ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

TAUFIQ ISMAIL, S.Kom

Jum’at, 20 Mei 2022
 PERKENALAN

• Nama Lengkap: Taufiq Ismail, S.Kom

• NIP : 197603052009121001
• Alamat Rumah: Kp. Rawa Palangan
Cikarang Barat, Kabupaten Bekasi
• Agama : Islam
• Status : Menikah ( 1 Istri & 2 Anak )
• Pangkat/Gol. : Penata / IIIc
• Jabatan : Pranata Komputer Muda
• Pendidikan Akhir : S1 / Teknik Informatika
• Email : taufiq.ismail@anri.go.id ARSIP NASIONAL

• No. HP : +6281803093747
REPUBLIK INDONESIA
 Ruang Lingkup Materi

• Definisi Teknologi Informasi dan Komunikasi

• Pengelolaan Arsip Elektronik
• Pengelolaan Arsip Digitasi
• Siklus Pengelolaan Arsip Elektronik
• Aplikasi Pengelolaan Arsip Elektronik

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 ~ warming up ~

Berikan Contoh
Manfaat TIK Saat ini ?
Pengaruh TIK bagi
Kehidupan ?

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 Definisi

Teknologi Informasi dan Komunikasi

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA

Teknologi
Kumpulan alat, aturan dan prosedur yang merupakan penerapan
pengetahuan ilmiah terhadap suatu pekerjaan tertentu dalam
cara yang memungkinkan pengulangan - Capra (2004, 107)

Informasi
informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa
sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang
menggunakan data (McFadden dkk - 1999)
 Definisi

Teknologi Informasi dan Komunikasi

Komunikasi
Peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan,
menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk
kata-kata, bilangan, dan gambar (Raymond S. Ross)

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 Fungsi Teknologi Informasi

• Menangkap (Capture)
• Pengolah (Processing)
• Mengolah atau memproses data masukan yang diterima
untuk menjadi informasi
• Fungsi Teknologi Informasi sebagai Menghasilkan
(Generating)
• Fungsi Teknologi Informasi sebagai Penyimpan (storage)
• Fungsi Teknologi Informasi sebagai Pencari Kembali
(Retrieval)
• Fungsi Teknologi Informasi sebagai Transmisi
(Transmission)
 Menangkap (Capture)

Menangkap disini dapat diartikan sebagai menginput.

Misalnya, menerima inputan dari mic, keyboard,
scanner, dan lain sebagainya. Fitur Capturing mungkin
juga sudah tidak asing ketika memakainya untuk
menyimpan informasi tertentu.
 Pengolah (Processing))

Fungsi teknologi informasi ini mengkompilasikan

catatan rinci aktivitas,
misalnya menerima input dari keyboard, scanner, mic
dan sebagainya. Dengan adanya Processing akan lebih
mudah mengolah file maupun data.
 Data dan Informasi

Pengolahan atau pemrosesan data dapat berupa

konversi (pengubahan data ke bentuk lain), analisis
(analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis
(penggabungan) segala bentuk data dan informasi.
Dengan Adanya Fungsi ini pasti akan lebih
memudahkan User
 Menghasilkan (Generating)

Fungsi generating adalah dimana teknologi berperan

sebagai alat untuk mengorganisasikan suatu
informasi ke dalam sebuah bentuk yang lebih terarah
dan mudah dipahami.
Contoh sederhananya adalah grafik dan table.
 Penyimpan (storage)

Fungsi teknologi informasi ini merekam atau menyimpan

data dan informasi dalam suatu media yang dapat
digunakan untuk keperluan lainnya.
Misalnya saja disimpan ke harddisk, tape, disket, CD
(compact disc) dan sebagainya
 Pencari Kembali (Retrieval)

Fungsi teknologi informasi ini menelusuri,

mendapatkan kembali informasi atau menyalin data
dan informasi yang sudah tersimpan,
misalnya mencari supplier yang sudah lunas dan
sebagainya. Adakalanya data yang tersimpan sulit
untuk ditemukan karena terlalu penuh dengan adanya
fungsi ini dapat memudahkan user serta menghemat
waktu juga.
 Transmisi (Transmission)

Fungsi teknologi informasi ini mengirim data dan

informasi dari suatu lokasi lain melalui jaringan
komputer. Misalnya saja mengirimkan data penjualan
dari user A ke user lainnya. Sehingga kita tidak perlu
menyalin satu persatu cukup dengan saling sharing
saja.
 Contoh Perangkat TIK

• Komputer : komputer merupakan perangkat elektronik

yang mampu menerima, memproses, dan menyimpan
data;
• Radio : alat penerima informasi yang berupa suara atau
sinyal dengan menggunakan gelombang elektromagnetik;
• Televisi adalah alat penerima informasi berupa gambar
dan suara yang dapat menerima transmisi gambar
sekaligus suara secara langsung (real time)
• Handphone: mengirim-menerima SMS dan suara secara
langsung, HP juga dapat mengakses saluran internet,
televisi, bahkan radio
 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI

Internet

Client/Server
( LAN )

Personal Computer
( PC )
Mainframe
Perangkat Pengelolaan Arsip
Berbasis TIK

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 MENGAPA KOMPUTER DIPAKAI?

 Kecepatan

 Ketepatan

 Daya tampung data yang besar

 Andal, terutama untuk proses yang

berulang-ulang
 Teknologi Informasi dan Komunikasi

Turban, Rainer dan Potter

Segala sesuatu yang berbasis komputer yang
digunakan orang untuk melakukan pekerjaan
yang berhubungan dengan informasi untuk
mendukung dan mengolah informasi tersebut
sesuai dengan kebutuhan organisasi
 “ ARSIP “
REKAMAN KEGIATAN/PERISTIWA

BENTUK MEDIA
Lembaga Pemerintahan

UU NO.43 TAHUN 2009

• Autentik
Dibuat / Diterima
• Utuh
• Terpercaya
 Instrumen Kearsipan

• Tata Naskah Dinas

• Kode Klasifikasi
• JRA (Jadwal Retensi Arsip)
• Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
 Pengelolaan Arsip Unit Kerja
JRA
Tata
Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip

DAFTAR BERKAS
& ISI BERKAS
Klasifikasi Keamanan
& Akses
 PROSES BISNIS PENGELOLAAN AR

Pengelolaan Arsip Dinamis

PENCIPTAAN PENGGUNAAN PEMELIHARAAN PENYUSUTAN

AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI AKSES

Pengelolaan Arsip Statis

Tahap awal penyelenggaraan SPBE Bidang Kearsipan

baru pada Pengelolaan Arsip Dinamis (2020-2021)
 Central File
Arsip Aktif
Unit Pengolah
(Els. II)

Central File

Unit Pengolah Unit Pengolah

(Els. III) (Els. III)
 Record Center
Arsip In-Aktif Arsip Aktif

Record Center Central File

Arsip Aktif
Arsip Aktif

Central File
Central File
 Siklus Pengelolaan Arsip berbasis Tenologi
Informasi dan Komunikasi

Creation & 1. Penciptaan dan

Sttorage Penggunaan
2. Distribusi dan
Mainten Distribus Penggunaan
ance i & Use 3. Disposisi /
Komunikasi
Kedinasan
Dispositi 4. Pemeliharaan
on
Sumber: Judy Read, Mary L. Ginn, Record
ARSIP NASIONAL
management, 2011. REPUBLIK INDONESIA
 PROSES KERJA
dilakukan secara

MANUAL &
MANUAL ELEKTRONIK ELEKTRONIK

menghasilkan

SISTEM
ARSIP PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK
NON-ELEKTRONIK ARSIP “HIBRIDA”
Berbasis TIK

SISTEM SISTEM
PENGELOLAAN PENGELOLAAN
ARSIP MANUAL ARSIP ELEKTRONIK
 Arsip  Data/Informasi

Arsip  Data

Data  Informasi
 Karakteristik Arsip Tradisional dan
Elektronik
No Karakteristik Arsip Tradisional Arsip Elektronik

1 Perekaman & Simbol yang
digunakan
Isi direkam pada suatu media (kertas, dll.)
dan menggunakan simbol-simbol
(alphabet, gambar-gambar, dll.) yang dapat
secara langsung dibaca oleh manusia.
Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat
secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia
karena direpresentasikan oleh simbol (binary
number) yang harus diterjemahkan
(interpreter) terlebih dahulu oleh mesin agar
bisa dibaca oleh manusia.

2 Hubungan antara isi dan media Isi yang terekam pada suatu media (seperti Isi yang terekam pada suatu media (seperti
selembar kertas) tidak dapat dipisahkan sebuah disket) dapat dipisahkan dari
dari medianya. medianya.

29
 Karakteristik Arsip Tradisional dan Elektronik
No Karakteristik Arsip Tradisional
3 Struktur Fisik dan Logik Struktur fisik dapat terlihat
langsung oleh pengguna.
Struktur tersebut merupakan
bagian integral dari suatu arsip
dan merupakan satu kriteria
utama untuk pemeriksaan
otentisitasnya.
Arsip Elektronik
Diperlukan adanya suatu struktur
logik yang memungkinkan komputer
untuk mengidentifikasi setiap arsip
& untuk merepresentasikan
elemen-elemen dari struktur
internal arsip (seperti margin, spasi,
paragraf, dll.)
Umumnya, struktur logik arsip
elektronik merupakan struktur yang
dibuat oleh pembuatnya pada layar
komputer.
Agar dapat dianggap lengkap dan
otentik, arsip harus dipelihara
strukturnya dengan berbagai cara,
dan sistem komputer yang ada
harus dapat membuatnya lagi saat
pentransformasian arsip tersebut ke
suatu format yang terbaca manusia
30
 Karakteristik Arsip Tradisional dan Elektronik

No Karakteristik Arsip Tradisional Arsip Elektronik

4 Metadata Metadata membentuk Selain konteks fungsional

hubungan antara suatu arsip dan administratif, metadata
dengan konteks fungsional arsip elektronik juga
dan administratifnya menunjukkan bagaimana
informasi direkam/dibuat.

31
 Karakteristik Arsip Tradisional dan Elektronik
No Karakteristik Arsip Tradisional
5 Identifikasi Arsip Dapat dilakukan dengan
melihat fisik arsip secara
langsung.
6 Pelestarian Arsip Pelestarian arsip tradisional
berarti menyimpan fisik unit
arsip (lembaran kertas, dsb.)
dengan kondisi yang sebaik
mungkin untuk menghindari
kerusakan dan untuk
memperbaiki kerusakan
bilamana terjadi.
Arsip Elektronik
Tidak dapat diidentifikasi dengan
cara melihat entitas fisiknya,
melainkan dari suatu entitas
logik yang merupakan hasil dan
yang memberikan bukti dari suatu
aktivitas atau transaksi.
Media penyimpanan harus
disimpan dalam kondisi sebaik
mungkin. Namun bagaimanapun
juga, dalam kaitannya dengan
media, arsip elektronik akan tetap
terancam keberadaanya dalam
jangka waktu yang tidak begitu
lama. Selain itu, karena
perkembangan teknologi
informasi yang cepat, banyak
sistem komputer yang menjadi
usang dalam jangka waktu yang
relatif lebih singkat.
32
POLA KERJA ADMINISTRASI
SECARA MANUAL
Pegawai/unit kerja bekerja secara
manual, belum menggunakan
komputer, dan menyimpan arsip
bermediakan kertas secara sendiri-
sendiri.
PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL
AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK
KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA
UMUM
SERVER
Komputer sudah dipergunakan baik
secara “stand-alone” ataupun dalam
sebuah jaringan, namun belum sampai
pada penggunaan secara sistematis
sebagai sarana penciptaan dan
pengelolaan arsip. Arsip bermediakan
kertas ataupun dalam format elektronik
masih dikelola oleh masing-masing
pegawai/unit kerja.
PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI

Komputer sudah digunakan sebagai sarana

penciptaan dan pengelolaan arsip dalam
berbagai format, termasuk arsip elektronik.
Arsip dikelola secara sistematik, sebagai
“aset instansi”, tidak lagi sebagai “milik”
pegawai/unit kerja.

SERVER
 Pengelolaan Arsip Elektronik

Informasi yang terkandung

dalam file dan
media elektronik, yang
dibuat, diterima,
atau dikelola oleh organisasi
maupun
perorangan dan
menyimpannya sebagai
bukti kegiatan

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 Pengelolaan Arsip Digitasi

Scanning
scanning atau
memindai dokumen
yang
akan menghasilkan
data gambar yang
dapat disimpan di
komputer

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 Pengelolaan Arsip Elektronik

Klasifikasi , JRA dan SKKAD

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
Pengelolaan Arsip Digitasi

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

1 Penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik

(retrieve)
2 Kaptur (capture) dan registrasi
3 Klasifikasi arsip
4 Klasifikasi keamanan dan akses
5 Identifikasi penyusutan arsip
6 Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif
7 Penyusutan arsip
8 Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan
9 Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan
10 Penggunaan arsip statis
 Standar Fitur Aplikasi

KEARSIPAN
PENCIPTAAN & PENGGUNAAN
• Pemberkasan
• Registrasi Surat Masuk • Pemindahan /
• Registrasi Surat Keluar Penyusutan
• Disposisi / Tindaklanjut • Daftar Arsip Aktif
• Agenda Surat • Daftar Arsip Inaktif
• Penomoran Surat • Daftar Arsip Usul Musnah
• Pembuatan Surat • Daftar Arsip Usul Serah
• Distribusi Surat

ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 Aplikasi Pengelolaan Arsip

e-filling SIPAS
SiMail SIAP
SiMardi eNadin
SIKD
Srikandi
SIKS ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
 Realita

Disposisi / Komunikasi Unit Kerja / Distribusi

 Kesimpulan

1 Efisiensi

2
 PERMASALAHAN ARSIP
ELEKTRONIK

Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip

elektronik
Mudah dimanipulasi dan rusak
Pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak
bisa sepenuhnya dikontrol

Keberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan

elektroniknya
Keusangan teknologi ( perangkat lunak & keras )

Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik

 Kesimpulan

3 Efektif
pengambilan,
pengumpulan,
pengolahan,
penyimpanan,
penyebaran,
dan penyajian
informasi