Abstrak
Arsip merupakan dokumen yang dikelola oleh perusahan berskala besar maupun kecil. Penanganan
arsip memerlukan kaidah yang tepat agar nilai informasi yang dikandung bisa terpelihara untuk digunakan
bila diperlukan. Penanganan arsip secara elektronik saat ini menjadi tren bagi perusahaan-perusahaan yang
mulai memberi perhatian kepada usaha pelestarian lingkungan dalam konsep paperless-office. Sekretaris
sebagai salah satu tenaga kerja di bidang administrasi perkantoran memiliki peran penting untuk menangani
arsip secara elektronik sehingga turut berperan dalam usaha yang dilakukan kantor atau organisasi
tempatnya bekerja dalam kegiatan pelestarian dan penyelamatan lingkungan. Paper ini akan membahas
bagaimana peran sekretaris dalam menangani arsip secara elektronik sebagai usaha inovatif tenaga kerja
profesional di bidang administrasi perkantoran. Penelitian dilakukan secara kualitatif dengan menganalisa
tugas-tugas kesekretarisan serta teknologi informasi dalam penanganan arsip elektronik. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa tenaga administrasi atau misanya seorang sekretaris mampu melakukan inovasi untuk
menangani arsip secara elektronik berbantukan teknologi informasi dengan tetap mengikuti kaidah yang
berlaku dalam tata kearsipan.
memberikan perubahan besar dalam dunia bisnis mempengaruhi munculnya keinginan menjadi
dan administrasi. Konsep paperless office menjadi perusahaan yang ramah lingkungan, secara
isu penting yang diadopsi oleh berbagai rasional, efisien dan efektif menggunakan sumber
respon atas terjadinya pemanasan bumi yang Salah satu kegiatan dalam dunia
terjadi. Setiap pihak yang menggunakan energi perkantoran yang rutin dilakukan adalah
bumi berupaya untuk menjadi entitas yang ramah pengananan arsip. Arsip dikelola dan ditangani
Perkantoran merupakan entitas yang turut Arsip menjadi hal yang penting manakala
menggunakan hasil produk transformasi dari diperlukan dan dibutuhkan cara mendapatkan
sumber daya alam yang skala pemakaiannya kembali (retrieve) di saat yang tepat. Oleh karena
secara luas turut mempengaruhi pemanasan itu maka penanganan arsip yang umumnya
global seperti pemakaian kertas, listrik, tinta dan menggunakan media kertas memerlukan metode
daya tersebut menjadi perhatian dunia usaha Paper ini akan membahas bagaimana
khususnya perusahaan yang mengelola kegiatan pekerjaan menangani arsip dilakukan dengan
bantuan teknologi informasi sehingga perubahan manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan
proses dalam mengakses arsip akan profesional demi kemajuan organisasi. Tentu saja
mempengaruhi wujud arsip itu sendiri jika hal tersebut harus sesuai dengan prosedur
penanganan dilakukan secara komputerisasi. kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga
keutuhan informasi maupun fisiknya.
2. PEMBAHASAN
2.1. Latar Belakang 2.2. Rumusan Masalah
Arsip merupakan salah satu aset yang Berdasarkan latar belakang tersebut di
sangat berharga yang dimiliki oleh organisasi. atas maka rumusan masalah dalam penelitian ini
pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional penanganan arsip elektronik atau digitalisasi arsip
kearsipan. Kearsipan (filing) artinya menyimpan Penelitian yang dilakukan adalah jenis
surat dan arsip di tempat yang aman, mudah, dan penelitian eksploratif. Pendekatan teori yang
cepat ditemukan jika diperlukan. Kearsipan digunakan antara lain definisi arsip, fungsi arsip,
mempunyai peranan yang sangat penting dari tujuan pengarsipan, arsip elektronik, teknologi
pekerjaan kantor, yaitu sebagai pusat ingatan informasi dan aplikasi perangkat lunak Microsoft
pembuktian otentik, sumber informasi serta alat Dengan berbagai pendekatan teori yang
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap digunakan, peneliti membuat rancang bangun
organisasi atau perusahaan dalam rangka aplikasi pengolah arsip elektronik untuk
tepatnya.
Kearsipan juga mempunyai peranan 2.4. Landasan Teori
kebijaksanaan. Adanya sistem kearsipan yang sebagai setiap catatan (warkat) yang tertulis,
baik dalam suatu organisasi atau perusahaan, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka
akan menolong kita untuk bekerja dengan lebih atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan
terorganisasi (organized), sistematis, efisien, dan sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
Saat ini di negara-negara maju sudah (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita,
banyak yang mengadopsi teknologi informasi tape, piringan, rekaman, disket), kertas fotokopi,
digital. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia,
baik dengan komputerisasi untuk membangun seperti yang dikutip oleh Sugiarto (2005:4), arsip
adalah simpanan surat-surat penting. Menurut dipindahkan secara elektronik atau dilakukan
pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan dengan digital copy menggunakan resolusi
arsip. Surat dapat disebut sebagai arsip apabila tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau
masih mempunyai nilai kepentingan harus optical disk.
disimpan dengan mempergunakan suatu sistem Menurut Sugiarto dan Wahyono
tertentu sehingga dengan mudah dan cepat (2005:137), sistem kearsipan elektronik pada
ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan dasarnya memiliki konsep yang sama dengan
kembali. teknik kearsipan konvensional. Jika pada
Menurut The Liang Gie (2000:118) arsip kearsipan konvensional memiliki kabinet yang
adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-
secara sistematis karena mempunyai suatu dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka
kegunaan agar setiap kali dapat secara cepat sitem kearsipan elektronik memiliki kabinet virtual
ditemukan kembali. yang di dalamnya berisi map virtual atau folder.
Berdasarkan beberapa pendapat ahli di Selanjutnya di dalam folder akan berisi lembaran-
atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam
catatan tertulis yang mempunyai nilai bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen
kepentingan, disimpan secara sistematis dengan (*.doc, txt, dll).
sistem tertentu agar setiap kali diperlukan dapat Menurut Sugiarto dan Wahyono
secara cepat dan mudah ditemukan kembali. (2005:140), kemudahan yang diberikan kearsipan
elektronik berbasis komputer antara lain:
Fungsi Arsip 1. Mudah dioperasikan
Berdasarkan pendapat Suraja (2006:37), 2. Tampilan yang menarik
fungsi arsip adalah menjadi sumber data atau 3. Fasilitas pencarian dokumen
informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun 4. Pencatatan lokasi fisik dokumen
sekelompok pejabat atau pegawai untuk 5. Fasilitas gambar dan suara
keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan 6. Keamanan data
pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan 7. Retensi otomatis
individual. 8. Laporan kondisi arsip
9. Bisa terhubung dengan jaringan komputer
Tujuan Penyimpanan Arsip
Menurut Haryadi (2009:45) Tujuan Keunggulan Arsip Elektronik
penyimpanan arsip adalah sebagai pusat ingatan Menurut Lawalata (2012:136), kelebihan
dan informasi jika berkas diperlukan sebagai dari sistem arsip elektronik adalah sebagai
keterangan; memberi data kepada pegawai yang berikut:
memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan 1. Proses pengolahan yang cepat sehingga
dan pekerjaan pada masa lampau; memberikan mempersingkat waktu pekerjaan.
keterangan vital, sesuai dengan ketentuan 2. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan
perundang-undangan. cukup tinggi. Informasi yang
3. dihasilkan akurat, sesuai dengan tujuan
Arsip Elektronik pengolahan data.
Haryadi dalam Priansa dan Garnida 4. Kemudahan berinteraksi dengan
(2013:170), menyatakan bahwa arsip elektronik penggunanya dalam menjalankan
adalah kumpulan data yang tersimpan dalam aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer.
bentuk data hasil pemindaian (scan) yang
Kelemahan Arsip Elektronik Tabel 1.1
Menurut Tjandra (2008:327), kelemahan dari Struktur dan Desain Tabel Microsoft Access
Nama Field Primary Type Size
sistem elektronik adalah sebagai berikut:
Key
1. Ancaman virus pada penyimpanan data No_urut AutoNumber
Tgl_Terima Date/Time Date
yaitu hard disk drive. No_surat Text 15
2. Adanya hacker, yaitu oknum yang Pengirim Text 25
Tanggal Surat Date/Time Date
berusaha untuk menyusup kedalam Perihal Text 25
sistem penyimpanan arsip elektronik. Lampiran Text 20
Keterangan Memo
3. Memerlukan biaya besar untuk Tampilan Ole Object
pengadaannya, baik pembelian perangkat
keras dan lunak. Desain hubungan antar table yang dapat
4. Gangguan pasokan aliran listrik yang dibangun untuk aplikasi Microsoft Access
disebabkan oleh banyak hal. diilustrasikan pada Gambar 1.1. berikut ini:
Microsoft Access
Menurut Wikipedia, Microsoft Access
adalah salah satu program pengolah basis data
(sekumpulan informasi yang saling berhubungan
dan memiliki tujuan tertentu) yang cukup canggih
dengan berbagai kemudahan yang ada seperti
pengaturan data, pembuatan form, pembuatan
Gambar 1.1.
laporan, penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi Relasi Antar Tabel pada Aplikasi Microsoft Access
yang hanya melihat data sederhana atau entri
Dengan fitur Form yang disediakan oleh
data dapat mendukung lebih banyak pengguna.
Microsoft Access maka dapat dihasilkan interface
Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft
atau tampilan layar berupa Form yang dapat
Access sangat cocok untuk memenuhi kebutuhan
digunakan oleh Sekretaris untuk memasukkan
pengguna akhir database, pengembangan
aplikasi dan cepat. Microsoft Access adalah data Surat Masuk maupun Surat Keluar. Berikut
ini adalah rancangan layar untuk Form Input Data
cukup mudah bagi pengguna akhir untuk
Agenda Surat baik untuk Surat Masuk maupun
membuat permintaan, dan bentuk laporan.
Surat Keluar:
Pengguna dapat membuat tabel, query, form dan
report (laporan), serta menghubungkan mereka
bersama-sama dengan macro. Tingkat lanjut
pengguna dapat menggunakan VBA untuk
menulis solusi lanjutan dengan manipulasi data
dan kontrol.
4. DAFTAR PUSTAKA
1. Amsyah, Zulkifli, 2003. Manajemen
Kearsipan, cetakan ke-10, PT Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta
2. Hariyadi, Hendi, 2009. Administrasi
Perkantoran Untuk Manajer & Staf,
Jakarta, Visi Media
3. Lawalata, Caroline F.Ch, 2012. Panduan
Lengkap Pekerjaan Sekretaris, Padang:
4. Akademia Permata
5. Liang Gie, The, 2000. Administrasi
Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta
6. Priansa, D. J., dan Garnida, Agus, 2013.
Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien
dan
7. Profesional, Bandung: Alfabeta