Record

Management:
what and why?
Week 2
 Pembahasan

01. What is Record

Management
03. Sejarah RM

02. Fungsi Record 04. Ruang Lingkup

Management
01
What is record
management?
Record
● Dokumen yang masih digunakan untuk membuat
keputusan
● Informasi terekam termasuk data di system komputer,
diciptakan atau diterima oleh badan korporasi maupun
individu sebagai bukti kegiatan dan transaksi
● Records disimpan untuk mendukung kegiatan dan
sebagai bukti kegiatan
As a proof….
 What is RM
• Sebagai disiplin ilmu dan fungsi manajemen
yang concerned dengan aplikasi sistematis
Teknik manajemen untuk mengontrol informasi
yang diciptakan atau diterima dalam organisasi
bisnis
• Kontrol sistematik dari semua records dari
record tsb diciptakan atau diterima, prosessing,
distribusi, organisasi (pengolahan),
penyimpanan dan temu kembali sampai pada
pemindahan/ ultimate disposition (Read and
Ginn, 2008)
• Mengkaji kegiatan yang dimulai dari penciptaan
sampai dengan pemusnahan informasi yang
terekam yang dibuat dan diterima oleh badan atau
perorangan dalam menjalankan kegiatannya
• Bila sudah jarang digunakan akan disimpan sampai
waktu tertentu (sesuai jadwal retensi)
• Dalam bahasa Indonesia:
records= arsip dinamis,
archive= arsip statis
02
Ruang lingkup
kegiatan record
management
 Managing records (and archives)
Types Creator Manager Users
Records what to create? enough space? what records are there?
how to create, what to include? enough budget? where are records?
what format or medium? reliable records? what format or medium?
how to keep, file, classify? how long to keep records? who created records?
who to share with? is it legal to keep records? reliable records?
enough space? is it legal to destroy records? usable, accessible records?
enough budget? whether to scan records? OK to copy
reliable records? can information be found?
how long to keep records? sensitive records?
is it legal to keep records? access to records
is it legal to destroy records?
can information be found?

Archives  which are archives?  need to keep archives?  what archives are there?
 need to keep archives?  where to keep archives?  where are archives?
how to keep archives?  catalogues, indexes, finding  what format or medium?
 aids who created archives?
need to share archives? 
  allow access to archives?  reliable archives?
 how to share archives?  access rights management  usable, accessible
 how valuable are the archives?  advertising archives archives?
 protecting archives  OK to copy?
Scope of activity: general concept
Type Activities
Records 1. Needs analysis
2. Records survey
3. Appraisal: to establish access rights, sharing requirements and how long
they should be retained
4. Current recordkeeping systems
5. Non-current recordkeeping systems
6. Storage
7. Disposal
8. Vital records and emergency planning
9. Awareness-raising
10. Ongoing review
Archive 1. Preservation management
2. Appraisal: Deciding which records to keep permanently in the archive
3. Collecting policy
4. Acquisition
5. Accessioning
6. Archival processing, arrangement and description
7. Access provision
8. Advocacy
 Lingkup Kegiatan
Ilmu Perpustakaan Archive studies Record management
(Administrasi Arsip) (Arsip Dinamis)

Kegiatan 1. Collection 1. Collection 1. Appraisal (penilaian

development development arsip dinamis)
Utama 2. Acquisition 2. Acquisition 2. Transfer/
3. Pengolahan 3. Description pemindahan arsip
4. Shelving 4. Arrangement, 3. Inventarisasi,
5. Circulation, 5. Reference 4. Organization/
6. Reference 6. Preservation system penyimpanan
7. Inter Library 7. Micro-reproduction 5. Retention
Loan (ILL) 6. Sistem temu
8. Preservation kembali
9. user education 7. Preservation
8. Micro-reproduction
 Syarat system penyimpanan record (recordkeeping
system)

1. Reliability 2. Integrity 3. Permanence

consistent capture,
no unauthorized alteration, cannot be tampered with,
organization access to
destruction, removal altered, or improperly deleted
records

4. Comprehensiveness 5. Compliance

management of all records created and created and maintained in a manner that is
stored as a normal continuous activity of consistent with all policies and procedures that
all units in an organization apply to organizational records
Keuntungan program record management yang sistematis dan energik

● Kontrol terhadap penciptaan, jumlah, duplikasi dan redundancy

dan pertumbuhan record
● Penghematan biaya operasional melalui manajemen aktif
● Peningkatan efisiensi dan produktivitas secara menyeluruh
● Assimilation of emerging records management technologies
● Memastikan kesesuaian/ pemenuhan atas hukum dan peraturan dan
perhatian terhadap risk-management lainnya seperti litigation
● Safeguarding the organization’s vital information, including
historical records,
● Mendukung performance dan productivity proses bisnis
● Memungkinkan pengambilan keputusan manajemenyang lebih
cepat dan lebih baik
 Selain itu juga…

1. Perlindungan/ protection (e.g., of

privacy, data ownership, intellectual
property);
2. monitoring (e.g., auditing, due diligence,
compliance);
3. Maintenance (e.g., storage,
preservation, retention according to
policy);
4. documenting (e.g., past decisions and
actions).
 Fungsi dasar program record management

• Melakukan inventarisasi records organisasi

untuk mengidentifikasi records berdasarkan
jenis, lokasi, jumlah dan kondisi di mana records
disimpan

• Menggunakan informasi dari records inventory

and legal research tools, mengembangkan jadwal
retensi arsip semua record dalam suatu
organisasi tanpa memandang media dan lokasi

• Records/ arsip vital adalah arsip yang berisi data

atau informasi yang sangat penting bagi
keberlangsungan organisasi dari bencana alam
(missal banjir) maupun bencana karena manusia
(missal kebakaran)
 Lanjutan…
• Manajemen file aktif (arsip aktif) adalah bagian
integral dari program records management yang
comprehensive
• Manajemenfile/arsip inactive adalah strategi untuk
mengeluarkan secara kontinyu record yang mulai
tidak aktif yaitu file yang digunakan kurang dari
satu kali dalam sebulan (often defined as a
reference rate of less than one search per file
drawer per month)
• Rata-rata 3% dari total record Lembaga/ organisasi
dikategorikan sebagai archival record yang
memiliki nilai retensi perusahaan
 lanjutan
• Imaging technologies sudah menjadi
bagian penting dalam records
management Records harus dianalisis
untuk menentukan apakah harus
dialihmediakan dalam format tertentu
sesuai kebutuhan (microfilming atau
digital imaging)
• Forms management penting dalam
records management (printed or
electronic forms)  Forms facilitate
handling of current but variable data,
helpful in recording or documenting
discrete transactions
Apakah record bener-benar bernilai?

Dalam upaya untuk membangkitkan kembali

industry minyak di Irak, otoritas menemukan
bahwa dalam chart/ diagram seismic untuk
200.000 km lahan telah dirusak dan untuk
pembuatan masing-masing chart bernilai
mendekati $15,000. jadi nilai records yang
dibuat senilai $3 billion. (Newsweek July 21,
2003 )
03
Fungsi
management record
 Mengapa Records management penting dalam organisasi?

● File/ record yang dibutuhkan oleh customer, pegawai, audit

dll menjadi semakin sulit ditemukan mengharuskan manajer
untuk menunggu lama Ketika membutuhkan dokumen
● Dokumen penting kadang-kadang secara tidak sengaja
dibuang atau dipindah tanpa menggunakan prosedur yang
sah
● Kantor menyimpan records yang tidak diperlukan lagiuntuk
mendukung kegiatan sehari-hari bisnis dengan sia-sia; filing
systems yang ada tidak lagi mampu meng-handle
pertumbuhan jumlah record
● Ruang kantor menjadi penuh dengan filing cabinets
● Pegawai akan tertekan Ketika berhadapan dengan jumlah
record yang dengan cepat memakan tempat
Why is Records management important in organization?

● Ketika ada kebijakan yang berkaitan dengan JRA akan membuat

semua record disimpan di rak (baik record penting atau tidak) 
makan space
● Kategori penting record tidak teridentifikasi sehingga record vital
dan penting menjadi tidak terlindungi dengn baik bahkan mungkin
terbuang (e.g., vital records, archival records) go
● Record inaktif dibuang dan tersebar di berbagai ruang tanpa daftar
lokasi penempatan yang baru sehingga sulit ditemukan
● Records terpapar debu, kotoran, serangga, tikus, jamur yang
menyebabkan kerusakan fisik record
● Area penyimpanan record aktif (aktif, inaktif dan media digital)
tidak memenuhi standar nasional untuk climate control
Why is Records management important in organization?

● Ketidakpastian beragam jenis, dan applicability of recordkeeping

technologies,
● Backups for each computer (not just network files) not regularly
made and all media rotated to secure offsite locations (putting a
backup disc next to one’s computer won’t be helpful if the office
burns),
● Kurangnya kebijakan dan prosedur untuk standar penanganan
informasi yang efektif
● Ketika records yang dibutuhkan customer hilang/ tidak ketemu,
maka enimbukan masalah
04
Sejarah record
management
 Sejarah record management

• Records management adalah profesi tertua di

dunia

• Records pada masa awal dibuat di batu, kulit

binatang, living records yang disebut mnemones
(“rememberers”) yang membuat memory penting
bagi laws, chronologies, and genealogies

• Record transaksi bisnis yang dihasilkan dengan

sistematis untuk pertama kali pada masa
preliterate: system dengan menggunakan tanah
liat (A clay-token system) yg muncul 10,000 th yg
lalu di Tigris-Euphrates Valley kietika kehidupan
nomaden berubah menjadi lebih sedentary
Lanjutan…

• Sistem token dari tanah liat memungkinkan

perkembangan perdagangan dengan pedagang dari
luar wilayah yang mendorong munculnya system
kredit, inventory tracking, and supported records of
donations to religious institutions
• Fungsi record pada masa awal ini: perdagangan dan
pemerintah (record tanah liat berisi karya sastra dan
teks agama)
• Penulis dilatih dalam system menulis yang rumit
yang kemudian bertugas menciptakan dan mengolah
(organize) record (clay record) untuk perdagangan,
pemerintah dan agama
lanjutan
• Tersedia ruang khusus untuk menyimpan file
(seperti record center), proses indexing,
system sheving, preservasi record dan
pemusnahan record  Alexander the Great,
Roman Empire, the Roman Catholic Church,
bahkan berlanju sampai sekarang
• Perkembangan selanjutnya: perhatian terhadap
record management semakin meningkat:
perusahaan kereta api, bank, asuransi 
perusahaan pertama yang menerapkan record
program pada pertengahan abad 19
Short history
● Ancient  disimpan dengan
menggunakan berbagai media, missal
tanah liat (arsip pada masa Babilonia),
papyrus (Aramaic kingdom)
● Romaadversaria (record bisnis,
seperti transaksi)
● Arsip resmi dimulai Ketika dibangun
tabularium (arsip kenegaraan Roma)
● Athena menyimpan documents:
minutes, agreements dan dokumen
budaya lainnya yang ditulis
menggunakan papyrus
● Arsip modern: 1543 di Simancas, Spain
● Athena  dokumen papyrus disimpan di kuil
● Jenis-jenis records: treatise, hukum, minutes, dokumen
budaya (manuskrip, salah satunya berisi para juara
olimpiade)
● Romawi  tidak punya arsip resmi (milik negara)
sampai abad 1 SM, tapi abad 121 dan 60 SM kantor
arsip pemerintah Roma didirikan (Tabularium)
● Arsip pribadi dan official record sulit dibedakan 
bahkan sampai sekarang
● Budaya menyimpan arsip pada jaman Romawi:

○ Business people  menyimpan transaksi

harian, advesaria

○ Keluarga bangsawan/ konglomerat  house

archives (tablinum) untuk menyimpan arsip
pribadi seperti: paper of Flavius family yg
berisi layanan pos, racing stables, public
baths,
 Munculnya profesi dalam Records Management

• 15 tahun terakhir, RM telah muncul as

bidang yang menggunakan Teknik ilmu
manajemen dan informasi untuk
menyeesaikan masalah yang berkaitan
dengan penanganan record organisasi
• Upaya untuk menjalankan pengelolaan
records di Arsip Nasional Amerika th
1930an: meletakkan fondasi untuk
menghadapi munculnya records
management sebagai sebuah disiplin
ilmu selama PD 2
• Meningkatnya record selama masa
perang yaitu 1,000,000 cubic feet per
tahun  perlu Upaya untuk mengurangi
biaya penyimpanan records
 lanjutan

• Gerakana records management

movement terutama dimulai melalui a
handful of “reformed archivists”yg
dipimpin oleh Emmett J. Leahy (1910-
1964)
• Leahy mendirikan the Leahy Archives,
yang kemudian berubah menjadi
Pierce-Leahy Co. of Pennsylvania
(1948).
• Leahy menjadi konsultan records
management consultant dan designer
inactive records
• Munculnya Association of Records
Managers and Administrators (ARMA
International)