ANNISA LARASATI 044440188

ANNISA LARASATI 044440188

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Tugas Tutorial 3
Skor Sumber Tugas
No Tugas Tutorial
Maksimal Tutorial

1. Laporan adalah salah satu sarana untuk 30 Modul 7 BMP

menyampaikan informasi, yang memberikan ADPU4331
gambaran tentang apa, dimana, dan siapa yang Administrasi
bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian Perkantoran,
tersebut. Oleh karena itu laporan harus dibuat Edisi 2
sebaik mungkin, baik dalam penampilan fisiknya
maupun kelengkapan informasinya.
Tugas Anda adalah membuat contoh laporan hasil
kegiatan/pekerjaan kantor yang ada di lembaga
pemerintah/swasta dan lainnya.
2. Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2019 adalah 40 Modul 8 BMP
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai ADPU4331
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Administrasi
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat Perkantoran,
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah Edisi 2
daerah, lembaga pendidikan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu sebagai
sebuah rekaman kejadian atau peristiwa, arsip harus
ditata dengan pemberkasan yang tepat.
Tugas Anda adalah menjelaskan dan menunjukkan
contoh pemberkasan arsip yang tepat.
3. Salah satu masalah yang dihadapi oleh organisasi 30 Modul 9 BMP
adalah efisiensi kerja. Oleh karena itu setiap ADPU4331
aktivitas kerja perlu direncanakan, dilaksanakan Administrasi
dan dikendalikan secara baik. Perkantoran,
Tugas Anda adalah menunjukkan contoh kasus Edisi 2
penanganan efisiensi pekerjaan kantor.
ANNISA LARASATI 044440188

Jawaban:
1. Contoh laporan Barang Persediaan Periode Januari 2021

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PERWAKILAN PROVINSI RIAU
Jalan Jenderal Sudirman Nomor 10 Pekanbaru 28282
Telepon (0761) 857400-39414,39415 Sentral 37362 Faksimile 35001

Nomor : LGIAT-128/PW04/1/2021
Hal : Laporan Barang Persediaan Periode Januari 2021

Yth. Kepala Bagian Tata Usaha

Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Riau

di Tempat

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang
dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional perkantoran. Barang persediaan
yang dikelola oleh Sub Bagian Umum Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Riau saat ini
ada tiga macam barang persediaan berupa Alat Tulis Kantor (ATK), obat dan alat
kebersihan. Untuk mewujudkan tertib pengolahan persediaan maka diperlukan adanya
penatausahaan yang baik terhadap barang persediaan tersebut yaitu meliputi
pemeriksaan dan penerimaan barang, penyimpanan persediaan, pengamanan dan
pemeliharaan, pendistribusian, inventarisasi, penilaian, dan penghapusan. Berikut
disampaikan laporan bulanan barang persediaan periode Januari 2021.

2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penyusunan laporan ini dibuat adalah meningkatkan kemampuan
petugas dalam mengelola persediaan, meningkatkan tertib administrasi dan operasional
dalam penatausahaan persediaan dan mencegah terjadinya penyimpangan dalam
penatausahaan persediaan. Sedang tujuannya sebagai bahan acuan untuk pembelian
(transaksi masuk) barang persediaan di periode berikutnya.

3. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup laporan ini meliputi semua tranksaksi atas barang persediaan baik
barang masuk dan permintaan barang keluar selama periode Januari 2021.

B. Dasar Pelaksanaan
Nota Dinas dari Kepala Subbagian Umum pada Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Riau
Nomor ND-82/PW04/1/2021 tanggal 28 Januari 2021.
ANNISA LARASATI 044440188

C. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
Transaksi atas barang persediaan diinput di aplikasi SIMAK Persediaan setiap hari dan
di akhir bulan dilakukan opname fisik terhadap barang persediaan tersebut.
2. Metode Pelaksanaan
a. Koordinasi antara pengelola barang persediaan dengan Petugas barang persediaan
dan perawat serta dokter.
b. Lalu menginput barang persediaan masuk dan keluar ke aplikasi SIMAK Persediaan
berdasarkan data dari kartu gudang yang sudah di catat oleh petugas barang
persediaan
c. Stok opname bersama antara pengelola barang dan petugas barang persediaan
untuk menguji kesesuaian antara pembukuan persediaan dengan kuantitas dan
kualitas fisik yang dilaksanakan dalam rangka akuntabilitas penatausahaan
persediaan.
D. Hasil Pelaksanaan
Hasil dari pelaksanaan opname fisik barang persediaan sampai dengan periode Januari
2021 dan rekap persediaan masuk dan keluar terlampir.

Rincian Barang Masuk (Pembelian) yaitu:

No Akun Rupiah

1. 521811 (ATK) 6.303.000,00

2. 521832 (Obat) 140.000,00

Total 6.443.000,00

Rincian Mutasi Kurang (Pemakaian) yaitu:

No Uraian Rupiah

1. Barang Konsumsi 19.861.180,00

2. Barang Pemeliharaan 3.150.950,00

3. Persediaan Lainnya 33.883.366

E. Penutup
Demikian Laporan Bulanan Barang Persediaan Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Riau
periode bulan Januari 2021 disusun dalam rangka meningkatkan tertib administrasi dan
operasional dalam penatausahaan persediaan dan mencegah terjadinya penyimpangan
dalam penatausahaan persediaan

Pekanbaru, Januari 2021

Disusun Oleh

Nama
NIP
ANNISA LARASATI 044440188

2. Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Oleh sebab itu,
setiap organisasi mengatur dan memelihara arsip dengan sebaik mungkin agar memudahkan
dalam penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat ini
merupakan hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi mapun untuk
membutuhkan tugas pimpinan. Pemberkasan arsip adalah penempatan naskah dalam suatu
himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau
kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Pemberkasan arsip dilakukan untuk memudahkan
dalam penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat sehingga perlu dikelola dengan baik.
Adapun prosedur dalam pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, yaitu:
a. Pemeriksaan berkas. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan baha setiap arsip yang
akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah
diregistrasi dan didistribusikan atau siap untuk disimpan
b. Menentukan indeks. Menentukan kata tangkap dengan membaca isi informasi arsip untuk
menentukan indeks atau judul berkas. Indeks dapat berupa nama orang, nama
lembaga/organisasi, subjek (masalah), kurun waktu.
c. Menentukan kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan dan transaksi
yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode klasifikasi
d. Pembuatan tunjuk silang, digunakan apabila:
- Arsip memiliki informasi dari satu pelaksanaan fungsi
- Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda media
seperti: peta, CD, foto, dan media lain
- Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga
e. Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas menggunakan kertas
label yang dilekatkan pada tab folder
f. Daftar arsip aktif meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas
Daftar berkas berisi unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi arsip, uraian informasi
arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
Sedangkan daftar isi berkas berisi unit pengolah, nomor berkas, nomor item berkas, kode
klasifikasi, tanggal, jumlah, keterangan.

Berikut contoh pemberkasan arsip, yaitu:

- Surat yang mau disimpan digabungkan menjadi satu berkas yang disertai dengan nomor
urut pada fisik surat
- Menentukan indeks, seperti SOP Pengolahan Arsip Aktif, SOP Pengolahan Arsip Inaktif,
SOP Pemindahan Arsip Inaktif
- Kodenya:
Primer : HK. Hukum
Sekunder : HK.01 Produk Hukum
Tersier : HK.01.00 Standar Operating Procedur (SOP)
Indeksnya : SOP Pengolahan Arsip Aktif
- Pelabelan dengan penulisan indeks dan kode klasifikasi pada tab folder
- Paling depan diberi sekat kelompok primer, yang berisikan pokok masalah, biasanya
sekat primer bewarna putih. Contohnya HK. Hukum
- Dibelakangnya diberi sekat kelompok sekunder, yang berisikan sub masalah, biasanya
sekat sekuner bewarna hijau. Contohnya HK.01 Produk Hukum
- Dibelakangnya diberi sekat kelompok tersier, yang berisikan sub-sub masalah, biasanya
sekat tersier berwarna merah. Contohnya HK.01.00 Standar Operating Procedur (SOP)
- Dibelakangnya diberi folder menggunakan map gantung. Contohnya SOP Pengolahan
Arsip Aktif, SOP Pengolahan Arsip Inaktif, SOP Pemindahan Arsip Inaktif
- Setelah arsip yang telah selesai dilakukan pengolahan disimpan pada filling cabinet
- Setiap filling cabinet dan lacinya diberi nama. Contohnya FC 1 LC 1
ANNISA LARASATI 044440188

3. Contoh kasus penanganan efisiensi pekerjaan kantor, yaitu pada penelitian Efisiensi
Administrasi Perkantoran di Kantor Camat Malalayang Kota Manado. Pada contoh ini saya
hanya mencantumkan bagian kesimpulan, selengkapnya terdapat pada link berikut
file:///C:/Users/ASUS/Downloads/14310-28578-1-SM.pdf
Berdasarkan hasil penelitian ini, ditarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Efisiensi administrasi perkantoran di Kantor Camat Malalayang Kota Manado secara
umum sudah baik, namun belum maksimal dilihat dari realisasi capaian realisasi
anggaran, pemanfaatan potensi SDM pegawai sesuai kompetensi, penggunaan
sarana/prasarana dan peralatan serta fasilitas pendukung, dan mekanisme dan prosedur
penyelenggaraan pekerjaan perkantoran.
b. Program dan kegiatan pekerjaan/pelayanan administrasi perkantoran yang sudah
ditetapkan dalam perencanaan kerja/kinerja pemerintah Kecamatan Malalayang pada
setiap tahun anggaran secara umum dapat dilaksanakan dan mencapai realisasi hasil yang
baik/memuaskan, namun belum maksimal. Ini artinya bahwa penggunaan sumber-sumber
kerja dalam pelaksanaan pekerjaan/pelayanan administrasi perkantoran di Kantor Camat
Malalayang dapat memberikan hasil kerja yang baik/memuaskan

https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA%20PEMELIHARAAN%20ARSIP%20DINAMIS%20(
PENGUNDANGAN).pdf
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/anri-cara-pemberkasan-arsip/
file:///C:/Users/ASUS/Downloads/14310-28578-1-SM.pdf