TUGAS MANJEMEN REKOD AUDIO VISUAL

PENCIPTAAN ARSIP DAN FORMATNYA

DISUSUN OLEH:

MUTIARA FATIMA AZAHRA

NIM.043454674

FAKULTAS HUKUM ILMU SOSIAL DAN POLITIK (FHISIP)

PROGRAM STUDI ILMU KEARSIPAN

 UPBJJ UT JAKARTA

TAHUN 2022

a. Pengertian Arsip Foto

Arsip foto Arsip foto adalah arsip hasil pemotretan baik berupa negatif film (klise),
gambar positif (hasil cetak/afdruk) maupun file foto digital yang layak disimpan
setelah melalui tahapan seleksi dengan kriteria tertentu. Dilihat dari bentuk dan corak
arsip : arsip tekstual, arsip audio-visual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip
bentuk mikro dan arsip elektronik, arsip foto dikategorikan ke dalam arsip audio-
visual : Gambar Statik (Still Visual Images). Arsip foto juga disebut arsip media baru
yang proses pengelolaan arsipnya tidak jauh berbeda dengan proses pengelolaan
naskah dinas, yaitu penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip dan
penyusutan arsip. Pada proses penggunaan dan pemeliharaan arsip, penataan arsip
foto dapat dibedakan antara penataan untuk arsip foto yang masih aktif dan arsip foto
inaktif atau statis.

Pada berbagai organisasi, penciptaan jenis arsip foto merupakan sale yang baru. satu
dari hasil kegiatan organisasi yang terekam dalam bentuk media ini Bentuk media ini
juga termasuk jenis arsip yang akumulasi penciptaannys cukup tinggi dengan
kemampuan merekam banyak informasi lebih dari sekidar kata-kata yang tertulis
seperti dalam arsip kertas. Arsip foto juga dapat berperan sebagai media atau alat
komunikasi yang dapat memberikan informasi secara lebih luas.

Jika kita cermati, penciptaan arsip foto ini sangat dipengaruhi oleh bentuk media yang
digunakan dan sekaligus akan memberi dampak pada penanganan kearsipannya. Oleh
karena itu, beberapa hal yang berkaitan dengan pengelolaan arsip jenis ini perlu
mendapat perhatian dengan memberikan beberapa persyaratan pengetahuan teknologi
yang bersangkutan.
Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pencipta arsip foto antara lain adalah:
1. Fotografer (Juru Foto), juru foto ini harus orang yang benar-benar telah mengetahui
dan menguasai teknik fotografi. Hal ini dimaksudkan agar informasi yang terekam
betul-betul dapat tercipta dengan baik sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku
dalam dunia fotografi. Maksudnya adalah informasi dapat tercipta dan terekam
dengan baik, tidak terjadi arsip foto yang agak kabur atau out of focus, komposisi
yang kurang baik. Dengan demikian, jika pada tahap penciptaan jenis arsip ini kurang
baik hasilnya maka akan berdampak terhadap tahap berikutnya atau yang
dikhawatirkan justru kita kehilangan moment dan event karena kesalahan pada tahap
penciptaan.
2. Format merupakan wadah dan batasan dari komposisi yang langsung memberi arti
dan nilai kepadanya, umumnya dapat dibedakan menjadi:
 a. Format film negatif, ukuran film ini diberi nama atau istilah sesuai dengan
lebarnya, misalnya:
1) Film 8 mm yang biasanya disebut mikro
2) film 16 mm disebut juga submini
3) Film 35 mm, disebut juga mini atau miniature, ukuran ini Umumnya yang paling
banyak digunakan;
4) film 4 cm (kode 42);
5) film 6 cm;
6) film 9 cm dan ke atas, umumnya dijual dalam baban film pack Celluloid atau kaca
dan digunakan oleh kamera-kamera besar atau penggunaan di studio, press atau
percetakan. Untuk bidang kearsipan, biasanya format yang digunakan adalah format
yang banyak dipasaran yang lebih praktis serta disesuaikan dengan peralatan yang
dimilik Apalagi sekarang dengan semakin banyak dan mudahnya memperoleh
kamera digital sehingga format negatif sudah mulai jarang digunakan.

b. Format kertas foto, ada beberapa istilah untuk format foto sesuai Dengan jenis
ukurannya, misalnya:
1. Pas foto, ukuran 2 x 3 cm, 3 x 4 cm, 4 x 6 cm;
2. Postcard, ukuran 9 x 12 atau 9 x 14 cm;
3. Kabinet, ukuran 12 x 18 cm sampai 18 x 24 cm;
4. Salon, ukuran 20 x 30 cm atau 30 x 40 cm;
5. Komersial untuk poster, display, ukuran 50 x 60 cm;
6. Mural (tempelan dinding) ukuran I m atau lebih. Untuk ukuran kertas foto ini
biasanya digunakan ukuran yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
penyimpanannya pada unit kerja Bahkan belakangan dengan perkembangan
teknologi perfotoan juga muncul ukuran baru seperti A1, A2, A3 dan
seterusnya.

1. Peralatan
 Kamera, kalau dilihat dari perkembangan teknologinya, sekarang ini
muncul begitu banyak dan beragam peralatan kamera yang diciptakan
dan digunakan orang, baik kamera yang menggunakan negatif film
ukuran besar maupun kamera berbasis digital seperti yang digunakan
pada saat ini. Akan tetapi, apapun bentuk dan jenisnya, sebaiknya
digunakan peralatan yang umum dipakai dan dikuasai oleh pengguna
(juru foto) serta mudah dalam perawatannya.
 Proses Pencucian dan Pencetakan, Arsip foto hendaknya dicuci dan
dicetak pada studio foto yang dari dipertanggungjawabkan, yaitu pada
studio foto resmi.
 Penyimpanan Foto, arsip foto yang telah dicetak hendaknya disimpan
pada tempatnya baik dalam album maupun amplop foto. Untuk album,
gunakan album foto yang didalamnya dilapisi kertas minyak atau
kertas roti bukan plastik seperti yang selama ini banyak digunakan
karena plastik dapat menahan partikel udara sehingga akan terjadi
kelembaban pada foto tersebut yang tentu saja akan mempercepat
proses kerusakan foto.
 2. Penulisan Data Informasi
Ketika juru foto melakukan pemotretan, negatif film hendaknya langsung
dicuci dan dicetak dalam kertas foto (positif foto). Sebaiknya, pencipta segera
menuliskan serta menyusun data informasi yang terkandung di dalam foto
tersebut, minimal secara global. Adapun hal-hal yang perlu dituliskan
mengenai isi informasi foto tersebut dapat menggunakan analisis pertanyaan
berikut.
a. Who, siapa pelaku atau tokoh dalam kegiatan tersebut;
b. What, kegiatan atau event apa yang sedang berlangsung,
c. Where, dimana kegiatan tersebut terjadi atau berlangsung;
d. When, kapan kegiatan tersebut berlangsung.

Data informasi ini menjadi suatu keharusan untuk dilakukan, mengingat pada
fase penciptaan merupakan fase yang sangat menentukan, apakah foto tersebut
akan menjadi arsip atau tidak. Atau lebih jauh lagi, apakah arsip foto tersebut
bakal musnah atau permanen untuk disimpan selamanya pada lembaga
kearsipan. Selain itu, pada fase ini lembaga pencipta sudah harus memikirkan
dan menentukan arah kebijakan dalam pengelolaan arsip foto selanjutnya
menyangkut proses atau fase pemeliharaan dan penggunaan serta
penyusutannya.

Seperti dikutip dari artikel “Pengelolaan Arsip Foto” oleh Rusidi, Arsiparis BPAD Provinsi
DIY tahun 2009, penataan pada arsip foto aktif adalah :

1. Foto disusun sesuai urutan nomor frame pada rangkaian ekspose yang
termuat dalam negatif foto;
2. Foto dikelompokkan berdasarkan peristiwa atau subyek foto, dan
sebaiknya dalam satu album memuat satu subyek foto atau peristiwa;
3. Foto yang telah ditata dalam album agar dicantumkan nomor foto yang
dibuat berdasarkan urutan penataan foto dan nomor ekspose dalam album;
4. Pada setiap album hendaknya diberi indeks yang diletakkan pada bagian
halaman awal pada album;
5. Foto yang sudah diberi indeks, dibuatkan daftar caption;
6. Daftar caption berfungsi sebagai sarana penemuan kembali dan
penyusutan;
7. Setiap album diberi label dengan dicantumkan nomor, dan ditata dalam rak
berdasarkan nomor urut album
8. Album foto yang digunakan untuk menyimpan foto aktif, hendaknya
dengan menggunakan album foto yang terbuat dengan bahan pemisah dari
kertas minyak atau kertas bebas asam;
9. Master negatif foto bentuk klise disusun dengan urutan nomor frame pada
rangkaian ekspose
10. Master negatif foto bentuk klise disimpan pada tempat khusus yang sudah
disediakan oleh studio cuci cetak, dengan dibubuhi indeks pada posisi di
atas frame dengan menggunakan transparan marker
 11. Dalam setiap satu roll negatif foto diberi nomor roll dan tahun pemotretan
baik pada tempat khusus negatif filmnya maupun pada sampulnya;
12. Roll negatif foto ditata berdasarkan nomor urut.

Dan, penataan untuk arsip foto kamera digital aktif, yaitu :

 Foto yang menggunakan kamera digital, master negatif foto agar ditransfer ke dalam
media VCD yang didalamnya langsung ditulis caption pada bagian bawah foto dan
subjek dalam satu file;
 Setiap satu VCD maksimal memuat sebanyak 700 foto;
 Untuk penyelamatan informasi, foto yang ada pada media VCD di back up pada
komputer;
 Pada bagian sampul VCD ditulis judul atau subyek sesuai jumlah file yang ada di
dalamnya serta dicantumkan nomor VCD;
 VCD ditata di dalam rak atau kotak VCD berdasarkan nomor urut VCD

Sedangkan untuk penataan arsip foto inaktif dan statis dapat dilakukan dengan cara:
(Kegiatan penataan arsip foto ada baiknya diawali dengan mengolah data informasi arsip
dengan cara membuat Laporan Identifikasi Fisik Arsip Statis)
1. Tahap penomoran
Penomoran arsip foto dicantumkan pada lembar belakang foto dan sudut kanan atas pada
amplop foto. Untuk lembar belakang foto sebaiknya juga dibubuhi cap dinas/instansi pencipta
arsip foto. Penulisan nomor pada arsip foto dilakukan sesuai dengan penulisan nomor di
organisasi/instansi pencipta arsip. Jika tidak memiliki kode klasifikasi khusus arsip foto,
penomoran dapat dilakukan berdasarkan penomoran naskah dinas/surat dengan kode
klasifikasi naskah dinas/surat, misalnya AF.143/2/III/2017, dapat diartikan : AF : Arsip Foto
143 : Kode klasifikasi untuk Kekayaan Desa (Foto tentang acara Maras Taun-Panen Hasil
Desa)
2 : Nomor urut foto
III : Unit pencipta foto (Bagian Humas dan Protokol) 2017 : Tahun foto dibuat Penomoran
untuk master negatif foto (Bentuk klise/ atau CD) sebaiknya sama seperti penomoran arsip
foto.

Gambar penomoran arsip foto

2. Tahap penyimpanan dalam amplop
Dalam tahap ini, foto disimpan di dalam amplop yang telah diberi nomor di sudut kanan atas
amplop (nomor pada amplop sama dengan nomor pada lembar belakang foto). Setiap satu
amplop foto digunakan untuk menyimpan satu foto atau satu negatif foto/CD. Untuk arsip
master negatif kamera digital/CD disimpan di dalam amplop dengan bahan kertas bebas
asam.

3. Tahap penataan amplop dalam box foto

Setelah foto dimasukkan ke dalam amplop, amplop foto kemudian ditata sesuai dengan kode
klasifikasi foto di dalam box foto (penyusunan arsip foto sama dengan penyusunan naskah
dinas/surat pada proses pemberkasan di dalam filing cabinet). Pada box foto dicantumkan
nama organisasi/instansi, nama kegiatan/peristiwa/subyek arsip foto dan nomor inventaris
atau nomor urut penataan. Terakhir, box foto ditata di lemari arsip.

4. Tahap Penyusunan Daftar Arsip Foto

Tahap penyusunan daftar arsip foto merupakan tahap terakhir dari penataan arsip foto. Daftar
arsip foto dapat digunakan dalam kegiatan penyusutan dan sarana penemuan kembali arsip.
Kolom-kolom pada Daftar Arsip Foto dapat dibuat seperti pada Daftar Arsip Aktif, antara
lain nomor urut, kode klasifikasi, nomor urut penataan (nomor pada negative foto), nomor
arsip foto, nama kegiatan, tanggal, jumlah, dan keterangan.

Penataan arsip foto sebagai salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang efisien, efektif
dan sistematis sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip statis dan membantu menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya sesuai tujuan kearsipan
berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Daftar pustaka

 Krihanti, Dra., M.Si. Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis (Power Point).

Disampaikan Dalam Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil,
Badan Diklat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 28-29 Oktober 2015
Manurung, Risma. Pengelolaan Arsip Media Baru (Power Point). Disampaikan Dalam
Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, Badan Diklat Provinsi
Kepulauan Bangka Belitung, 11 November 2015
 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang
Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun
2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis.
Rusidi. Pengelolaan Arsip Foto. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY.
2009.(http://bpad.jogjaprov.go.id/public/article/110/29babfc30c245934016d08bf3b39
3f5f.pdf)