PAPARAN SINGKAT KONSEP/KOMPETENSI ESENSIAL

SESI 2

Narasi : Dalam materi pembelajaran

inisiasi 2 (dua), pengelolaan arsip secara
efektif dan efisien tentu melibatkan
teknologi. Teknologi yang semakin
KETERKAITAN TEKNOLOGI INFORMASI
berkembang DENGAN diharapkan
PENGELOLAANmampu ARSIP
menciptakan
ASIP 4432sistem
OTOMASI pengelolaan arsip
DALAM KEARSIPAN
sesuai kebutuhan. Setelah mempelajari
Keterkaitan Teknologi Informasi dengan
Arif Rahman Bramantya
Pengelolaan Arsip, capaian
arif_bramantya@yahoo.com/ arbramantya@ugm.ac.id
pembelajaran umum emailyang dicapai yaitu
pengembang
mahasiswa mampu menjelaskan
Nama Penelaah
keterkaitan teknologi informasi
alamat email penelaahdengan
pengelolaan arsip dan mampu
menjelaskan arah pengembangan otomasi kearsipan. Sedangkan capaian pembelajaran
khusus yang dicapai yaitu mahasiswa:
a. Mampu menjelaskan perkembangan pemanfaatan komputer
b. Mampu menjelaskan keterkaitan otomasi kearsipan dengan sistem informasi lainnya
c. Mampu menjelaskan konsep dasar arsip elektronik
d. Mampu menjelaskan struktur arsip elektronik
e. Mampu menjelaskan konteks dan Metadata
f. Mampu menjelaskan sistem pengelolaan arsip elektronik
g. Mampu menjelaskan otentikasi arsip elektronik

Narasi :
HUBUNGANOTOMASI ANTARA KEARSIPAN
KEARSIPAN
DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI

1. Perkembangan
Sebagai sarana
komputer
pemanfaatan
bantu pengelola
arsip, terutama
 Keterkaitan untuk jenis arsip
otomasi kearsipan Gambar/ ilustrasi
konvensional
dengan sistem informasi (non elekronik)
penjelasan
yang disebut dengan “otomasi topik/sub topik 1

kearsipan”.
2. Sebagai sarana manajemen yang
menjadikan komputer Sumber sebagai
gambar/ilustrasi
sarana kerja utamanya untuk
menyimpan segala file referensi
atau bukti suatu lembaga yang
disebut arsip elektronik.

PERKEMBANGAN PEMANFAATAN KOMPUTER

Sejak pertama kali diperkenalkannya komputer secara komersial pada tahun 1960-an,
teknologi informasi dan komunikasi telah mengalami perkembangan yang luar biasa.
Dibidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologi informasi dan komunikasi,
terutama komputer, lebih sering digunakan secara terbatas sebagai sarana bantu untuk
pengelolaan data dan pembuatan dokumen tekstual (pengetikan), namun perkembangan
berikutnya menunjukan bahwa komputer semakin didayahgunakan secara lebih variatif.

KETERKAITAN OTOMASI KEARSIPAN DENGAN SISTEM INFORMASI LAINNYA

Keterkaitannya yaitu suatu sistem informasi pada dasarnya dibangun dan dilaksanakan untuk
melaksanakan suatu proses bisnis kemudian menghasilkan dokumen yang berpotensi menjadi
arsip. Setelah data dokumen berformat digital atau elektronik dan dengan sendirinya
menuntut adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan informasi.

Arsip Nasional Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem informasi dan sistem-
sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan.
1. Sistem manajemen arsip elektronik (Electronic Record Management System =
ERMS)
2. Sistem-sistem informasi bisnis transaksional (Transactional Business Information
Systems = BIS)
3. Sistem manajemen dokumen elektronik (Electronik Ducoment Management System =
EDMS)

Perbedaan Manajemen Dokumen dan Manajemen Arsip

Manajemen dokumen : berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan penciptaan,
revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan
kontrol yang terbatas atas dokumen dan terutama berkaitan dengan kontrol akses dan versi.
Fungsionaitas ini biasanya disediakan melalui software EDMS.

Manajemen arsip : berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan kontrol pada

pemciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip, termasuk proses
untuk mengkaptur dan menjaga bukti, dan informasi tentang aktifitasd dan transaksi bisnis
dalam bentuk arsip (yang dapat termasuk dokumen atau agregasi dokumen). Fungsionaitas ini
biasanya disediakan melalui software ERMS yang dikhususkan, meskipun benuk BIS lain
dapat juga memasukkan kemampuan manajemen arsip.

Narasi :
ARSIP ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK
International Council on Archives (ICA)
mendefinisikan arsip sebagai Konsep dasar arsip elektronik
Struktur Informasi
arsip elektronik
yang terekam dibuat atau  diterma
Konteks dalamdalam arsip
dan metadata
Gambar/ ilustrasi elektronik
memulai,penjelasan menjalakan

atau
Sistem pengelolaan arsip
menyelesaikan
topik/sub topik 2kegiatanelektronik
institusional
atau individu dan yang terdiri
Otentikasi dari
arsip elektonik
konten, konteks dan struktur yang cukup
untuk memberikan
Sumber gambar/ilustrasi bahan bukti
kegiatan.
Menurut ICA arsip diklarifikasikan
kedalam dua kriteria :
• Berdasarka fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan
transaksi didalam lingkungan perkantoran. Sebagai contoh : berkas kasus, berkas
pengadilan, berkas korespondensi.
• Berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh : dokumen yang diolah dengan
pengolah data (word),database, dokumen hypertext, gambar.
Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk
mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bukti :
• Otentitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan
konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi.
• Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat
dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas, dan
fakta-fakta.
• Intergritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkapdan tidak dapat diubah.
• Ketergunaan, yaitu kesangggupan arsip untuk menepatkan, menemukan kembali,
menyajikan, dan menginterprestasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

STRUKTUR
Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu
arsip. Struktur berkaitan bagaimana dengan arsip direkam, termasuk simbol-simbol, tata
letak, format, dan media sebagainya.

KONTEKS DAN METADATA

Berdasarkan ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskrispsikan konteks, konten dan
struktur arsip dan manajemen arsip.
Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi konteks adalah salah satu elemen
yang diperlukan untuk memberikan bahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.
Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul disemua bentuk informasi yang perlukan untuk
memahami dan menggunakan arsip (misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat
arsip dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga kearsipan statis).
Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda, seperti penemuan kembali, ketergunaan,
otentisitas, reliabilitas, pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Berdasarkan ICA Study 16 menyebukkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu
sistem informasi yang dikembangkan untuk maksud penyimpanan an penemuan kembali
arsip, serta diatur untuk mengontrol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan akses
arsip untuk melindungi otentisitas serta reliabilitas arsip.

PENCIPTAAN
Berdasarkan ICA Study 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip tradisional,
daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus dikembangkan ke belakang pada
tahap sebelum penciptraan arsip, yang dirujuk sebagai tahap “konsepsional”.
Identifikasi ketentuan untuk arsip yang dijelaskan di dalam ICA study 16, bertujuan :
• Arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara
• Mengapa organisasi harus megkaptur dan dipelihara
• Berapa lama arsip pelu dipelihara.
• Karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan

PENENTUAN RETENSI
Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip
elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal
evaluasi dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai
guna sekunder dan menentukan tanggal evaluasinya. Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang
penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal retensi harus :
 • Dibuat untuk setiap jenis informasi
• Disetujui oleh seluruh unit kerja
• Disetujui setelah mencari bantuan hukum
• Seluruh sistem didokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup didalam jadwal
retensi
• Meliputi kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasi secara tetap
• Meliputi kebiakan organisasi untuk mengontrol pemusnahan informasi.

Menurut Saffady,apabila dibuat dan implementasian secara tepat, maka jadwal retensi akan :
• Menjamin ketersediaan dan kegunaan seri arsip elektronik tertentu untuk jangka
waktu tertentu
• Menjamin kesesuaian dengan ketentuan pengeolaan arsip elektronik yang disebutkan
dalam perundang-undangan yang berlaku
• Menjamin arsip yang diperlukan untuk kepentingan bahan bukti akan tersedia untuk
memfasilitasi pemunuhan permintaan dan permohonan hukum lainnya
• Mencegah pemusnahan arsip elektronik oelh pihak-pihak yang tidak bertanggung
jawab
• Membuat efektivitas penggunaan alat dan media penyimpanan untuk arsip elektronk
utnuk mengidentifikasi series arsip yang sesuai untuk penyimpanan on-lne dan of-
line.
• Meminimalisasi ketentuan penyimpanan dengan pemusnahan arsip elektronik yang
sudah tidak berlaku lagi
• Mengeluarkan disk magnetik, pita magnetik, rewritable optical disk, dan media rekam
lainnya untuk digunakan kembali, dengan memperkecil pengeluaran (biaya) untuk
media baru.

PENYIMPANAN
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang penyimpanan Arsip Statis Elektronik, terdapat tiga
cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan :
• Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di dalam disk WORM (write once, read many
yaitu teknologi disk optic yang hanya dapat digunakan untuk menyimpan data sekali,
tetapi data tersebut dapat dibaca berkali-kali). Disk Worm tidak mempunyai standar,
tidak seperti CD-ROM. Hal ini berarti, data yang disimpan pada Worm hanya dapat
dibaca dengan drive yang sama dengan yang digunakan untuk menyimpan data
padanya. Worm disebut juga CD-R (Implementasi jenis 1)
• Hanya seals yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalam jenis
penyimpanan lain (implementasi jenis II).
• Tidak ada disk WORM yang digunakan di dalam penyimpanan arsip statis
(implementasi jenis III)

PENGAMANAN
Menurut Saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah bahaya yang
diakibatkan oleh :
• Kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga
• Pencurian atau salah penempatan
• Korupsi melalui modifikasi yang tidak sah, serta
• Penutupan oleh pihak yang tidak berwenang

Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol risiko yang efektif
untuk arsip elektronik :
 • Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam kebijakan dan
prosedur.
• Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas
• Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik :
1. Menghidari bahaya dari fisik dan iklim
2. Mencegah dari entri yang tidak sah
3. Mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan
4. Melindungi dai arsip elektronik
• pengawasan kopi arsip elektonik
• perlindungan dari gangguan elektronik
1. Membatasi akses ke peralatan komputer
2. Mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan
3. Mengontrol akses dengan passwords dan identitas personal
4. Mengimplementasi perindungan dari virus

PRESERVASI
Preservasi arsip elektronik merupakan tantangan yang banyak diminati dan baru bagi
arsiparis, mnurut ICA Studies 8. berbeda pada lingkungan berbasis kertas, preservasi media
arsip elektronik saja tidak mencukupi. Arsip kertas dengan konten, struktur, dan konteks yang
melekat pada media fisiknya menjamin preservasi arsip sebagai bahan bukti.
Pendekatan preservasi arsip elektronik yang terdistribusi, menurut study ICA 8 tersebut, akan
menghindarkan lembaga kearsipan statis pada kompleksitas dan biaya investasi teknologi
yang berhubungan dengan pemeliharaan dan pengelolaan arsip.
Lingkungan elektonik memberikan kesempatan dan tantangan untuk melakukan fungsi arsip
statis yakni akses dan penggunaan.
Preservasi dan akses arsip elektronik saling ketergantungan, karena ketersediaan arsip adalah
utuh secara fisik, teridentifikasi, dan dapat dibaca. Selain itu, arsip yang dapat diakses dapat
diseleksi di dalam pencarian strategis dengan cara yang sesuai dengan pengaturan asli
arsipnya, serta diperservasi dalam suatu format otentik yang bersejarah. Terakhir, karena
arsip yang dipahami adalah arsip yang dapat digunakan sebagai bahan bukti sejarah.

PENYUSUTAN
ISO 15489-1 tentang Record Management menjelaskan tentang implementasi penyusutan.
Otoritas penyusutan yang mengatur pempindahan arsip dari sistem yang beroperasi harus
diaplikasikan untuk arsip secara rutin dan sistematis, dalam aktivitas bisnis yang dijalankan.
Tindakan penyusutan mencakup :
• Pemusnahan secara fisik, termasuk menghapsnya,
• retensi untuk periode berikutnya dalam unit kerja
• Pemindahan ke tempat penyimpanan atau media yang sesuai di bawah pengawasan
organisasi.
• Pemindahan ke organiasai lain yang bertanggung jawab untu aktivitas bisnis melalui
restrukturasi, penjualan atau priviatisasi,
• Pemindahan ke tempat penyimpanan yang dikelola atas nama organisasi oleh pihak
ketiga yang memiliki kontrak persetujuan yang sesuai,
• Pemindahan tanggung jawab untukk mengelola ke otoritas yang telah ditunjuk
sementaara penyimpanan fisik arsip tetap dilakukan oleh organisasi pencipta,
• Pemindahan ke lembaga arsip statis, atau
• Pemindahan ke otoritas kearsipan statis external.

Prinsip-prinsip berikut ini harus mengatur pemusnahan fisik arsip :

• Pemusnahan harus selalu otorisasi
• Arsip yang berkaitan dengan proses pengadilan atau penyelidikan yang sedang
berlangsung tidak dapat dimusnahkan,
• Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan tetap menjaga konfidensialitas
informasi yang ada didalamnya.
• Seluruh kopi arsipyang diotorisasi untuk pemusnahan, meliputi kopi keamanan, kopi
preservasi dan kopi backup, harus dimusnahkan.

Narasi : Demikian pemaparan konsep

esensial dalam materi inisiasi 2 (dua).
Untuk memperdalam topik, mahasiswa
dianjurkan untuk mempelajari dari
sumber-sumber lain.
Untuk pemaparan materi selanjutnya
Terima Kasih akan dijelaskan mengenai Konsep
Otomasi Kearsipan