PENGELOLAAN

ARSIP DIGITAL

Sutirman

081804020814

sutirman@uny.ac.id
URGENSI ARSIP

100% dokumen dipertahankan karena

memiliki nilai jangka panjang

25% dokumen disimpan pada berkas

dokumen aktif

30% dokumen disimpan pada berkas

dokumen inaktif

35% dokumen tidak berguna dan

dapat dimusnahkan
ARSIP ELEKTRONIK

Arsip yang dicipta dan

dipelihara sebagai bukti
dari transaksi, aktifitas,
dan fungsi lembaga atau
individu yang ditransfer
dan diolah di dalam dan di
antara sistem komputer.
SIKLUS ARSIP ELEKTRONIK
CREATION
&
STORAGE

DISTRIBUTION
DISPOSITION
& USE

MAINTENANCE
CREATION & STORAGE
 Struktur Folder
 Nama File
DISTRIBUTION & USE
 E-mail
 Share File

 Find or Search
MAINTENANCE
 Moving Files and Folders
 Copying Files and Folders

 Back Up and Restoring Data

DISPOSITION
 Data Migration
 Deleting Files
ASAS PENYIMPANAN

Sentralisasi

Kombinasi

Desentralisasi
SISTEM PENGARSIPAN ELEKTRONIK

Sistem Manajemen Dokumen

Elektronik (Manajemen File)

Sistem Pemindaian
Elektronik

Software Manajemen
Dokumen
SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN
ELEKTRONIK (EDMS)
 Aplikasi Ms Word
 Aplikasi Ms Excel
SOFTWARE MANAJEMEN DOKUMEN (RMS)
 SIPS
 SIPSDOK

 SIAKAD

 SIKAFE

 SIKEU
KOMPONEN DASAR SISTEM ARSIP
ELEKTRONIK
Memindahkan dokumen
/alih media (scan, import,
convertion)

Menyimpan dokumen
(media simpan)

Mengindeks dokumen

Mengontrol akses
TAHAPAN DIGITALISASI ARSIP

Pemilihan

Pemindaian/Scanning

Penyesuaian (sesuai nama file asli)

Pendaftaran

Berita Acara
No. Kode Lokasi
No. Arsip Nama Arsip
Urut Klasifikasi Simpan
MEDIA DIGITALISASI
Ketahanan simpan

Kapasitas ruang

Kemudahan di pasaran

Harga

Ketahanan pemakaian
KELEBIHAN ARSIP ELEKTRONIK

Menghemat waktu

Menghemat tempat/ruang

Menghemat bahan dan alat

Menghemat SDM

Mencegah kerusakan

Meningkatkan keamanan

Mudah dalam recovery data

KOMPONEN YANG HARUS DISIAPKAN

1. Kebijakan dan Prosedur

 Menjelaskan metode input data
 Menjelaskan mekanisme revisi, update dan
penghapusan arsip
 Buku pedoman hardware dan software,
termasuk nama software, nomor dan tanggal
instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi
yang digunakan
 Penjelasan prosedur mengenai bagaimana
arsip diindeks
 Kebijakan akses (kontrol log-on), fitur
keamanan, dan lain–lain
LANJUTAN

1. Kebijakan dan Prosedur

 Struktur dan isi data, termasuk layout file
dan kamus data
 Konvensi dan hierarki nama file

 Prosedur back up untuk disk, external hard

disk, mikrofilm dan lain–lain
 Prosedur untuk mengetes pembacaan data

 Prosedur penyimpanaan online dan offline

 Pendisposisian sebuah arsip

 Jadwal pemusnahan arsip elektronis

2. Pendidikan dan Training
3. Kerahasiaan dan Kejujuran
4. Cakupan Arsip (isi, struktur, dan
konteks)
5. Metadata (informasi ttg arsip)
6. Manajemen File
7. Keterbacaan Arsip
8. Rekam Jejak Audit
9. Retensi
10.Pembaruan media/transfer
APA YANG DIINGINKAN JIKA ANDA
SEBAGAI KLIEN/PELANGGAN?
APA YANG DIINGINKAN JIKA ANDA
SEBAGAI PENGELOLA ARSIP?
APA PENDAPAT ANDA TENTANG
PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK?
APA YANG AKAN ANDA LAKUKAN?
REVIEW
1. Berikut ini yang tidak termasuk siklus arsip
eletronik adalah:
a. Penciptaan dan penyimpanan
b. Distribusi dan penggunaan
c. Pemeliharaan
d. Pencatatan
2. Pengelolaan arsip perusahaan dengan
memanfaatkan program aplikasi sistem
kearsipan merupakan bentuk dari:
a. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
b. Sistem Pemindaian Elektronik
c. Sistem Informasi Manajemen
d. Software Management Document
3. Berikut ini yang tidak termasuk komponen
pengelolaan arsip elektronik adalah:
a. Memindahkan dokumen /alih media
b. Menyimpan dokumen
c. Menghapus dokumen
d. Mengontrol akses
4. Tahapan proses digitalisasi arsip adalah:
a. Pemilihan, Pemindaian, Penyesuaian ,
Pendaftaran, Berita Acara
b. Pemindaian, Pendaftaran,
Pemilihan,Penyesuaian , Berita Acara
c. Berita Acara, Pemilihan, Pemindaian,
Penyesuaian, Pendaftaran
d. Pendaftaran, Pemilihan, Pemindaian,
Penyesuaian, Berita Acara
5. Berikut ini yang bukan kelebihan arsip
elektronik adalah:
a. Menghemat waktu
b. Menambah pengangguran
c. Menghemat tempat/ruang
d. Menghemat bahan dan alat
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5