TUGAS TUTORAL 3

ADMINISTRASI PERKANTORAN

NAMA : Dwi lukitowati

NIM : 043822813

PRODI : Ilmu Administrasi Negara

LATIHAN SOAL !

1. Laporan adalah salah satu sarana untuk menyampaikan informasi, yang

memberikan gambaran tentang apa, dimana, dan siapa yang bertanggung
jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. Oleh karena itu laporan harus
dibuat sebaik mungkin, baik dalam penampilan fisiknya maupun kelengkapan
informasinya.

Tugas Anda adalah membuat contoh laporan hasil kegiatan/pekerjaan kantor

yang ada di lembaga pemerintah/swasta dan lainnya.!

2. Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2019 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Oleh
karena itu sebagai sebuah rekaman kejadian atau peristiwa, arsip harus ditata
dengan pemberkasan yang tepat.

Tugas Anda adalah menjelaskan dan menunjukkan contoh pemberkasan

arsip yang tepat !

3. Salah satu masalah yang dihadapi oleh organisasi adalah efisiensi kerja. Oleh karena
itu setiap aktivitas kerja perlu direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan secara
baik.

Tugas Anda adalah menunjukkan contoh kasus penanganan efisiensi pekerjaan

kantor.!
JAWABAN SOAL !

1.  Contoh Laporan Hasil Kegiatan Pelatihan

Laporan Kegiatan Pelatihan Pembasmian Hama Metode Alami

a. Latar Belakang

Kegiatan pertanian merupakan kunci ketahanan pangan di Indonesia.

Majunya sektor pertanian dipengaruhi proses persiapan dan produksi yang
maksimal. Di Kelurahan Karang, seluruh petani sudah menggunakan
metode modern untuk memaksimalkan hasil pertanian. Namun, adanya
hama wereng dan hama belalang membuat hasil panen menjadi menurun.
Selama ini petani menggunakan insektisida untuk membasmi hama
tersebut. Namun, penggunaan pestisida tidak efektif karena hama
belalang justru mengalami resistensi. Penggunaan insektisida yang terus-
menerus juga dapat berpengaruh pada kesehatan konsumen. Oleh karena
itu, diperlukan penanganan yang tepat terhadap hama agar tidak merusak
kualitas panen. Salah satu solusi yang ditawarkan adalah menggunakan
predator alami.

b. Tujuan

Membantu petani meningkatkan produksi hasil panen.

Mengurangi dampak negatif insektisida yang mungkin akan ditimbulkan.
Mengenalkan petani pada metode pembasmian hama terbaru.

c. Metode Pelatihan

Kegiatan pelatihan akan dilakukan dengan sistem tatap muka secara

langsung.
d. Waktu dan Tempat

Hari, Tanggal: Minggu, 06 september 2021

Tempat: Balai Desa Karang, Sleman.

e. Peserta Pelatihan

Pelatihan ini diikuti oleh kelompok tani Karang, Sleman. Sebanyak 40

kelompok tani (ketua, pengurus, anggota kelompok) mengikuti kegiatan
pelatihan. Dihadirkan narasumber dari Kantor Inovasi. Selain itu,
dihadirkan pula pegawai Dinas Pertanian Karang.

f. Materi Pelatihan

Materi pelatihan pembasmian hama metode alami mencakup penjelasan

tentang jenis-jenis hama. Dijelaskan pula dampak positif dan negatif
penggunaan predator alami untuk membasmi hama.

g. Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan sedikit tertunda karena narasumber terlambat hadir.

Selain itu, kegiatan praktik di lapangan juga tertunda karena cuaca kurang
mendukung. Secara umum peserta kelompok tani sudah mengetahui
seluk beluk predator alami untuk memangsa hama di ladang.

h. Penutupan

Acara pelatihan ini ditutup dengan pembagian buku pedoman

pemberantasan hama secara alami.
 i. Kesimpulan

Kegiatan pelatihan pembasmian hama sudah berjalan baik meskipun

terdapat kendala selama proses pelaksanaan.

2. Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan.
Oleh sebab itu, setiap organisasi mengatur dan memelihara arsip dengan
sebaik mungkin agar memudahkan dalam penemuan kembali arsip apabila
dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat ini merupakan hal yang
sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi mapun untuk
membutuhkan tugas pimpinan. Pemberkasan arsip adalah penempatan
naskah dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis
sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena
memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari
suatu unit kerja. Pemberkasan arsip dilakukan untuk memudahkan dalam
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat sehingga perlu dikelola
dengan baik. Adapun prosedur dalam pemberkasan dan penyimpanan arsip
aktif, yaitu:

Pemeriksaan berkas. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan baha setiap

arsip yang akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses
kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan atau siap untuk disimpan

Menentukan indeks. Menentukan kata tangkap dengan membaca isi

informasi arsip untuk menentukan indeks atau judul berkas. Indeks dapat
berupa nama orang, nama lembaga/organisasi, subjek (masalah), kurun
waktu.

Menentukan kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan dan

transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode klasifikasi
Pembuatan tunjuk silang, digunakan apabila:

Arsip memiliki informasi dari satu pelaksanaan fungsi

Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda

media seperti: peta, CD, foto, dan media lain

Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga

Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas

menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder

Daftar arsip aktif meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas

Daftar berkas berisi unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi arsip, uraian
informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.

Sedangkan daftar isi berkas berisi unit pengolah, nomor berkas, nomor item
berkas, kode klasifikasi, tanggal, jumlah, keterangan.

Berikut contoh pemberkasan arsip, yaitu:

Surat yang mau disimpan digabungkan menjadi satu berkas yang disertai
dengan nomor urut pada fisik surat

Menentukan indeks, seperti SOP Pengolahan Arsip Aktif, SOP Pengolahan

Arsip Inaktif, SOP Pemindahan Arsip Inaktif
Kodenya:

Primer: HK. Hukum

Sekunder : HK.01 Produk Hukum

Tersier : HK.01.00 Standar Operating Procedur (SOP)

Indeksnya : SOP Pengolahan Arsip Aktif

Pelabelan dengan penulisan indeks dan kode klasifikasi pada tab folder

Paling depan diberi sekat kelompok primer, yang berisikan pokok masalah,
biasanya sekat primer bewarna putih. Contohnya HK. Hukum

Dibelakangnya diberi sekat kelompok sekunder, yang berisikan sub masalah,

biasanya sekat sekuner bewarna hijau. Contohnya HK.01 Produk Hukum

Dibelakangnya diberi sekat kelompok tersier, yang berisikan sub-sub masalah,

biasanya sekat tersier berwarna merah. Contohnya HK.01.00 Standar
Operating Procedur (SOP)

Dibelakangnya diberi folder menggunakan map gantung. Contohnya SOP

Pengolahan Arsip Aktif, SOP Pengolahan Arsip Inaktif, SOP Pemindahan Arsip
Inaktif Setelah arsip yang telah selesai dilakukan pengolahan disimpan pada
filling cabinet Setiap filling cabinet dan lacinya diberi nama. Contohnya FC 1
LC
3. Contoh kasus penanganan efisiensi pekerjaan kantor, yaitu pada penelitian
Efisiensi Administrasi Perkantoran di Kantor Camat Malalayang Kota Manado.
Pada contoh ini saya hanya mencantumkan bagian kesimpulan, selengkapnya
terdapat pada link berikut file:///C:/Users/ASUS/Downloads/14310-28578-1-
SM.pdf

Berdasarkan hasil penelitian ini, ditarik kesimpulan sebagai berikut:

Efisiensi administrasi perkantoran di Kantor Camat Malalayang Kota Manado

secara umum sudah baik, namun belum maksimal dilihat dari realisasi
capaian realisasi anggaran, pemanfaatan potensi SDM pegawai sesuai
kompetensi, penggunaan sarana/prasarana dan peralatan serta fasilitas
pendukung, dan mekanisme dan prosedur penyelenggaraan pekerjaan
perkantoran.

Program dan kegiatan pekerjaan/pelayanan administrasi perkantoran yang

sudah ditetapkan dalam perencanaan kerja/kinerja pemerintah Kecamatan
Malalayang pada setiap tahun anggaran secara umum dapat dilaksanakan
dan mencapai realisasi hasil yang baik/memuaskan, namun belum maksimal.
Ini artinya bahwa penggunaan sumber-sumber kerja dalam pelaksanaan
pekerjaan/pelayanan administrasi perkantoran di Kantor Camat Malalayang
dapat memberikan hasil kerja yang baik/memuaskan

https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA%20PEMELIHARAAN%20ARSIP%20DI
NAMIS%20(PENGUNDANGAN).pdf

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/anri-cara-pemberkasan-arsip/

file:///C:/Users/ASUS/Downloads/14310-28578-1-SM.pd