Tugas 1

Makalah

Manajemen Kearsipan Modern

Nama : Sulistiono
Nim : 030609635
Matkul : Public Speaking

UNIVERSITAS TERBUKA

BAB I
 PENDAHULUAN
1.1  Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah menyentuh pada semua lini
dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era digital atau komputerisasi. begitu pula
dengan perkembangan teknologi yang sudah merambah pada pengelolaan dokumen. Manajemen
kearsipan modern dapat diartikan sebagai suatu proses tata kelola arsip/dokumen yang tidak lagi
menggunakan cara-cara manual,namun menerapkan teknologi sebagai penunjang kegiatan untuk
mempercepat proses pengelolaan data menjadi informasi,akses informasi yang cepat dan akurat serta
pengamanan penyimpanan dokumen yang lebih baik. Manajemen kearsipan modern melakukan fungsi
analisis dan kontrol atas suatu kebijakan yang akan dituangkan dalam suatu keputusan sebelum
diedarkan atau didistribusikan kepada lembaga/institusi yang bersangkutan sampai dengan menarik
kembali dokumen tersebut karena sudah tidak valid/kadaluarsa yang disebabkan adanya keputusan baru
yang menggantikannya.
Setiap organisasi harus memiliki unit kearsipan sebagai unit kerja yang melakukan pengelolaan
arsip/dokumen dan bertanggung jawab terhadap eksistensi arsip/dokumen, keamanan, pengendalian
dan kontrol arsip/dokumen, memiliki dan update database serta melakukan pengelolaan data dan
informasi. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dulu menggunakan cara manual sekarang
diganti dengan penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi.cara pengarsipan yang
manual dan membutuhkan banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara elektronik berupa
data komputer.
1.2  Rumusan Masalah
1) Bagaimana cara mengelola kearsipan modern
2) Apa itu manajemen dokumen elektronik
3) Bagaimana cara pengelolaan dokumen elektronik
1.3  Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan penulisan supaya pembaca bisa mengetahui tentang manajemen kearsipan modern
dan cara mengelola dokumen elekronik.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Berbeda dengan pengelolaan arsip yang dikelola secara konvensional, dalam sistem kearsipan
elektronik yang dikelola berupa arsip elektronik. ”Arsip elektronik adalah kumpulan data yang
disimpan dalam bentuk data scan yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital
copy menggunakan resolusi tinggi kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk” (Hendy
Haryadi,2009: 52). Hard drive merupakan sebuah komponen perangkat keras yang dapat menyimpan
data elektronik dan berisi piringan magnetis. Optical disk merupakan media penyimpanan data
elektronik yang dapat ditulis dan dibaca dengan menggunakan sinar laser bertenaga rendah.
Segala kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip elektronik disebut sebagai kearsipan
elektronik atau sistem kearsipan elektronik. ”Sistem kearsipan elektronik (electronic filling system)
adalah penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip yang berbasiskan pada penggunaan
komputer” (Sugiharto dan Wahyono,2005: 123). Sedarmayanti menyatakan bahwa ”kearsipan
elektronik adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik.”
Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan elektronik (electronic filling system) yaitu pengelolaan
arsip atau pengolahan data elektronik dengan menggunakan media elektronik yang berbasiskan pada
penggunaan komputer agar dalam pengelolaannya dapat berjalan secara efektif dan efisien.

BAB III
PEMBAHASAN
 Setiap organisasi baik itu lembaga pemerintah/organisasi non pemerintah dan perusahaan di
dalam operasionalnya pasti akan menciptakan dan menghasilkan arsip/dokumen yang tercipta
membutuhkan pengelolaan. Oleh karena itu diperlukan sistem dan organisasi kearsipan.setiap
organisasi atau instansi sudah selayaknya membentuk unit-unit kerja pencipta arsip/dokumen dan unit
kearsipan sebagai unit yang melakukan pengelolaan dalam organisasinya.
Pengertian sederhana tentang manajemen dokumen elektronik adalah dokumen yang sudah dilakukan
secara elektronik dengan menggunakan perangkat komputer dan alat elektronik pendukung
lainnya.dengan pengelolaan elektronik maka proses secara manual dapat dikurangi walaupun tidak
mungkin dihilangkan seluruhnya.
Internasional council on arrival (1996:5) mendefinisikan record elektronik sebagai "an
electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital
computer". Pengelolaan rekod elektronik adalah rekod yang senantiasa mampu ditransmisikan, dan
diproses dengan komputer secara digital.
Setiap bisnis pasti menghasilkan sejumlah besar dokumen, seperti laporan keuangan, laporan
sumber daya manusia, memo dan jenis lain dari informasi tertulis.tanpa sistem manajemen dokumen
elektronik akan sulit untuk menentukan informasi yang tepat dan dibutuhkan segera. Manajemen
dokumen elektronik sangat dibutuhkan dalam proses penyajian data reporting, dan akses informasi
secara online sehingga kita tidak perlu membuang waktu terlalu banyak ketika membutuhkan informasi
tertentu. Sistem manajemen dokumen elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen
berupa kertas, mikrofilm, dan lain-lain yang sudah dialihmediakan menjadi format digital maupun file
type doc, ppt, xls, 3gp,  dwg, PDF, dan lain-lain yang sudah di upload ke dalam software document
management system DMS tertentu. Dokumen yang sudah di-upload kemudian dapat diakses, dicari dan
ditampilkan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini.
1. Proses penciptaan arsip dokumen elektronik
Proses penciptaan arsip atau dokumen dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
a.     Penciptaan secara elektronik atau otomatis
Penciptaan secara elektronik atau otomatis adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan
alat yang bersifat elektronik, seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya
komputer.
b.    Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi.secara umum
digitalisasi mempunyai arti sebagai proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan
tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
proses ini memerlukan beberapa tahap yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang
harus dipatuhi untuk menjaga petikan arsip elektronik yang dihasilkan. Tahap itu meliputi:
1)    Tahap pemilihan
Dalam tahap pemilihan perlu diperhatikan beberapa hal antara lain waktu, kegunaan, informasi dan
penyelamatan.pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan
arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan berarti arsip dipilih berdasarkan beberapa tingkat penggunaan
arsip, sering digunakan atau tidak. pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. pemilihan berdasarkan penyelamatan berarti
pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip.
2)    Tahap pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian dilakukan pemindahan arsip.pada prinsipnya pemindahan arsip hanya
dapat dilakukan satu kali saja sehingga proses pemindaian dilakukan dengan cermat, tepat, dan
dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3)    Tahap penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin, ya itu
tergantung mesin pemindah yang digunakan.nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip
sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, font arsip, nomor urut
daftar, nomor urut arsip, dan nomor urut lembar arsip.
4)    Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip hasilnya maka baru dilakukan pendaftaran atau
pembuatan daftar. dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip DPA.informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian
dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan karena salah satu ciri
arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5)    Tahap pembuatan berita acara
pada tahap ini dilakukan aktivitas pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional ke
dalam arsip elektronik.pada berita acara tersebut dicantumkan penanggung jawab pelaksana dan
legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan, detail, dan jenis
komputer yang digunakan.
Sementara itu, implementasi sistem manajemen dokumen elektronik akan menghasilkan:
a)    Akses informasi dapat dicapai dengan cepat dan akurat setelah data arsip dokumen diolah menjadi
suatu informasi siap saji.
b)    Memiliki duplikasi atau salinan backup fisik arsip yang tersimpan dalam media elektronik.
c)    Terjaganya keamanan informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya kebocoran
informasi, hilang rusak terbakar dan bahaya lainnya.
d)    Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
e)    Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan atau memasukkan informasi lokasi
penyimpanan dokumen.
f)     Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya dan keamanannya karena penggunaannya tidak lagi
menggunakan fisik arsip/dokumen, terkecuali untuk kepentingan pembuktian fisik dokumen dalam
suatu kasus.
g)    Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan
akses melalui internet dan internet yang dipadukan dengan aplikasi-aplikasi manajemen dokumen
tertentu sesuai kebutuhan.
h)    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan semakin berkembangnya perusahaan maka jumlah
arsip/dokumen yang tercipta akan semakin besar dan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin
besar juga. Hal ini dapat diatasi atau di efisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan
pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.
i)     Penghematan investasi berupa kertas tinta cetak (printer dan fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik tidak
lagi memerlukan kertas dan tinta,dan cukup dengan mengopy data disk atau media lainnya walaupun
pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
j)     Penghemat SDM
dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan
melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem
pencarian arsip.berbeda dengan arsip elektronik tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM.
Karakteristik sistem manajemen arsip/dokumen elektronik. Capture merupakan hal penting bagi catatan
atau kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval, dan distribusi sebagai solusi dokumen
manajemen. Document imaging dan platform manajemen menyediakan dasar scanning, batch proses,
dan impor dokumen elektronik. kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen
dikonversi secara cepat, murah dan mudah. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas file ke
komputer dengan mudah.
Storage, Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif
aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang
bertambah, dan mempercepat teknologi.
Index, Sistem indeks yang diciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat
ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. suatu sistem indeks yang baik akan membuat prosedur
yang berjalan dan lebih efektif.
Retrieval, Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index, dan
gambar kedalam sistem.
Access, Suatu sistem access yang baik akan membuat hak akses secara personal,apakah berada di
kantor atau dapat melalui internet serta fleksibilitas untuk mengendalikan akses sistem.
Manajemen dokumen elektronik sebenarnya adalah pengganti dari pekerjaan aktivitas yang bersifat
manual ke dalam sistem elektronik dengan menggunakan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. oleh
karena itu syarat sebelum sistem dokumen secara elektronik diterapkan dalam sistem manajemen
kearsipan maka manajemen kearsipan harus sudah memiliki ketentuan internal baku yang mencakup:
1.    Memiliki standar operasional prosedur SOP. manajemen dokumen perusahaan sebagai standar
kerja yang diberikan dan menjadi panduan dalam manajemen dokumen organisasi bersangkutan.
2.    Memiliki sistem klasifikasi (pengelompokan) jenis arsip sesuai dengan fungsi arsip.
3.    Memiliki sumber daya manusia yang dapat menjalankan proses manajemen elektronik
Dokumen elektronik memerlukan alat penyimpanan sendiri. Berikut adalah jenis penyimpanan
dokumen elektronik.
Media penyimpanan magnetic (magnetic storage media)
1.    Hardisk
2.    Floppy disk driver (disket)
3.    Zip driver
4.    Memory card (flash driver)
5.    USB flash disk (flash drive atau USB keys)
Media penyimpanan optical
1.    CD (compact disk atau laser optik disk)
2.    DVD (digital video disc/digital versatile disc)
Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis
Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar
organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranya adalah:
1.    Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja
kerja.
2.    Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan
akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3.    Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan
ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.
4.    Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar
monitor atau print nya tanpa dapat mengubah nya.
5.    Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan
dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari 700 lembar .
6.    Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital..
7.    Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah
dilakukan melauiLAN atau internet.
8.    Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secarajelas di cantumkan pada buku pedoman
pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasrelative sulit mengaksesnya.
9.    Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback up data kedalam media penyimpanan
yang  compatible.
Selain manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative berikut (Skupsky,
1999):
1.    Adanya peluang untuk memanipulasi file – menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau
menghapus – dalam segala cara;
2.    Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan atau akses untuk
berbagi file dengan yang lain;
3.    Kemungkunan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu;

BAB IV
KESIMPILAN DAN SARAN

4.1 Simpulan
Pengaruh teknologi modern memungkinkan dimanfaatkannya sarana kearsipan berupa mesin-
mesin yang serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah
dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat dengan
sistim manajemen kearsipan modern. Dari tulisan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen
kearsipan modern lebih efisien, cepat dan akurat dalam proses temu kembali arsip.
4.2 Saran
Menggunakan sistem pengelolaan arsip secara modern, maka yang perlu menjadi perhatian
adalah komputer maupun fasilitas teknologi informasi yang lainnya juga sudah harus dapat
dioptimalkan dalam membantu penyimpanan arsip, penelusuran, penemuan kembali dan membuatnya
dalam bentuk cetakan (print out), tetapi juga tetap juga harus menyimpan fisik arsip (asli). Informasi
atau data dari arsip dapat dikomputerisasi atau di-scan, tetapi fisiknya harus tetap ada sebagai bukti
otentik.

DAFTAR PUSTAKA

ASIP4311/MODUL 1
Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara