MANAJEMEN KEARSIPAN

http://www.free-powerpoint-templates-design.com
HASMANIAR BACHRUN, SPI
(KOORDINATOR DIVISI ORGANISASI)
 Dasar Hukum
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Perbawaslu No. 10 Th. 2020 Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis

Perbawaslu No. 17 Th. 2017  No. 13 Th. Tata Naskah Dinas

2020
Klasifikasi Arsip (Pada Nomor Surat)
Perbawaslu No. 16 Th. 2015  No 11 Th.
2020
Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip dan
Perbawaslu No. 32 Th. 2018  12 Th. 2020
Akses Arsip Dinamis

Perbawaslu No. 21 Th. 2014  14 Th. 2020

Jadwal Retensi Arsip
KONSEP ARSIP
• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara. (Pasal 1, ayat 2, UU No. 43 Thn
2009)
Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2021 Tentang Pedoman Pengelolaan
Arsip Dinamis adalah :
 Tujuan Arsip
Sebagai bahan informasi dan Bahan atau alat pembuktian
sumber dokumentasi (bukti otentik)

12 -

34
Bahan dasar perencanaan dan Sebagai alat ukur aktifitas suatu
pengambilan keputusan organisasi dan bahan informasi
kegiatan ilmiah lainnya
 PERBANDINGAN ISTILAH ARSIP
• Indonesia • Inggris
– Arsip – Records/ Files
Dinamis – Records/ Files
– Arsip Aktif – Semi-current
– Arsip Inaktif records atau Non-
– Arsip Statis current records
– Archives
Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip Statis
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
 ARSIP
AKTIF
• Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus (Pasal 1, ayat 5,
UU No. 43 Thn 2009)

We Create Quality Professional

PPT Presentation
 ARSIP
INAKTIF
• Arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun (Pasal 1, ayat 6, UU No.
43 Thn 2009)

We Create Quality Professional

PPT Presentation
 PENATAAN ARSIP AKTIF

7 June 2012 Sosialisasi Kearsipan Se-Kab. Bulukumba 11

 PENATAAN ARSIP INAKTIF

7 June 2012 Sosialisasi Kearsipan Se-Kab. Bulukumba 12

Pengorganisasian Arsip

01 02 03
Sentralisasi Desentralisas Gabungan
i Keduanya
 Sentralisasi

Penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja

(sentral arsip)

Keuntungan:
• Ruang dan peralatannya dapat dihemat
• Petugas dapat berkonsentrasi penuh
• Sistem penyimpanan bisa diseragamkan
Kerugian:
• Sentralisasi hanya cocok untuk organisasi kecil
• Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
• Bila unit kerja memerlukan arsip sulit, lama mendapatkannyakannya
 Desentralisasi

Semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing

Keuntungan:
• Pengelolaan arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan
bagian masing-masing
• Keperluan arsip mudah dipenuhi
• Penanganan arsip mudah dilakukan karena arsipnya sudah
dikenal dengan baik
Kerugian:
• Penyimpanan arsip tersebar
• Kantor harus menyediakan peralatan dan ruangan yang luas
• Pemusnaan arsip harus dilakukan ssetiap unit kerja
 Kombinasi Keduanya

Penggabungan antara sentralisasi dan desentralisasi dimana

arsip yang masih aktif disimpan di bagian masing – masing
sedangkan arsip yang sudah inaktif disimpan pada pusat
perarsipan
Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
01 02
Penyeleksian arsip inaktif Pembuatan daftar arsip
yang akan dipindahkan.

03 04
Penataan fisik asrip yang Serahterima arsip inaktif dari
akan dipindahkan unit kerja ke pusat arsip
dengan penandatanganan
berita acara pemindahan
arsip inaktif
Masalah di Bidang Pengarsipan
01 Sulit menemukan kembali

Hilangnya arsip karena sistem

02 penyimpanan yang kurang baik

03 Tempat dan peralatan yang

tidak memadai
Tata kerja kearsipan tidak
04 mengikuti perkembangan
perbawaslu
Kurang kesadaran akan
05 pentingnya arsip
Prosedur Pemusnahan Arsip Inaktif

01
Tidak memiliki nilai guna, artinya informasi yang
terkandung dalam arsip sudah tidak memiliki
nilai informasi yang berguna dalam hal ini
berkaitan dengan masa waktu kegunaan arsip.
02
Sudah habis masa retensinya, umumnya
sebuah dokumen mempunyai masa
retensi yang rata – rata berdurasi 5
sampai 10 tahun.

Tidak ada peraturan perundang- Tidak berkaitan dengan penyelesaian

undagan yang melarang, proses suatu perkara.

03 04
 Prosedur Pemusnahan Arsip Inaktif
01
Pembentukan panitia penilaian arsip,
bertugas untuk mengumpulkan dan meninjau
arsip-arsip yang termasuk ke dalam arsip
yang harus dimusnahkan atau tidak.
02
Penyeleksian arsip, memastikan bahwa
arsip yang telah sesuai dengan kriteria
arsip inaktif.
Membuat daftar arsip usul musnah,
03
diusulkan untuk dimusnahkan berdasarkan
data pada tahapan penyeleksian arsip
04 Penilaian dari panitia penilai arsip, dilakukan
sebagai kontrol akhir agar tidak ada arsip yang
masih berguna termasuk dalam kategori yang
akan dimusnahkan.
Permintaan persetujuan pencipta arsip,
05
karena diperlukan persetujuan dari divisi
kerja yang melahirkan arsip tersebut.
Penetapan waktu, metode dan
06
petugas pemusnahan arsip
Pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai
07
dengan rencana penetapan waktu, metode
dan petugas arsip.
Pembuatan laporan hasil kerja
08
pemusnahan arsip, laporan ini berisi hasil
eksekusi laporan arsip sehingga dapat di
pertanggungjawabkan.
THANK YOU
Insert the Subtitle of Your Presentation