1. A.

Perluasan Akses
Secara tradisional, arsip diciptakan dan dipelihara dalam bentuk kertas sebagai objek fisik.
Komposisi fisik tersebut membatasi mereka, baik dari aspek waktu maupun tempat. Dengan
kata lain, hanya satu orang dapat menggunakan suatu arsip pada satu waktu dan hanya di satu
lokasi fisik. Membuat salinan arsip menimbulkan biaya, memakan waktu, dan membutuhkan
akses ke mesin fotokopi atau printer. Pada sisi lain, arsip elektronik dapat dibagi atau disebar
secara luas dan dapat diakses serta digunakan oleh beberapa orang pada saat bersamaan,
bahkan ketika mereka berada di tempat yang berbeda. Dalam lingkungan tempat sumber daya
langka atau perbedaan jarak yang besar, kemampuan untuk menyediakan akses ke informasi
tanpa batas ruang dan waktu dapat meningkatkan pelayanan, berbagi informasi, dan
meningkatkan pelaksanaan pekerjaan secara dramatis.
B. Fleksibilitas
Teknologi informasi meningkatkan fleksibilitas dalam penciptaan, penyimpanan,
penggunaan, dan pengelolaan arsip. Dalam lingkungan kertas, arsip dibuat, diterima dan
diberkaskan, selanjutnya menumpuk di satu tempat. Di lain hal, arsip elektronik dapat
disimpan pada lokasi yang jauh, pada compact disk (CD), atau kaset yang memungkinkan
orang untuk berbagi arsip dan menggunakan sumber daya informasinya secara lebih dinamis.
Karena begitu banyak orang dalam sebuah organisasi dapat memiliki akses pada saat
bersamaan ke arsip elektronik yang tersimpan, mereka dapat menjalankan tugasnya tanpa
terhalang oleh kurangnya informasi.
C. Efisiensi dan Efektivitas
Penggunaan teknologi informasi meningkatkan penanganan informasi dan memungkinkan
untuk temu balik arsip dan informasi yang cepat melalui fasilitas pencarian elektronik.
Sebagai hasilnya, para pembuat kebijakan dapat membuat keputusan secara cepat dan efisien
sehingga memberikan kontribusi bagi efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi. Selanjutnya, apabila arsip dapat di temu balik dengan cepat dan keputusan dibuat
dengan tepat waktu, hal ini akan meningkatkan citra organisasi karena mampu diandalkan
dan responsif terhadap kebutuhan klien atau masyarakat.
D. Keuntungan Ekonomi
Dalam lingkungan kertas ketika arsip berupa objek fisik, akumulasi mereka membutuhkan
jumlah ruang semakin meningkat, termasuk ruang kantor, rak, lemari arsip, dan boks arsip.
Sejumlah pegawai mungkin diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan prosedural rutin,
seperti memberkas arsip atau mengambil boks arsip dari ruang penyimpanan.
Di lain hal, melalui penggunaan teknologi baru, organisasi dapat melakukan penghematan
dalam hal ruang penyimpanan karena sistem komputer dapat menyimpan volume besar data
dan arsip dalam ruang yang secara fisik relatif kecil.
E. Kemudahan dalam Pencitraan Organisasi
Citra profesional organisasi dapat ditingkatkan dengan memperbaiki arus informasi sehingga
organisasi mungkin dapat mengambil lebih banyak pekerjaan yang kompleks karena
operasional mereka yang lebih efisien dan hemat biaya. Komputer dapat meningkatkan
komunikasi, mengurangi kehilangan informasi penting, mempercepat penyelesaian proyek,
dan meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap keberadaan organisasi.
Penggunaan teknologi juga memungkinkan organisasi diekspos ke masyarakat di luar basis
klien normal mereka secara lokal, regional, nasional, bahkan internasional. Misalnya,
pembuatan sebuah situs organisasi dapat meningkatkan kesadaran dan meningkatkan minat
dari klien atau anggota masyarakat yang keberadaannya jauh dari lokasi fisik kantor pusat
organisasi.
F. Kemudahan dalam Pemeriksaan
Sistem pengelolaan arsip dan dokumen yang dirancang dengan baik juga memungkinkan
organisasi untuk mengatur serta mengawasi tindakan dan keputusan yang diambil. Banyak
program perangkat lunak pengelolaan arsip elektronik yang memasukkan fungsi untuk
memelihara jejak audit sehingga mendorong pengelolaan arsip yang lebih akuntabel dan
meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan di seluruh organisasi. Perkembangan teknologi
informasi juga biasanya melibatkan pengembangan peraturan mengenai pengelolaan arsip
terkait dengan penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip. Dengan demikian,
akuntabilitas publik dan transparansi akan meningkat.
B. Tantangan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
Meskipun teknologi elektronik memberi banyak manfaat bagi organisasi, ia juga memiliki
sejumlah tantangan, antara lain
1. keusangan teknologi, Perubahan yang cepat dalam aplikasi perangkat lunak dan perangkat
keras komputer telah menyebabkan apa yang sering disebut sebagai keusangan teknologi atau
technological obsolescence.
2. ketergantungan teknologi, Arsip elektronik sangat tergantung pada teknologi karena
mereka diciptakan dan dikelola dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak
komputer. Arsip elektronik memerlukan mediasi agar bisa diakses.
Karena teknologi informasi terus berubah dan karena arsip elektronik tidak dapat digunakan
tanpa teknologi yang diperlukan, perangkat keras dan perangkat lunak harus diperbarui secara
berkala untuk memastikan akses berkelanjutan terhadap arsip yang ada.
3. meningkatnya resiko kehilangan data dan arsip, perubahan sistem informasi atau sistem
komputer mengharuskan informasi bermigrasi ke teknologi baru jika informasi tersebut tetap
dapat diakses dari waktu ke waktu. Proses migrasi dapat mempengaruhi keaslian dan
keandalan informasi karena proses itu sendiri dapat mengubah isi atau struktur dari sebuah
arsip. Tidak seperti arsip kertas yang dapat dipindahkan, diberkaskan, diberkaskan ulang,
dikopi, dan digunakan berulang tanpa perubahan, arsip elektronik perlu dikelola dan
dipelihara sedemikian rupa sehingga autensitanya sebagai bukti tetap dapat
dipertahankan.
4. risiko terkait dengan reliabilitas dan autentisitas, masalah terkait dengan keamanan dan
privasi, Keberadaan teknologi informasi juga telah memengaruhi cara pemerintah dan
organisasi swasta melestarikan dan menyediakan arsip yang berada dalam pengelolaan
mereka. Seperti telah disebutkan, komputer memungkinkan organisasi untuk membuat
database yang besar dan kompleks serta menyediakan data secara elektronik. Database yang
berisi arsip mengenai keuangan dan rekaman medis pribadi, misalnya, mungkin sangat
berguna bagi individu yang bersangkutan. Namun demikian, tanpa perlindungan keamanan
yang tepat, informasi tersebut juga dapat diakses oleh orang lain sehingga mengancam privasi
pemilik informasi tersebut.
5. meningkatnya biaya, Biaya perangkat keras dan perangkat lunak pengelolaan arsip
elektronik bisa sangat tinggi. Biaya yang dikeluarkan tidak hanya ketika pengadaan teknologi
tersebut pertama kali, tetapi yang lebih penting ketika upgrade terhadap perangkat dan sistem,
yang diperlukan dalam rangka menjaga keselarasan dengan teknologi yang berubah dengan
cepat. Bagi organisasi yang memiliki sumber daya terbatas, biaya yang berkelanjutan ini
menimbulkan tantangan serius.
6. desentralisasi informasi. Desentralisasi pengelolaan informasi dan arsip telah menggeser
tanggung jawab untuk mengelola arsip dari arsiparis (pengelola arsip profesional) ke individu
yang membuat dan menggunakan arsip tersebut sehari-hari. Sayangnya, pengguna tidak
dilatih untuk mengetahui arsip mana yang harus disimpan untuk tujuan sebagai bukti serta
bagaimana memberkaskan, mendeskripsikan, atau memelihara arsip. Tanpa suatu kontrol
yang terpusat terhadap proses pengelolaan arsip elektronik, hal itu akan semakin sulit untuk
memastikan bahwa bukti penting telah dilindungi secara memadai.
C. Terdapat sejumlah masalah dalam pengelolaan arsip elektronik berkaitan dengan tidak
terkontrolnya lingkungan kerja yang memanfaatkan teknologi informasi, baik disebabkan
oleh para pengguna akhir yang tidak tertib maupun karena praktik penggunaan teknologi
informasi yang kurang bermutu.
Beberapa permasalahan tersebut sebagai berikut:
a. akumulasi arsip tidak terkontrol;
b. pemusnahan arsip yang tidak disengaja;
c. perubahan terhadap arsip oleh pihak yang tidak berhak;
d. kurangnya atau tidak adanya dokumentasi sistem dan metadata yang terkait.
D. Perbedaan arsip konvensional dan arsip elektronik
Arsip konvensional maupun Elektronik pada dasarnya memiliki kesamaan dalam tahapan
pengelolaanya, karena arsip elektronik diciptakan dengan berpedoman pada prosedur arsip
konvensional, yang berbeda ialah arsip konvensional prosesnya dilakukan secara manual
dengan dokumen berbentuk kertas sedangkan arsip elektronik prosesnya dilakukan dengan
bantuan komputer sehingga dokumen yang umumnya berbentuk kertas beralih menjadi
dokumen secara elektronik. Adapun tahap awal dalam proses pengelolaan arsip secara
konvensional yang dijadikan rujukan atau pedoman untuk pembuatan sistem pengelolaan
arsip secara elektronik adalah melakukan pencatatan surat yang masuk atau surat yang keluar
(dibuat). Surat masuk merupakan dokumen yang diterima dari luar organisasi, sedangkan
surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat organisasi atau perusahaan yang
dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi perusahaan.
Sedangkan pada arsip elektronis informasi yang direkam dan disimpan dalam media
elektronik dengan wujud digital dan tetap berpedoman pada pengelolaan arsip secara
konvensional. Sehingga arsip elektronik juga memiliki daur hidup yang sama dengan
pengelolaan arsip konvensional yaitu mulai dari penciptaan, penyimpanan, penemuan
kembali, pengolahan, pendistribusian, dan penyusutan. Hal utama yang perlu diperhatikan
dalam pengelolaan arsip elektronik adalah kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali
arsip atau informasi.
Adapun beberapa keuntungan pengelolaan arsip elektronis dibandingkan dengan pengelolaan
arsip secara konvensional yaitu:
1. Penemuan dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Cepat
berarti membutuhkan sedikit waktu. Sedangkan lengkap semua yang diperlukan dapat
terlayani dan tidak ada yang terlewatkan.
2. Pendistribusian atau akses informasi dapat dilakukan dengan cepat, dalam waktu yang
sama dapat digunakan oleh banyak pihak.
3. Penyimpanan informasi dapat dilakukan secara terpusat, sehingga tidak terjadi duplikasi
informasi.
4. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
2. A. Capture merupakan bagian untuk proses transfer video dari video source ke dalam
komputer berlangsung, prosesnya dimulai dengan pengambilan gambar dengan
camcorder, kemudian gambar video yang telah diambil kemudian ditransfer ke dalam
komputer menggunakan kabel USB FIRE WARE atau menggunakan peralatan
lainnya.
B. Metadata ketika Pengapturan Arsip
Metadata ketika pengapturan arsip mencakup informasi mengenai konteks penciptaan arsip,
konteks bisnis, orang-orang yang terlibat, dan metadata mengenai isi, tampilan, struktur, dan
atribut tenis dari arsip itu sendiri. Metadata tersebut memungkinkan arsip digunakan dalam
suatu aplikasi atau sistem informasi dan menjadikannya dapat dibaca, digunakan,
dan dipahami.
Metadata ini akan memungkinkan para pengguna untuk memahami reliabilitas dari otoritas
pencipta arsip, lingkungan tempat suatu arsip diciptakan, tujuan atau aktivitas bisnis yang
sedang dilaksanakan, serta hubungannya dengan arsip atau agregasi lainnya. arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip dan metadata ini harus dikaptur pada saat yang sama saat arsip
dikaptur ke dalam sistem pengelolaan arsip.
2. Metadata setelah Arsip Dikaptur
Semua proses pengelolaan yang dilakukan terhadap sebuah arsip, sekelompok, atau agregasi
arsip harus didokumentasikan dalam rangka melestarikan arsip dan menjamin autentisitas,
reliabilitas, ketergunaan, dan integritasnya sepanjang waktu. Metadata yang diciptakan untuk
memudahkan proses pengelolaan arsip ini disebut metadata proses.
Metadata ini harus mencakup informasi mengenai proses pengelolaan yang telah atau akan
dilakukan terhadap setiap arsip. Di samping itu, setiap perubahan yang terjadi terhadap isi,
konteks, dan struktur yang disebabkan aktivitas pengelolaan arsip harus juga
didokumentasikan. Proses pelaksanaan pekerjaan yang melibatkan akses terhadap arsip juga
harus didokumentasikan dalam metadata sepanjang daur hidup arsip tersebut.
C. Penyimpanan secara online maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak
membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan
maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya bantuan dari pihak lain.
Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat simpan arsip elektronik yang bersifat
dinamis aktif yaitu arsip elektronik yang mash digunakan sebagai administrasi harian. Media
yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara online
adalah harddisk lokal komputer, harddisk komputer server, dan harddisk jaringan. Harddisk
jaringan adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi
jaringan dan selalu terhubung dalam jaringan.
Penyimpanan jenis kedua adalah secara offline maksudnya adalah tempat simpan arsip
elektronik yang harus membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan
untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi memerlukan
adanya bantuan dari pihak lain karena diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya
misalkan surat ijin dari pemilik arsip. Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat
simpan arsip elektronik yang bersifat dinamis statis yaitu arsip elektronik yang disimpan
secara permanen karena memiliki nilai informasi yang berguna untuk masa depan. Media
yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara offline
adalah Compact Disk (CD), Digital Versatile Disc (DVD), dan Magnetic Tape. CD adalah
tempat simpan berbentuk piringan dengan lapisan polikarbonat dimana jenis-jenis CD adalah
CD-ROM (Read Only), CD-R (Readable), dan CD-RW Rewriteable). CD-ROM adalah jenis
CD yang sudah terisi data biasanya digunakan untuk distribusi, CD-R adalah jenis CD
dengan data kosong yang bisa ditulisi hanya 1 (satu) kali saja, sedangkan CD-RW adalah
jenis CD dengan data yang masih kosong dapat ditulisi berulangkali. Begitu juga dengan
DVD, terdiri dari tiga jenis DVD-ROM, DVD-R, dan DVD-RW atau sering juga dituliskan
dengan DVD-RAM (Random Access Memory).
D. Berikut ini adalah faktor- faktor yang mempengaruhi keberhasilan preservasi arsip
elektronik:
- Melakukan dengan dengan hati-hati dalam menyeleksi dan testing software maupun
hardware yang dibutuhkan dalam proses preservasi arsip elektronik.
- Menggunakan format data non-proprietary atau opensource. Proprietary sangat tidak
disarankan untuk preservasi arsip elektronik jangka panjang.
- Metadata harus dikelola dengan baik
- Setiap proses preservasi digital harus didokumentasi dengan baik.
- Setiap proses preservasi digital harus diverifikasi untuk memastikan integritas arsip
elektronik.
E. Metode pemusnahan arsip elektronik
- Deleting Adalah metode pemusnahan yang paling sederhana dan paling sesuai untuk arsip
elektronik yang bersifat biasa/tidak rahasia.
- Overwriting Adalah menimpa arsip elektronik yang akan dimusnahkan dengan file atau
arsip elektronik yang lain.
- Shredding Adalah metode memusnahkan arsip elektronik dengan melakukan overwriting
berkali-kali.
- Degaussing (media magnetik) Adalah memusnahkan media penyimpanan magnetic seperti
floppy disk, CD/DVD, hardisk dengan cara mendekatkannya kepada sebuah alat degaussing
yang memiliki medan magnet yang kuat untuk merusak keseluruhan data.
- Physically destroying
Adalah menghancurkan media penyimpanan arsip elektronik secara fisik, dengan cara
dibakar, dipotong, maupun dihancurkan menggunakan alat penghancur. Metode ini dilakukan
untuk arsip elektronik yang bersifat rahasia.
3. A. Persyaratan fungsional adalah kondisi, kriteria, batasan-batasan, syarat, atau
kemampuan yang harus dimiliki oleh produk perangkat lunak (aplikasi) yang akan
dibangun untuk memenuhi apa yang diinginkan atau disyaratkan pemakai.
B. FUNGSIONAL
• Login
• Registrasi naskah
• Memberkaskan naskah
• Routing naskah
• Menambah/edit user
• Membuat/Edit struktur organisasi
• Membuat/ e dit klasifikasi
• Cetak laporan berkas/item
NON-FUNGSIONAL
• Mudah digunakan - User friendly
• Layout/desain antarmukanya menarik
• Performansi
• Skalabilitas
• Keterse dia dan sistem
• Interoperabilitas
C. ISO 16175-2:2011
Part 1: Overview and statement of principles
Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
D. Mengelola Proses Implementasi
Implementasi aktual dari suatu sistem pengelolaan arsip akan berbeda antara satu organisasi
dengan organisasi lainnya. Namun demikian, terdapat beberapa kegiatan yang sama untuk
semua organisasi, antara lain:
a. menginformasikan kepada staf mengenai jadwal implementasi dan bagaimana hal tersebut
mempengaruhi mereka serta organisasi secara keseluruhan;
b. mendistribusikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan kepada para staf;
c. memeriksa (mereview) level keahlian dari para staf dan membuat keputusan untuk
melakukan pelatihan;
d. memilih dan menunjuk staf yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip, dan
menerapkan struktur staf yang baru dalam bidang pengelolaan arsip;
melatih staf pengelola arsip dan mengadakan help desk atau fasilitas pendukung lainnya
untuk membimbing pengguna; f.
melaksanakan program pelatihan bagi para staf;
mengkonversi sistem yang ada (tergantung pada strategi konversi), termasuk terhadap
arsip-arsip vital;
h. membuat program untuk penilaian dan penyusutan yang berkelanjutan (misalnya
memusnahkan atau menyerahkan arsip sesuai dengan JRA);
membuat prosedur untuk kontrol intelektual terhadap arsip (misalnya menggunakan standar
metadata dan thesaurus);
j. menetapkan hak akses terhadap arsip sesuai dengan tipe dan level keamanan;
k. mereview fasilitas-fasilitas penyimpanan untuk arsip-arsip fisik, dan media penyimpanan
untuk arsip elektronik;
1. mensurvei lokasi arsip fisik saat ini ada, mentransfer metadata yang penting ke sistem
pengelolaan arsip,
m. membuat dan mengetes rencana tanggap bencana (disaster response plan);
n. mengetes setiap sistem atau proses;
o. menyiapkan dan mengedarkan laporan-laporan kemajuan kepada pada
p. menyiapkan laporan kemajuan secara berkala untuk manajemen.
 4. A. Pemeliharaan preventif merujuk pada strategi pasif dan menyeluruh yang
digunakan untuk menunda atau mencegah kerusakan terhadap khazanah arsip. Kini
secara luas diakui bahwa cara yang paling efektif untuk memelihara dan
mengamankan sebagian besar arsip tidak dengan melakukan perawatan satu per satu,
tetapi membuat strategi yang memberikan landasan perawatan bagi keselamatan
seluruh khazanah arsip serta untuk kemudian fokus pada item-item yang penting dan
berisiko.
Dalam merencanakan program pemeliharaan dan pengamanan arsip untuk kemudian
mengimplementasikannya, akan sangat membantu apabila Anda mengingat bahwa tanggung
jawab yang pertama kali dilakukan adalah memastikan kemungkinan waktu terlama
pemanfaatan khazanah arsip. Hal ini dilakukan, jika tidak ada alasan lain selain untuk
melindungi investasi modal lembaga terhadap arsip tersebut. Penting juga untuk diketahui
bahwa metode yang paling hemat biaya untuk memperpanjang umur arsip adalah mencegah
kerusakan semaksimal mungkin. Pemeliharaan dan pengamanan preventif memainkan peran
yang sama terkait dengan bahan perpustakaan dan arsip. Komponen-komponen dalam
program pemeliharaan dan pengamanan arsip terintegrasi dan dilakukan dengan kesadaran
terhadap efek kelangsungan hidup jangka panjang khazanah sesuai dengan standar dan
pedoman yang berlaku.
Pemeliharaan dan pengamanan preventif tidak berarti tanpa biaya. Komponen yang paling
penting, seperti sistem kontrol-cuaca yang dapat memberikan lingkungan yang stabil setiap
hari dan sepanjang tahun untuk berbagai jenis media, bisa sangat mahal. Biaya penyediaan
lingkungan harus optimal untuk seluruh atau sebagian khazanah arsip. Oleh karena itu, harus
berhati-hati dalam mencermati keseimbangan terhadap biaya kegagalan untuk melakukannya.
Secara khusus, dalam menentukan prioritas, harus dipahami bahwa pengendalian lingkungan
yang tepat adalah fondasi bagi seluruh aktivitas pemeliharaan dan pengamanan arsip. Segala
sesuatu untuk mencegah kerusakan dan memperbaiki arsip dari kerusakan fisik dan kimia
dapat dilakukan, tetapi hal itu tidak membantu apabila arsip terus-menerus ditempatkan di
bawah kondisi lingkungan yang buruk. Oleh karena itu, sangat penting bahwa setiap pencipta
arsip dan lembaga kearsipan harus menciptakan lingkungan tempat penyimpanan sesuai
dengan standar yang berlaku.
B. Menurut ISO/TS 23081-1:2004(E): Metadata for Records, metadata pengelolaan arsip
dibedakan menjadi dua perspektif utama sebagai berikut.
1. Metadata yang mendokumentasikan konteks pelaksanaan pekerjaan (konteks bisnis), yaitu
arsip diciptakan yang meliputi isi, struktur, serta tampilan arsip yang bersangkutan.
2. Metadata yang mendokumentasikan pengelolaan arsip dan proses-proses pelaksanaan
pekerjaan, yaitu arsip selanjutnya digunakan, termasuk perubahan terhadap isi, struktur, dan
tampilannya.
C. Pemeliharaan dan pengamanan preskriptif atau kuratif (mempunyai daya untuk
mengobati) meliputi perbaikan, stabilisasi atau restorasi setiap arsip atau sebagian kecil
khazanah arsip. Dua prinsip umum yang diikuti oleh konservator ketika melakukan
perawatan yaitu reversibilitas (pengembalian) dan dilakukan sesedikit mungkin untuk
stabilisasi, atau perawatan sedikit adalah yang terbaik'. Reversibilitas kadang digunakan
secara bergantian dengan
"kemampuan-merawat kembali', meskipun ini keliru, karena perawatan kembali item jauh
lebih realistis daripada mengembalikan perawatan sehingga item terlihat persis seperti
sebelumnya.
Agar pemeliharaan dan perawatan preskriptif dapat dilakukan secara efektif, maka Anda
perlu menggunakan bahan dan metode dengan kualitas terbaik yang dapat dengan mudah
dihapus atau dibatalkan. Ini adalah salah satu prinsip utama yang harus diikuti oleh
konservator. Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa banyak perawatan secara permanen
dapat mengubah bahan dasar dan sifat arsip, menghilangkan autentisitas dan kemampuan
penelitian lebih lanjut tentang pembuatan, struktur, serta sifat kimia arsip. Perawatan
mungkin tidak memperburuk atau membahayakan arsip dan harus sepenuhnya
didokumentasikan sehingga arsiparis serta konservator di masa depan mengetahui bagaimana
merawat kembali arsip tersebut apabila diperlukan.
Memang, masih ada perdebatan tentang siapa yang harus melakukan perawatan arsip di
kalangan profesional warisan budaya. Secara umum diakui bahwa perawatan yang kompleks
hanya dilakukan oleh konservator, karena mereka memiliki keterampilan yang dibutuhkan
untuk melakukan pengujian bahan, menggunakan peralatan khusus serta memiliki
pengalaman yang diperlukan. Ada beberapa perawatan yang lebih sederhana yang mungkin
dapat dilakukan oleh non konservator, tetapi tentu saja perlu dipertimbangkan hasilnya yang
mungkin dapat memberikan efek sangat merugikan di kemudian hari.