INSTRUMEN

PENGELOLAAN ARSIP
ELEKTRONIK
 Pengertian, identifikasi dan analisisi Klasifikasi Arsip
• ISO/TR 15489-2: Klasifikasi sebagai suatu proses identifikasi dan penataan yang sistematis
terhadap semua kegiatan pelaksanaan pekerjaan atau arsip- arsip ke dalam suatu kategori
tertentu yang terstruktur secara logis sesuai dengan kesepakatan, metode, dan aturan-aturan
prosedural yang selanjutnya dipresentasikan dalam suatu skema klasifikasi. Pada dasarnya
klasifikasi merupakan representasi dari fungsi, kegiatan, dan transaksi yang dilakukan oleh
suatu organisasi.
Identifikasi dan analisis:
• a. tujuan dan strategi organisasi;
• b. fungsi-fungsi organisasi yang mendukung pencapaian tujuan dan strategi;
• c. kegiatan-kegiatan organisasi;
• d. proses-proses kerja yang dijalankan untuk melaksanakan kegiatan atau transaksi tertentu;
• e. semua unsur langkah yang membentuk kegiatan;
• f. semua transaksi yang membentuk setiap unsur langkah;
• g. kelompok-kelompok transaksi yang berulang dalam setiap kegiatan;
• h. arsip-arsip organisasi yang telah ada.
Hasil Analisis
• a. Level pertama atau primer merefleksikan fungsi.
• b. Level kedua atau sekunder berdasarkan semua kegiatan yang membentuk fungsi.
• c. Level ketiga atau tersier perincian lebih lanjut dari kegiatan
 Tujuan penetapan jadwal retensi arsip

• a. memusnahkan arsip yang tidak lagi berguna bagi organisasi

atau membebani organisasi jika arsip tersebut tetap disimpan;
• b. memastikan arsip yang masih diperlukan oleh organisasi untuk
tujuan operasional ataupun legal tetap disimpan selama beberapa
waktu tertentu;
• c. memastikan bahwa ketentuan perundangan terkait dengan retensi
arsip terpenuhi;
• d. mengidentifikasi dan melestarikan arsip-arsip yang memiliki nilai
historis;
• e. melegitimasi proses pemusnahan arsip;
• f. mendukung pelaksanaan program manajemen arsip vital.
 Klasifikasi Keamanan dan Akses

• Klasifikasi keamanan dan akses merupakan suatu instrumen yang

digunakan untuk mengidentifikasi hak-hak akses dan aturan pembatasan
yang dapat diterapkan terhadap suatu arsip yang didasarkan pada analisis
kerangka peraturan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan,
analisis aktivitas bisnis, dan penilaian risiko.
• Semakin kompleks suatu organisasi dan semakin kompleks lingkungan
pelaksanaan tugas dan fungsi serta lingkungan peraturannya,
semakin besar kebutuhan untuk membakukan prosedur- prosedur
berkaitan dengan keamanan dan akses terhadap arsip.
 Instrumen Tambahan

• Instrumen tambahan merupakan instrumen yang diperlukan demi

kesempurnaan operasi sistem pengelolaan arsip elektronik.
• Instrumen tambahan yang dapat digunakan adalah tesaurus dan daftar
peristilahan judul. Keduanya dapat dipergunakan untuk pengontrolan
pemberian judul dan deskripsi.

1. Tesaurus
• Tesaurus merupakan daftar peristilahan yang disusun sedemikian rupa
sehingga setiap perisitilahan yang ada direlasikan satu sama lain
secara semantis, hierarkis, asosiatif, atau ekuivalensi
2. Daftar Peristilahan Judul
• Daftar peristilahan judul merupakan suatu daftar judul subjek formal
yang diambil dari skema klasifikasi.
 Proses Pengelolaan Arsip Elektronik
• A. Kaptur
• Kaptur adalah proses menentukan bahwa suatu arsip harus dibuat dan disimpan.
• B. Regitrasi
• Registrasi merupakan suatu cara formalisasi pengapturan arsip ke dalam suatu sistem pengelolaan
arsip.
• C. Penyimpanan
• 1. Online
• Arsip elektronik online disimpan dalam berbagai media penyimpanan (misalnya pada server
atau hard drive PC) agar arsip tersebut selalu siap tersedia untuk diakses atau ditemu balik
dengan cepat.
• 2. Offline
• Arsip elektronik offline disimpan pada suatu sistem atau sarana penyimpanan yang tidak
dapat diakses secara langsung melalui jaringan (network) yang terdapat dalam suatu
organisasi dan memerlukan intervensi manusia agar arsip tersebut dapat diakses oleh
pengguna.
• 3. Nearline
• Penyimpanan nearline untuk arsip elektronik berarti arsip elektronik tersebut ditempatkan
pada media simpan digital bisa lepas (removable), tetapi aksesnya relatif cepat karena dibantu
dengan sistem terotomasi yang dihubungkan ke jaringan (network).
 Menetapkan penyimpanan dan penanganan

• 1. Jumlah (Volume) dan Tingkat Pertumbuhan Arsip

• Pembuatan perkiraan tingkat pertumbuhan arsip dapat mengurangi
pilihan beberapa fasilitas penyimpanan yang tidak sesuai dengan kapasitas
pertumbuhannya.
• 2. Penggunaan Arsip
• Adanya keragaman dalam penggunaan arsip akan menentukan tingkat
kebutuhan perlindungan terhadap terjadinya kehilangan atau kerusakan.
• 3. Kebutuhan terhadap Keamanan dan Sensitivitas Arsip
• Beberapa arsip memerlukan pembatasan akses karena konfidensialitas, sifat
kepemilikan terhadap informasinya atau karena alasan hukum.
• 4. Karakteristik Fisik Arsip
• Faktor-faktor ini akan memengaruhi penyimpanan arsip: berat, ruangan yang
diperlukan, kebutuhan akan suhu dan kelembapan yang terkontrol, serta
ketentuan-ketentuan preservasi fisik tertentu terhadap suatu media arsip.
• 5. Ketentuan-ketentuan Temu Balik
• Kemampuan untuk ditemu balik terhadap arsip merupakan suatu
pertimbangan utama. Arsip yang sering kali digunakan akan
memerlukan akses ke fasilitas penyimpanan yang lebih mudah.
• 6. Biaya Penyimpanan
• Pertimbangan biaya dapat memengaruhi keputusan mengenai kebutuhan
untuk penyimpanan fisik atau elektronik yang disewa dan media yang
dipilih untuk penyimpanan arsip elektronik.
• 7. Kebutuhan Akses
• Analisis untung rugi terhadap penyimpanan di tempat (onsite storage)
dibandingkan dengan penyimpanan pada lokasi yang berjauhan
(offsite storage) dapat menunjukkan bahwa berbagai fasilitas, sistem, atau
peralatan penyimpanan mungkin diperlukan untuk mendukung
kebutuhan organisasi yang bersangkutan secara penuh.
 Penggunaan dan Pelacakan Arsip

• 1. Penggunaan Arsip
• Sistem pengelolaan arsip elektronik harus mampu mencari, menemu
balik, dan menayangkan arsip yang disimpan dalam sistem tersebut.
Fungsi ini akan mempermudah penggunaan arsip.
• a. Pencarian arsip
• b. Penayangan

• 2. Pelacakan Arsip
• Pelacakan terhadap penggunaan arsip dalam suatu sistem pengelolaan
arsip elektronik merupakan suatu langkah keamanan bagi suatu organisasi.
Ia memastikan bahwa hanya para pengguna yang memiliki izin yang
dapat menindaklanjuti arsip ketika mereka telah diberi wewenang.
 Guna Pelacakan
• a. Untuk mengidentifikasi tindakan penting yang
diperlukan;
• b. Untuk memungkinkan temu balik sebuah arsip;
• c. Untuk mencegah hilangnya arsip;
• d. Untuk memantau penggunaan dalam rangka
pemeliharaan dan menjaga keamanan sistem serta
memelihara audit trail dari transaksi-transaksi yang
dilakukan terhadap arsip; dan
• e. Untuk memelihara kemampuan untuk mengidentifikasi
operational origins dari setiap arsip apabila sistem telah
digabungkan atau dimigrasikan.
 Pelacakan Tindakan

• Pelacakan tindakan dapat diterapkan dalam sebuah sistem

pengelolaan arsip elektronik bilamana terdapat batas waktu yang
diberikan oleh organisasi. Pelacakan tindakan:
• 1) memberi langkah-langkah yang akan diambil dalam merespon
keputusan atau transaksi yang didokumentasikan dalam arsip;
• 2) memberi tanggung jawab kepada seseorang yang telah ditunjuk
untuk mengambil tindakan; dan
• 3) merekam tanggal kapan tindakan yang telah diambil dan tanggal
kapan tindakan tersebut dilakukan.
 Pelacakan Fisik

• Pergerakan fisik dari arsip harus didokumentasikan dalam rangka

menjamin bahwa arsip-arsip tersebut dapat selalu ditemukan saat
dibutuhkan.
• Mekanisme pelacakan fisik dapat merekam kode unik item, judul, orang,
atau unit kerja yang memiliki arsip tersebut serta waktu/tanggal
pergerakan.
 Pemeliharan dan Penyusutan

• Pemeliharaan
• Arsip yang telah dikaptur ke dalam sistem pengelolaan arsip elektronik
harus dipelihara secara efektif untuk menjamin
keberlangsungan aksesibilitasnya. Penerapan fungsi kontrol
keamanan, penyusutan, dan pengelolaan arsip hibrida akan
memudahkan pengelolaan arsip yang komprehensif dan autentik.
• Penyusutan
• Sama seperti pada arsip konvensional, penyusutan arsip didasarkan pada
jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip berisikan kebijakan yang memberi
wewenang bagi penyusutan arsip, baik melalui pemusnahan,
penyerahan, maupun penetapan periode peninjauan kembali. Jadwal
retensi arsip terdiri atas ketetapan mengenai periode simpan dan
penentuan tindakan akhir terhadap suatu agregasi arsip tertentu.
 Akses Arsip Elektronik

Kebijakan akses organisasi 

• 1. mengidentifikasi kerangka peraturan perundangan yang
memengaruhi akses dan privasi;
• 2. melakukan survei arsip atau analisis proses bisnis untuk
mengidentifikasi semua arsip yang diciptakan oleh organisasi serta
mengidentifikasi arsip- arsip yang perlu dikelola dalam rangka
memastikan akses yang tepat disediakan;
• 3. melakukan penilaian risiko untuk menentukan kerugian atau bahaya
yang akan muncul dengan penyediaan akses yang bertentangan dengan
ketentuan perundangan atau menolak akses terhadap informasi yang
seharusnya terbuka bagi publik.
 Mengidentifikasi Risiko

• a. mengidentifikasi hak untuk mengakses atau pembatasan terhadap

akses yang semuanya berkekuatan hukum;
• b. mengidentifikasi risiko yang terkait dengan penyediaan akses,
termasuk bahaya serangan terhadap privasi atau pelanggaran terhadap
kerahasiaan komersial atau rahasia negara;
• c. mengidentifikasi risiko yang terkait dengan mencegah akses;
• d. menghubungkan risiko yang teridentifikasi terhadap suatu kelompok
atau kelas arsip tertentu untuk selanjutnya dan menetapkan
ketentuan akses atau pembatasan akses sesuai dengan skema klasifikasi
keamanan dan akses.
 Mengelolan akses dan menetapkan Tanggung Jawab

Mengelola Akses
• a. mengidentifikasi cara-cara untuk mengurangi risiko yang teridentifikasi;
• b. mengidentifikasi cara untuk mengukur keberhasilan layanan akses;
• c. mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan
kontrol dan prosedur akses.
• 
Menetapkan Tanggung Jawab
• a. menetapkan tanggung jawab untuk pengelolaan protokol (ketentuan-
ketentuan) akses dalam unit kerja atau instansi;
• b. mendokumentasikan semua kebijakan dan prosedur sehingga tersusun
kerangka akses jawab yang mapan bagi unit kerja;
• c. melatih dan memberi orientasi kepada semua personel yang tepat dalam
organisasi sehingga mereka menyadari peran dan tanggung jawabnya untuk
menyediakan akses dan melindungi privasi.