BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 2

Nama Mahasiswa : Theresia Sinja

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 021946911

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4318/Manajemen Rekod Aktif

Kode/Nama UPBJJ : 47/Pontianak

Masa Ujian : 2021/22.1 (2021.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1. Surat yang masuk ke perusahaan, apabila dilihat dari isinya terdiri atas dua macam, yaitu surat
yang harus ditindaklanjuti (follow up) untuk dibalas dan surat yang tidak memerlukan balasan. Surat
masuk yang memerlukan balasan, misalnya berisi permintaan mengenai informasi tertentu,
penawaran kerja sama, dan sebagainya.Sedangkan surat masuk yang tidak memerlukan balasan,
biasanya sekedar memberikan informasi tertentu yang harus diketahui oleh pihak yang
menerimanya.prosedur pengurusan surat masuk meliputi:

a) Menyortir/memisahkan Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran
alamatnya, dan dikelompokkan surat terbuka dari tertutup. Jika alamat tidak sesuai, segera dikirim
kembali kepada si pengirim. Surat-surat pribadi dan rahasia, tidak boleh dibuka.

b) Membuka suratSurat-surat yang boleh dibuka oleh sektretaris hanya surat dinas, kecuali dalam
keadaan tertentu di mana atasan membuka surat pribadinya. Supaya tidak rusak dalam waktu
membuka surat, gunakan pisau surat atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah
satu sisinya. Bubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada amplop.

c) Mengeluarkan dan memeriksa isi suratSetelah dibuka, periksa alamat, nama pengirim, tanggal, dan
lampiran setiap surat. Jika alamat atau nama pengirim tidak ada dalam surat, cari alamatnya pada
sampul, dan lampirkan di belakang surat.

d) Pencatatan surat Setelah surat diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau kartu
kendali.

e) Membaca dan memberi catatanPimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk dibericoret-
coretan.

f) Menyampaikan surat pada pimpinan

g) Distribusi (disposisi) surat ke departemen lain

h) Menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada di tempat.

2.Pemberkasan ditempatkan atau dikelompokan sesuai dengan fungsi masing-masing arsip.

a.Kode/fungsi B secara berurutan dari belakang ke depan:

➢ B/03/KP.02/IV/1999
➢ B/01/KP.01/III/2020
b. Kode/fungsi R secara berurutan dari belakang ke depan:
➢ R/02/KP.01/VI/2017
➢ R/01/KP.05/VIII/2019

c. Kode/fungsi SR secara berurutan dari belakang ke depan:

➢ SR/02/KP.01/II/1978
➢ SR/01/KP.06/IV/2018

3. Pada asas sentralisasi, semua dokumen disimpan secara terpusat. Unit bawahan yang ingin
menggunakan arsip/dokumen dapat menghubungi untuk mendapat ingkatan dan menggunakan sesuai
dengan keperluan yang dimaksud. Berikut beberapa manfaat asas sentralisasi antara lain:
1. Mencegah duplikasi
2. Layanan lebih baik
3. Adanya keseragaman
4. Menghemat waktu
5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
6. Jasa kepada bagian lain
7. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
8. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai
9. Pelayanan dokumen di bawah satu atap
Beberapa kerugian sistem sentralisasi adalah:
1. Kesulitan fisik
2. Kebocoran informasi
3. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan4. Adanya ketakutan akan
hilangnya dokumen5. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan

4.

Nama Indeks
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Anang Hermansyah Hermansyah Anang

Asiah binti Abdulrosyid Binti Abdulrosyid Asiah

Drs. Budiawan Budiawan Drs.

Charly McCarthy McCarthy Carthy

Cheng Lie Tin Cheng Lie Tin

Dick van Houvel Van Houvel Dick

Johan Santoso Santoso Johan

Mulawarman Mulawarman

Prof. Dr. Ratu Sulistyiwati Sulistyiwati Ratu (Prof. Dr.)

Yasuhiro Nakasone Nakasone Yasuhiro