UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH
SIDOARJO

Penyimpanan Arsip Elektornik

By: Monicha Puspitasari, M.KP
 ARSIP ELEKTRONIK
 Pengertian arsip elektronik
Arsip elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive)
yang artinya yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam
bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer
berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang
bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai
kembali.
(Ps 1Angka 3 Peraturan ANRI tentang Pengelolaan Arsip Elektronik)

2
 MANFAAT ARSIP ELEKTRONIK
Cepat ditemukan dan sangat mungkin pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja
kerja

Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang sudah dikembangkan
akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut kata kuncinya ataupun nama file dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen

Kecil kemungkinan file akan hiang, hal itu karena kita hanya melihat di layar monitor atau
memprintnya tanpa bisa mengubahnya.

Membuat arsip digital, menjadikan resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital.

Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan partner ataupun klien akan
mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.
Memberikan peningkatan keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif kesulitan
dalam mengaksesnya.
3
PROSES PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK
1). Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
• Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan
arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat
elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video
dan khususnya komputer.
2). Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
• Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut
proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara
umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip
konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional
dari kerusakan secara fisik.
4
 Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik

1). Tahap Pemilihan

• Dalam pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu
berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip.

2). Tahap Pemindaian

• Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian

arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali
saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan
dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
5
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik
3). Tahap Penyesuaian

• Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin
yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah
“scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak
mencerminkan isi dari arsip.

4). Tahap pendaftaran

• Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan
pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi
tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip

5) Tahap pembuatan berita acara

• Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis
perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
6
 KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN ARSIP
ELEKTRONIK

KEUNTUNGAN : KELEMAHAN :

1. Penghematan investasi berupa 1. Adanya peluang untuk memanipulasi file

ruang kearsipan.
2. Penghematan investasi berupa
kertas, tinta cetak (printer &
fotocopy).
3. Efisiensi waktu akses
4. Pengamatan SDM
5. Memperkecil kemungkinan
kehancuran data
(menciptakan, menyimpan,memodifikasi,
atau menghapus) dalam segala cara.
2. Kesulitan untuk berbagai file karena
format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan
yang lain.
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat
tanpa adanya indikasi terlebih
dahulu,misalnya server terserang oleh
virus atau terhapusnya data secara
permanen karena tidak sengaja.