Pengelolaan Arsip Elektronik

Pengelolaan arsip elektronik yang mencakup proses penciptaan arsip, penggunaan arsip,
penyusutan arsip pemusnahan arsip dan penyimpanan arsip dapat digambarkan menggunakan
notasi Business Process Modelling Notation (BPMN).

Membuat arsip elektronik

Dalam rangka mendukung proses kerja, arsip elektronik harus ditangkap (capture) kedalam
sebuah sistem elektronik yang memiliki fungsionalitas kearsipan. capture adalah proses
menempatkan dokumen kedalam sebuah sistem informasi kearsipan disertai metadata yang
berfungsi sebagai deskripsi arsip dan sesuai dengan konteks.

Perkembangan teknologi dalam proses administratif merupakan tantangan dalam mengelola

arsip. Tantangannya adalah memastikan arsip elektronik yang tercipta ditangkap kedalam sebuah
sistem informasi kearsipan.

Sistem informasi kearsipan mencakup format data standar seperti file berekstensi doc dan xls
maupun format data tidak standar seperti vektor grafis. Arsip elektronik harus disimpan kedalam
sistem dalam format aslinya. Dalam hal ini, kemampuan dan pengalaman arsiparis/document
controller maupun pranata komputer/IT support sangat diperlukan.
Metadata adalah data yang menggambarkan konteks, konten dan struktur arsip. Metadata
memungkinkan pengguna untuk menemukan dan memahami arsip tersebut. Beberapa contoh
metadata antara lain :

- judul arsip

- subyek/deskripsi arsip

- format arsip

- tanggal arsip tercipta

- sejarah penggunaan asrip

- retensi arsip

metadata harus dikelola dengan baik. Berikut ini adalah tujuan dari pengelolaan metadata :

- melindungi arsip sebagai bukti (evidence)

- menjamin arsip dapat diakses dan digunakan

- mendukung layanan penemuan kembali secara efisien

- menyediakan keterkaitan arsip elektronik dengan konteksnya dan memelihara keterkaitan

tersebut secara terstruktur, dapat dipercaya dan mudah dipahami.

- Menjamin arsip elektronik dapat disimpan dalam kurun waktu yang lama (long-term
preservation)

Pengelolaan metadata dapat dilakukan melalui 3 cara :

- Metadata dikelola didalam sebuah sistem informasi (business system) saat arsip elektronik
tercipta

- Melakukan pengelolaan metadata secara terpisah namun tetap berkaitan dengan arsip
elektroniknya.

- Dienkapsulasi didalam arsip elektroniknya dan dikelola sebagai bagian yang tidak
terpisahkan.

Menentukan berapa lama arsip disimpan

Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip elektronik berdasarkan jadwal retensi arsip yang
merupakan dokumentasi dari kesepakatan antara pencipta arsip, pengguna arsip dan pengelola
arsip (record manager) tentang masa simpan dan penyusutan arsip. Jadwal retensi arsip
menetapkan berapa lama arsip elektronik aktif, inaktif disimpan dan kapan arsip dapat
dimusnahkan. Dalam menentukan retensi arsip diperlukan analisis mengenai tugas dan fungsi
organisasi.jadwal retensi arsip berisi sekurang-kurangnya informasi tentang jenis arsip, usulan
masa simpan dan usulan nasib akhir (musnah, permanen/dinilai kembali).

Menyimpan arsip elektronik

Sebagai upaya menjamin perlindungan arsip elektronik, pencipta arsip memerlukan cara yang
efektif dan efisien dalam memelihara dan menyimpan arsip elektronik. Kebijakan, pedoman dan
prosedur dalam penympanan arsip elektronik harus menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari
sebuah kebijakan tentang kearsipan.

Ada 3 cara penyimpanan arsip elektronik, yaitu :

- Online

Online storage terdiri dari sejumlah storage devices seperti server, network attached storage
maupun harddisk yang peruntukkannya untuk akses dan penemuan kembali secara cepat. Secara
umum arsip elektronik yang disimpan secara online adalah arsip elektronik aktif yang masih
rutin digunakan oleh organisasi.

- Offline

Offline storage terdiri dari sejumlah storage devices yang tidak dapat diakses secara langsung
melalui jaringan komputer. arsip elektronik disimpan dalam media penyimpanan portable seperti,
disk magnetic, CD, DVD, Flash drive. Secara umum arsip elektronik yang disimpan secara
offline adalah arsip elektronik inaktif yang sudah berkurang frekuensi penggunaannya.

- Near-line

Near-line adalah arsip elektronik yang disimpan di media penyimpanan portable tetapi relatif
dapat diakses melalui jaringan. Secara teknis lebih mendekati offline.

Mengamankan arsip elektronik

Beberapa metode dalam mengamankan arsip elektronik, yaitu:

- Membatasi akses arsip elektronik dalam rangka menjaga integritas arsip elektronik serta
mencegah manipulasi/perubahan dan kerusakan arsip elektronik.

- Membangun keamanan sistem jaringan, seperti firewall untuk melindungi sistem dari pihak
yang tidak berhak.

- Menginstall perangkat lunak untuk memfilter dan secara rutin melakukan update untuk
melindungi sistem dari spam, DOS, malicious code maupun virus.

- Menerapkan public key infrastructure (PKI), teknologi untuk enkripsi arsip elektronik yang
menjamin keamanan transmisi arsip elektronik ke pihak lain.
- Mengunci arsip elektronik dengan mode “read-only”.

- Menerapkan teknologi tanda tangan elektronik yang berfungsi untuk otentikasi

- Menyimpan arsip elektronik secara offline.

- Membangun sistem backup dan pemulihan bencana

- Membangun dan menerapkan audit sistem secara berkala untuk mendeteksi siapa saja yang
mengakses sistem, apakah memiliki hak atas akses tersebut serta apakah sesuai dengan prosedur
keamanan sistem.

Arsip elektronik adalah bukti evidensial dari aktivitas organisasi. Untuk memelihara arsip
elektronik tersebut agar dapat dijadikan alat bukti yang sah di pengadilan, perlu dilakukan
pencegahan agar arsip elektronik tidak dapat dirubah sehingga terjamin keotentikannya.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menjamin keotentikan arsip elektronik, yaitu:

- Jaminan bahwa arsip elektronik tidak mengalami perubahan

- Kehandalan sistem

- Waktu penciptaan arsip elektronik

- Indentitas pencipta arsip elektronik

Melestarikan arsip elektronik (long-term preservation)

Dengan pertimbangan bahwa perkembangan teknologi yang sangat cepat sehingga

mengakibatkan instabilitas media penyimpanan arsip elektronik, terminology “long-term” diarsip
elektronik sesungguhnya mengandung pengertian bahwa long-term sesungguhnya upaya
bagaimana melewati perkembangan satu generasi teknologi.

Antisipasi Keusangan teknologi

Preservasi arsip elektronik memiliki ketergantungan terhadap hardware, software dan media
dalam menjaga konten, konteks dan strukturnya. Teknologi informasi rentan terhadap keusangan
teknologi yang menyebabkan arsip elektronik tidak dapat diakses dalam format aslinya.

Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam preservasi arsip elektronik:

- Proprietary

- Biaya dalam mengakses arsip elektronik dalam format yang sudah usang.

- Estimasi umur media penyimpanan arsip elektronik

Strategi preservasi

Dalam rangka mengelola arsip elektronik dan untuk menjamin keberlangsngan akses arsip
elektronik, organisasi harus proaktif dengan membangun dan mengimplementasikan strategi
yang bertujuan mengidentifikasi, mengelola, menjaga dan menjamin keberlangsungan akses
arsip elektronik. Strategi preservasi arsip elektronik yang efektif adalah mampu memadukan
kebijakan formal dan prosedur teknis. Hala ini dapat dicapai dengan cara :

- Menyusun kebijakan, prosedur dan panduan untuk menyediakan kerangka kerja formal
organisasi.

- Menyediakan manual, informasi, referensi terkait dan pelatihan untuk memastikan strategi
preservasi berjalan dengan baik.

Metode preservasi arsip elektronik

Migrasi

Migrasi adalah proses transfer dari keusangan (out of date) hardware maupun software
menjadi up to date.

Konversi

Konversi adalah proses transfer arsip elektronik dari format data asli menjadi format data untuk
preservasi jangka panjang (format data kearsipan). Konversi merupakan salah satu bentuk dari
migrasi. Secara umum format data kearsipan adlah open source, yang menyediakan umur
penyimpanan yang lama dan tidak memiliki ketergantungan kepada sebuah platform.

Enkapsulasi

Enkapsulasi adalah membungkus arsip elektronik beserta dengan metadatanya. Enkapsulasi

memiliki resiko bahawa ada kemungkinana metadata tidak lengkap saat proses enkapsulasi.

Emulasi

Emulasi menggunakan software untuk menciptakan kembali (recreate) arsip elektronik seperti
lingkungan sistem aslinya agar kinerja sistem asalnya dapat berjalan dengan baik di lingkungan
sistem yang baru.

Implementasi preservasi

Meskipun ketiga metode presevasi, migrasi, enkapsulasi, emulasi secara substansi berbeda
namun secara umum proses implementasi dapat dijabarkan sebagai berikut:

- Mengidentifikasi arsip elektronik

Mengidentifikasi dan memilih arsip elektronik yang dibutuhkan untuk dipreservasi dalam rangka
menjamin keberlangsungan akses.

- Melakukan riset

Melakukan riset terhadap teknologi perkembangan hardware dan software yang dibutuhkan
dalam implementasi preservasi terutama berkaitan dengan metode preservasi seperti migrasi,
enkapsulasi dan emulasi.

- Melakukan testing

Testing dilakukan terhadap arsip elektronik yang bukan asli (kopi digital).

- Melakukan backup arsip elektronik

Sebelum implentasi preservasi seluruh arsip elektronik yang sudah diidentifikasi dan dipilih
harus dibackup.

- Melakukan preservasi/perawatan arsip elektronik

Setelah testing berhasil, dilakukan perawatan terhadap arsip elektronik yang sudah dipilih untuk
dipreservasi.

- Melakukan audit integritas arsip elektronik

Melakukan pengecekan terhadap konten, konteks, struktur, format dan metadata. Bila ada
kesalahan akan dilakukan preservasi ulang.

- Menghancurkan kopi digital arsip elektronik

Setelah seluruh proses preservasi arsip elektronik selesai dan integritas arsip elektronik sudah
diaudit dan di verifikasi, organisasi dapat menghancurkan kopi digital arsip elektronik.

- Monitoring

Secara periodik dilakukan monitoring untuk memastikan stabilitas preservasi arsip elektronik.
Dan untuk mengidentifikasi jika diperlukan preservasi lanjutan.

Faktor-faktor keberhasilan strategi preservasi

Keberhasilan strategi preservasi menjamin integritas, aksesibilitas dan fungsionalitas arsip

elektronik. Berikut ini adalah faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan preservasi arsip
elektronik:

- Melakukan dengan dengan hati-hati dalam menyeleksi dan testing software maupun
hardware yang dibutuhkan dalam proses preservasi arsip elektronik.

- Menggunakan format data non-proprietary atau opensource. Proprietary sangat tidak

disarankan untuk preservasi arsip elektronik jangka panjang.
- Metadata harus dikelola dengan baik

- Setiap proses preservasi digital harus didokumentasi dengan baik.

- Setiap proses preservasi digital harus diverifikasi untuk memastikan integritas arsip
elektronik.

Menyediakan akses arsip elektronik

Dalam rangka memenuhi kebutuhan legislasi, arsip elektronik harus dapat diakses dan
digunakan. Ada beberapa pertimbangan tekait akses arsip elektronik

- Menentukan keamanan akses arsip elektronik

Pencipta arsip wajib menjamin keamanan, integritas dn otentisitas arsip elektronik. Arsip
elektronik harus dilindungi dari pengubahan pihak-pihak yang tidak berwenang.

- Menentukan hak akses arsip elektronik

Menentukan otoritas yang berhak mengakses arsip elektronik.

Penyusutan arsip elektronik

Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip elektronik dengan cara mentransfer arsip
elektronik inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip elektronik yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan.

Metode penyusutan arsip elektronik

- Penyusutan arsip elektronik dilakukan oleh pencipta arsip elektronik

- Transfer arsip elektronik inaktif dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan

- Transfer arsip elektronik statis dari pencipta arsip elektronik ke lembaga kearsipan.

Pemusnahan arsip elektronik

Pemusnahan adalah kegiatan memusnahkan arsip elektronik yang tidak mempunyai nilai
kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

Kriteria pemusnahan arsip elektronik

- Tidk memiliki nilai guna

- Telah habis masa retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi arsip

- Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang

- Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Metode pemusnahan arsip elektronik

- Deleting

Adalah metode pemusnahan yang paling sederhana dan paling sesuai untuk arsip elektronik yang
bersifat biasa/tidak rahasia.

- Overwriting

Adalah menimpa arsip elektronik yang akan dimusnahkan dengan file atau arsip elektronik yang
lain.

- Shredding

Adalah metode memusnahkan arsip elektronik dengan melakukan overwriting berkali-kali.

- Degaussing (media magnetik)

Adalah memusnahkan media penyimpanan magnetic seperti floppy disk, CD/DVD, hardisk
dengan cara mendekatkannya kepada sebuah alat degaussing yang memiliki medan magnet yang
kuat untuk merusak keseluruhan data.

- Physically destroying

Adalah menghancurkan media penyimpanan arsip elektronik secara fisik, dengan cara dibakar,
dipotong, maupun dihancurkan menggunakan alat penghancur. Metode ini dilakukan utuk arsip
elektronik yang bersifat rahasia.
Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap bagian dalam
sebuah unit organisasi. Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalam
bentuk dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar,
sehingga memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya.
Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang
penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan
kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian
dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.
Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat
dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan
bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau
melakukan alih media antara lain media elektronik.
Arsip Elektronik
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan
informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer
berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan
agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National
Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang
disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat
memprosesnya. Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan
menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).
Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :
a. teks, gambar, audio, dan video
b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.
Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :
a. penciptaan arsip elektronik berupa:
- pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media
rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di
lingkungan Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam
format elektronik dan arsip hasil proses alih media.
- penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip
yang diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.

Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:

- sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.
- dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di
lingkungan Kementerian Keuangan.
 Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:
- Registrasi arsip elektronik
- Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan
dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan ini
ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi
pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas (File), agregasi pada
Tingkatan Item
b. penggunaan arsip elektronik
- dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi
pengelolaan arsip elektronik.
- harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip
elektronik.
c. kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :
- antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
o migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang
telah usang ke perangkat terkini
o konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data
untuk preservasi jangka panjang
o enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata,
spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi
arsip tersebut di masa mendatang
o emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana
arsip elektronik tersebut diciptakan.
d. penyusutan arsip elektronik
pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :
- pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan
pada arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip dilingkungan Kementerian Keuangan dengan cara pemindahan hak akses
dan/atau database dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
- pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara
pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui koordinasi dengan Pusat
Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki
kewenangan pengelolaan sistem dlan teknologi informasi.
 - penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip
elektronik yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan
dilaksanakan berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian
Keuangan.

Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik

Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka
memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan
arsip dengan memperhatikan:
a. kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:
- arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik
- arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi
baru
- informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak
diperbarui lagi karena perkembangan teknologi
b. nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:
- informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan
perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.
- informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam
Jadwal Retensi Arsip Kementerian Keuangan.
- dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.
Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai
berikut:
o bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;
o bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;
o bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau
o bentuk media satu ke media yang lain.

pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :
a. Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha
b. Unit Pengolah,
c. Unit Kearsipan
d. Pejabat Fungsional Arsiparis

Dari hasil pengelolaan arsip elektronik tersebut diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai
berikut :
Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik
Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu
sebagai berikut:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
2. Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file
dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau
memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara
dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara
dengan 1 MB dalam format JPG).
6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien
akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku
pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif
sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media
penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah
sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit
dilakukan.
Penulis: Dadang Eko D (Kepala Seksi Informasi Kanwil DJKN Kaltimtara)
Daftar Pustaka

 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

 Keputusan Menteri Keuangan Nomor 184 /KMK.01/2021 Tentang Ketentuan
Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Elektronik Dan Alih Media Arsip Di Lingkungan
Kementerian Keuangan
 Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Surabaya: Universitas Airlangga.
 Sukoco, BM. 2006. Manajemen Administrasi perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.