Selamat berjumpa di diskusi ke-4, sebelum memberikan pendapat diharapkan Anda

sudah membaca dan meengkaji Modul ADPU4331 Administrasi Perkantoran, Edisi 2

khususnya Modul 5 dan 6, agar bisa memberikan komentar yang berkualitas. Materi
diskusi pada inisiasi ke-4 ini adalah:

1. Saat ini desain formulir tidak hanya bisa dilakukan secara manual dalam
pengisiannya, tetapi dapat diisi berbasis elektronik.Silakan Anda kemukakan
pernyataan tersebut apakah kelebihan kekurangannya, khususnya terkait
formulir sebagai bukti autentifikasi!
2. Setiap pembuatan surat dalam kegiatan korespondesi harus berdasarkan pada
Tata Naskah Dinas yang berlaku pada organisasi tersebut. Silakan Anda
kemukakan alasan kenapa hal tersebut perlu dilakukan! 

Selamat Berdiskusi!

Jawab :

1. Formulir merupakan dokumen untuk menangkap atau mencatat/merekam data transaksi juga
sebagai alat penetapan tanggungjawab dan permintaan/perintah untuk dilakukannya suatu
kegiatan. Formulir terdiri dari dua macam yaitu formulir manual dan formulir berbasis
elektronik. formulir manual menupakan secarik kertas (phisik) yang memiliki ruang-ruang
untuk diisi untuk menangkap data. Sedangkan formulir berbasis elektronik merupakan ruang
yang ditayangkan dalam layar monitor komputer yang digunakan untuk menangkap data,
cirinya: tidak pernah kehabisan formulir, selalu up to date, effisien, terhindar dari kesalahan
(mengisian atau penggunaan). Formulir dibutuhkan untuk adanya penetapan tanggungjawab,
adanya suatu kegiatan atau transaksi yang perlu dicatat, adanya data yang harus dicatat
berulang kali oleh beberapa fungsi, sehingga kemungkinan terjadi kesalahan, adanya
informasi yang saling berhubungan antara orang atau unit yang ada dalam organisasi.  
Kekurangan dan kelebihan dari formulir manual dan formulir elektronik. Kekurangan dan
kelebihan dari formulir manual :  Masalah penyimpanan : menyimpan begitu banyak formulir
kertas bisa jadi sulit karena ruang penyimpanan yang terbatas sehingga penyimpanan kertas
menjadi semakin tidak diinginkan,  Rawan kerusakan fisik : tidak ada yang menyangkal
bahwa kertas adalah salah satu media yang paling rapuh dalam hal menulis sesuatu,
Ketidakefisienan dalam transmisi dan tranfer : meskipun formulir kertas mudah untuk
disimpan namun kelemahan kertas ini adalah proses membawa dan memasukkan data akan
membutuhkan waktu lebih lama, Masalah keamanan : tidak seperti formulir elektronik, orang
tidak dapat dengan aman mengenkripsikan formulir kertas dengan cara apapun karena orang
dapat dengan mudah menyeludupkan data sensitif dari data-data tersebut, formulir kertas
menghabiskan biaya lebih rendah. Kekurangan dan kelebihan formulir berbasis elektronik :
akurat, data yang konsisten yang meminimalkan kesalahan pengisian, Menghemat biaya :
formulir elektronik lebih mudah disimpan, lebih mudah dicari, dan lebih murah untuk
 dipindahkan, Keamanan lebih terjamin karena kontrol yang ketat atas siapa saja yang dapat
mengakses formulir tersebut, Mudah untuk pembaharuan karena pembaharuan terjadi secara
otomatis saat pengguna membuka formulir, namun kekurangan formulir elektronik adalah
tidak semua orang bisa mengakses formulir digital karena sesungguhnya masyarakat
Indonesia masih banyak yang belum bisa memakai teknologi zaman sekarang seperti
orang=orang yang sudah usia lanjut dan masih terdapat data yang kurang akurat dikarenakan
formulir ini diisi berdasarkan pengisian langsung user tanpa ada wawancara secara langsung
untuk mengisi formulir dan bisa terdapat kerangkapan data akibat system.
2. Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi yang menggunakan surat sebagai alat.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditunjukkan
kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.Standar tata naskah dinas diperlukan bertujuan
untuk keseragaman dalam pembuatan surat.Standarnya berupa pedoman teknis yang
diberlakukan pada organisasi, untuk kelancaran komunikasi dan memudahkan dalam
pengendalian pelaksanaannya. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum
meliputi, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas,penggunaan lambang
negara, logo dan cap dinas,penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan
naskah dinas korespondensi ,kewenangan,perubahan,pencabutan, pembatalan produk hukum,
dan ralat.jika dalam pembuatan surat tidak sesuai syarat tata naskah dinas maka penggunaan
bentuk surat kurang tepat,pemakaian kalimat yang tidak lengkap,berbelit-belit, pemakaian
huruf besar dan kecil yang salah, penulisan kata yang salah,susunan isi surat tidak
sistematis,pelimpahan wewenang penandatanganan surat, jenis dan ukuran kertas tidak
seragam.Pembuatan surat dalam kegiatan korespondensi harus berdasarkan pada Tata Naskah
Dinas yang berlaku pada organisasi tersebut agar terjadi peningkatan efisiensi dan sebagai
perwujudan tertib administrasi penyelenggaraan kedinasan/pemerintahan dan pembangunan,
serta peningkatan pelayanan publik sehingga dapat terjadi pula keseragaman antara
organisasi/dinas di pusat dan di daerah sehingga komunikasi tulis dapat berjalan secara
lancar.

Sumber :
https://mempelajari.com/kelebihan-dan-kekurangan-formulir-elektronik
https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/MATERI-5.pdf
BMP ADPU 4331 Administrasi Perkantoran Modul 5 dan 6
https://manajemenkeuangan.net/komputerisasi-akuntansi/