Sesi 4

Sarana Temu Kembali Berbasis Teknologi Informasi

ASIP4407-Aspek dan Layanan Arsip
 
 
Endang Wahyulestari, SS.,M.Hum
mygayda@gmail.com
 Jenis sarana temu kembali arsip berbasis TI

Organisasi yang akan menerapkan sarana temu kembali berbasis

teknologi informasi harus mempersiapkan pengelolaan arsip berbasis
tekstual secara benar dan konsisten
Beberapa aplikasi kearsipan :
ICA AtoM : aplikasi untuk pengelolaan arsip di unit kearsipan (arsip
in aktif) dan lembaga kearsipan (arsip statis)
SIKS : aplikasi arsip statis yang dikembangkan oleh ANRI
SIKD : aplikasi arsip dinamis untuk unit pengelola dan unit kearsipan
yang dikembangkan oleh ANRI

Bahan bacaan : Buku Materi Pokok ASIP4407-Akses dan Layanan Arsip Modul 3, KB 3
 ICA AtoM
• ICA AtoM adalah software database kearsipan yang dikembangkan oleh
International Council of Archive atau ICA yang merupakan dewan internasional
untuk arsiparis dunia. AtoM akronim dari Access to Memory.
• Merupakan aplikasi berbasis jaringan (web-based).
• Kelebihannya : aplikasi open source, setiap orang atau institusi bebas
mengunduh dan menggunakannya; bisa membuat pendeskripsian arsip dalam
berbagai bahasa; sebagai sarana temu kembali ICA AtoM menyediakan menu
untuk pencarian arsip yang diinginkan dan fitur pencarian lainnya misal
pencarian berdasarkan kurun waktu; bisa menyediakan informasi deskripsi
arsip secara utuh dan rinci termasuk elemen pencipta, fungsi & kegiatan arsip
dan repositori arsip; bisa menampilkan obyek arsip digital.
• Seluruh arsip yang masuk aplikasi ini menggunakan standar pendiskripsian
internasional seperti International Standart Archival Description, International
Standart Archival Authority Record, International Standart fo Description of
Functions.
• Alamat aplikasi versi demo : http://ica-atom.org
 SIKS – Sistem Informasi Kearsipan Statis

• SIKS adalah aplikasi generic yang dipergunakan untuk menangani

pengelolaan arsip statis berbasis teknologi informasi, yang
dikembangkan oleh Arsip Narional RI / ANRI
• Aplikasi ini dikembangkan untuk digunakan di lingkungan ANRI maupun
lembaga kearsipan daerah, dan lembaga arsip lain seperti pusat arsip
perguruan tinggi
• Aplikasi ini berbasis web dan berjalan di sistem operasi windows
• Ada 2 fitur untuk sarana temu kembali :
1. fitur pencarian untuk arsiparis pengelola di lembaga arsip yaitu fitur pencarian
lokasi arsip yang ada di Modul Penyimpanan Arsip
2. Fitur pencarian untuk pengguna yang ada di Modul Layanan Publik, dan dapat
diakses melalui halaman web berisi informasi mengenai arsip-arsip statis yang
menjadi bagian koleksi lembaga kearsipan
• Cara memperoleh aplikasi SIKS : institusi mengajukan permintaan
kepada Direktur Kearsipan Pusat di ANRI Jakarta.
 SIKD – Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
• Aplikasi ini dirancang untuk pengelolaan arsip dinamis di lingkungan ANRI
RI, dan instansi lain terutama lembaga negara atau lembaga yang dibiayai
oleh negara
• Aplikasi berbasis web, multi users, dan berjalan di sistem operasi windows
• Untuk sarana temu kembali, SIKD dilengkapi dengan ANRI Engine yang
berfungsi sebagai mesin pencarian untuk menemukan data arsip (tgl
registrasi, peregistrasi arsip, jenis arsip, tingkat perkembangan, tanggal
arsip, nomor arsip, hal, dll. Bisa juga pencarian berdasarkan isi/konten
arsip yang dilihat dari file digital yang disimpan.
• SIKD membagi fitur penggunaan untuk menjamin akses dan keamanan
arsip yang disimpan dan masih memiliki nilai guna langsung bagi
organisasi. Ada 3 fitur berdasarkan tingkat akses (Administrator Pusat,
Administrator Unit dan Pengguna)
• Software open source, dengan mengajukan permintaan ke ANRI
TERIMAKASIH