TUGAS 2

ADMINISTRASI PERKANTORAN/ADPU4331

NAMA MAHASISWA/NIM : RANTI NINGSIH/044206865

JURUSAN/SEMESTER : ILMU ADMINISTRASI NEGARA/3

UPBJJ : KANTOR UT PANGKAL PINANG

1.) Salah satu tugas pemimpin adalah mempengaruhi seluruh anggota organisasi agar bersedia
berbuat/berperilaku yang mengarah pada tercapainya tujuan organisasi.

Tugas anda adalah mencari kemampuan apa sajakah yang perlu dimiliki oleh seorang pemimpin
yang dapat mempengaruhi bawahan, dan mengkaji bagaimana kemampuan-kemampuan
tersebut dalam perspektif Revolusi Industri 4.0 atau terakhir.

Jawaban :

Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban mempengaruhi orang-orang yang

berada di bawahnya agar mereka tetap melaksanakan tugas dengan baik, memiliki dedikasi terhadap
organisasi, dan tetap merasa berkewajiban untuk mencapai tujuan organisasi. Dari uraian tersebut,
bahwa keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh keberhasilannya dalam mempengaruhi orang-
orang bawahannya. Keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh efektifitas kepemimpinan. Oleh
karena itu kepemimpinan dapat dikatakan merupakan inti dari manajemen, setiap orang yang
melaksanakan fungsi manajemen memiliki dan melaksanakan kepemimpinan dengan baik.

Adapun Kemampuan yang harus dimiliki seorang pemimpin untuk mempengaruhi bawahan antara
lain :

1. Kemampuan Komunikasi

Memiliki kemampuan komunikasi yang efektif tanpa perlu dipertanyakan lagi adalah hal yang
harus betul-betul anda asah dan untungnya kemampuan ini bisa anda pelajari. Pemimpin yang
mampu mengkomunikasikan pikiran,perasaan,ide, perhatian dan keinginannya akan lebih mampu
menghindari konflik, bernegosiasi dan berkolaborasi dengan level yang tinggi.

2. Kemampuan Membina dan Mengarahkan

 Jika suatu organisasi ingin berprestasi harus tahu caranya membina dan mengarahkan dengan
baik. Sayangnya,menurut suatu penelitian banyak sekali organisasi yang tidak memperhatikan
pembinaan dan pelatihan yang baik dalam proses manajemen kinerja mereka, organisasi yang
berprestasi ternyata memiliki kemampuan pembinaan dan pelatihan yang baik bagi karyawannya.

3. Peka Terhadap Kebutuhan Sekitar

Pemimpin terbaik adalah pemimpin yang bekerja tanpa mengorbankan orang disekitarnya.
Mereka mampu menyeimbangkan hasil dan produktivitasnya dengan memahami kebutuhan timnya.
Ini adalah cara terbaik dalam gaya manajemen transaksional. Pemimpin seperti ini fokus pada ide dan
pendapat personal setiap karyawan. Mereka mendorong pengembangan dan campur tangan
karyawan dalam pengambilan keputusan.

4. Positif Mindset

Tidak ada karyawan yang senang dengan pemimpin yang pesimistis. Pemimpin yang bahagia
dan berjiwa optimisme bisa membawa pengaruh baik. Penelitian otak Dr. Wataru Soto dari Kyoto
University mengatakan, jika anda memiliki perilaku positif (seperti bermeditasi), anda akan membuat
preceneus (bagian dari otak anda) berfungsi dengan baik.

Kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk menghadapi Revolusi Industri 4.0

a.Pemecahan Masalah Kompleks

Pemecahan masalah kompleks disini merupakan kemampuan penyelesaian masalah kompleks dengan
dimulai dari melihat, menentukan elemen utama masalah, berbagai kemungkinan sebagai solusi,
melakukan aksi/tindakan untuk menyelesaikan masalah, serta mencari pelajaran untuk
menyelesaikan masalah.

b.Berpikir Kritis

Berpikir kritis atau kemampuan berpikir kritis adalah kemampuan untuk berpikir masuk akal, kognitif
dan membentuk strategi yang akan meningkatkan kemungkinan hasil yang diharapkan. Berpikir kritis
juga bisa disebut berpikir dengan tujuan yang jelas, beralasan, dan berorientasi pada sasaran.

c.Kreativitas
Kreativitas adalah kemampuan dan kemamuan untuk terus berkarya, menemukan sesuatu yang unik
serta bermanfaat dan lingkungan. Kreativitas disini juga diartikan mengembangkan sesuatu yang
sudah ada sehingga dapat menjadi lebih baik.

d. People Management

People management adalah kemampuan untuk mengatur, memimpin dan memanfaatkan sumber
daya manusia secara tepat sasaran dan efektif.

e.Koordinasi dengan kemampuan lain untuk bekerja sama tim atau bekerja dengan orang lain yang
berasal dari luar tim.

f.Kecerdasan Emosi

Kecerdasan emosi atau kecerdasan emosional adalah kemampuan seseorang untuk mengatur,
menilai, menerima, serta mengontrol dirinya dan orang lain di sekitarnya.

g. Pertimbangan dan Pengambilan Keputusan

Pertimbangan dan pengambilan keputusan adalah kemampuan untuk menarik kesimpulan atas
situasi yang dihadapi serta kemampuan untuk mengambil keputusan dalam kondisi apapun, termasuk
saat berada di bawah tekanan.

h.Orientasi Layanan

Orientasi layanan adalah keinginan untuk membantu dan melayani orang lain sebaik mungkin untuk
memenuhi kebutuhan mereka. Dengan memiliki orientasi pelayanan, kita akan selalu memberikan
yang terbaik pada pelanggan tanpa mengharapkan kepuasan semata.

i.Negosiasi Kemampuan berbicara, bernegosiasi, dan berharap orang dalam aspek pekerjaan. Tidak
semua orang secara alami memiliki kemampuan untuk menghasilkan hasil yang diharapkan, namun
hal ini dapat dikuasai dengan banyak latihan dan pembiasaan diri.

j.Fleksibilitas Kognitif

Fleksibilitas kognitif atau fleksibilitas kognitif adalah kemampuan untuk menyusun secara spontan
suatu pengetahuan, dalam banyak cara, dalam memberi respons penyesuaikan diri untuk secara
radikal mengubah situasional.
 2.) Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) berlangsung sangat cepat dan berpengaruh
terhadap semua aktifitas kantor. Salah satu pengaruh terhadap pekerjaan kantor adalah pembuatan
formulir berbasis elektronik. Tugas Anda adalah membuat sebuah formulir berbasis komputer dengan
menggunakan salah satu perangkat google.drive. Formulir yang dibuat adalah yang biasa digunakan
dalam aktivitas kantor.

Jawaban :

https://forms.gle/P29p6uC5pRGWJ9YJ6

3.)Setiap organisasi harus memiliki pedoman dalam membuat surat atau yang disebut Tata Naskah
Dinas.. Salah satu fungsi pedoman ini adalah untuk mengetahui asli tidaknya surat yang dibuat

Tugas Anda adalah membuat pedoman pembuatan surat atau Tata Naskah Dinas.

Jawaban :

Pedoman Tata Naskah Dinas sebagai acuan dalam pengelolaan tata naskah dinas BPKP, sehingga lebih
berdaya guna dan berhasil guna, seragam, serta terpadu dengan instansi pemerintah lainnya.
Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan:

a. Menciptakan komunikasi yang berdaya guna dan berhasil guna dalam pemerintahan umum dan
pembangunan.

b. Mencapai keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas antar instansi pemerintah.

c. Mewujudkan tata kearsipan yang meningkatkan berdaya guna dan berhasil guna. Surat Dinas
adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, dan penyampaian
naskah dinas atau barang-barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.

- Jenis Jenis Surat Dinas dan Prosedur Pengurusan Surat Dinas

A. Jenis Surat Dinas

1.Surat dinas lingkup ekstern adalah surat dinas yang dibuat dan ditujukan kepada pihak luar instansi,
atau di luar unit organisasi, atau di luar lokasi kantor.

• Bentuk Surat Dinas yang digunakan adalah bentuk setengah rata (semi block form), yaitu pada baris
pertama setiap paragraf masuk ke dalam kurang lebih lima spasi huruf.

b. Bagian Surat Dinas

Bagian-bagian surat terdiri atas:

1) Kepala Surat; terdiri atas:

a) Logo BPKP;

b) Nama “BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN”;

c) Nama unit organisasi Eselon I atau Eselon II;

d) Alamat unit organisasi; dan

e) Garis penutup; menggunakan garis tebal.

2) Pembuka Surat; terdiri atas:

a) Nomor;

b) Sifat;

c) Lampiran;

d) Hal;

e) Tanggal; dan

f) Alamat tujuan surat.

3) Isi Surat; terdiri atas:

a) Kalimat pendahuluan;

b) Kalimat isi surat (materi surat); dan

c) Kalimat penutup.

4) Kaki Surat; terdiri atas:

a) Nama jabatan penanda tangan surat;

b) Tanda tangan;

c) Nama penanda tangan surat;

d) NPWP;

e) Cap dinas; dan

f) Tembusan, jika ada.

c. Susunan Surat Dinas

1) Kepala Surat Secara garis besar kepala surat ada dua macam, yaitu :

a) Kepala surat untuk Kepala BPKP, Kepala surat untuk surat yang ditandatangani sendiri oleh Kepala
BPKP terdiri atas:

(1) Logo BPKP berwarna; diletakkan secara simetris di tengah halaman kertas surat baris pertama.

(2) Nama instansi “BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN”; ditulis dengan huruf
kapital (font arial 13-bold) dan diletakkan secara simetris secara berurutan menurut bariskedua.

(3) Alamat kantor; tidak perlu dicantumkan.

(4) Garis Penutup; menggunakan garis tebal.

b) Kepala surat untuk pejabat Eselon I (Sekretaris Utama dan Deputi Kepala BPKP) dan pejabat Eselon
II Kepala surat untuk surat yang ditandatangani sendiri oleh Sekretaris Utama, Deputi Kepala BPKP,
atau Pejabat Eselon II, maupun atas nama (an) Kepala BPKP, pejabat Eselon I, atau pejabat Eselon II
tersebut terdiri atas:

(1) Logo BPKP; dapat berwarna atau warna hitam putih, diletakkan di sebelah kiri atas.

(2) Nama instansi “BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN”;