1.

Asas-asas manajemen
2. Hubungan masyarakat

Seperti yang diuraikan oleh Grunig dan Hunt (1984), terdapat lima tujuan aktivitas PR yaitu,

- Komunikasi
- Menerima pesan
- Penerimaan kognisi
- Pembentukan atau perubahan sikap
- Perilaku terbuka.
Dari kelima tersebut diatas, untuk mencapai suatu komunikasi yang efektif, dibutuhkan teknik –
teknik penyampaian seperti teknik komunikasi lisan, komunikasi tulis (cetak), dan komunikasi
audiovisual .
Menurut pendapat saya, dari ketiga teknik komunikasi diatas memiliki kelebihan dan kelemahan
masing-masing. Jika diliat dari efisien penggunaan teknik komunikasi, tentunya di era
perkembangan saat ini teknik komunikasi audiovisual dan nirkabel yang banyak digunakan.
Dengan adanya Teknologi internet sungguh sangat menguntungkan para praktisi humas.
Teknologi berperan sebagai alat bantu yang mempermudah pekerjaan praktisi humas,
khususnya dalam rangka menyampaikan pesan-pesan organisasi kepada publik-publiknya.
Namun tetap saja untuk mencapai suatu komunikasi yang efisien, Praktisi humas harus bisa
mengkombinasi dari ketiga teknik tersebut diatas.
3. Manajemen rekod aktif
Kegiatan pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan melalui beberapa
tahapan. Mari kita diskusikan apa saja tahapan pemeliharaan arsip
dinamis itu

Pemeliharaan terhadap arsip dinamis dapat dilakukan melalui kegiatan :

a. Pemberkasan arsip aktif, pemberkasan ini dilakukan terhadapa arsip yang
dibuat dan diterima dan dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip yang
melalui prosedur pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk
silang, pelabelan dan penyusutan arsip aktif. Pemberkasan ini menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip.
b. Penataan arsip aktif, dilakukan untuk menjaga arsip dapat melekat pada
konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu pencipta arsip, dan tidak
dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta lain.
c. Penyimpanan arsip, penyimpanan ini dilakukan terhadap arsip aktif yang
sudah di daftar dalam daftar Arsip Aktif.
d. Alih media arsip, dilaksanakan dalm bentuk atau media apapun sesuai
dnegan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan
perundang-undangan
 Sumber :
BMP ASIP4318, Manjemen Rekod Aktif

4. Otomasi dalam kearsipan

Jelaskan dengan singkat 8 tahapan perancangan dan implementasi sistem

pengelolaan arsip suatu organisasi

Menurut Anda seberapa pentingkah aplikasi pengelolaan arsip bagi suatu

organisasi?

Adapun tahap-tahap dalam perancangan dan implementasi sistem pengelolaan arsip yakni
:
1. Tahap A, melakukan investigasi awal. Menghimpun, mengindentifikasi, serta
mendokumentasikan faktor-fakto penting yang berkaitan dengan manajemen arsip.
2. Tahap B, menganalisis aktivitas bisnis. Mengindentifikasi dan mendokumentasikan
alur proses setiap fungsi, aktivitas, dan transaksi bisnis.
3. Tahap C, mengindentifikasi ketentuan-ketentuan untuk arsip. Ketentuan-ketentuan
tersebut dapat diperoleh dari hasil analisah lingkungan peraturan yang dimiliki
organisasi dari suatu penilaian resiko kegagalan. Yang kemudian dari setiap
ketentuan dapat dipenuhi melalui proses manajemen arsip, mengartiklasikan dan
mendokumentasikan nya.
4. Tahap D, menilai sistem yang ada. Mengindentifikasi dan menganalis sistem
pengelolaan arsip yang ada dan sistem informasi lainnya untuk mengukur
performanya terhadap ketentuan arsip.
5. Tahap E, mengindentifkasi strategi-strategi untuk memenuhi ketentuan arsip. Hal
tesebut mencakup pengadopsian kebijaksanaan, standar, prosedur, dan praktik,
perancangan sistem baru dan pengimplementasian sistem melalui cara yang dapat
memenuhi ketentuan arsip. Strategi yang dipilih harus atas dasar tingkat risiko.
6. Tahap F, merancang suatu sistem pengelolaan arsip. Menjamin bahwa suatu sistem
pengelolaan arsip tersebut mendukung, dan tidak mengganggu proses bisnis, menilai
dan jika perlu merancang ulangproses bisnis, bisnis operasional dan sistem
komunikasi untuk disatukan dalam manajemen arsip.
7. Tahap G, mengimplementasikan sebuah sistem pengelolaan arsip. Dilaksanakan
secara sistematis dengan menggunakan rencana proyek danmetologi yang ssuai
dengan situasi dan pandangan untuk menyatukan operasi dari sistem pengelolaan
arsip dengan proses bisnis dan sistem yang berkaitan.
8. Tahap H, melakukan peninjauan ulang pasca-implementasi. Hal ini dapat
dilaksanakan dengan wawancara para anggota manajemen dan pegawai kunci,
menggunakan kuisioner, mengamati operasi sitem, memeriksa manual, serta
melakukan pemeriksaan secara random terhadap kualitas arsip. Peninjauan ulang dan
 penilaian informasi sistem, memprakarsai dan memonitor serta membuat sistem yang
berkelanjutan.

Seberapa pentingkah aplikasi pengelolaan arsip bagi suatu organisasi?

Menurut pendapat saya, sangat penting kaitannya dengan manfaat yang diberikan dari
aplikasi itu sendiri, Aplikasi Arsip merupakan sistem untuk manajemen arsip
elektronik secara lebih tersentralisasi, digital, sistematis, aman, dan terstruktur.
Dengan menggunakan metode ini dapat mempermudah perusahaan untuk
menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien. Seiring dengan kemajuan
zaman saat ini, teknologi digital sudah banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan
dari berbagai bidang. Salah satunya adalah dengan adanya Aplikasi pengelolaan
Arsip. Berikut manfaat dari aplikasi pengelolaan arsip :

 Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien,
sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
 Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing
masing setiap divisi.
 Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
 Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
 Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
 Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
 Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
 Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami
perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan
perubahan pada arsip tersebut.
 Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
 Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama
melakukan penyusunan dokumen.

5. Pengantar kearsipan

Administrasi Arsip dan Akuisis”. Adapun yang akan didiskusikan adalah :

Pengadministrasian terhadap arsip merupakan tugas dari arsiparis sejak

penerimaan hingga pemusnahan. Diskusikan langkah-langkah apa saja yang
harus dilakukan arsiparis agar hanya arsip-arsip yang memiliki fungsi permanen
yang disimpan di pusat arsip.

Langkah - langkah yang harus dilakukan oleh arsiparis agar hanya arsip-arsip yang memiliki
fungsi permanen yang disimpan di pusat arsip disesuaikan dengan jadwal retensi rekod. Langkah
pertama sebelum menentukan arsip mana yang perlu disimpan permanen arsiparis harus cermat
dalam mengenali arsip rekod yang memiliki nilai historis. Adapun yang bisa dilakukan dalam
mengenali nilai historis dari suatu arsip yakni, arsiparis harus mengenali rekod yang merekam
program, garis haluan atau kebijakan, serta proses pengambilan keputusan. Langkah kedua
dalam penentuan penyimpanan arsip yakni,

1. Menggunakan prinsip provenans atau original order.

Apabila depo arsip menyusun berdasarkan prinsip provenans, mungkin ada lebih
dari satu seri rekod yang terkelompok menjadi satu. Namun apabila menggunakan
prinsip original order, seri rekod sering kali terpisah.

2. Menyusun tranfer setiap rekod ke depo arsip menjadi arsip, kemudian apabila
diterima, membuat catatan tentang tumpang tindih tersebut dalam sebuah catatan
isi atau daftar isi.

6. Pengelolaan arsip vital

Silakan Anda mencari salah satu organisasi atau perusahaan atau lewat internet
untuk mengetahui bentuk-bentuk perlindungan yang dilakukan terhadap arsip
vital elektronik. Kemudian bandingkan dengan apa yang Anda peroleh dengan
apa yang telah Anda baca pada materi pokok bahasan ini.
Adapun proteksi terhadap arsip elektronik berdasarkan BMP ASIP4324 yakni:
1. Metode Rekaman Data, metode ini mengharuskan setiap arsip vital eletronik direkam
pada beberapa media tertentu dan dilakukan secara periodik mengingat sarana apapun
yang digunakan untuk merekam data elektronik itu tidak terlalu lama, bahkan menurut
National Bureau of Standar media lain hanya mampu menyimpan secara berkualitas tidak
lebih dari 7 tahun.

2. Microforms sebagai Sumber Cadangan (Back-up Source), peng- gunaan microform

mempunyai beberapa keuntungan sebagai ca- dangan back-up data arsip vital elektronik.
Microform merupakan salah satu media terbaik untuk menyimpan data vital yang meng-
utamakan masa simpan arsip yang lebih lama maupun ruang penyim- panan yang
terbatas.

3. Perlindungan File-File EDP, perlin- dungan file-file EDP sangat berhu- bungan dengan
lokasi dari computer. Penempatan komputer yang menyim- pan file-file EDP harus bebas
dari ancaman kerusakan arsip yang secara fisik menimpa komputer, baik itu bahaya dan
ancaman api dan air.

Setelah melakukan beberpa pencarian di internet , adapun Proteksi Arsip Vital Elektronik
pada Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah di Yogyakarta Proteksi atau perlindungan
yang dilakukan terhadap arsip vital elektronik pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta yaitu dengan cara cadangan (back-up)
arsip vital elektronik tersebut supaya apabila terjadi kerusakan atau bencana sekaligus
musibah yang lainnya, informasinya masih bisa tetap diselamatkan, dan disimpan ke
dalam server yang berbeda-beda. Selain itu diusahakan direkam pada beberapa media
tertentu, dan menjauhkan media atau alat elektronik misalnya komputer yang di
dalamnya berisi tentang arsip vital dari bahaya yang akan menimpa seperti air dan api.
Kesimpulan yang di dapat proteksi pada Badan perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)
di Daerah Istimewa Yogyakarta menggunakan Metode yang sama dengan metode yang
ada pada Modul.
Sumber :
BMP ASIP4324
http://jurnal.unpad.ac.id/jkip/article/download/10025/4804