1.

Pengertian administrasi, manajemen, kantor, dan administrasi perkantoran, banyak

dikemukakan oleh para ahli, dan konsepnya sangat beragam sesuai dengan
persepsi/pengalaman para ahli terhadap objek kajian tersebut.
Tugas Anda adalah menghimpun konsep-konsep para ahli tersebut dan membuat
sintesanya!

A. Pengertian Admintrasi menurut para ahli :

- Prof. Dr. S Prajudi Atmosudirjo, S.H Adminsitrasi yaitu pemberian bantuan,
pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, pengelolaan adalah administrator sehingga
administrator menjalankan kegiatan overall management of the organization
(prajudi atmosudirjo,1980). Sehingga menurut beliau Administrasi adalah proses
dan tata kerja yang terdapat pada setiapusaha, apakah usaha kenegaraan atau
swasta, usaha sipil atau militer, usaha besar atau kecil.
- Leonard d. White dalam bukunya “introduction to the study of public
administration” yamg dikutip oleh Drs. Soewarno Hardayaningrat dalam bukunya
berjudul “pengantar studi ilmu administrasu dan manajemen” (1996:2)
administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha
kelompok, negara atau swasta, sipil, usaha yang besar atau kecil dan sebagianya.
- Harris Muda Nasutiondalam bukunya “Kursus Pengetahuan Administrasi” dalam
arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari maka adminitrasi artinya adalah
tata usaha. Tata usaha adalah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala
sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis – menulis, surat –
menyurat dan mencatat/membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi
di dalam organisasi.
- The Liang GieMengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan
yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu Kerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu” (1980:9).

B. Pengertian manajemen menurut para ahli :

 George R. Terry , pengertian manajemen adalah sebuah proses yang khas yang terdiri
dari beberapa tindakan, yakni perencanaan, pengorganinasian, menggerakkan, dan
pengawasan. Semua itu dilakukan untuk menentukan dan mencapai target atau sasaran
yang ingin dicapai dengan memanfaatkan semua sumber daya, termasuk sumber daya
manusia dan sumber daya lainnya.
 Henry Fayol , pengertian manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengawasan/ kontrol terhadap sumber daya
yang ada agar mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
  Marry Parker Follet, mengatakan bahwa pengertian manajemen adalah sebagai suatu
seni, tiap tiap pekerjaan bisa diselesaikan dengan orang lain.
 James A.F Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan
penggunaan sumber daya organisasi yang lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan di organisasai tersebut.
 Dr. Bennett N.B Silalahi, M.A, pengertian manajemen adalah ilmu perilaku yang terdiri
dari aspek sosial eksak bukan dari tanggungjawab keselamatan serta kesehatan kerja baik
dari sisi perencanaannya.
 Lawrence A. Appley , mengemukakan arti manajemen adalah sebuah keahlian yang
dimiliki seseorang atau organisasi untuk menggerakkan orang lain agar mau melakukan
sesuatu
 Renville Siagian , pengertian manajemen adalah salah satu bidang usaha yang bergerak
di bidang jasa pelayanan yang dikelola oleh tenaga ahli yang terlatih dan berpengalaman.
 Oey Liang Lee., manajemen adalah ilmu atau seni dalam perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan, pengarahan, dan pengendalian terhadap sumber daya yang ada untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
 Hilman. Arti manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui perantara
kegiatan orang lain serta mengawasi usaha-usaha setiap individu guna mencapai tujuan
yang sama.
 Federick Winslow Taylor., manajemen adalah sebuah percobaan yang dilakukan secara
sungguh-sungguh guna menghadapi setiap persoalan yang muncul dalam setiap
kepemimpinan organisasi setiap sistem kerjasama yang dilakukan setiap manusia dengan
sikap serta jiwa seorang sarjana serta penggunaan alat-alat perumusan.
 Ricky W. Griffin. pengertian manajemen adalah sebuah proses perencanaan, proses
organisasi, proses kordinasi, dan proses kontrol terhadap sumber daya untuk mencapai
tujuan dengan efektif dan efisien.

C. Pengertian kantor menurut para ahli :

 Moekijat, Kantor adalah suatu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tata
usaha.
 Prajudi Atmosudirjo , Kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan
operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
 Ulbert Silalahi (1997:6) , Tempat penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung
disebut kantor, yakni suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan
operasi pengelolaan informasi.
 Kallaus dan Kelling, Kantor adalah fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang
saling bergantung dalam bekerja untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan
yang paling penting yaitu informasi.
D. Pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli :

- WH EVANS , pada tahun 1963 menjelaskan bahwa administrasi perkantoran adalah

fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi
perusahaan tentang penggunaan informasi, memori, dan komunikasi organisasi.
- Institute of Administrative management, pada pertengahan tahun 1990-an, dinyatakan
bahwa manajemen perkantoran adalah salah satu cabang ilmu manajemen berfokus pada
layanan untuk dapat memperoleh, mencatat, dan menganalisis semua informasi apakah
direncanakan atau dikomunikasikan yang bermanfaat mengamankan aset organisasi serta
mempromosikan layanan administrasi sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.
- George Terry, pada tahun 1966 menjelaskan bahwa administrasi perkantoran adalah
perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian suatu pekerjaan perkantoran dan
menjadi penggerak bagi mereka yang menjalankannya agar tujuan yang ditetapkan dapat
tercapai.
- Arthur Grager, pada tahun 1958, administrasi perkantoran memiliki fungsi dalam tata
penyelenggaraan layanan dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.
- William Leffingwell dan Edwin Robinson, pada 1950 mengatakan bahwa administrasi
perkantoran adalah cabang ilmu manajemen yang berbicara pada pelaksanaan pekerjaan
dalam perkantoran secara efisien, di mana, dan kapan pekerjaan harus dilakukan.

2. Organisasi dibentuk dalam rangka mencapai tujuan bersama yang dicita-citakan. Setidaknya
ada 6 (enam) tipe/bentuk organisasi, yaitu lini fungsiponal, lini dan staf, panitia, matriks dan
informal.
Tugas Anda adalah mengumpulkan/menunjukan contoh-contoh tipe/bentuk organisasi dalam
praktik pengorganisasian di lembaga-lembaga baik swasta, pemerintah, sosial, pendidikan, dan
lainnya. Masing-masing tipe/bentuk organisasi, minimal satu contoh.

2. MACAM-MACAM BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

- Organisasi Lini, Ciri:
a) Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis
wewenang
b) Jumlah karyawan sedikit
c) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
d) Belum terdapat spesialisasi
e) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala
bidang pekerjaan
f) Struktur organisasi sederhana dan stabil
 g) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
h) Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical
antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang
terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis
wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi
Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.

Contohnya : Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga. Organisasi Garis / Lini adalah
suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya
dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

- Organisasi Lini dan Staf, Ciri :

a) Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung
b) Karyawan banyak
c) Organisasi besar

Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

-Personel lini

-Personel staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional.
Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan
pimpinan hingga pimpinan dibawahnya.

Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat
bantuan dari para staf dibawahnya.

Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran,
data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan
suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan
bawahan tidak secara langsung

Contohnya : Bank, Perusahan-perusahaan BUMN, KSP

- Organisasi Fungsional, Ciri :

a. Organisasi kecil
b. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
c. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
d. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
 e. Pengawasan dilakukan secara ketat

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana
kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya
dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang
tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah
kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

Contohnya : industri pembuatan rambut palsu, industri Teksil.

- Organisasi Panitia

Organisasi panitia/komite adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai

wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan
pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan.

Komite dapat juga bersifat formal atau informal, komite-komite itu dapat dibentuk
sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang
yang dibagi-bagi secara khusus. Jadi, organisasi dalam bentuk panitia ini adalah
organisasi di mana para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat
panitia.

Kelebihan dari struktur organisasi panitia :

-Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

-Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

-Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Contohnya : Koperasi Rukun Warga, Panitia anggaran pada suatu perusahaan yang bertugas
untuk menyusun anggaran perusahaan.

- Organisasi Matrix

organisasi matrix proyek atau matriks adalah bentuk hierarki organisasi atau perusahaan
yang membebankan proyek organisasi kepada setiap anggota atau pegawai suatu unit
kerja. Sebagai salah satu bentuk struktur organisasi, hierarki tersebut merupakan
gabungan dari struktur organisasi fungsional dan divisional. Penggabungan tersebut
berguna untuk saling menutupi kekurangan antara kedua bentuk struktur organisasi
tersebut sehingga dapat terpakai pada perusahaan skala besar atau tingkat multinasional.

Di dalam struktur organisasi matriks terdapat dua pimpinan sehingga anggota atau
pegawai harus melaporkan kinerjanya pada pimpinan unit fungsional dan proyek.
 Bentuk struktur organisasi matrix punya sebutan lain, yaitu struktur organisasi proyek.
Hal ini tak lepas dari keberadaan anggota atau pegawai pada unit fungsional yang harus
mengerjakan kegiatan dan atau proyek-proyek pada organisasi.

Oleh sebab itu, koordinasi yang kuat harus terlaksana untuk menghindari konflik antar
unit karena tugas yang sama dan kemungkinan kepentingan ganda.

Berikut ini merupakan ciri-ciri struktur organisasi matriks :

-Tingkatan di dalam hierarki dan jumlah organisasi akan semakin banyak karena para ahli dan
spesialis akan terkumpul menjadi satu bagian

-Pimpinan merupakan jabatan tertinggi di dalam struktur organisasi

-Manajer proyek memiliki wewenang horizontal dan spesialis yang berwenang secara
fungsional.

-Selama mengerjakan proyek, anggota atau para spesialis selalu melaporkan kinerja dan hasilnya
pada pimpinan fungsional dan pimpinan produk.

Contohnya : Kepala dari perusahaan itu adalah presiden direktur namun ada juga yang
menyebutnya dengan istilah vice president. Pimpinan tersebut memiliki tanggung jawab
fungsional untuk seluruh proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan itu.

Sementara tugas manajer proyek ialah bertanggung jawab atas suatu proyek yang sedang
dilakukan, termasuk untuk menyelesaikan dan melakukan implementasi strategi.

Dari bagan tersebut dapat kita lihat bahwa struktur organisasi matriks akan menghasilkan
wewenang ganda. Pertama merupakan wewenang horizontal milik manajer proyek.

Kedua merupakan wewenang fungsional yang sesuai dengan keahlian seorang manajer unit
untuk melaksanakan tugas dan pekerjaannya hingga sampai selesai.

Para anggota atau pegawai dari perusahaan itu juga memiliki wewenang ganda. Oleh sebab itu,
pegawai harus melaporkan kegiatan dan pekerjaannya kepada dua atasan, yaitu manajer proyek
dan manajer unitnya.

Dalam rangka menghindari konflik dan kendala, biasanya manajer proyek memiliki jaminan
untuk melaksanakan wewenangnya. Manajer proyek akan memberikan perintah dan melaporkan
langsung pada manajer unit.

- Organisasi Informal
 Organisasi informal muncul dalam kehidupan sosial untuk memenuhi keperluan
sosialnya dalam berkelompok. Pada dasar manusia ingin selalu berkomunikasi dengan
yang lainnya terutama untuk menyalurkan kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi dalam
chanel-chanel resmi. Seringkali organisasi ini lebih banyak menekankan pada aktifitas
yang sama dan terulang dibandingkan pada tujuannya.

Organisasi informal sebagai organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar
pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan
wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama. Dalam
organisasi formal, tiap unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi
yang tegas. sedangkan di dalam organisasi informal, kedudukan tugas dan fungsinya
tampak kabur. Organisasi informal ini terjadi karena adanya komunikasi antar sesama
karyawan yang dengan cepat menyebarkan informasi melalui desas-desus dari mulut
kemelut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun
merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah agar
organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap
atasan harus bisa menggunakan segi positif keberadaan organisasi informal ini terutama
dalam rnenyampaikan perintah.

sifat dari organisasi informal adalah :

1. Adanya hubungan yang bersifat spontan dan tidak teroagniair.

2. Masalah kepemimpinan menjadi dilemma klasik

3. Kinerja organisasi informal tidak bertitik tolak pada pengendalian manajemen

4. Lebih menekankan aktifitas daripada tujuan organisasi

Contohnya :

-Klub motor, klub baca, klub skate board.

-Perkumpulan bridge.

-Persahabatan, brotherhood, dll.

3. Kantor adalah tempat melakukan pekerjaan, oleh karena itu setiap organisasi harus
menetapkan kantor, tata ruang, dan fasilitas/perlengkapan kantor yang dapat menunjang
efektifitas dan efisiensi kerja pekerjaan kantor.
Tugas Anda adalah mununjukan macam-macam fasilitas/perlengkapan kantor, dan menyebutkan
fungsi/kegunaan/cara kerja fasilitas/perlengkapan kantor tersebut.

A. Perabot kantor, Fungsi dan kegunaanya

1. Perabot kantor seperti meja, kursi, lemari, rak, laci – laci, dan sebagainya yang terbuat
dari dari kayu, besi ataupun bahan lainya mempunya peran penting dalam setiap kantor,
khususnya untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif
dengan sebaik-baiknya.
2. Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan efisien. Ada tiga jenis mesin berdasarkan fungsinya masing-masing :
- Mesin untuk menghemat fisik, tenaga dan pikiran manusia disebut sebagai labour saving
machine, contohnya : fork lift pada unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau
bangunan ,komputer dan kalkulator pada pekerja-pekerja administratif
- Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut money saving machine yakni mesin-
mesin untuk mass production, jadi disamping yang bersifat engineering seperti mesin
pintal, mesin komputer, mesin-mesin pengganda dll.
- Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu disebut time saving machine misalnya
komputer, mesin fotokopi, mesin pengganda atau alat komunikasi dll.
3 . Alat bantu peraga , Alat bantu diperlukan guna membantu memperlancar komunikasi
yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan.

Fungsi alat bantu peraga :

- Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (persentasi)

- Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
- Menghindari verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan
- Menimbulkan perhatian
- Mendorong untuk berfikir dan bertindak
- Menghemat waktu karna proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar
dan mudah
Alat bantu peraga panca indera : Tape recorder, Video tape recorder, Radio dan Televisi.

Alat bantu peraga yang dapat diproyesikan : Slide projector, Film strip, Movie film, Opaque
projector dan Overhead projector.

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyesikan : Chalk board, Flip chart, White
board, Falnnel graph, Grafik, Formulir, Buku dll.