Tugas 2 PERANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP 01

Tugas 2.
Perancangan Jadwal Retensi Arsip

01 Oleh : Miftahu Rokhmat
NIM : 041218919
Jelaskanlah unsur-unsur yang perlu diperhatikan dalam menyusun jadwal retensi arsip?
Jadwal Retensi Arsip (JRA) memiliki sekurang-kurangnya 3 unsur (Perka ANRI No.14 Tahun
2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip) yaitu:
1. Jenis Arsip/Series/Sub series/File/Item

Arsip yang tercipta dan dikelompokkan berdasarkan unit yang mempunyai hubungan, kesamaan subyek
atau masalah, fungsi, dan hasil dari kegiatan yang sama atau saling berhubungan satu dengan yang lain.
Dalam kolom jenis Arsip terdapat series, sub series, file dan file yang merupakan satu kesatuan.
Series adalah sekelompok berkas yang memiliki fungsi yang sama dari rekaman kegiatan sejak awal
sampai akhir. Bagian dari Series adalah sub Series. Sub-series adalah himpunan arsip/berkas yang
merupakan bagian dari series arsip yang disatukan baik atas dasar klasifikasi fisik seperti jenis dan bentuk
arsip maupun atas dasar substansi informasinya seperti pokok masalah atau dasar sistem pengaturan
berkasnya. Bagian dari sub-series adalah File. File adalah berkas yang menjabarkan kegiatan dari suatu
fungsi disusun secara logis, dan sistematis berdasarkan sistem tertentu yang tercipta sejak awal sampai
akhir. Bagian dari File adalah item. Item adalah jenis arsip yang menggambarkan transaksi dari suatu
kegiatan.
2. Jangka Waktu Arsip Disimpan

Jangka waktu arsip disimpan adalah akumulasi dari retensi arsip aktif dan inaktif. Satuan jangka waktu
simpan dapat berupa angka tahun atau dengan kalimat. Misal jangka waktu berupa angka menggunakan
1 tahun, 2 tahun dan seterusnya. Sedangkan satuan jangka waktu simpan dengan kalimat misalnya sampai
haknya habis, sebelum peraturan yang baru terbit, 2 tahun sesudah pemeriksaan (audit) dan lain
sebagainya. Penentuan retensi arsip berdasarkan isi arsip dan hubungannya dengan arsip yang lain.
Penentuan retensi dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan
tidak berubah lagi atau Closed file.
Closed File ditentukan apabila memenuhi pernyataan berikut ini:
a. Sejak berakhirnya masa satu tahun anggaran;

b. Setelah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan;
This study source was downloaded by 100000801394389 from CourseHero.com on 11-02-2022 19:18:28 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/94675085/Tugas-2-PERANCANGAN-JADWAL-RETENSI-ARSIP-01doc/
c. Sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku
d. Sejak peraturan perundang-undangan diundangkan;
e. Setelah perjanjian, kontrak, kerjasama berakhir dan kewajiban para pihak telah ditunaikan;
f. Sejak hak dan kewajiban para pihak berakhir;
g. Sejak selesainya pertanggung jawaban suatu penugasan;
h. Setelah kasus/perkara mempunyai kekuatan hukum tetap;
i. Setelah kegiatan dipertanggung jawabkan/diaudit;
a. Setelah serah terima proyek dan retensi pemeliharaannya berakhir;
b. Setelah suatu perijinan masa berlakunya berakhir;
c. Setelah hasil sensus dipublikasikan;
d. Setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan;
e. Setelah data diperbaharui (update); dan
f. Setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan (update).
Berkas yang sudah Closed file maka selanjutnya adalah penentuan retensi arsip. Penentuan retensi arsip
dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna arsip. Pada pasal 5 ayat (2) Peraturan Kepala ANRI
No.14 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip, retensi arsip ditentukan
dengan masa simpan:
a. 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna administrasi;
b. 5 (lima] tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna hukum, ilmiah, dan teknologi; atau
c. 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban keuangan, catatan
keuangan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian
dari bukti keuangan.
Selain penentuan retensi tersebut di atas, lembaga teknis dapat menentukan masa simpan arsip
berdasarkan peraturan perundang undangan yang bersangkutan.
Dalam penentuan retensi arsip mempertimbangkan nilai guna arsip. Nilai guna arsip adalah nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip ditinjau dari
kepentingan penggunanya dibedakan menjadi 2 yaitu Nilai Guna Primer dan Nilai Guna Sekunder. Nilai
guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip itu
sendiri. Yang termasuk dalam nilai guna primer adalah nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai
guna keuangan dan nilai guna ilmiah dan teknologi. Sedangkan nilai guna sekunder adalah nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar kepentingan pencipta arsip. (Perka
ANRI No.14 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip). Nilai guna sekunder
kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. Penilaian
arsip yang memiliki nilai sekunder diatur dalam Peraturan Kepala ANRI No.19 Tahun 2011 tentang
Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip Yang Memiliki Nilai Guna Sekunder.
Menurut Barthos (2013) nilai guna arsip dibedakan menjadi:
1) Nilai Guna Administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku dari suatu organisasi pencipta arsip atau pemerintah
secara keseluruhan. Arsip yang mempunyai nilai administrasi antara lain meliputi:
Arsip-arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencangkup pula
pelaksanaannya;
Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, personalia, daftar pegawai, instruksi, pedoman
kerja lainnya;
Arsip-arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya, termasuk arsip-arsip tentang keputusan
suatu kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan, program kerja dan lain-lainnya. Arsip-arsip yang
mempunyai nilai guna administrasi misalnya surat dinas, dan formulir.
2) Nilai Guna Hukum

Arsip-arsip yang memberikan informasi dan dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
bidang hukum, atau arsip-arsip yang mengandung hak-hak baik jangka pendek maupun jangka
panjang dari pemerintah maupun swasta yang diperkuat oleh pengadilan. Misalnya arsip-arsip
yang menyangkut hak paten, kontrak, sewa beli, dan surat kuasa.
3) Nilai Guna Keuangan

Semua arsip yang memperlihatkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan
dibelanjakan. Dengan kata lain arsip-arsip yang mengandung informasi tentang bahan- bahan
pembuktian di bidang keuangan seperti cek, kuitansi, bilyet, dan giro.
4) Nilai Guna Penelitian

Sekelompok arsip memiliki informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian ilmiah,
baik untuk kepentingan penelitian di berbagai bidang pengetahuan. Bahan-bahan tersebut
menyediakan data bagi para peneliti dari segala disiplin ilmu pengetahuan baik nasional maupun
internasional. Arsip yang mempunyai nilai penelitian misalnya skripsi, tesis dan disertasi.
5) Nilai Guna Akademik

Nilai guna pendidikan adalah nilai guna arsip yang didalamnya mengandung informasi yang ada
kaitannya dengan pendidikan, atau arsip yang berguna di dunia pendidikan, contohnya ijazah,
daftar nilai, dan rapor.
6) Nilai Guna Dokumentasi
Nilai kegunaan dokumentasi termasuk di dalamnya arsip yang mengandung informasi seperti
pada arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi, serta arsip-arsip yang berkaitan
dengan hasil-hasil penelitian, publikasi dalam berbagai media seperti pamflet, peta, poster,
gambar, tape, slide, film, model bangunan. Contoh arsip yang mempunyai nilai guna dokumentasi
seperti naskah perjanjian.
7) Nilai Kegunaan Pengawasan

Arsip-arsip yang dipergunakan sebagai bahan pemeriksaan, bahwa setiap organisasi senantiasa berada di
dalam pengawasan, penelitian, pemeriksaan oleh yang berwenang. Misalnya yang menyangkut masalah
keuangan, dan perpajakan.
8) Nilai Kegunaan Penunjang

Arsip-arsip yang memiliki nilai penunjang bagi tindakan-tindakan hukum atau tindakan- tindakan
yang memiliki keterangan-keterangan tambahan yang perlu untuk membentuk suatu pengertian
lengkap daripada suatu dokumen utama.
9) Nilai Kegunaan Penelitian/Sejarah
Sekelompok arsip memiliki informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian ilmiah, baik
untuk kepentingan penelitian di berbagai bidang pengetahuan. Bahan-bahan tersebut menyediakan data
bagi para peneliti dari segala disiplin ilmu pengetahuan baik nasional maupun internasional.
10) Nilai Guna Perorangan Nilai kegunaan perorangan yang dimaksudkan adalah arsip arsip yang
memiliki data perorangan antara lain:
a) Arsip-arsip tentang kelahiran, perkawinan, perceraian, adopsi, kewarganegaraan, surat
keterangan meninggal;
b) Arsip-arsip yang menyangkut riwayat hidup;
c) Arsip-arsip tentang pendidikan dan pekerjaan;
d) Arsip-arsip medis dan arsip-arsip kesehatan;
e) Bukti dan kewajiban terhadap atau dari pemerintah termasuk tuntutan ganti rugi, hak pilih,
penghargaan.
Beberapa persyaratan yang dapat membantu dalam menilai nilai guna suatu arsip antara lain (Barthos,
2013):
Penilaian tidak hanya menentukan tinggi rendahnya tingkat lingkup kepentingan dan kegunaan
arsip, tetapi juga menilai frekuensi penggunaannya baik secara aktif maupun secara inaktif. Penilaian
diselenggarakan terhadap arsip-arsip dinamis dalam hubungannya dengan penyelenggaraan pelaksanaan
tugas dan fungsi organisasi. Sejauh mana keterlibatan arsip di dalam kehidupan organisasi. Penilaian
harus memperhitungkan arti dari sumber arsip itu sendiri, harus mengingat kedudukan dari masing-
masing unit organisasi [unit pengolah) dan struktur pemerintahan, sifat kegiatan kegiatannya dengan unit-
unit organisasi yang lebih besar dan juga yang lebih kecil. Penilaian diselenggarakan atas dasar
pengetahuan seluruh dokumentasi dari organisasi yang bersangkutan, yang berarti tidak dapat menilai
berdasarkan bagian demi bagian atau masing-masing unit organisasi (unit pengolah) yang terpisah di
dalam organisasi yang bersangkutan, tetapi harus mengaitkan antara arsip-arsip yang satu dengan
kelompok arsip lainnya. Dengan demikian arsip tidak dapat dinilai secara terpisah dan dipisahkan dari
konteks administrasinya.
Penilaian di samping menentukan kegunaan bagi organisasi pencipta arsip itu sendiri juga
memperhitungkan kegunaan lainnya, seperti untuk kebutuhan penelitian ilmiah, serta kepentingan
lainnya.
3. Keterangan
Unsur yang ketiga dalam jadwal retensi arsip adalah Keterangan, dimana di kolom tersebut
berisikan rekomendasi akhir atas arsip apabila sudah melewati masa retensinya. Rekomendasi tersebut
terdiri atas "Musnah" atau "Permanen". Keterangan "Musnah" apabila arsip sudah tidak memiliki nilai
guna, tidak ada peraturan perundang undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian
kasus yang masih dalam proses hukum. Keterangan "Dinilai Kembali" apabila arsip masih perlu
dipertimbangkan. Untuk arsip yang memiliki nilai sekunder atau guna abadi diberikan keterangan
Tahapan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Tahapan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Pembentukan Tim
Dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip tahapan awal adalah pembentukan TIM. Supaya hasil dari
Jadwal Retensi Arsip dapat mewakilkan semua unsur dan kebutuhan di dalam sebuah organisasi maka tim
yang terlibat berasal dari semua pihak yang berada di dalam organisasi.
2. Survey
Tahapan kedua adalah survey. Survey dibagi menjadi dua yaitu survey organisasi dan survey arsip.
a. Survey Organisasi
Dalam tahapan penyusunan JRA, perlu memahami seluk beluk dari organisasi tersebut. Adapun langkah-
langkah dalam survey organisasi adalah :
Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi yang dibutuhkan seperti struktur

organisasi, visi misi organisasi, fungsi dan tugas lembaga, mekanisme kerja, uraian pekerjaan dari
masing-masing bagian, rencana strategis organisasi, dokumen pengawasan dan wawancara terhadap
pimpinan.
Langkah kedua memahami misi dari organisasi. Langkah ketiga memahami fungsi
organisasi. Fungsi adalah menerjemahkan agar misi dapat terwujud. Fungsi substantif dan fungsi
fasilitatif.
Langkah keempat memeriksa dan mencatat kegiatan yang bermacam macam yang mendukung
masing-masing fungsi.
Langkah kelima mencatat jenis arsip yang mungkin tercipta dari hasil kegiatan.
b. Survey Arsip.
Setelah survey pada tingkat fungsi organisasi maka selanjutnya adalah survey pada tingkat fisik arsip dan
jenis arsip. Survey atau pendataan arsip adalah mengumpulkan informasi : siapakah pencipta arsip, berapa
volume arsip, apa saja jenis arsip, kurun waktu arsip yang didata, ada duplikasi atau tidak, dimana lokasi
arsip berada, berapa frekuensi penggunaan arsip dan bagaimana pengaturan arsip
Menurut (Muhidin dan Winata, 2016), untuk arsip yang sudah tertata dengan baik, inventarisasi arsip
dilaksanakan untuk mengetahui data tentang jenis atau series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan, dan
lain-lain. Untuk arsip yang belum tertata rapi kegiatan inventarisasi arsip meliputi kegiatan sebagai
berikut:
• Mengidentifikasikan seluruh fungsi organisasi dan kegiatan yang ada;

• Memisahkan fungsi fasilitatif dan substantif;
• Memisahkan fungsi Policy dan transnasional
• Mengenali dan mendaftar arsip yang dihasilkan setiap fungsi;
• Menentukan caption dari jenis arsip;
• Mengelompokkan dan disusun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan sistematis.
Contoh format formulir inventarisasi arsip dapat dilihat pada Gambar di bawah ini:
3. Rekapitulasi Data
Setelah tahapan survey selesai dilaksanakan maka data-data tersebut dituangkan dalam kolom-
kolom format rekap inventarisasi arsip dapat dilihat pada Gambar.
Contoh format rekap inventarisasi
Setelah direkap maka konsep atau draf JRA sudah tersusun dan dapat digunakan sebagai bahan
pembahasan Tim untuk menentukan JRA secara final.
4. Pembahasan Tim
Tahapan setelah rekapitulasi selesai dilaksanakan adalah draft JRA dibahas oleh TIM untuk
penentuan final JRA. Semua unsur di setiap bagian ikut serta dalam pembahasan.
5. Pengesahan
Untuk arsip pemerintahan harus mendapatkan persetujuan ANRI sedangkan dokumen perusahaan
ditetapkan oleh keputusan pimpinan perusahaan.
Contoh tahap penyusunan JRA
Menurut Laksmi, 2016 dalam merancang Jadwal retensi arsip dibuat sesuai dengan kondisi organisasi
dan disusun berdasarkan tahapan-tahapan sebagai berikut:
• Memahami tugas, fungsi dan struktur organisasi ;

• Memahami arsip-arsip yang dihasilkan organisasi;
• Memahami kebijakan-kebijakan organisasi;
• Inventarisasi arsip berdasarkan serinya;
• Menentukan jangka simpan arsip berdasarkan kebutuhan organisasi, produk hukum
yang mengatur;
• Mencermati nilai guna yang dominan pada setiap arsip; Menunjukkan dan mendiskusikan hasil
inventarisasi ke dalam JRA untuk menetapkan jangka simpan dan nasib akhir dari arsip (musnah
atau permanen).
Dapat disimpulkan bahwa dalam menyusun JRA, organisasi perlu memahami terlebih dahulu
tugas, fungsi dan struktur organisasi yang bersangkutan. Dari pemahaman struktur organisasi maka akan
dapat menginventarisir jenis arsip apa saja diciptakan.
Hasil dari inventarisasi tersebut ditentukan jangka simpan arsipnya berdasarkan nilai guna arsip.
Dalam penentuan nilai guna perlu pembahasan oleh setiap bagian di organisasi. Setelah didiskusikan
maka dihasilkan draft JRA. Untuk Perusahaan Jadwal Retensi Arsip yang
mengesahkan adalah Pimpinan tertinggi perusahaan. Sedangkan untuk organisasi
pemerintahan di sahkan oleh ANRI.
SUMBER :
Sumrahyadi, (2019), Perancangan Jadwal Retensi Arsip;1-9 ASIP4434; Edisi ke 2,Cetakan 2,

Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2019

Tugas 2 PERANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP 01

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tugas 2 PERANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP 01

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tugas 2.

Perancangan Jadwal Retensi Arsip

1. Jenis Arsip/Series/Sub series/File/Item

2. Jangka Waktu Arsip Disimpan

Closed File ditentukan apabila memenuhi pernyataan berikut ini:

a. Sejak berakhirnya masa satu tahun anggaran;

a. 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna administrasi;

1) Nilai Guna Administrasi

2) Nilai Guna Hukum

3) Nilai Guna Keuangan

4) Nilai Guna Penelitian

5) Nilai Guna Akademik

6) Nilai Guna Dokumentasi

7) Nilai Kegunaan Pengawasan

8) Nilai Kegunaan Penunjang

Tahapan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi yang dibutuhkan seperti struktur

• Mengidentifikasikan seluruh fungsi organisasi dan kegiatan yang ada;

Contoh tahap penyusunan JRA

• Memahami tugas, fungsi dan struktur organisasi ;

Sumrahyadi, (2019), Perancangan Jadwal Retensi Arsip;1-9 ASIP4434; Edisi ke 2,Cetakan 2,

Anda mungkin juga menyukai