Nama : Yasya Asyqa Zahra

NIM : 2106638425
Kelas : MAD-A
UTS Mata Kuliah Manajemen Arsip Dinamis
Selasa, 6 April 2011

1. Definisi arsip dan records. Dimana perbedaan yang sangat khas untuk kedua definisi ini.
2. Dalam Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, istilah penyelenggaraan
kearsipan, apakah ini dapat disamakan dengan manajemen arsip dinamis, pengelolaan
arsip atau recordkeeping.
3. Siklus hidup arsip menjadi pendekatan pengelolaaan atau manajemen arsip dinamis,
buatkan diagram dan penjelasan tentang siklus hidup dan elemen-elemen yang meliputi
nya. Berdasarkan daur hidup ini maka arsip dibagi kedalam kategori arsip aktif-arsip
inaktif dan arsip statis. Buatkan analisis cakupan masing-masing dari pengelolaan arsip
ini.
4. Apakah itu NSPK. Siapa yang harus membuat NSPK menurut UU No. 43 tahun 2009.
5. Bandingkan manajemen arsip dinamis perusahaan dengan perguruan tinggi. Hal apa yang
membedakan dari pengelolaan arsipnya.
6. ISO 15489-2016 yang diadopsi oleh BSN menjadi SNI 15489-2019 adalah tentang
manajemen rekod. Persyaratan apa yang dibutuhkan untuk pengelolaan arsip dan sistem
arsipnya, sejak arsip diciptakan hingga arsip dimusnahkan.
7. Salah satu cakupan arsip dinamis adalah arsip vital. Apa yang dimaksud arsip vital dan
berikan contoh yang termasuk arsip vital. Mengapa kita perlu membuat program arsip
vital dalam organisasi.
8. Seperti yang Saudara ketahui bahwa ada 2 fungsi organisasi yaitu fungsi utama dan
fungsi pendukung. Mengapa kita perlu memahami dan mengetahui kedua fungsi ini
dalam sistem kearsipan dan pengelolaan arsip.
9. Menghadapi tantangan pemberdayaan teknologi informasi, maka institusi atau lembaga
juga harus mempersiapkan diri untuk memanfaatkanya dengan EDMS dan/atau ERMS.
Apa yang dimaksud dengan EDMS dan ERMS. Metadata apa yang sangat diperlukan
dalam membuat EDMS dan ERMS ini.
10. Apa yang Saudara ketahui tentang :
a. Definisi records, records management dan archives management
 b. Appraisal
c. Siklus hidup arsip
d. Transfer arsip
e. Unit kerja
f. Cakupan pengelolaan arsip dinamis
g. Record center
h. Records continuum
i. Archivist
j. Beda informasi vs arsip vs records.

Jawaban

1. Arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima dan diupakara sebagai bukti dan
sebagai aset bagi organisasi atau perseorangan, dalam melaksanakan kewajiban
hukum atau dalam transaksi pekerjaan.

Record adalah informasi terekam dalam setiap bentuk yang dibuat/diterima dan
dikelola oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau kegiatan
dan disimpan sebagai bukti transaksi atau kegiatan tersebut.

Memiliki perbedaan yang sangat khas, record ialah arsip yang tidak dipergunakan
untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung pada suatu unit
kerja, sedangkan Arsip merupakan informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara
karena memiliki nilai sebagai aset bagi suatu organisasi.

2.

3. - Pengelolaan Arsip aktif adalah rangkaian kegiatan pemberkasan, penataan,

pemanfatan dan pemeliharaan arsip
- Pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi arsip, pengelolaan arsip, preservasi arsip,
dan layanan akses pemanfaatan arsip
-
4.

5. Hal yang membedakan pengelolaan arsip dinamis pada perusahaan dan perguruan
tinggi.
Arsip dinamis pada suatu perusahaan pengelolaan arsip tersebut terdiri dari
penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan pemusnahan arsip.

Sedangkan pengeloaan arsip dinamis pada perguruan tinggi terdiri dari penciptaan,
penggunaan arsip yang disebut Arsip Aktif, kemudian dilakukan penilaian arsip mana
yang menjadi arsip inaktif, arsip musnah dan arsip statis.

6. Syarat pengelolaan arsip dinamis menurut ISO 15489-2016

- Proses untuk membuat, merekam, dan mengelola rekod hendaklah diintegrasikan
ke dalam prosedur dan sistem yang berlaku, termasuk sistem rekod, dan harus
melibatkan penggunaan pengendalian rekod, jika sesuai.
- Catatan dibuat atau diterima dan direkam untuk melakukan aktivitas bisnis.
- Merekam Catatan, Ketika penilaian menunjukkan bahwa perlu untuk menyimpan
dan mengelola catatan tertentu dari waktu ke waktu untuk memenuhi persyaratan
yang diidentifikasi, ini harus dilakukan dengan memasukkannya ke dalam sistem
catatan.
- Klasifikasi dan pengindeksan catatan
- Kontrol Akses, Akses ke catatan harus dikelola menggunakan proses yang
diotorisasi dimana Sistem arsip hendaklah dirancang untuk mendukung
penyediaan dan pembatasan akses ke arsip untuk agen, secara individu atau
agregat.
- Menyimpan Catatan
- Penggunaan dan Penggunaan Kembali
- Migrasi dan konversi catatan, Proses migrasi dan konversi antara sistem bisnis
dan/atau arsip, termasuk penonaktifan sistem, atau dari format analog ke digital
(digitalisasi), harus direncanakan, didokumentasikan, dan dikomunikasikan
kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal
- Disposisi, Beberapa metadata untuk arsip akan diminta untuk disimpan di luar
periode penyimpanan minimum untuk arsip yang terkait dengannya.
7. Arsip vital dalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh arsip vital :
1) asuransi
2) daftar gaji
3) laporan keuangan
4) surat perjanjian
Mengapa perlu membuat program arsip vital pada sebuah organisasi?
Karena arsip vital memiliki peranan sangat penting dalam melindungu
kepentingan organisasi, karena arsip vital yang sangat penting maka arsip vital
harus mendapatkan perlindungankhusus terutama dari kemungkinan musnah,
hilang atau rusak

8.

9. - EDMS adalah sebuah system computer yang sangat bermanfaat dalam proses
pengelolaan dokumen, muali dari tahap penciptaan, perawatan, pengarsipan, sampai
dengan pemusnahan.
- ERMS adalah program komputer (atau rangkaian program) yang digunakan untuk
mengelola catatan elektronik yang tersimpan dalam database yang terkait. Ini
menyediakan berbagai fungsi termasuk kontrol akses, audit dan juga pembuangan
menggunakan kombinasi dan sistem metadata buatan pengguna.

10.