Prov/Kab/Kota,

Pimpinan Sidang/Rapat

Nama Jabatan

Nama Jelas
NIP...…..
Contoh Surat Pertimbangan Pemusnahan :

SURAT PERTIMBANGAN
PANITIA PENILAI ARSIP

Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip dari (Instansi)

berdasarkan surat (Instansi) Nomor:…………….tanggal……., setelah kami
lakukan penilaian dengan ini kami sampaikan bahwa dari ……………..berkas
yang diusulkan musnah sebanyak ………………berkas dapat dimusnahkan,
sedangkan ………………berkas tidak dapat dimusnahkan dengan perincian
dan pertimbangan sebagaimana terlampir.

Demikian pertimbangan yang dapat kami sampaikan sebagai dasar pemberian

persetujuan pemusnahan.

Provinsi/Kab/Kota, ................

1. N a m a :
(Ketua merangkap
NIP : (Tanda tangan)
anggota)
Jabatan :
2. N a m a :
NIP : (Anggota) (Tanda tangan)
Jabatan :
3. N a m a :
NIP : (Anggota) (Tanda tangan)
Jabatan :

-7-
4. N a m a :
NIP : (Anggota) (Tanda tangan)
Jabatan :

5. Dan seterusnya

3. Berdasarkan Notulen Rapat dan Surat Pertimbangan Pemusnahan Arsip dari PPA,
selanjutnya Pimpinan Instansi membuat surat permohonan persetujuaan pemusnahan
arsip dan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah kepada pejabat yang berwenang yaitu
Gubernur/Bupati/Walikota untuk lingkungan pemerintah daerah untuk arsip yang
retensinya dibawah 10 (sepuluh) tahun. Sedangkan arsip yang retensinya 10 (sepuluh)
tahun atau lebih persetujuan pemusnahan arsip dilingkungan pemerintah daerah
menjadi kewenangan Kepala ANRI.
 Contoh surat permohonan persetujuan arsip :

Kepada Yth.

Nomor : Bapak Gubernur/Bupati...

Lampiran : di

Perihal : Permohonan Persetujuan .........................................

Pemusnahan Arsip

Kami laporkan dengan hormat bahwa pada tahun ini kami akan melakukan
pemusnahan arsip yang berdasarkan Jadwal

Retensi Arsip (JRA) dan berdasarkan pertimbangan Paniltia Penilai Arsip sebagaimana
terlampir sudah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan.
Sehubungan hal tersebut, sebagaimana Peraturan ............. Nomor
....................tentang ............... kami mohon persetujuan Bapak .............. untuk memusnahkan
arsip sebagaimana Daftar Arsip terlampir.

Demikian untuk menjadi perhatian dan atas persetujuan Bapak diucapkan terima kasih.

Prov/Kab/Kota,.............
Kepala

Nama Jelas
NIP. ....................
Contoh Daftar Arsip Usul Musnah :

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

Isi
Tingkat
No ( Uraian Informasi Tahun Jumlah Keterangan
Perkembangan
Arsip )

Prov/Kab/Kota,
Kepala .......................

Nama Jelas
 NIP. ....................

4. Berdasarkan surat permohonan persetujuan dari kepala instansi selanjutnya

Gubernur/Bupati/Walikota memberikan surat persetujuan pemusnahan kepada instansi
pemohon.

Contoh surat persetujuan pemusnahan arsip :

Prov/Kab/Kota, .......

Nomor : Kepada Yth

Lampiran : 1 (satu) Daftar Arsip Kepala (Instansi)
Perihal : Persetujuan Pemusnahan di

Arsip .......................

Memperhatikan surat Saudara nomor .................tanggal

...................tentang permohonan persetujuan pemusnahan , dengan
ini kami sampaikan bahwa arsip yang Saudara usulkan untuk dimusnahkan telah memenuhi
persyaratan untuk dimusnahkan baik berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) maupun
penilaian Panitia Penilai Arsip
Sehubungan dengan itu kami dapat menyetujui pemusnahan arsip dimaksud dan
dimohon Saudara segera melakukan pemusnahan sesuai peraturan perundangan yang berlaku
Demikian untuk menjadikan maklum.

Gubernur/Bupati/Walikota

(……………………..…….)

Tembusan disampaikan kepada Yth. :

1. Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip
2. Kepala Biro Hukum Sekretariat Daerah
3. Inspektur
 5. Setelah Pimpinan Instansi menerima surat persetujuan pemusnahan dari pejabat yang
berwenang selanjutnya membuat Surat Ketetapan Pemusnahan Arsip dalam bentuk
Surat Keputusan Kepala Instansi dan Daftar Arsip Yang Dimusnahkan

Contoh Surat Keputusan Pemusnahan :

KEPUTUSAN KEPALA ............................

NOMOR ................
TENTANG
PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN

KEPALA ...................

Menimbang : a. bahwa berdasarkan Peraturan .........Nomor..... , pemusnahan

arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun harus

dilaksanakan oleh SKPD setelah mendapat persetujuan
Guubernur/Bupati/Walikota;
b. bahwa dengan telah dikeluarkannya persetujuan pemusnahan
.......oleh...........Nomor......... maka pelaksanaan pemusnahan
arsip dapat dilaksanakan ;
c. Bahwa berdasarkan............................perlu ditetapkan
Keputusan kepala ......................tentang Pemusnahan Arsip

Mengingat : .
Undang-Undang Nomor .....................tentang Pembentukan
Daerah;
2. Undang-Undang Nomor ........................tentang Pemerintahan
Daerah
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

5. Dan seterusnya
-12-
 MEMUTUSKAN

Menetapkan

KESATU : Memusnahakan arsip keuangan miliki Dinas...........sebagaimana

tercantum dalam lampiran I, II, ..............yang merupakan bagian

KEDUA
tidak terpisahkan dari Keputusan ini.
:
Tim Penyusutan Arsip melaksnakan pemusnahan arsi sebagaimana

dimaksud dalam Diktum KESATU dengan cara peleburan secara

kimia

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan

Ditetapkan di : ..........

Pada tanggal : ..........

 ---------------------------------------

Kepala

Nama Jelas

NIP. ..............

Salinan keputusan ini disampaikan Kepada Yth :

1. Inspektur Daerah ...............

2. Kepala Lembaga Kearsipan......... ;
3. Kepala Biro/Bagian Hukum ..............
4. Dsb...........

Untuk diketahui dan/atau dipergunakan sebagaimana mestinya

 Contoh Daftar Arsip Yang Dimusnahkan :

DAFTAR ARSIP MUSNAH

Isi
Tingkat
No ( Uraian Informasi Tahun Jumlah Keterangan
Perkembangan
Arsip )

Yogyakarta,
Kepala .......................

Nama Jelas

NIP. ....................
Keterangan :
Nomor : menunjuk nomor jenis arsip
Isi : uraian masalah sesuai informasi yang ada dalam arsip
Tahun : menunjuk tahun pembuatan arsip
Jumlah : menunjuk jumlah arsip, misalnya boks, odner
Tingkat Perkembangan : menunjuk pada tingkatan asli,copy, atau turunan.
Keterangan : menunjuk pada informasi tentang arsip, misalnya rusak,
tidak lengkap, berbahasa Belanda.
6. Setelah disusun Surat Ketetapan Pemusnahan selanjutnya pelaksanaan pemusnahan
arsip dengan dibuatkan berita acara pemusnahan arsip. Apabila pemusnahan arsip
dilaksanakan oleh pihak lain maka harus dibuatkan Surat Perjanjian Pelaksanaan
Pemusnahan.

Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip :

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Nomor :.........................

Pada hari ini ................tanggal..............bulan..............tahun.............. yang

bertanda tangan di bawah ini :

N a m a : ...........................................
NIP : ...........................................
Jabatan : ...........................................

Dalam hal ini bertindak atas nama ....................., telah melaksanakan

pemusnahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dari hasil
penilaian arsip sebanyak ......................... berkas sebagaimana tercantum
dalam daftar terlampir dengan cara dilebur secara kimiawi.

Prov/Kab/Kota,

Kepala .......................

Nama Jelas
NIP. ...................

Saksi-Saksi
1. N a m a :
NIP : (Tanda tangan)
Jabatan :
2. N a m a :
NIP : (Tanda tangan)
Jabatan :
3. N a m a :
NIP : (Tanda tangan)
Jabatan :
4. N a m a :
NIP : (Tanda tangan)
Jabatan :
5. Dan seterusnya

Contoh Surat Perjanjian Pelaksanaan Pemusnahan :

SURAT PERJANJIAN PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor :

Pada hari ini ........ tanggal ............... bulan ........ tahun ........ kami
yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ....................................
NIP : ....................................
Jabatan : ....................................

Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KE I ;

Nama : ......................................
NIP : .......................................
Jabatan : ......................................
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KE II;
Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK KE I dan PIHAK KE II telah
mengikat perjanjian sebagai berikut :

-16-
 Pasal 1
Surat Keputusan ................... Nomor ......................... tentang Pemusnahan
Arsip (Instansi) PIHAK KE I mengijinkan kepada PIHAK KE II untuk
melaksanakan pemusnahan arsip (Instansi) yang telah dilakukan sesuai peraturan yang
berlaku,
Pasal 2
PIHAK KE I bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud
Pasal 1.
Pasal 3
PIHAK KE II tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana
dimaksud pada Pasal 1 dan bersedia menjaga kerahasiaan informasi baik sebagian maupun
keseluruhan.
Pasal 4
PIHAK KE II melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total
sehingga tidak dikenali lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur.

Pasal 5
PIHAK KE II bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK KE I dan bersedia
menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK KE I sebagai akibat tidak
terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK
KE II baik sengaja maupun tidak disengaja
sehingga PIHAK KE I merasa dirugikan, sesuai dengan peraturan perundangan yang
berlaku.
Pasal 6
Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada
lembar kesatu dan kedua ditempel materai yang masing-masing mempunyai kekuatan
hukum yang sama

Prov/Kab/Kota,

PIHAK KE II PIHAK KE I

materai

NAMAJELAS NAMAJELAS
NIP………… NIP…………
Saksi-saksi :

1. Nama :
NIP :
(Tanda Tangan)
Jabatan :

2. Nama :
NIP :
(Tanda Tangan)
Jabatan :

3. Nama :
NIP :
(Tanda Tangan)
Jabatan :

4. dst

C. PENUTUP
Memusnahkan arsip pada hakekatnya memusnahkan barang bukti maka harus dilakukan sesuai
dengan kaidah kearsipan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku agar hasil
pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan. Pemusnahan arsip tanpa
meninggalkan bukti-bukti pemusnahan atau tanpa melahirkan pengganti arsip yang
dimusnahkan maka pemusnahan tersebut ilegal/tidak sah. Pemusnahan arsip dengan sengaja
diluar prosedur yang benar diancam dengan hukuman pidana penjara paling lama 10 tahun atau
denda paling banyak 500 juta (UU 43/2009 pasal 86)