1.

Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses atau dibaca oleh manusia
karena direpresentasikan oleh simbol atau binary digit yang harus diterjemahkan terlebih dahulu untuk
bisa dibaca oleh manusia

2. Untuk mengetahui isi yang terekam pada suatu media seperti sebuah disket dapat dipisahkan dari
medianya.

3. Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat dan biasanya tidak diketahui oleh penggunaan awam setiap
kali arsip tersebut dipindahkan ke sarana lainnya struktur fisiknya dapat berubah

4. Selama konteks fungsional dan administratif mendata arsip elektronik juga menunjukkan bagaimana
informasi direkam atau dibuat

5. Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya melainkan suatu entitas logi yang
berupa hasil dan memberikan hasil dan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.

6. Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi yang sebaik mungkin namun bagaimana pula juga
dalam kaitannya dengan media arsip elektronik akan tetap terancam keberadaannya dalam jangka
waktu yang tidak begitu lama selain itu karena perkembangan teknologi informasi yang cepat banyak
sistem komputer yang menjadi usang dalam waktu yang relatif lebih singkat.

#Jenis arsip

Arsip/rekod pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam dua bagian besar yaitu:

Jenis Pertama

Jenis pertama adalah arsip berbasis kertas disebut dengan arsip konvensional. Arsip konvensional terdiri
dari arsip tekstual yaitu arsip berbasis kertas yang isi informasinya berupa citra diam (still visual) tidak
bergerak seperti foto, gambar, slide, dan poster, terakhir adalah arsip kanografi yaitu arsip berbasiskan
kertas yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metric, termasuk di dalamnya antara lain
peta, desain bangun mesin, desain bangun pesawat, bagan dan sejenisnya.

Jenis Kedua

jenis kedua adalah arsip yang berbasis nonkertas disebut dengan arsip media baru yaitu arsip yang berisi
informasi yang direkam dalam bentuk elektronik yang menggunakan peralatan khusus. seperti baca
mesin dan arsip pandang dengar yang terdin' dari arsip rekaman sum yaitu arsip nonkenas yang isi
infomasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem m tertentu, arsip video yaitu arsip
yang berbasis nonkertas yang isi informasinya berupa citra nongerak (moving images) terekam dalam
rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media
teknologi elektronik, terakhir arsip elektronik yaitu arsip berbasiskan nonkertas yang isi informasinya
berupa apa saja dengan penciptaannya menggunakan media teknologi informasi khususnya kompuler.

Daur hidup arsip elektronik

DAUR HIDUP ARSIP

Tahap selanjutnya adalah manipulasi yaitu periode dimana arsip elektronik digunakan digunakan dalam
proses administrasi, baik itu hanya dibuka kembali, dilakukan duplikasi, penggandaan, atau pengkopian,
dilakukan editing dan penyimpanan kembali baik dengan nama yang sama atau dengan nama yang
berbeda. Penyimpanan kembali dengan nama yang sama boleh jadi karena ditimpa dengan tidak sengaja
yang berakibat hilangnya informasi dari data sebelumnya atau dengan kata lain hilangnya
arsipelektronik.Daur hidup arsip elektronik dimulai dari penciptaan yaitu secara elektronik atau dari
hasil proses alih media. Kemudian dilakukan penyimpanan dan diperlukan adanya sistem penemuan
kembali baik secara manual maupun yang lebih baik adalah secara otomasi menggunakan aplikasi
pemrograman.

Setelah tahap manipulasi arsip elektronik mengalami tahap distribusi yaitu periodedimana arsip
elektronik mengalami perpindahan baik untuk tujuan perawatan maupun untuk penggandaan
penggunaan. Perpindahan karena perawatan adalah denganmengganti media penyimpanan atau
memperbaharui teknologi media simpan.

Pemeliharaan Data

Pemeliharaan data ini digunakan agar data yang tersimpan tidak rusak atau corupt, karena data atau
arsip elektronik juga bisa mengalami kerusakan data, oleh karena itu hal berikut perlu dilakukan agar
arsip elektronik bisa terpelihara dengan baik antara lain :

Penggunaan Hardware secara baik dan sesuai prosedur, dengan penggunaan sesuai prosedur dan tidak
berlebihan maka akan mampu memberikan perlindungan pada data dengan baik pula, karena pada
dasarnya perangkat keras tetaplah merupakan mesin yang dikendalikan user, oleh karena itu kebijakan
penggunaan hardware yang baik dan benar juga perlu dilakukan.

Penggunaan perangkat lunak asli bukan bajakan, saat ini didunia maya bermunculan berbagai software
yang bisa digunakan secara gratis, pada umumnya software tersebut tidak menggunakan license yang
asli atau bajakan , dengan penggunaan software bajakan seperti ini maka akan memudahkan para
oknum yang tidak bertanggung jawab untuk meretas atau membajak data yang kita simpan pada
perangkat teknologi penyimpanan kita, oleh karena itu hindari penggunaan software bajakan dan hanya
menggunakan software yang asli dan berlisensi.

Lakukan Back up data secara berkala, back up data merupakan proses penyalinan data yang kita simpan
atau duplikasi dan menyimpan duplikasi data tersebut di area penyimpanan yang aman dengan lokasi
yang berbeda dari lokasi penyimpanan dokumen aslinya, hal ini dilakukan agar apabila terjadi kerusakan
atau kehilangan data pada data asli maka kita akan dengan mudah merecovery data yang hilang
tersebut.

Permasalahan Dalam Pengelolaan Kearsipan – Dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan

biasanya terdapat masalah-maslah yang dihasilkan dari proses pengelolaan arsip itu sendiri, dimana
masalah-masalah tersebut muncul baik secara langsung maupun tidak langsung. Masalah-masalah yang
timbul tersebut terkait dengan beberapa faktor seperti faktor internal dan eksternal, dengan adanya
masalah-masalah tersebut maka akan mengganggu proses pengelolaan arsip itu sendiri baik secara
langsung maupun tidak langsung, maka untuk mengantisipasi hal tersebut ada baiknya sebagai
pengelola kearsipan memahami sepenuhnya faktor apa saja yang menjadi Permasalahan Dalam
Pengelolaan Kearsipan hal tersebut

Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:

a. Keuntungan

Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.

Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

b. Kelemahannya

Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,

memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk
berbagi file dengan yang lain;

Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang
oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

-Pemeliharaan arsip elektronik