PAPARAN SINGKAT KONSEP/KOMPETENSI ESENSIAL

SESI 6

Narasi : Dalam materi pembelajaran

inisiasi 6 (enam), perancangan,
pengembangan serta ketentuan
fungsionalitas aplikasi pengelolaan arsip
PANGKALAN DATA ARSIP
diperlukan setiap organisasi/
ASIP 4432 OTOMASI DALAMlembaga.
KEARSIPAN
Setelah mempelajari Aplikasi
Pengelolaan Arsip, capaian
pembelajaran umumArif Rahman
yangBramantya
dicapai yaitu
arif_bramantya@yahoo.com/ arbramantya@ugm.ac.id
mahasiswa mampu menjelaskan
email pengembang
tentang metode Nama yangPenelaah
benar terkait
perancangan danalamat
pengembangan aplikasi
email penelaah
kearsipan. Sedangkan capaian
pembelajaran khusus yang dicapai yaitu
mahasiswa:
a. Mampu menjelaskan aspek-aspek dalam perancangan dan pengembangan aplikasi.
b. Mampu menjelaskan pembelian perangkat lunak.

Narasi :
PERANGKATPERANGKAT PANGKALAN DATA
PANGKALAN DATA
Perangkat yang dibutuhkan untuk
 Perangkat keras dalam perangkat
pengelolaan arsip pada pangkalan data
pangkalan data
adalah
 perangkat
Perangkat lunak keras, perangkat lunak
dalam perangkat
pangkalan data Gambar/ ilustrasi
dan jaringan komputer. penjelasan
 InfrastrukturKERAS
PERANGKAT jaringan komputer topik/sub topik 1

1. Server Data: digunakan untuk

menjalankan sistem aplikasi dan
menyimpan data arsip. Sumber gambar/ilustrasi
2. PC Client yang terhubung ke
jaringan digunakan oleh para
pengguna di Unit Pengolah dan
petugas di Unit Kearsipan untuk mengoperasikan/mengakses sistem aplikasi dan data
arsip yang disimpan di server.
3. Perangkat Backup Data diperlukan sebagai sarana backup data yang dilakukan secara
periodik. Backup Data sangat penting perananya dalam memulihkan data maupun
aplikasi yang hilang akibat ‘bencana’ (server rusak).
4. Perangkat tambahan diperlukan apabila sistem aplikasi yang dibangu memiliki
fasilitas/fungsi yang memerlukan perangkat tambahan selain komputer.

PERANGKAT LUNAK
Perangkat lunak pokok dari implementasi sistem operasi kearsipan adalah sistem aplikasi
(program komputer) yang dirancang untuk mengelola arsip lembaga.
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan operasi dasar sehingga perangkat keras
(server, PC Client, jaringan) siap digunakan untuk menjalankan aplikasi utama a\maupun
aplikasi lainnya.
1. Aplikasi utama, program komputer yang dirancang untuk mengelola arsip
 2. Sistem operasi
3. Sistem manajemen pangkalan data (Database Management System =DBMS) adalah
suatu sistem atau perangkat lunak yang didesain untuk mengatur pangkalan data, dan
menjalankan operasi data yang diminta oleh sejumlah client.
Perangkat lunak yang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang lazim dalam bidang
perkantoran misalnya untuk mengolah kata, melakukan perhitungan dalam tabel,
mengolah gambar, percetakan naskah dan lainnya.
4. Aplikasi perkantoran
5. Utility

INFRASTRUKTUR JARINGAN KOMPUTER

Infrastruktur jaringan komputer diperlukan sebagai sarana komunikasi data antara server dan
PC Client.

Narasi :
ELEMEN DATA ELEMENARSIP
DATA ARSIP PANGKALAN DATA
• Elemen data arsip mempunyai
 Elemen data arsip dinamis
dua jenis yaitu data dinamis
 Elemen data arsip statis
metadata dan data statis.
Gambar/ ilustrasi
• Metadata
penjelasan didefinisikan sebagai
data topikyang
topik/sub 2 mendeskripsikan
konteks,isi,dan struktur, dan
manajemen sepanjang waktu
Sumber(ISO 15489-1;2001,3.12).
gambar/ilustrasi
• Tujuan dari standar metadata
kearsipan adalah memodifikasi
informasi untuk mengontrol dan
mengelola arsip secara efektif, berfungsi sebagai tolak ukur (benchmark) untuk
metadata kearsipan yang terdapat pada instansi pemerintah, mendukung pertukaran
arsip dengan sistem yang berbeda
• Tujuan dari deskripsi kearsipan adalah mengidentifikasi menjelaskan konteks dan isi
bahan mempromosikan kemudahan mengaksesnya.
• Kumpulan aturan umum ini deskripsi kearsipan adalah :
1. Memastikan penciptaan deskripsi yang konsisten, tepat dan dapat menjelaskan.
2. Memfasilitasi penarikan dan pertukaran informasi tentang bahan kearsipan
3. Mengizinkan pembagian data otoritas
4. Membuat menjadi mungkin integrasi deskripsi dari lokasi yang berbeda ke dalam
sistem informasi yang disatukan .

Aturan tersebut terdiri dari :

1. Nama dari elemen deskripsi yang diatur oleh aturan
2. Suatu pernyataan tentang tujuan memasukan elemen dalam suatu deskripsi
3. Suatu pernyataan tentang aturan umum yang dapat diberikan ke elemen
4. Jika dapat diberikan, contohkan ilustrasi implementasi aturan.

Aturan diorganisir kedalam tujuh area informasi deskriptif terdiri dari :

1. Area pernyataan indentitas
2. Area konteks
 3. Area isi dan struktur
4. Area kondisi akses dan penggunaan
5. Area bahan gabungan
6. Area catatan
7. Area kontrol deskripsi

Elemen yang digunakan untuk pertukanran internasional tentang informasi deskriptif :

1. Kode referensi
2. Judul
3. Pencipta
4. Tanggal
5. Area unit deskripsi
6. Tingkat deskripsi

Narasi : Demikian pemaparan konsep

esensial dalam materi inisiasi 6 (enam).
Untuk memperdalam topik, mahasiswa
dianjurkan untuk mempelajari dari
sumber-sumber lain.
Untuk pemaparan materi selanjutnya
Terima Kasih akan dijelaskan mengenai Aplikasi
Pengelolaan Arsip.