MAKALAH

FORMAT REKOD BISNIS

Disusun oleh :

Nama : Nanin Marlinawati

NPM : 031235506
UPBJJ : Ut Bogor
Pokjar : Jampangkulon
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat karunia-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan tugas mata
kuliah Arsip Bisnis tentang Format Rekod Bisnis.
Dalam kesempatan ini, saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah memberikan bantuannya, baik secara materiil maupun moril dalam penyusunan
tugas ini. Dalam penyusunan tugas ini, saya menyadari keterbatasan pengetahuan dan
pengalaman yang telah saya miliki, serta kekurangan dan kesalahan dalam pengetikan
maupun kata-kata dalam makalah ini. Oleh karena itu, saya menyambut baik semua
saran dan kritik sebagai perbaikan di masa yang akan datang.
Harapan saya adalah dengan segala kerendahan hati, semoga Allah SWT membalas
amal kebaikan pihak yang telah membantu penyusunan tugas ini, termasuk juga
pembaca. Dan semoga tugas ini bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi
saya khususnya.

Jampngkulon, November 2019

Penyusun
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip adalah salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang
proses kegiatan administrasi dan manajemen. Membicarakan arsip sebagai sumber
informasi (baik itu untuk kepentingan pengambilan keputusan, pembuktian, fiskal,
layanan publik, dll) sesungguhnya membicarakan informasi yang mengendap pada suatu
media baik kertas maupun non-kertas yang belum atau tidak dipublikasikan (unpublished
recorded information) dan sekaligus membicarakan format rekod bisnis.
Format rekod bisnis terbagi atas kertas dan non-kertas .Kertas dapat berupa
lepas atau terjilid,dan kertas juga mempunyai sifat fisika dan kimia,Karena kertas dibuat
dengan menggunakan mesin dan bantuan beberapa bahan kimia.Hal inilah yang
menyebabkan kondisi kertas mudah rusak apabila tidak ditangani atau disimpan dengan
pengaturan kondisi lingkungan penyimpanan .
Kondisi lingkungan yang dibutuhkan adalah suhu antara 13-18 derajat dengan
kelembaban udara 55-65 %.
Selain hal tersebut diatas kertas juga dapat merupakan kertas cetak foto baik
hitam putih maupun berwarna.Foto berupa negatife dan positif .untuk masing-masing
foto dibutuhkan container yang berbeda dan dengan pengaturan kondisi ruangan
penyimpanan.
Format arsip non-kertas sangat bervariatif dan banyak sekali jenisnya dan mempunyai
karakteristik yang lemah maka penyimpanan dan penanganan arsip ini harus lebih hati-
hati dan cermat,yaitu dengan memberikan container atau kantong dan disimpan dalam
kondisi lingkungan ruangan yang memadai yaitu suhu ruangan antara 18-22 derajat
celcius dengan kelembabannya 35-45%.
Dalam menangani format- format arsip yang berbeda tersebut maka kita harus
terlebih dahulu mengenali karakteristiknya .karena karakteristik akan menentukan
bagaimana kemasan dalam penyimpanan dan kondisi lingkungan penyimpanan ,seperti
contoh arsip ketas cukup disimpan alam map saja sedangkan untk format non-kertas
tidak sesederhana itu.
Untuk dapat mengenali karakteristik berbagai format arsip/rekod bisnis baik kertas
maupun non-kertas maka saya akan muat dalam rumusan masalah .
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan pembuatan makalah ini adalah sebagai
berikut:
A. Pengertian Format rekod bisnis
B. Karakteristik format kertas dan non- kertas
C. Penyimpanan arsip sesuai dengan format dan karakteristiknya

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, diharapkan mahasiswa dapat memeroleh

informasi dalam makalah ini tentang Format rekod bisnis. Dengan cara :
1. Mengetahui dan menjelaskan format arsip / rekod bisnis
2. Menjelaskan karakteristik format kertas dan non- kertas
3. Menerangkan Penyimpanan arsip sesuai dengan format dan karakteristiknya
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Di Indonesia rekod disebut sebagai arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip
yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu (UU No.43 Tahun 2009 pada Bab I, pasal 1 Ayat 3). Rekod dapat
berupa tulisan, gambar atau suara yang terekam dalam berbagai media penyimpanan
seperti kertas, hardisk, CD dan lain-lain. Rekod ditemukan dalam berbagai format dan
bentuk, biasanya dalam bentuk kertas dan tulisan, namun tidak menutup kemungkinan
dalam bentuk peta, gambar atau bahkan suara. Dengan adanya teknologi informasi
rekod juga ditemukan dalam bentuk database, e-mail, atau dokumen lain sesuai
dengan teknologi yang digunakan. Untuk menjadi bukti, maka rekod harus mempunyai
konten, struktur dan konteks. Konten adalah isi informasi yang ada dalam rekod
tersebut, konteks adalah berhubungan dengan proses dimana rekod sebagai
bagiannya, rekod diciptakan dan digunakan. Struktur adalah format rekod dan media
yang digunakan untuk menyimpannya (Wiggins, 2000). .
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Format rekod bisnis

Rekord merupakan informasi terekam dalam bentuk apa pun ( kertas, berkas
komputer, film dan lainya) yang tercipta, disimpan dan dipelihara oleh organisasi dalam
rangka menjalankan aktivitas bisnisnya. Apabila sebuah bisnis merupakan satu
lembaga atau korporasi yang mengatur dan memiliki hukumnya, maka kegiatan
administrasi menghasilkan koprporate records dan sebagai corporate memory.
Rekod bisnis mengacu kepada jenis dokumen transaksi yang tercipta pada saat
organisasi melakukan kegiatan, sedangkan arsip bisnis merupakan rekod-rekod bisnis
yang mempunyai nilai guna kelanjutan dan disimpan serta dipertahankan oleh
organisasi yang bersangkutan untuk kegunaan sejarah atau penelitian dimasa yang
akan datang. Rekor dan arsip bisnis mempunyai keteraksesan yang rendah bagi
organisasi lainya.

3.2 Karakteristik format kertas dan non-kertas

3.2.1 Format Kertas
3.2.1.1 Sifat dan karakteristik kertas ,foto dan gambar teknik
Arsip/rekod kertas merupakan format terbanyak dalam akumulasi hasil kegiatan
bisnis organisasi. Format kertas pada saat ini berkembang pula dengan
penggunaan kertas daur ulang yang sebenarnya tidak dianjurkan untuk
mentimpan dokumen dalam jangka panjang. Kertas yang baik sebagai bahan
perekam informasi adalah kertas yang bersifat bebas asam, sehingga dapat
digunakan dalam jangka panjang.
Arsip dalam bentuk kertas dapat berupa kertas lepas (loose sheets), berkas atau
buku terilid atau semacamnya seperti peta, poster dan produk–produk kertas
pembungkus.
Foto dan gambar teknik merupakan bentuk lain yang umum didapatkan pada
bisinis. Gambar foto dapat berbentuk positif dan negatif.
3.2.1.2 Penyimpanan dan pengemasan format kertas ,foto,dan gambar teknik
Penyimpanan format kertas dalam ruangan dengan kondisi suhu 13 – 18 derajat
celcius dengan kelembaban udara yang konstan antara 55 – 65 persen.
Penyimpanan harus dikontrol setiap hari agar kondisi ruangan tetap stabil karena
apabila tidak stabil akan menyebabkan kertas menjadi mudah patah. Rekod
kertas harus ditempatkan pada bok sesuai dengan ukuran kertas yang bebas
asam atau kemasan lainnya sebelum dijajarkan di rak.
Penyimpanan foto sangat tergantung karakteristik bahannya. Foto yang terbuat
dari kertas, hitam dan putih disimpan dalam kondisi lingkungan dengan suhu
antara 10 – 13 derajat celcius, untuk foto berwarna membutuhkan suhu yang
lebih rendah yaitu 0 – 2 derajat celcius. Kelembaban udara antara 30 – 50
persen. Atau idealnya tidak lebih dari 40%.

3.2.2 Format Non – Kertas

Format arsip non-kertas lebih peka dalam pemeliharaannya karena masing –
masing sangat mudah dipengaruhi kondisi disekelilingnya. Faktor yang
menyebabkan kerusakan dan kemusnahan pada format non kertas :
 Panas
 Kelembaban
 Debu
 Dll

3.2.2.1 Bentuk Mikro

Format non kertas yang paling banyak tercipta adalah bentuk mikro baik mikrofil
maupun mikrofis. Format dalam bentuk mikro merupakan original rekod yang
sudah dikonversikan kedalam bentuk mikro.
Bentuk mikro merupakan pengecilan gambar film dari dokumen originalnya
(Turton, 1991: 203). Mikrofilm banyak digunakan oleh bisnis untuk menyimpan
data dalam jumlah banyak dengan biaya murah, serta dapat mengakses data
secara bersamaan oleh berbagai pengguna dan untuk menyimpan dokumen
originalnya.
 Bentuk mikrofilm :
 Rol mikrofilm
 Kartu aparture
 Katridge mikrofilm
 Mikrofilm jaket
 Mikrofis

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan dan pemeliharaan

mikrofilm :
Kondisi lingkungan (suhu 15 – 25 derajat celcius kelembaban 20 – 40 persen)
Packaging
Untuk penggunaan, mikrofilm positif diberikan kepada pengguna untuk
penggandaan dokumen bila sudah dibaca oleh pemakai.

3.2.2.2 Disk computer

Karakter fisik disk komputer terbuat dari :

Pita magnetic merupakan tempat penyimpanan data terekam secara digital oleh
computer.Data disimpan secara berurutan dengan memilih permukaan
magnetiknya dan diukur dengan jumlah karakter rekaman dalam linier inci
pitanya yang dikenal dengan bpi (bitch per inchi).Pita magnetic biasanya tidak
stabil sehingga data yang disimpan dalam bentuk ini harus dilindungi.

Discs adalah satu potong sirkular dari bahan metal atau plastik yang mempunyai
jaket magnetic sama seperti pita rekaman biasa.

Optical discs.Teknologi optical merupakan tempat penyimpanan data yang

besar.yang terpenting dibaca dengan menggunakan semikonduktor laser dan
data dicatat dalam lapisan perekam dari optical disc yang terbuat dari metal atau
kaca.
 Cara penyimpanan

Pita magnetic dan disk tidak dianjurkan untuk menyimpan dalam jangka panjang.
Kira – kira jangka waktu 12 – 20 tahun. Suhu ruangan ideal 18 – 22 derajat
celcius kelambaban udara 35 – 40 persen.
Optical discs dapat bertahan sampai 40 tahun. Hanya cek lang dan regular untuk
menjaga kemungkinan kerusakan data dan bentuk fisiknya

BAB IV
KESIMPULAN
4.1 Simpulan

Format rekod bisnis terbagi atas kertas dan non-kertas .Kertas dapat berupa
lepas atau terjilid,dan kertas juga mempunyai sifat fisika dan kimia,Karena kertas dibuat
dengan menggunakan mesin dan bantuan beberapa bahan kimia.Hal inilah yang
menyebabkan kondisi kertas mudah rusak apabila tidak ditangani atau disimpan dengan
pengaturan kondisi lingkungan penyimpanan .Kondisi lingkungan yang dibutuhkan
adalah suhu antara 13-18 derajat dengan kelembaban udara 55-65 %.
Format arsip non-kertas sangat bervariatif dan banyak sekali jenisnya dan
mempunyai karakteristik yang lemah maka penyimpanan dan penanganan arsip ini harus
lebih hati-hati dan cermat,yaitu dengan memberikan container atau kantong dan
disimpan dalam kondisi lingkungan ruangan yang memadai yaitu suhu ruangan antara
18-22 derajat celcius dengan kelembabannya 35-45%.

4.2 Saran

Untuk dapat melakukan penanganan format-format arsip yang berbeda ,maka

terlebih dahulu harus mengenali karakteristiknya

Karena sifat arsip non – kertas yang lebih peka karena adanya beberapa factor
yang menyebabkan kerusakan dan kemusnahan pada format arsip non- kertas ,maka
pemeliharaan arsip perlu dilaksanakan secara intens dan cermat.
 DAFTAR PUSTAKA

1. BMP.ASIP4314 MODUL 1-6 EDISI 1

2. http://iniduniakearsipan.blogspot.com/2017/10/format-rekod-bisnis.html
3. https://caraarsipku.blogspot.com/2018/09/arsip-bisnis.html